MINEDUCACION - Circular 1 de 2023

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 Buscar  Índice  CIRCULAR 1 DE 2023 (julio 18) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

DE: JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

PARA: DEPENDENCIAS MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

ASUNTO: INSUMOS PARA LA DEFENSA JURÍDICA

FECHA: 18 DE JULIO DE 2023

De conformidad con lo previsto en el Decreto 5012 de 2009 “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Educación Nacional, y se determinan las funciones de sus dependencias.”, corresponde a la Oficina Asesora Jurídica ejercer la representación judicial y extrajudicial del Ministerio de Educación Nacional.En el marco de sus competencias, la Oficina Asesora Jurídica es la encargada de atender, supervisar y hacer

seguimiento oportuno a los procesos judiciales, acciones constitucionales y demás actuaciones jurídicas que competen al Ministerio de Educación Nacional, para lo cual requiere el cumplimiento de los términos previstos por la ley con el fin de defender los intereses del Estado frente a los particulares. Pese a que el Ministerio de Educación, como cabeza del sector de educación, es uno de los organismos más demandados, la tasa de éxito procesal de este Ministerio se encuentra sobre el 99%, indicador que depende exclusivamente del trabajo articulado, oportuno y de calidad de todas las dependencias misionales que actúan de manera eficiente y eficaz para la defensa de los intereses de la entidad. En línea con lo anterior, para garantizar la defensa extrajudicial y judicial del Ministerio, es necesario que los servidores y colaboradores responsables de dar respuesta a las solicitudes de argumentos técnicos o pruebas requeridas por la Oficina Asesora Jurídica lo hagan de manera oportuna, por cuanto en el marco del proceso judicial las etapas son preclusivas y los términos de las actuaciones operan por mandato legal. Luego, el incumplimiento de los requerimientos o la falta de oportunidad en la actuación puede generar la imposición de sanciones, lo que resultaría contrario a los lineamientos de defensa de la entidad, a la protección del patrimonio público, al debido proceso, al acceso a la administración de justicia y, además, conduce a la pérdida de la oportunidad legal para ejercer el derecho a la defensa ante una eventual decisión o fallo judicial desfavorable. Ahora, se debe señalar que la responsabilidad del cumplimiento de los fallos desfavorables a esta cartera

ministerial corresponde a la dependencia misional asociada a la causación del daño antijurídico declarado, la cual, en el marco de sus competencias, tendrá a su cargo, además, el seguimiento y el reporte periódico que acredite el cumplimiento de las órdenes impartidas. De acuerdo con estas gestiones, la Oficina Asesora Jurídica reportará a los despachos judiciales y entes de control, según corresponda, las actuaciones ejecutadas por las dependencias del Ministerio. En esta medida, la atención y la gestión de los insumos asociados a procesos judiciales que se soliciten a las dependencias técnicas desde la Oficina Asesora Jurídica para estructurar la defensa de los intereses del Ministerio deberá ceñirse a los parámetros que se indican a continuación:

1. El responsable de clasificar los asuntos que se le sean asignados a cada dependencia priorizará los radicados de alto impacto, así como las acciones constitucionales que requieran gestión inmediata (acciones de tutela) u otros asuntos sometidos a términos excepcionales y perentorios.

2. Cada dependencia deberá designar un enlace directo con la Oficina Asesora Jurídica con quien se coordinará la entrega de insumos para la atención de acciones de tutela e incidentes de desacato. De dicha designación deberá informarse a la Oficina Asesora Jurídica.

3. Si la dependencia del Ministerio a la cual se traslada la tarea y/o providencia judicial no es la competente para dar respuesta o no cuenta con la información para ello, deberá dar traslado mediante el Sistema de Gestión

Documental de inmediato a la dependencia correspondiente e informar de esta situación a la Oficina Asesora Jurídica.

4. El traslado al que se refiere el numeral anterior deberá realizarse dentro de las 4 horas siguientes a su recibo por parte del administrador de correspondencia de cada dependencia, salvo aquellos casos de respuesta inmediata solicitada por el despacho judicial en los que la reasignación deberá efectuarse a su recibo. En ese sentido, no se realizará la reasignación de la tarea asignada a la dependencia de origen por fuera de dichos parámetros.

5. Los requerimientos realizados por la Oficina Asesora Jurídica a través del Sistema de Gestión Documental no podrán finalizar sin que se haya generado la correspondiente respuesta de fondo.

6. Se debe dar respuesta a cada uno de los requerimientos de información teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el abogado responsable de la tarea o las órdenes de la providencia judicial, dentro de los términos señalados en la comunicación de la Oficina Asesora Jurídica.7. Las respuestas que contienen los argumentos técnicos de defensa deben cumplir con criterios de calidad, claridad, pertinencia, suficiencia y estar soportados documentalmente. La respuesta dada a derechos de petición deberá acompañarse de la respectiva constancia de envío al peticionario mediante copia de la guía del correo certificado o prueba expedida por parte de la Oficina de Tecnología sobre el envío por correo electrónico.

8. Las certificaciones expedidas por las dependencias deberán estar firmadas por el director, subdirector o jefe de oficina, según corresponda.

9. Las dependencias que detecten la ocurrencia de situaciones que pueden generar litigio, deberán informarlo a la

Oficina Asesora Jurídica para que brinde el acompañamiento en la formulación y adopción de medidas encaminadas a la prevención del daño antijurídico y de estrategias que mitiguen los riesgos de litigio. De acuerdo con lo indicado, es importante recordar que de conformidad con los numerales 7 y 8 del artículo 39 de la Ley 1952 de 2019, a todo servidor público le está prohibido: «(...)

7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado.

8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.

(...)». Por último, se indica que con el cumplimiento estricto de los lineamientos de esta circular se garantiza la adecuada y oportuna representación prejudicial y judicial del Ministerio de Educación Nacional. WALTER EPIFANIO ASPRILLA CÁCERES Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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