MINDEPORTE - Resolución 000922 del 11 de noviembre de 2025

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RESOLUCIÓN NÚMERO__________DE________

“Por medio de la cual se adoptan e implementan los instrumentos archivísticos: Plan Institucional de Archivos -PINAR-, Programa de Gestión Documental -PGD- (Plan de Trabajo Archivístico), Política de Gestión Documental, Sistema Integrado de Conservación, Política de Preservación y Diagnóstico Integral de Archivos del Ministerio del Deporte”

LA MINISTRA DEL DEPORTE

En ejercicio de las facultades constitucionales conferidas en el artículo 208 y legales, especialmente las asignadas en el literal g) del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, en el numeral 21 del artículo 6° del Decreto No. 1670 de 201, y demás normas vigentes, y

CONSIDERANDO Que, el artículo 208 de la Constitución Política de Colombia de 1991, establece: “Los ministros y los directores de departamentos administrativos son los jefes de la administración en su respectiva dependencia. Bajo la dirección del presidente de la República, les corresponde formular las políticas atinentes a su despacho, dirigir la actividad administrativa y ejecutar la ley”.

Que, el legislador expidió la Ley 1967 del 11 de julio 2019, con el fin de transformar el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre (Coldeportes) en el ahora Ministerio del Deporte. Que, el artículo 3 ° de la Ley 1967 de 2019, señala que dentro del marco de sus competencias y de la ley, tiene como objetivo “formular, adoptar, dirigir, coordinar, inspeccionar, vigilar, controlar y ejecutar la política pública, planes, programas y

competencias y de la ley, tiene como objetivo “formular, adoptar, dirigir, coordinar, inspeccionar, vigilar, controlar y ejecutar la política pública, planes, programas y proyectos en materia del deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la actividad física para promover el bienesta r, la calidad de vida, así como contribuir a la salud pública, a la educación, a la cultura, a la cohesión e integración social, a la conciencia nacional y a las relaciones internacionales, a través de la participación de los actores públicos y privados.” Que, la Ley 594 de 2000, o Ley General de Archivos, regula la función archivística en Colombia y cómo las entidades públicas y algunas privadas deben gestionar y organizar sus documentos para facilitar el acceso a la información y preservar la historia. Esta ley define conceptos clave como "archivo", "gestión documental", y establece principios como la organización y recuperación de la información para el servicio al ciudadano y como fuente de historia, además de la responsabilidad de los servidores públicos en el manejo de los documentos. Que, el artículo 4° de esta Ley, fija los principios generales que rigen la función archivística, sus fines, importancia, su institucionalidad e instrumentalidad, responsabilidad, Dirección y Coordinación de la función archivística, administración, manejo, aprovechamiento y acceso, racionalidad, modernización, así como el de interpretación de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de memoria. Que, por su parte el Artículo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de 2015, impone a todas las entidades del Estado la obligación de formular un Programa de Gestión

Que, por su parte el Artículo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de 2015, impone a todas las entidades del Estado la obligación de formular un Programa de Gestión Documental (PGD) a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. 000922 11 de noviembre 2025Página 2 de 3

Que, el en Artículo 1.2.3. del Acuerdo 001 de 2024 expresa que “ Para realizar una adecuada planeación de la función archivística, los sujetos obligados deben realizar un diagnóstico integral de la gestión documental y administración de archivos. El diagnóstico debe ser elaborado considerando la totalidad de los documen tos producidos o gestionados en soportes físicos o formatos electrónicos, dispuestos en diferentes medios y sistemas de información”. Que, el Artículo 1.2.4. ibidem, señala que, “ para la armonización de la planeación de la función archivística con la planeación estratégica institucional, los sujetos obligados deben formular, actualizar e implementar el Plan Institucional de Archivos -PINAR-, el Programa de Gestión Documental -PGDcon sus programas específicos y los Planes del Sistema Integrado de Conservación. Que, el Artículo 1.2.5. del mismo Acuerdo expone “Los sujetos obligados deben formular su Política institucional de Gestión Documental, teniendo en cuenta los elementos establecidos en los artículos 2.8.2.5.6 y 2.8.2.5.7 del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, las normas que los modifiquen, deroguen o sustituyan y armonizarla con las políticas de gestión y

2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, las normas que los modifiquen, deroguen o sustituyan y armonizarla con las políticas de gestión y desempeño institucional relacionadas con el manejo y seguridad de la información, sistemas administrativos y de gestión, y con el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos -MGDA-, para establecer el direccionamiento estratégico de la alta dirección frente al cumplimiento de la Política Nacional de Archivos y de Gestión Documental.” Que, en la Sesión Extraordinaria No 001 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio, llevado a cabo el 28 de enero de 2025 se socializo y aprobó el Plan Institucional de Archivos -PINAR-. Que, en la Sesión Ordinaria No 001 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio, llevado a cabo el 25 de marzo 2025 se socializo y fue aprobado el Plan de Trabajo Archivístico del Programa de Gestión Documental. Que, en la Sesión Ordinaria No 002 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio, llevado a cabo el 26 de junio 2025 se socializo y aprobó la Política de Gestión Documental y el Diagnóstico Integral de Archivos. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos institucionales: la Política de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos -PINAR-, el Diagnóstico Integral de Archivos , el Plan de Trabajo Archivístico articulado con el Programa de Gestión Documental -PGD-, el Sistema Integrado de Conservación, en sus dos componentes: Plan de Conservación y Plan

de Archivos -PINAR-, el Diagnóstico Integral de Archivos , el Plan de Trabajo Archivístico articulado con el Programa de Gestión Documental -PGD-, el Sistema Integrado de Conservación, en sus dos componentes: Plan de Conservación y Plan de Preservación a Largo Plazo , la Política de Preservación , así como los demás instrumentos que se desarrollen en el marco del fortalecimiento del Sistema Institucional de Archivos. (Ver Anexos). PARAGRAFO 1. Estos instrumentos serán aplicados de manera articulada, garantizando la adecuada gestión documental , la conservación y el acceso a la información institucional. PARÁGRAFO 2. Las dependencias y grupos internos de trabajo de l Ministerio del Deporte serán los responsables de aplicar y cumplir los lineamientos establecidos en los instrumentos archivísticos institucionales adoptados, de acuerdo con sus competencias y funciones, haciendo seguimiento permanente y garantizando su actualización y modificación, conforme con las previsiones normativos , en coordinación con el GIT Gestión Administrativa - Proceso de gestión documental.Página 3 de 3

ARTÍCULO SEGUNDO. El Grupo Interno de Trabajo Gestión Administrativa – Proceso de Gestión Documental de la Secretaría General del Ministerio del Deporte, hará el respectivo seguimiento a la implementación del Plan Institucional de Archivos -PINAR-, del Programa de Gestión Documental -PGD-, de la Política de Gestión Documental y del Sistema Integrado de Conservación en sus dos componentes y los demás , que se generen en el marco del desarrollo y fortalecimiento del Sistema Institucional de Archivos. ARTÍCULO TERCERO. El Grupo Interno de Trabajo de Gestión Administrativa – Proceso de Gestión Documental de la Secretaría General del Ministerio del Deporte,

fortalecimiento del Sistema Institucional de Archivos. ARTÍCULO TERCERO. El Grupo Interno de Trabajo de Gestión Administrativa – Proceso de Gestión Documental de la Secretaría General del Ministerio del Deporte, será responsable de realizar las actualizaciones que se requieran, las que deberá presentar ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, sin que ello implique la modificación o actualización de la presente resolución. ARTÍCULO CUARTO. Publíquese los Instrumentos Archivísticos en la Página Web y la Intranet del Ministerio del Deporte, conforme a lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 y Acuerdo 001 de 2024.

ARTÍCULO QUINTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución No. 649 de 2021 y aquellos actos administrativos de igual o inferior naturaleza expedidos por esta Entidad, que le sean contrarios.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

PATRICIA DUQUE CRUZ

Ministra del Deporte

Dada en Bogotá, D.C., a los diecisiete (17) días del mes de octubre de 2025. Aprobó Fabricio José Guzmán Martínez Revisó Tibisay Cartagena Revueltas - jefe Oficina Asesora jurídica Revisó Claudia Inés Guzmán Niño - Oficina Asesora jurídica Revisó William Hernando Rincón R - GIT Gestión Administrativa. Proyectó Yudely Barrios C. -GIT Gestión Administrativa.