MINDEPORTE - Resolución 001728 de 2020

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MINISTERIO DEL DEPORTE RESOLUCIÓN No. 001728 DE 21 DE DICIEMBRE DE 2020 "Por la cual se reglamenta el Comité de Contratación del Ministerio del Deporte” EL MINISTRO DEL DEPORTE En uso de las facultades legales conferidas en la Ley 1967 de 2019 y el Decreto 1670 del 12 de septiembre de 2019, en concordancia con el artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el artículo 11 de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 1912 del 21 de octubre de 2019, y C O N S I D E R A N D O Que la Constitución Política establece en el artículo 209 que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. (…)”. Que el artículo 269 ibidem indica: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas”. Que el numeral 9º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, prevé dentro del marco del principio de economía, que “En los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes

normas sobre su organización y funcionamiento”. Que el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 señala: “Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente Ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias. Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo Página 1 de 9

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MINISTERIO DEL DEPORTE RESOLUCIÓN No. 001728 DE 21 DE DICIEMBRE DE 2020 "Por la cual se reglamenta el Comité de Contratación del Ministerio del Deporte” y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente Ley”. Que el literal f) del artículo 61 ibidem establece: “(…) Son funciones de los ministros, además de las que le señalan la Constitución Política y las disposiciones legales especiales, las siguientes: (…) Suscribir en nombre de la Nación y de conformidad con el Estatuto General de Contratación y la Ley Orgánica de Presupuesto, los contratos relativos a asuntos propios del Ministerio previa delegación del Presidente de la República

(…)”. Que el numeral 25 del artículo 4º de la Ley 1967 de 2019 consagra “(…) Para el cumplimiento de su objeto, el Ministerio del Deporte cumplirá, además de las señaladas en la Constitución Política y en el artículo 59 de la Ley 489 de 1998, las siguientes funciones: (…) Celebrar directamente convenios o contratos con entidades u organismos internacionales o nacionales, públicos o privados pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte, para el desarrollo de su objeto, de acuerdo con las normas legales vigentes (…)”. Que el numeral 25 del artículo 2º del Decreto 1670 de 2019 contempla “(…) Son funciones del Ministerio del Deporte, además de las dispuestas en artículo 59 de la Ley 489 de 1998, y en la Ley 181 de 1995, las siguientes: (…) Celebrar directamente convenios o contratos con entidades u organismos internacionales o nacionales, públicos o privados pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte, para el desarrollo de su objeto, de acuerdo con las normas legales vigentes”. Que el numeral 18 del artículo 6o ibidem determina: “(…) Son funciones del Despacho del Ministro del Deporte, además de las señaladas por la Constitución Política, las leyes y en particular las del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, las siguientes: (…) Ejercer la representación legal del Ministerio, ordenar los gastos y suscribir los actos, convenios, contratos y demás acuerdos de voluntades que se requieran para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Ministerio. (…)”. Que, en aras de garantizar los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia, entre otros, se hace necesario reglamentar el Comité de Contratación como instancia de

planeación, estudio, asesoría y revisión de las necesidades contractuales que las distintas áreas o dependencias del Ministerio planteen. Página 2 de 9

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MINISTERIO DEL DEPORTE RESOLUCIÓN No. 001728 DE 21 DE DICIEMBRE DE 2020 "Por la cual se reglamenta el Comité de Contratación del Ministerio del Deporte” Que, en mérito de lo expuesto, R E S U E L V E ARTÍCULO PRIMERO. NATURALEZA: Conformar, al interior del Ministerio del Deporte, el Comité de Contratación, de ahora en adelante el Comité, como un órgano asesor de consulta, definición y orientación de las estrategias y lineamientos que regirán la actividad precontractual, contractual y pos-contractual de la Entidad, con el fin de dar cumplimiento a los principios que rigen las actuaciones administrativas.

ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETIVOS: Son objetivos del Comité: a) Velar por la coordinación de las acciones de la gestión pre-contractual, contractual y pos-contractual para satisfacer las necesidades al interior de la Entidad, en cumplimiento de sus objetivos misionales, funciones, programas y proyectos, sin perjuicio de las actividades propias que le asisten a las áreas competentes frente a la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia, a través de las figuras de la supervisión e interventoría en la ejecución de los contratos. b) Brindar asesoría al(a) Ordenador(a) del Gasto, en la realización de los procesos contractuales y la celebración de los diferentes actos jurídicos-contractuales, para el cumplimiento de los fines del Ministerio. c) Asesorar al(a) Ordenador(a) del Gasto en la ejecución de los proyectos de

inversión establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, bajo los lineamientos legales y presupuestales aplicables durante todo el ciclo contractual. d) Asesorar al(a) Ordenador(a) del Gasto en la salvaguarda de los recursos públicos, procurando satisfacer las necesidades de orden interno, y, a su vez, dar cumplimiento a los objetivos misionales de la Entidad.

ARTÍCULO TERCERO. INTEGRACIÓN: El Comité estará integrado por los siguientes miembros con voz y voto: Página 3 de 9

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1. El (la) Secretario(a) General o su delegado(a).

2. El (la) Director(a) de Posicionamiento y Liderazgo Deportivo o su delegado(a).

3. El (la) Director(a) de Fomento y Desarrollo o su delegado (a).

4. El (la) Director(a) de Recursos y Herramientas del Sistema Nacional del Deporte o su delegado(a).

5. El (la) Director(a) de Inspección, Vigilancia y Control o su delegado(a).

6. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado(a).

7. El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado(a).

8. El (la) asesor(a) del Despacho del Ministro Código 1020 Grado 13.

PARÁGRAFO 1. Previa citación por la Secretaría Técnica, concurrirá como invitado y con

derecho a voz, pero sin voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno, cuando el Comité lo considere pertinente. PARÁGRAFO 2. El Comité de Contratación será presidido por el Ordenador del Gasto. PARÁGRAFO 3. No podrá votar sobre el tema sometido a consideración del Comité, el miembro permanente que lo haya presentado. PARÁGRAFO 4. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el(la) Coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo (GIT) Contratación. PARÁGRAFO 5. El Comité podrá, según los temas a tratar en el orden del día, invitar a sus reuniones con derecho a voz pero sin voto, a quien considere necesario y por las razones que así lo ameriten.

ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES: Son funciones del Comité las siguientes:

1. Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones al inicio de cada vigencia fiscal. Las modificaciones serán sometidas a consideración cuando el Ordenador del Gasto lo estime necesario.

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2. Revisar y aprobar los procesos de selección, cuando el valor de los mismos se encuentre en el monto o rango de la mayor cuantía, de conformidad con las disposiciones del acto administrativo por el cual se fijan las cuantías en materia de contratación para cada vigencia fiscal.

3. Sin importar la cuantía, examinar e impartir recomendación respecto de asuntos

precontractuales, contractuales y post contractuales cuando algún miembro del Comité de Contratación o el Jefe de la Oficina Jurídica estime necesaria la asesoría del Comité.

4. Asesorar y orientar al Ordenador del Gasto, cuando este lo requiera, para la toma de decisiones en materia precontractual, contractual y post contractual.

5. Formular las observaciones que estime pertinente en relación con informes jurídicos, técnicos y financieros que sean puestos a su consideración.

6. A petición del Ordenador del Gasto, analizar y formular recomendaciones respecto al proyecto de liquidación de contratos que por su complejidad lo ameriten, así como aprobar las actas de liquidación que por razón de su importancia y/o cuantía, lo requiera.

ARTÍCULO QUINTO. SESIONES Y FUNCIONAMIENTO: El Comité sesionará y

funcionará bajo los siguientes parámetros:

1. Se reunirá según convocatoria efectuada por la Secretaría Técnica del Comité, y, de manera extraordinaria, cuando las necesidades del servicio lo requieran o por solicitud de alguno de sus miembros.

2. Para todas y cada una de las sesiones se deberá llevar un orden del día que será conformado por los asuntos que se deban revisar y someter a consideración del

Comité.

3. A través de la Secretaría Técnica, el presidente del Comité precisará la agenda de sesiones de acuerdo con los temas que soliciten incorporar sus integrantes. No obstante, en casos excepcionales y aprobados por el Comité, la misma podrá ser Página 5 de 9

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"Por la cual se reglamenta el Comité de Contratación del Ministerio del Deporte” susceptible de modificación en la respectiva sesión, de lo cual se dejará el correspondiente registro en el acta.

4. El Comité sesionará válidamente con la presencia de la mitad de sus miembros y adoptará decisiones válidas con la mitad más uno de los votos favorables de los miembros con derecho a voto presentes.

5. El día de la sesión se efectuará lectura de la agenda u orden del día por parte del(a) Secretario(a) Técnico(a) del Comité. Los casos sometidos a consideración del Comité serán expuestos por el área interesada o por quien esta delegue, quien será responsable del mismo absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen. Al término de su intervención, los miembros deliberarán sobre el asunto y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas y procedentes, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.

PARÁGRAFO PRIMERO. SESIONES MEDIANTE MEDIOS DIGITALES: Se podrá surtir la sesión del Comité mediante el uso de herramientas informáticas y digitales, para lo cual la Secretaría Técnica del Comité, enviará a todos los integrantes el asunto o temas que se sometan a consideración del Comité, a través del correo electrónico institucional o de conferencia remota, o utilizando cualquier herramienta tecnológica conducente que permita evidenciar y establecer el voto de los integrantes del Comité, estableciendo el periodo de tiempo en el que se llevará a cabo la sesión y aplicando los mismos parámetros establecidos en el numeral 3º del presente artículo para sesionar y votar. ARTÍCULO SEXTO. ACTAS DE COMITÉ. De las sesiones del Comité, la Secretaría

Técnica dejará constancia en acta escrita, la cual deberá contener las decisiones o determinaciones adoptadas por el Comité. En cada sesión se dejará constancia de los miembros que participen en la sesión correspondiente. Para el caso de las sesiones virtuales, se adjuntarán los soportes que acrediten y demuestren el voto de los integrantes permanentes con voz y voto. El Acta deberá ser elaborada a más tardar el quinto (5) día hábil siguiente al desarrollo de la sesión, la cual deberá ser suscrita por el Presidente(a) del Comité y el(la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité. Las actas quedarán a disposición de cada uno de los miembros, así como de los servidores públicos e interesados, y reposarán en los archivos de la Secretaría Técnica del Comité; así mismo, harán parte integral de las mismas, los insumos con las observaciones del Comité y todos los soportes documentales presentados para su estudio. Página 6 de 9

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MINISTERIO DEL DEPORTE RESOLUCIÓN No. 001728 DE 21 DE DICIEMBRE DE 2020 "Por la cual se reglamenta el Comité de Contratación del Ministerio del Deporte” ARTÍCULO SÉPTIMO. OBLIGACIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ CONTRATACIÓN: Los Integrantes del Comité de Contratación del Ministerio del Deporte tendrán las siguientes obligaciones:

1. Asistir a las reuniones del Comité que sean convocadas y suscribir el registro de asistencia respectivo cuando a ello hubiere lugar.

2. Allegar a la Secretaría Técnica, con antelación suficiente a la sesión respectiva, los

documentos soporte o insumos que sirvan a los integrantes del Comité para la deliberación y asesoría de los asuntos de su competencia.

ARTÍCULO OCTAVO. FUNCIONES DEL(A) PRESIDENTE(A) DEL COMITÉ: Son

funciones del(a) Presidente(a) del Comité:

1. Presidir y moderar las sesiones que realice el Comité.

2. Convocar al Comité a través de la Secretaría Técnica, a las sesiones ordinarias y extraordinarias, cuando sea del caso.

3. Disponer que se realice a través de la Secretaría Técnica, la invitación a los servidores públicos y contratistas del Ministerio del Deporte o de otras Entidades, cuando a su juicio sea indispensable dicha convocatoria para la toma de decisiones.

4. Hacer cumplir el orden del día aprobado para cada sesión.

5. Suscribir las actas en las que consten las decisiones adoptadas por el Comité de Contratación, una vez la Secretaría Técnica del Comité haya proyectado su contenido.

ARTÍCULO NOVENO. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ: Son

funciones de la Secretaría Técnica del Comité:

1. Convocar a las sesiones ordinarias a los integrantes del Comité, indicando el lugar, la fecha y la hora de la reunión, el correspondiente orden del día, adjuntando a su vez, los informes e insumos con los anexos a que haya lugar sobre cada uno de los asuntos a tratar.

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RESOLUCIÓN No. 001728 DE 21 DE DICIEMBRE DE 2020

"Por la cual se reglamenta el Comité de Contratación del Ministerio del Deporte”

2. Verificar el quórum deliberatorio y decisorio antes de sesionar.

3. Extender la invitación, según la temática de los casos y asuntos a tratar, a los funcionarios y contratistas de la Entidad, o de otras Entidades, que tengan relación con los asuntos a tratar a petición del Presidente.

4. Elaborar las Actas de cada una de las sesiones del Comité, así como los informes y demás documentos que se requieran. Dichas actas se numerarán consecutivamente, con indicación de la fecha de la respectiva reunión.

5. Custodiar, conservar y mantener el archivo de los documentos, actas e informes que se deriven del Comité.

6. Verificar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por el Comité.

7. Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que este rewuiera para la formulación y diseño de políticas de planeación y gestión contractual.

8. Conservar los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante las sesiones virtuales, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas respectivas.

9. Las demás que le asigne el comité y/o que sean necesarias para su adecuado funcionamiento.

ARTÍCULO DÉCIMO. INSUMOS Y ANEXOS: Para los asuntos, casos o temas que se presenten a consideración del Comité, el área gestora solicitante e interesada en el proceso contractual, deberá radicar los insumos con los anexos a que haya lugar, ante la Secretaría Técnica con anticipación a la celebración de la sesión del Comité, dentro del

término que estime conveniente el(a) Presidente(a) del Comité, de conformidad con la urgencia y necesidad del asunto, caso o tema a tratar. ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES: En el caso de impedimento de alguno de los integrantes del Comité, este deberá manifestar la causal respectiva antes de iniciar la sesión del Comité o durante la reunión, con el propósito que los restantes integrantes del Comité decidan de plano si aceptan o no el impedimento, Página 8 de 9

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MINISTERIO DEL DEPORTE RESOLUCIÓN No. 001728 DE 21 DE DICIEMBRE DE 2020 "Por la cual se reglamenta el Comité de Contratación del Ministerio del Deporte” pudiendo, si es preciso, designar un funcionario ad hoc. Cuando cualquier persona presente una recusación antes de la celebración de la sesión del Comité o durante la reunión, el integrante del Comité manifestará si acepta o no la causal invocada. PARÁGRAFO. Serán causales de impedimento y recusación las señaladas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), y lo no previsto en el presente artículo, se tramitará conforme a lo regulado en el artículo 12 de la citada norma. ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. PUBLICACIÓN: La presente Resolución deberá ser publicada en el enlace de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la página WEB del Ministerio del Deporte, en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015 y las demás normas que adicionen, aclaren,

modifiquen o complementen. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. VIGENCIA Y DEROGATORIA: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga expresamente la Resolución interna No. 001661 del 11 de diciembre de 2020 y demás disposiciones que le sean contrarias. Publíquese, Comuníquese y Cúmplase

ERNESTO LUCENA BARRERO

Ministro del Deporte

Aprobó: Jaime Arturo Guerra Rodríguez

Secretario General

Proyectó: Fabián Darío Romero Moreno Coordinador GIT de Contratación Página 9 de 9