MINDEPORTE - Resolución 000124 de 2017

REPÚBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN, LA ACTIVIDAD FÍSICA Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE - COLDEPORTES resoLuCIÓN No. 000124 p 31ENE “Por la cual se constituye una Caja Menor” EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN, LA ACTIVIDAD FÍSICA Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE -COLDEPORTESEn uso de sus facultades legales y CONSIDERANDO: Que mediante Decreto 2768 del 28 de Diciembre del 2012 emanada por el Presidente de la Republica de Colombia, se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores, en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación. Que según el Artículo 2 del citado Decreto, las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, en el cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se puedan realizar. Así mismo se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro. Que el dinero que se entregue para la constitución de las cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. Que la Caja Menor de la Secretaría General está amparada por la Póliza Global de Manejo No.000706220258 expedida por la Aseguradora QBE seguros S.A., vigencia del

21 de noviembre de 2015 hasta el 31 de octubre de 2017. Que para la constitución de la Caja Menor de la Secretaria General para la vigencia fiscal 2017, existe la disponibilidad presupuestal expedida por el Grupo Financiero de la Secretaría General de acuerdo con el número de CDP 57917, para atender gastos a través de la caja menor y garantizar su funcionamiento, recursos que manejaran mediante la cuenta corriente No. 473069995727 de Davivienda. En merito a lo expuesto, Página 1 de 4

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RESOLUCIÓN No.

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO.- Constitución y Cuantía. Constitúyase la Caja Menor de la Secretaría General con el fin de atender en forma oportuna y eficiente los gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto General de la Nacional que tengan el carácter de urgente, que se requieran para agilizar el normal desempeño de todas las dependencias del Departamento AdministrativoColdeportes por una cuantía de

DIECIOCHO MILLONES DE PESOS M/CTE ($18.000.000.00).

ARTÍCULO SEGUNDO.- Destinación. El dinero que se asigne para la constitución de la Caja Menor de la Secretaria General de - COLDEPORTES debe ser utilizado exclusivamente para sufragar los siguientes gastos: Transporte para funcionarios de Coldeportes que por necesidades del servicio deban

desplazarse fuera del lugar de trabajo, dentro del perímetro urbano. Compra de elementos para reparaciones menores de electricidad, plomería, hidráulicas o de otra indole, que sean de carácter urgente y que se requieran para evitar que el normal funcionamiento de Coldeportes se vea alterado. Pago de reparaciones menores de bienes enseres de propiedad de Coldeportes. Pago de transporte terrestre de elementos de poco volumen y que su envío sea de carácter urgente. Fotocopias que Coldeportes no pueda reproducir. Pago de impuestos y tasas. Pago de impresos y publicaciones de menor cuantía, notariales y de imprevistos. Gastos de notificación que se causen con motivo de la atención o tramitación de procesos judiciales, audiencias de conciliación, acciones de tutela, de cumplimiento, populares y de grupo, incidentes y demás trámites judiciales o gubernativos en los que Coldeportes actúe o deba actuar como parte o como tercero interviniente. Pago de los gastos de alimentación indispensables con ocasión de reuniones de trabajo con asistencia del Director a las mismas. Otros gastos menores, que por su naturaleza sean necesarios para el normal funcionamiento de Coldeportes. ARTÍCULO TERCERO.- Rubros. Los rubros presupuestales a ejecutar son los siguientes: Página 2 de 4

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RUBRO CONCEPTO VALOR A-2-0-4-6-7 TRANSPORTE $ 2.000.000.00

A-2-0-4-5-1 MANTENIMIENTO DE BIENES INMUEBLES $ 2.000.000.00

A-2-0-4-5-2 MANTENIMIENTO EQUIPOS Y ENSERES $ 2.500.000,00

AA-22-004-47-4823 — |OOTIRROOSS GMAASTTEORSIA LIEMSP RYE SSOUSM INY ISTROS $s 53.000000.000000.0000

A-2-0-4-5-9 SERVICIO DE CAFETERIA Y RESTAURANTE $ 3.000.000,00

A-2-0-4-13-1 COSTOS JUDICIALES $ 500.000.00

TOTAL $ 18.000.000.00

ARTÍCULO CUARTO.- Responsable de la Caja Menor: Designar al funcionario Francisco Javier Salas Cuesta Técnico grado 18 del Grupo Administrativo de la Secretaría General como responsable del manejo de la Caja Menor mencionada en el artículo primero de esta Resolución. ARTÍCULO QUINTO.- Para sufragar los gastos que se realicen a través de la Caja Menor, se autoriza al tesorero pagador para que haga un desembolso a favor del responsable designado en el articulo cuarto de esta misma Resolución por el valor de la cuantía respectiva de la Caja Menor y desembolsos posteriores hasta por el monto de lo ejecutado en cada uno de los rubros relacionados en el artículo tercero de dicha Resolución. ARTÍCULO SEXTO.- De los Registros: Todas las operaciones que se realicen a través

de la Caja Menor deben ser registradas por el responsable de su manejo en el SIIF Nación, esto incluye los procesos relacionados con la apertura, ejecución, reembolso y de legalización para cierre de Caja Menor. ARTÍCULO SEPTIMO.- De la legalización: En la Legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos estipulados en el Decreto 2768 del 28 de diciembre del 2012 Articulo 13.

ARTÍCULO OCTAVO.- Del Reembolso: Los rembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

Que según Resolución 002531 del 30 de octubre de 2014 por la cual se delega la función para la ordenación de algunos gastos y pagos en la Secretaria General del Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre — COLDEPORTES. Paragrafo 1°- El valor total de cada uno de los reembolsos de la Caja Menor de la Secretaria General que se tramite durante la vigencia, deberá estar respaldado por el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. ARTÍCULO NOVENO..- De las prohibiciones: No se podrán realizar con fondos de Cajas Menores las siguientes operaciones: Página 3 de 4

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RESOLUCIÓN No. DE

1. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

2. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el Almacén del Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación la Actividad Física y el

Aprovechamiento del Tiempo Libre.- COLDEPORTES.

7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan.

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización, tales como facturas.

ARTÍCULO DECIMO.- Vigilancia: Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y control posterior e los términos establecidos en el artículo 268 de la

Constitución Política. El responsable de la Caja Menor deberá adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de Control Interno y el Grupo de Gestión Financiera. ARTÍCULO ONCE.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE , Á /a»c %E ?LJ,_“ C

/ CLARA LUZ ROLDAN GONZALEZ Directora Reviso Luis Eduardo Rojas Franky - Coordinador Grupo Financeiro A =T Reviso. Paola Villamizar LamusCoordinadora Grupo Administrativo 2A — Proyectó Javier Salas C. - Grupo Administrativo 1‘7 Página 4 de 4