MINEDUCACION - Circular 17 de 2019

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 17 de 2019 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 17 DE 2019 (abril 5) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: Entidades Territoriales Certificadas en Educación (ETC), administradores de los Sistemas deInformación de Fondos de Servicios Educativos (SIFSE) y Directorio Único deEstablecimientos Educativos (DUE) y Ordenadores de gasto de los Fondos de ServicioEducativos. DE: Viceministerio de Educación Preescolar, Básica y Media ASUNTO: Lineamientos para la actualización del inventario de Fondos de Servicios Educativos y deinformación necesaria para el giro de los recursos de Calidad Gratuidad del SGP Educación yel monitoreo, seguimiento y control a uso de los mismos.A continuación, se presentan los lineamientos para la actualización por parte de las Entidades Territoriales Certificadas en Educación (ETC) del inventario de Fondos de Servicios Educativos (FSE) de los

establecimientos educativos estatales para el giro de los recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) en educación por concepto de Calidad - Gratuidad y el monitoreo, seguimiento y control a uso de los mismos. De acuerdo con las Leyes 115 de 1994. 715 de 2001 y el Decreto 1075 de 2015 - Único del Sector Educación (DURSE), las ETC en educación tienen las competencias para definir la estructura de las instituciones educativas mediante actos administrativos (resolución de funcionamiento), cuya creación y ajuste debe ser informado a la Nación a través del Directorio Único de Establecimientos Educativos (DUE), en el cual una de sus variables es la caracterización de los establecimientos educativos estatales que cuentan con Fondos de Servicios Educativos (FES) o que se encuentran asociados a uno de estos. El Sistema de Información de los Fondos de Servicios Educativos (SIFSE) se implementó en su primera fase mediante la Resolución 16378 de 2013, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 2.3.1.6.3.12. del Decreto 1075 de 2015 (artículo 12 del Decreto 4807 de 2011, compilado en el DURSE), como la herramienta de control del inventario de los FSE y el reporte de información financiera a nivel nacional sobre la ejecución de los recursos. En cumplimiento del artículo 140 de la Ley 1753 de 2015, el Ministerio de Educación Nacional (MEN) expidió la Resolución 12829 de 2017, modificada por la Resolución 03739 de 2018 con el propósito de reglamentar y

definir el procedimiento de conversión y cambio a Cuentas Maestras para el manejo de los recursos del SGP en educación por concepto de calidad gratuidad. Durante el proceso de validación de la información relacionada con el giro de los recursos de gratuidad de la vigencia 2019, se evidenciaron diferencias entre las cuentas bancadas registradas en el SIFSE y las inscritas en el Sistema Integrado de Información Financiera - (SIlF), administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, razón por la cual se tomó la decisión de depurar y actualizar el inventario de Cuentas Maestras de los FSE, con el fin de garantizar la consistencia en los sistemas de información y continuar con el giro de los recursos de Gratuidad. Por lo tanto, se solicita a las ETC dar cumplimiento al siguiente procedimiento:

1. Revisar el inventario de los FSE de los establecimientos educativos estatales, de tal forma que se garantice la consistencia de la información que reposa en los sistemas DUE y SIFSE.

2. El Ministerio de Educación Nacional publicó en el micrositio de Cuentas Maestras de la página institucional, la relación de las cuentas que actualmente tiene registradas en el SIIF Nación cada FSE. Teniendo en cuenta esta base de datos, es necesario que antes del 12 de abril de 2019 las ETC identifiquen las diferencias de información y actualicen en el SIFSE los datos de los FSE y sus Cuentas Maestras. A partir del 15 de mayo de 2019 el SIFSE deberá contener únicamente las Cuentas Maestras que coincidan con la base SIIF Nación.

3. Las Secretarías de Educación deberán constatar que la cuenta que está registrada en el SIIF es Cuenta Maestra, para lo cual solicitará al ordenador del gasto del FSE el respectivo convenio suscrito con la entidad financiera.

Éste deberá cumplir con los requisitos señalados en el artículo 5 de la Resolución. 12829 de 2017 por parte de la entidad financiera y la certificación bancada que debe contener el NIT del fondo, el nombre de la cuenta (numeral 5 del artículo 6 de la citada resolución), fecha de apertura y el número de la cuenta. Dicha información igualmente será el soporte para la cancelación en el SIIF de las cuentas que no son maestras de aquellos FSE que actualmente tienen más de una cuenta registrada.

4. La cuenta registrada en SIIF que no es maestra, a la cual se le realizó la transferencia de los recursos del SGPGratuidad durante la vigencia 2018, en aplicación a lo señalado en el artículo 1° de la Resolución 3739 de 2018, debe surtir el trámite de conversión a cuenta maestra que establece el artículo 4° de la Resolución. 12829 de 2017, en razón de lo contemplado en el artículo 1° de la Resolución 3739 de 2018 aplicaba exclusivamente para el giro de los recursos de esa vigencia.

5. La ETC a través de su Secretaría de Educación remitirá a la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas del MEN la relación de las Cuentas Maestras de los FSE, en el formato "Listado de Cuentas maestras de los FSEcertificados por las ETC", dispuesto en el micrositio de cuentas maestras de la página institucional del MEN, en

la cual indicará cada uno de los documentos definidos en el artículo 12 de la Resolución 12829 de 2017 que adjunta para su respectiva actualización en el SIIF, información que debe procede a actualizar en el SIFSE. El trámite de registro de cuentas en ei SIIF para aquellas cuentas que no están registradas o se encuentran invalidas requiere como mínimo 8 días hábiles para la creación por parte del MEN y su validación por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

6. Se recomienda a las entidades territoriales que al momento de crear o actualizar el número de las Cuentas Maestras en las bases de datos del SIFSE no se incluyan espacios, guiones, barras o caracteres adicionales al inicio, mitad o final del número de la cuenta, debido a que estos pueden ocasionar que al efectuar el cruce contra el SIIF las cuentas no coincidan. En el caso de que las cuentas estén antecedidas por ceros (0) revisar y garantizar que los números de cuentas queden adecuadamente registrados como lo indica la certificación bancaria.

7. Teniendo en cuenta las competencias señaladas en el artículo 2.3.1.6.3.18 del Decreto 1075 de 2015, respecto al control, asesoría y apoyo que debe brindar la ETC a los FSE y lo indicado en la Guía para la Administración de los FSE[1], el Ministerio de Educación Nacional se abstendrá de tramitar el registro de cuentas en SIIF Nación o realizar ajustes de información que se reciban directamente de los establecimientos educativos estatales por

cualquier medio, toda vez que la responsabilidad en la administración del inventario de los FSE en los sistema de información recae sobre la ETC.

8. La sustitución de la Cuenta Maestra registrada únicamente tiene lugar con el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 14 de la Resolución 12829 de 2017, es decir, que ni el administrador de los FSE ni la ETC pueden adelantar en el SIFSE cambios en la Cuenta Maestra registrada en SIIF, sin la autorización previa por escrito de la Subdirección Financiera del Ministerio de Educación Nacional.

9. Una vez avalado el cambio de la cuenta por esa Subdirección, el FSE procederá a realizar la apertura de la nueva cuenta bancaria, transferir los recursos de la anterior cuenta a ésta y cancelar la anterior, remitir a la ETC los soportes previstos en el artículo 12 de la Resolución 12829 de 2017, para que la ETC realice el ajuste en el SIFSE y remita a la Subdirección Financiera del MEN, a través del sistema de gestión documental la documentación requerida para el registro de la cuenta en el SIIF.

10. El Ministerio de Educación en un corte reciente del inventario del SIFSE también ha evidenciado que algunas ETC han cambiado la cuenta bancaria que se encontraba registrada en el momento del trámite de la Resolución 001903 de 2019 "Por la cual se asignan recursos provenientes del Sistema General de Participaciones para Educación por concepto de gratuidad educativa a los establecimientos educativos a nivel nacional", debido a que la cuenta registrada en SIFSE y SIIF coincidían y el FSE tenía registrada una única cuenta en el SIIF. En

estos casos, la entidad debe aclarar la situación y enviar los documentos y soportes que respalden su actuación a la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas del MEN, a través del Sistema de Atención al Ciudadano de la ETC y dentro del período establecido en esta Circular para adelantar la depuración de las Cuentas Maestras. El proceso de depuración y actualización del inventario de cuentas maestras de los FSE en el SIFSE y en SIIF a través de los procedimientos indicados en esta Circular, debe concluir a más tardar el 15 de mayo del año curso. En adelante las novedades que se presenten por efecto de la modificación de la estructura de establecimientos, como son: apertura, cierres, asociaciones o fusiones de establecimientos educativos se tramitarán de acuerdo con los procedimientos vigentes para la actualización de datos en el DUE y los cambios que conlleven a la creación o Inactivación de FSE y al registro de una nueva Cuenta Maestra o cancelación de una existente, se realizarán a través del SIFSE y la documentación soporte para el registro en SIIF deberá remitirse a la Subdirección de Monitoreo y Control para su verificación y trámite ante la Subdirección Financiera.

CONSTANZA ALARCÓN PÁRRAGA VICEMINISTRA DE EDUCACIÓN PREESCOLAR BÁSICA Y MEDIA<NOTAS DE PÍE DE PAGINA>.

1. Esta Guía puede ser consultada en la página www.mineducacion.gov.co En adelante ingresar en Ministerio.

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ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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