MINDEPORTE - Resolución 419 de 2024

000419 7 DE JUNIO 2024

E COLOMBIA ce

— € 9 VIDA (E| ) Deporte Que el Ministerio del Deporte, solicitó al Archivo General De La Nación la convalidación de la primera versión de las Tablas de Retención Documental en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.8.2.2.1 del Decreto No. 1080 de 2015 y artículo 10 del Acuerdo No. 001 de 2024. Que, por procedimiento interno del Archivo General de la Nación, se asignó un profesional de la Subdirección de Política y Normativa Archivística, que evaluó la primera versión de las Tablas de Retención Documental del Ministerio del Deporte. La evaluación concluyó que el instrumento archivístico podía ser sustentado ante la siguiente instancia de evaluación, una vez se presentaran los ajustes solicitados en el concepto técnico de evaluación del 31 de agosto de 2022. Que el Ministerio del Deporte, presentó ante un profesional evaluador los ajustes solicitados por el concepto técnico de evaluación del 31 de agosto de 2022. En esta reunión se concluyó que la primera versión de las Tablas de Retención Documental podían ser presentadas ante la mesa de revisión liderada por la Subdirección de Política y Normativa Archivística, según consta en el acta de mesa de trabajo del 26 de abril de 2023. Que el Ministerio del Deporte, presentó ante la mesa de revisión liderada por la Subdirección de Política y Normativa Archivística, la primera versión de sus Tablas de Retención Documental. En acta de mesa de trabajo del 26 de abril de 2023 se concluyó que la primera versión de sus Tablas de Retención Documental podía ser sustentadas ante

el Comité Evaluador de Documentos. Que la primera versión de las Tablas de Retención Documental del Ministerio del Deporte, fueron sustentadas ante el Comité Evaluador de Documentos en sesión del 25 de enero de

2024. De acuerdo con el acta de la reunión, los integrantes de dicha instancia recomendaron a la dirección general del Archivo General de la Nación la convalidación del instrumento archivístico. Recomendación que acogió la directora general, por lo que se determinó expedir el respectivo certificado de convalidación una vez la entidad radicara la versión definitiva de sus Tablas de Retención Documental debidamente firmadas.

Que el Ministerio del Deporte, radicó la versión definitiva de la primera versión de las Tablas de Retención Documental con los soportes de elaboración y aprobación mediante radicado número 1-2024-02833. Por lo tanto, el Archivo General de la Nación procedió a expedir el Certificado de Convalidación de la primera versión de las Tablas de Retención Documental del Ministerio del Deporte. Que, en virtud de lo anterior, el Ministerio del Deporte, aprobó la primera versión de sus Tablas de Retención Documental mediante Acta de reunión del 20 y 27 de diciembre de 2023 en sesión extraordinaria No. 7 - 2023 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, mediante la cual aprueban las Tablas de Retención Documental -TRD. Que mediante el radicado número 2024ER0009562 de fecha 09 de abril de 2024, el Archivo General de la Nación a través del Comité Evaluador de Documentos, allegó al Ministerio del Deporte los Certificados de Convalidación e Inscripción en el Registro Único de Series

Documentales de las Tabla de Retención Documental — TRD al Ministerio del Deporte. Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO 1. Adopción. Adoptar las Tablas de Retención Documental - TRD aprobadas y convalidadas por el Archivo General de la Nación, para el Ministerio del Deporte, las cualesserán aplicadas a las series y subseries vigentes a partir del 1 de enero de 2020. ARTÍCULO 2. Implementación. La aplicación de las Tablas de Retención Documental del Ministerio del Deporte serán de obligatoria observancia y cumplimiento por todas las dependencias, tanto para los documentos en soporte físico como para los documentos en soporte digital que se han generado. Página 2 de 3 € VIDA | — o ) Deporte PARÁGRAPO 1. La Secretaría General a través del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Administrativa, liderará el proceso de implementación, difusión, seguimiento y control en las dependencias para la correcta aplicación del instrumento. PARÁGRAFO 2: Implementar las Tablas de retención documental en el Sistema de Gestión Documental —- GESDOC establecido por la entidad, con el apoyo del GIT de TICS. ARTÍCULO 3. Publicación y Consulta: Las tablas de Retención Documental serán publicadas en la página web de la entidad, de conformidad con lo establecido en el Artículo 5.1.3.2. delAcuerdo 001 de 2024 para su consulta respectiva. ARTÍCULO 4. La presente resolución rige a partir de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

EZ TREJOS

Ministra del Deport Aprobó Javier Hernando Salinas Vargas, Asesor Despacho Ae

Aprobó Luis David Garzón Chaves, Secretario General A cani Ge Revisó Javier Hernando Salinas Vargas, Jefe Oficina Asesora Jurídica ( E ) AA Revisó Liseth Torres Poveda, Abogada - Contratista Secretaría General Uisenilorar Revisó Perla Esther Álvarez Cervantes, Coordinadora GIT Gestión Administrativa Y Revisó Olga Lucia Ojeda Gómez, Prof. Esp. - GIT de Gestión Administrativa Proyectó | Yudely Barrios Cepeda, Contratista, GIT de Gestión Administrativa ez Página 3 de 3