MINEDUCACION - Circular 10 de 2021

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 Buscar  Índice  CIRCULAR 10 DE 2021 (abril 26) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

PARA: TODAS LAS DEPENDENCIAS

DE: SECRETARIA GENERAL Y OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y FINANZAS

ASUNTO: ACTUALIZACIÓN TIPO DE REPORTES Y FECHAS DE SEGUIMIENTO 2021

Con el propósito de que el proceso de mejora continua sea parte de la cultura organizacional del Ministerio de Educación Nacional, se requiere que la planificación del Sistema Integrado de Gestión, SIG, incluya acciones periódicas de seguimiento a los resultados institucionales, como fuente de información para la toma de decisiones.Es por ello que la presente circular indica las fechas en las que cada dependencia debe enviar los distintos reportes para el monitoreo del desempeño, precisando el propósito de cada uno, el área responsable de consolidar los datos y las recomendaciones que se deben tener en cuenta, para que la información sea oportuna, precisa,

completa y verificable. Por lo anterior, se solicita que todos los equipos de trabajo con el apoyo de los profesionales de enlace, tengan en cuenta estos lineamientos y cumplan con los tiempos establecidos para cada reporte. Capítulo 1. Reportes de información MIPG y SIG ¿Qué son? Son los reportes que dan cuenta del avance en las políticas delModelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y de losresultados del Sistema Integrado de Gestión SIG con sus cincomodelos referenciales: Gestión Ambiental, Gestión de Calidad,Gestión de Seguridad de la Información, Salud y Seguridad en elTrabajo y Control Interno. ¿Por qué son importantes? La información reportada permite identificar de manera integral lasoportunidades de mejora en el desempeño institucional. ¿Cómo se reporta? La información debe registrarse a través del aplicativo SIG o en lasmatrices que se envían para cada uno de los componentes. ¿Quién lo solicita? Subdirección de Desarrollo Organizacional Periodicidad Trimestral Cronograma 2021: Descripción 1er. Trimestre 2do. Trimestre 3er. Trimestre 4to. Trimestre Matriz de Riesgos 2021 actualizada30/06/2021 Matriz de Gestión de Oportunidades 2021 actualizada 30/06/2021 Capacitación enlaces de reportes SIG13/04/2021 30/06/2021 30/09/2021 16/12/2021 Reporte de indicadores Procesos SIG19/04/2021 14/07/2021 14/10/2021 14/01/2022 Reporte Monitoreo de riesgos 19/04/2021 14/07/2021 14/10/2021 14/01/2022

Reporte Producto o Servicio No conforme 19/04/2021 14/07/2021 14/10/2021 14/01/2022 Identificación y seguimiento a la gestiónde oportunidades 19/04/2021 14/07/2021 14/10/2021 14/01/2022 Reporte consolidado de AsistenciaTécnica 19/04/2021 14/07/2021 14/10/2021 14/01/2022 Monitoreo y cargue de evidencias de planes de mejoramiento 19/04/2021 14/07/2021 14/10/2021 14/01/2022 Seguimiento plan de acción sectorial administrativo (solo aplica para la SDO) 19/04/2021 14/07/2021 14/10/2021 14/01/2022 Seguimiento a planes anexos al PAI. 14/06/2021 15/11/2021 Monitoreo de datos de operación de trámites Enero 05/02/2021 Febrero 05/03/2020 Marzo 06/04/2021 Abril 07/05/2021 Mayo 07/06/2021 Junio 07/07/2021 Julio 06/08/2021 Agosto 07/09/2021 Septiembre 07/10/2021 Octubre 05/11/2021 Noviembre 07/12/2021 Diciembre 11/01/2022 Autodiagnósticos de MIPG actualizados16/06/2021Planes de acción cierre de brechas MIPG 16/07/2021 Seguimiento avance planes de acción de MIPG 06/09/2021 25/11/2021 Informe de oportunidad en el seguimiento a PQRS (UAC) 08/04/2021 08/07/2021 8/10/2021 10/01/2022

Seguimiento avance planes de acción de MIPG 06/09/2021 25/11/2021 Informe de oportunidad en el seguimiento a PQRS (UAC) 08/04/2021 08/07/2021 8/10/2021 10/01/2022 Actualización del normograma del SIG(OAJ) 19/04/2021 14/07/2021 14/10/2021 14/01/2022 Reporte Indicadores Objetivosespecíficos SIG (Todos los modelosreferenciales) 14/07/2021 11/01/2022 Identificación y reporte de necesidades de toma de conciencia SIG (Todos los modelos referenciales) 25/02/2021 12/07/2021 09/10/2021 17/01/2022 Seguimiento al cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública 2-31/01/2021 8/04/2021 12/07/2021 09/10/2021 17/01/2022 Reporte de cumplimiento a programasambientales y de requisitos legalesambientales 07/05/2021 09/09/2020 14/01/2022 Capacitación Líderes Ambientales 14/05/2021 14/07/2021 14/10/2021 14/01/2022 Mesa técnica ambiental (Evaluación del desempeño ambiental) 13/05/2020 15/09/2020 28/01/2022 Descripción 1er.Trimestre 2do.Trimestre 3er.Trimestre 4to.Trimestre Revisión por la dirección Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Gestión Ambiental 13/03/2021 29/10/2021 Revisión por la Dirección Sistema deGestión de Seguridad y Salud en eltrabajo SGSST 30/06/2021 Revisión por la Dirección Sistema de

Gestión de Calidad y Sistema de Gestión Ambiental 13/03/2021 29/10/2021 Revisión por la Dirección Sistema deGestión de Seguridad y Salud en eltrabajo SGSST 30/06/2021 Revisión por la Dirección Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI 30/07/2021 Auditoría ICONTEC Segunda y tercera semana de junio 2021 Comité de Gestión y desempeño Institucional 30/04/2021 30/07/2021 29/10/2021 31/01/2022 Comité de Gestión y DesempeñoSectorial 29/04/2021 24/06/2021 30/09/2021 15/12/2021 Dada la expedición de la nueva Guía de Riesgos por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP, se requiere realizar un ajuste en la metodología y en el sistema de reporte, por tanto, para el primer semestre 2021, el reporte de riesgos se realizará bajo los lineamientos y riesgos establecidos e identificados durante la vigencia 2020. A partir del tercer trimestre, las áreas deberán reportar sus nuevos riesgos definidos bajo la metodología actualizada. Teniendo en cuenta la actualización de la metodología de gestión de oportunidades, durante el segundo

trimestre se realizará el proceso de acompañamiento para la actualización de la matriz de oportunidades de cada proceso y área. Las oportunidades del primer semestre de 2021, se realizarán con las con base en las acciones definidas para el 2020. Capítulo 2. Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC)¿Qué es? El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC) es un instrumentocon prácticas que reducen el riesgo de corrupción a través de cinco componentes:mapa de riesgos de corrupción, estrategia antitrámites, rendición de cuentas ymecanismos para mejorar la atención al ciudadano y la transparencia y acceso ala información. ¿Por qué es importante?Las acciones que contempla el PAAC evidencian el cumplimiento del EstatutoAnticorrupción (Ley 1474 de 2011), para el fomento de la transparencia. ¿Cómo se reporta? Los avances en cada actividad se registran en la matriz de Excel que se publicaen el Link de Transparencia ¿Quién monitorea? La Subdirección de Desarrollo Organizacional da soporte a las áreas queparticipan en el PACC. ¿Quién haceseguimiento? La Oficina de Control Interno verifica las evidencias de cada actividad. Periodo de reporte Cuatrimestral Descripción 1er. Cuatrimestre 2do. Cuatrimestre 3er. Cuatrimestre Publicación del PAAC en elenlace de Transparencia 31/01/2021 Monitoreo PlanAnticorrupción y deAtención al Ciudadano 07/05/2021 07/09/2021 07/01/2022

Capítulo 3. Reportes Oficina Asesora de Planeación y Finanzas ¿Qué son? La Oficina Asesora de Planeación (OAPF) hace seguimiento al avance en losobjetivos estratégicos, así como a los proyectos de inversión formulados parael cumplimiento de las metas institucionales. ¿Por qué son importantes?A partir de la información consolidada, la OAPF presenta ante diferentesinstancias los avances de la entidad en el cumplimiento de sus objetivos. ¿Cómo se reporta? Cada instrumento de planeación cuenta con una guía de orientación paradiligenciar sus reportes ¿Quién lo solicita? La Oficina Asesora de Planeación y Finanzas solicita la informacióninternamente. El Departamento Nacional de Planeación (DNP), la Presidenciade la República, el Departamento Administrativo de la Función Pública(DAFP), los Entes de Control, entre otras entidades, también hacenseguimiento al cumplimiento de metas. ¿Quién lo consolida? La OAPF. Periodo de reporte Depende de la periodicidad fijada en los procedimientos y guías de cadainstrumento. Descripción 1er. Trimestre 2do. Trimestre 3er. Trimestre 4to. Trimestre Reporte Plan de AcciónInstitucional 1-3/02/2021 5-7/04/2021 1-6/07/2021 1-5/10/2021 1-3/03/2021 3-5/05/2021 2-4/08/2021 2-4/11/2021 1-3/06/2021 1-3/09/2021 1-3/12/20213-17/01/2022 Reporte proyectos de inversiónSPI 1-5/02/2021 5-9/04/2021 1-8/07/2021 1-7/10/2021

1-5/03/2021 3-7/05/2021 2-6/08/2021 28/11/2021 1-8/06/2021 1-7/09/2021 1-7/12/20213-15/01/2022 Formulación estrategiaparticipación ciudadana y 2-15/01/2021rendición de cuentas Seguimiento a la Estrategia departicipación ciudadana yrendición de cuentas 30/03 al 7/04 202129/06 al6/07/2021 29/09 al 5/10/2021 6-15 /12/20213-14/01/2022 Descripción 1er. Trimestre 2do. Trimestre 3er. Trimestre 4to. Trimestre Informe de gestión 4-15/01/2021 15-30/12/2021 Informe al Congreso 3-31/05/2021 Informes de PolíticasTransversales (Construcción depaz, Equidad de la Mujer,GruposÉtnicos) 01-30/04/2021 Estas fechas pueden ser modificadas por ajustes en metodología de seguimiento Reporte diciembre de 2021 Estas fechas están sujetas al cronograma del DNP Capítulo 4. Reportes Oficina de Control Interno ¿Qué son? Los reportes de Control interno están asociados a requerimientos de entesexternos, especialmente de órganos de control) de acuerdo con criteriosnormativos (Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares). ¿Por qué son importantes?Son de carácter obligatorio cuyo propósito es informar a la ciudadanía yfomentar la transparencia en la gestión pública.

¿Cómo se reporta? En su gran mayoría a través de sistemas de información propios de cada entereceptor de la información. ¿Quién lo solicita? Oficina de Control Interno ¿Quién lo consolida? Oficina de Control Interno Periodo de reporte MensualTrimestralCuatrimestralAnual Descripción 1er.Trimestre 2do.Trimestre 3er.Trimestre 4to.Trimestre Evaluación de la Gestión dedependencias 31/01/2021 Presentación del Programaanual de auditorías internas20/04/2021 Auditorías internas 26/04/2021 21/05/2021

Auditorías de gestión 07/06/2021 30/11/2020 Seguimiento PlanAnticorrupción y de Atenciónal Ciudadano 12/01/2021 13/05/2021 10/09/2021 12/01/2022 Seguimiento trámites SUIT12/01/2021 07/05/2021 7/09/2021 12/01/2022 Seguimiento al Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) 12/01/2021 07/05/2021 7/09/2021 12/01/2022Reporte en el SIRECI de la CGR Informe de Gestión contractual. (Mensual) 08/01/2021 09/04/2021 07/07/2021 07/10/2021 05/02/2021 07/05/2021 06/08/2021 09/11/2021 05/03/2021 04/06/2021 07/09/2021 07/12/2021

Seguimiento a los contratos publicados en la plataforma SECOP 08/01/2021 09/04/2021 07/07/2021 07/10/2021 05/02/2021 07/05/2021 06/08/2021 09/11/2021 05/03/2021 04/06/2021 07/09/2021 07/12/2021 Seguimiento al Plan de Mejoramiento (Trimestral) 15/04/2020 15/07/2020 15/10/2020 17/01/2022 Descripción 1er. Trimestre 2do. Trimestre 3er. Trimestre 4to. Trimestre Seguimiento al Plan deMejoramiento Institucional yreporte en el SIRECI de laCGR (Semestral) 15/01/2021 (II sem 2020) 14/07/2021 (I sem 2020) Rendición de cuenta a la CGR a través de SIRECI (Anual) 8/02/2021 Comité de Control Interno (Semestral) 20/04/2021 30/09/2021 Informe de Control Interno Contable (Anual) 19/02/2021 Certificación sobre verificación de cumplimiento de roles en el sistema KOGUI de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. (Semestral) 8/02/2021 30/07/2021 Informe pormenorizado del estado de control interno en la entidad 18/01/2021 (Por periodo comprendido entre el 1°/07/2020 al 31/12/2020

06/07/2021 (Por el periodo comprendido entre el 01/01/2021 al 30/06/2021) 07/01/2022 (Por el periodo comprendido entre el 01/07/2021 al 31/12/2021) Información presupuestal y contable para el fenecimiento de la Cuenta General del Presupuesto y del tesoro, y balance General de la Nación dirigido a la Comisión legal de cuentas del Congreso de la República. (Anual) Revisar responsable de consolidación. 6/03/2021 Informe sobre el cumplimientode normas de derechos de autorsobre software DNDA (Anual) 12/02/2021Evaluación y seguimiento de los Riesgos Institucionales (Semestral) 31/08/2021 (Periodo comprendido entre el 31/01/2022 (Periodo comprendido entre el Descripción 1er. Trimestre 2do. Trimestre 3er. Trimestre 4to. Trimestre 01/01/2021 al 30/06/2021) 1/07/2021 al 31/12/2021) Comité Sectorial de Auditoría30/06/2021 30/12/2021 Informes de Austeridad del Gasto (Mensual) 08/01/2021 07/04/2021 07/07/2021 07/10/2021 08/02/2021 07/05/2021 09/08/2021 09/11/2021 08/03/2021 07/06/2021 07/09/2021 07/12/2021 Evaluación del Sistema de Control Interno (MECI) (FURAG) (Anual) 15/02/2021 15/03/2021 Informe de PQRS 26/02/2021 30/07/2021

Evaluación del Sistema de Control Interno (MECI) (FURAG) (Anual) 15/02/2021 15/03/2021 Informe de PQRS 26/02/2021 30/07/2021 Los enlaces de seguimiento a la gestión, líderes de procesos, jefes de área de cada una de las dependencias y líderes de los modelos referenciales serán los responsables de la entrega de la información, para cada uno de los reportes y de generar las alertas correspondientes, garantizando completitud y consistencia en los datos. El enlace de reportes debe articular con el equipo un espacio trimestral para el análisis de la información reportada con el fin de establecer acciones preventivas y aportar a la toma de decisiones basada en evidencia. Las dependencias líderes para cada uno de los temas estarán atentas a dar las orientaciones o solucionar las inquietudes que se presenten durante el desarrollo del proceso. Cordialmente,

CLARA INÉS PAEZ JAIMES

Secretaria General CAMILO GUTIERREZ SILVA Jefe Oficina de Planeación Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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