MINDEPORTE - Resolución 000419 de 2024

000419 7 DE JUNIO 2024 fi COLOMBIA fifi•ViDA

RESOLUCIÓN NÚMERO DE ------- ---- ·8 Deporte si, "Por medio de la cual se adopta e implementa el instrumento archivístico Tabla de Retención Documental del Ministerio del Deporte" La Ministra del Deporte, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el artículo 208 de la Constitución Política, el literal g) artículo 61 de la Ley 489 de 1998, la Ley 1967 de 2019, el numeral 20 del artículo 6º del Decreto 1670 de 2019, Decreto 0262 de 2024 y demás normas reglamentarias y CONSIDERANDO: Que el artículo 209 de la Constitución Política, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Que la Ley 594 del 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", desarrolló las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, la cual define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Que el artículo 4 de la Ley 594 de 2000, señala los principios generales que rigen la función archivística, sus fines, su importancia, su institucionalidad e instrumentalidad; la

destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Que el artículo 4 de la Ley 594 de 2000, señala los principios generales que rigen la función archivística, sus fines, su importancia, su institucionalidad e instrumentalidad; la responsabilidad, la dirección y coordinación de la función archivística; su administración, manejo, aprovechamiento y acceso, racionalidad, modernización; así como su interpretación, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de memoria. Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, indica la obligatoriedad de conformar los archivos públicos, así: "El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital delos documentos y la normatividad archivística". Que el artículo 12 de la Ley 594 de 2000, establece que es responsabilidad de la administración pública la gestión documental y la organización de los archivos. Que el artículo 16 de la Ley 594 del 2000, estableció las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas, estableciendo que, los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuya carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad. Que el artículo 24 de la Ley 594 del 2000, dispuso la "Obligatoriedad de las tablas de retención" de la siguiente manera: "Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental". Que la sección 5 implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas

retención" de la siguiente manera: "Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental". Que la sección 5 implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD del Artículo 5.1.5.1 del Acuerdo 001 de 2024, contempló la Implementación indicando lo siguiente: Una vez emitido el Certificado de Inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSO, los sujetos obligados efectuarán las transferencias documentales y la disposición final de las unidades documentales cerradas, conforme a los tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración DocumentalTVD. Que, a su vez el artículo 5.1.3.2. del Acuerdo 001 de 2024, contempló la Publicación, a través de la cual los sujetos obligados deben publicar en la sección de transparencia y acceso a la información pública del sitio web de la entidad respectiva, el Cuadro de Clasificación Documental, las Tablas de Retención Documental - TRD, y las Tablas de Valoración Documental - TVD, conforme a las disposiciones normativas del esquema de publicación de información. Página 1 de 3fi COLOMBIA fifi•ViDA ffi Deporte ,J.,fi Que el Ministerio del Deporte, solicitó al Archivo General De La Nación la convalidación de la primera versión de las Tablas de Retención Documental en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.8.2.2.1 del Decreto No. 1080 de 2015 y artículo 10 del Acuerdo No. 001 de 2024. Que, por procedimiento interno del Archivo General de la Nación, se asignó un profesional

establecido en el artículo 2.8.2.2.1 del Decreto No. 1080 de 2015 y artículo 10 del Acuerdo No. 001 de 2024. Que, por procedimiento interno del Archivo General de la Nación, se asignó un profesional de la Subdirección de Política y Normativa Archivística, que evaluó la primera versión de las Tablas de Retención Documental del Ministerio del Deporte. La evaluación concluyó que el instrumento archivístico podía ser sustentado ante la siguiente instancia de evaluación, una vez se presentaran los ajustes solicitados en el concepto técnico de evaluación del 31 de agosto de 2022. Que el Ministerio del Deporte, presentó ante un profesional evaluador los ajustes solicitados por el concepto técnico de evaluación del 31 de agosto de 2022. En esta reunión se concluyó que la primera versión de las Tablas de Retención Documental podían ser presentadas ante la mesa de revisión liderada por la Subdirección de Política y Normativa Archivística, según consta en el acta de mesa de trabajo del 26 de abril de 2023. Que el Ministerio del Deporte, presentó ante la mesa de revisión liderada por la Subdirección de Política y Normativa Archivística, la primera versión de sus Tablas de Retención Documental. En acta de mesa de trabajo del 26 de abril de 2023 se concluyó que la primera versión de sus Tablas de Retención Documental podía ser sustentadas ante el Comité Evaluador de Documentos. Que la primera versión de las Tablas de Retención Documental del Ministerio del Deporte, fueron sustentadas ante el Comité Evaluador de Documentos en sesión del 25 de enero de

2024. De acuerdo con el acta de la reunión, los integrantes de dicha instancia recomendaron a la dirección general del Archivo General de la Nación la convalidación del

fueron sustentadas ante el Comité Evaluador de Documentos en sesión del 25 de enero de

2024. De acuerdo con el acta de la reunión, los integrantes de dicha instancia recomendaron a la dirección general del Archivo General de la Nación la convalidación del instrumento archivístico. Recomendación que acogió la directora general, por lo que se determinó expedir el respectivo certificado de convalidación una vez la entidad radicara la versión definitiva de sus Tablas de Retención Documental debidamente firmadas.

Que el Ministerio del Deporte, radicó la versión definitiva de la primera versión de las Tablas de Retención Documental con los soportes de elaboración y aprobación mediante radicado número 1-2024-02833. Por lo tanto, el Archivo General de la Nación procedió a expedir el Certificado de Convalidación de la primera versión de las Tablas de Retención Documental del Ministerio del Deporte. Que, en virtud de lo anterior, el Ministerio del Deporte, aprobó la primera versión de sus Tablas de Retención Documental mediante Acta de reunión del 20 y 27 de diciembre de 2023 en sesión extraordinaria No. 7 - 2023 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, mediante la cual aprueban las Tablas de Retención Documental -TRD. Que mediante el radicado número 2024ER0009562 de fecha 09 de abril de 2024, el Archivo General de la Nación a través del Comité Evaluador de Documentos, allegó al Ministerio del Deporte los Certificados de Convalidación e Inscripción en el Registro Único de Series Documentales de las Tabla de Retención Documental - TRD al Ministerio del Deporte. Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

del Deporte los Certificados de Convalidación e Inscripción en el Registro Único de Series Documentales de las Tabla de Retención Documental - TRD al Ministerio del Deporte. Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTiCULO 1. Adopción. Adoptar las Tablas de Retención Documental - TRD aprobadas y convalidadas por el Archivo General de la Nación, para el Ministerio del Deporte, las cualesserán aplicadas a las series y subseries vigentes a partir del 1 de enero de 2020. ARTiCULO 2. Implementación. La aplicación de las Tablas de Retención Documental del Ministerio del Deporte serán de obligatoria observancia y cumplimiento por todas las dependencias, tanto para los documentos en soporte físico como para los documentos en soporte digital que se han generado. Página 2 de 3fi COLOMBIA fifi•ViDA ·8 Deporte si, PARÁGRAFO 1. La Secretaría General a través del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Administrativa, liderará el proceso de implementación, difusión, seguimiento y control en las dependencias para la correcta aplicación del instrumento. PARÁGRAFO 2: Implementar las Tablas de retención documental en el Sistema de Gestión Documental - GESDOC establecido por la entidad, con el apoyo del GIT de TICS. ARTÍCULO 3. Publicación y Consulta: Las tablas de Retención Documental serán publicadas en la página web de la entidad, de conformidad con lo establecido en el Artículo 5.1.3.2. delAcuerdo 001 de 2024 para su consulta respectiva. ARTÍCULO 4. La presente resolución rige a partir de su expedición.

PUBLiQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Aprobó Javier Hernando Salinas Vargas, Asesor Despacho A"'

ARTÍCULO 4. La presente resolución rige a partir de su expedición.

PUBLiQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Aprobó Javier Hernando Salinas Vargas, Asesor Despacho A"' Aprobó Luis David Garzón Chaves, Secretario General ...::::k.a...!fi Revisó Javier Hernando Salinas Vargas, Jefe Oficina Asesora Jurídica ( E ) AA: Revisó Liseth Torres Poveda, Abogada - Contratista Secretaría General Ü,trÍIÍC,.,.\ Revisó Perla Esther Álvarez Cervantes, Coordinadora GIT Gestión Administrativa épRevisó Oiga Lucia Ojeda Gómez, Prof. Esp. - GIT de Gestión Administrativa ,/+(e:; Proyectó Yudely Barrios Cepeda, Contratista, GIT de Gestión Administrativa ¡,u,.. Página 3 de 3