MINEDUCACION - Circular 18 de 2021

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 18 de 2021 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 18 DE 2021 (julio 23) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

PARA: SERVIDORES Y CONTRATISTAS DE APOYO DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓNNACIONAL DE: SECRETARIA GENERAL ASUNTO: Actualización de los lineamientos para el trámite de los actos administrativos que debe suscribirla Ministra, los Viceministros la Secretaria General, Jefes de Oficina, Directores y Subdirectores.

La presente Circular tiene por objeto actualizar los lineamientos para en el proceso de elaboración, revisión y suscripción de los actos administrativos que deban suscribirse por parte de la Ministra, los Viceministros, la Secretaria General, Jefes de Oficina, Directores y Subdirectores, así como el trámite para su numeración, comunicación, notificación y publicación, conforme se refiere a continuación:1. Proyecto de resoluciones, circulares.

1.1 Elaboración 1.1.1 El proyecto de acto administrativo debe elaborarse con fuente (letra) Arial 12, en caso de que la firma quede en la última hoja sola se podrá disminuir el tamaño de la letra a Arial 11. 1.1.2 Imprimir en papel blanco tamaño oficio en doble cara, el tamaño del papel es 21.6 x33 cm. 1.1.3 Tener las siguientes márgenes: Superior, 3 cm; inferior, 2 cm; lateral derecho, 2 cm y, lateral izquierdo, 2 cm, de los bordes de la hoja al texto. 1.1.4 La numeración del acto administrativo se gestiona de manera automática por el sistema de gestión de actos administrativos “SIGAA”, para lo cual se requiere un espacio en blanco de 10 cm x 2 cm del borde de la hoja al texto para que se digite el número y la fecha asignada en la primera hoja. 1.1.5 A partir de la segunda página, el espacio mencionado debe estar ubicado en la parte superior derecha a 3 cm del borde superior de la hoja donde inicia el texto “Continuación del acto administrativo Por medio del cual (...)” y a 2 cm del borde derecho de la hoja al texto. 1.1.6 Contener los vistos buenos de los responsables de su emisión. En este evento, siempre deberá tener las menciones de quien “elaboró o proyectó", "revisó" y "aprobó", en letra Arial 7, que deberán estar consignadas al final de la última hoja. 1.1.7 Los encabezados de epígrafe en cada hoja deben estar en letra Arial 7, a partir de la segunda hoja.

1.1.8 La organización de los artículos de la parte resolutiva, debe realizarse con números ordinales. 1.1.9 La firma del acto administrativo debe estar consignada, con esfero o estilógrafo de tinta negra, de acuerdo con lo establecido en la Circular 13 del 12 de octubre de 1999 del Archivo General de la Nación. 1.2 Revisión 1.2.1. El proyecto debe ser radicado ante el Despacho de la Ministra, Viceministros y/o Secretaria General, según corresponda, con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha en que se deba expedir el respectivo acto, a fin de surtir el trámite de revisión, y firma, según corresponda. Cuando se trate de proyectos de actos administrativos, cuya expedición obedezca a la ocurrencia de hechos o el acaecimiento de situaciones que ameriten tomar acciones y/o decisiones inmediatas, estos se podrán radicar por fuera del término antes indicado, justificando la extemporaneidad de forma clara y concreta, por parte del área remitente, a través del formato establecido para tal fin. Este formato debe ser diligenciado de igual forma, si el retraso se genera al realizar las revisiones y/o la firma del acto administrativo. Es importante mencionar, que las dependencias que no atiendan los términos contemplados en la presente Circular tendrán un acompañamiento de la Subdirección de Desarrollo Organizacional, en la formulación e implementación de un plan de mejoramiento. Para el caso de las Direcciones y Subdirecciones que generen y firmen actos administrativos se surtirá la revisión

interna en cada dependencia. 1.2.2 En el proyecto de acto administrativo deben citarse las normas constitucionales, legales y reglamentarias que facultan a la Ministra, Viceministros, Secretaria General, Jefes de oficina, Directores y Subdirectores para su expedición, en ese respectivo orden. A su vez, en la parte considerativa del proyecto, se indicarán en orden cronológico las circunstancias de derecho y de hecho, así como los motivos que originan su expedición. La parte resolutiva o normativa debe guardar coherencia tanto con el epígrafe, como con la parte motiva, y tener unidad de materia en todos sus contenidos.1.2.3 Los proyectos únicamente deben ser suscritos por la Ministra, Viceministros y Secretaria General, Jefes de Oficina, Directores y Subdirectores, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 5012 de 2009 y las Resoluciones 014084 del 16 de agosto de 2018, 4346 de 2019 y 23408 de 2020, tal y como aparezca en el acto de nombramiento. 1.2.4 El proyecto de acto administrativo deberá contar con el visto bueno de las personas que intervinieron en su revisión, elaboración o aprobación. En el evento de faltar alguna de las firmas, o vistos buenos de elaboración o aprobación de los Directivos o que el nombre de los titulares de los despachos que suscriben el proyecto o de las áreas respectivas esté incompleto, o no corresponda por haber operado algún cambio, este será devuelto al área responsable del mismo, para que sea

suscrito, y no podrá pasar para la firma de la Ministra, Viceministros y Secretaria General, Jefes de Oficina, Directores y Subdirectores, sin haber sido firmado previamente por todos los servidores involucrados en el mismo. NOTA. Durante el aislamiento preventivo obligatorio, en el marco de la declaratoria de emergencia los proyectos de acto administrativo deberán estar acompañados de los respectivos vistos buenos y/o aprobación expresa mediante correo electrónico o comunicación interna. 1.2.5 En el evento que como producto de la revisión efectuada por los Despachos de la Ministra, Viceministros, la Secretaría General, Jefes de oficina, Directores y Subdirectores, surja la necesidad de modificar, adicionar, corregir y/o ajustar el proyecto de acto administrativo, este se devolverá al área remitente del mismo, con el fin de que se analicen y realicen las modificaciones correspondientes, y se radique nuevamente el proyecto, a efecto de continuar el trámite de revisión y posterior firma por parte de la Ministra, Viceministros y/o la Secretaría General. 1.2.6 Con el fin de efectuar la debida racionalización normativa y evitar la duplicidad de normas regulatorias de las mismas materias, en el artículo final de vigencias y derogatorias, de todos los proyectos, deberán anotarse, cuando haya lugar a ello, las normas que se derogan, modifican, subrogan, adicionan y/o sustituyen, etc., evitando la referencia a las derogatorias tácitas o haciendo alusión a “las demás disposiciones que le sean contrarias”. 1.2.7 Cuando con un proyecto de acto administrativo se pretenda la eliminación, creación o modificación de un

derecho o función, la dependencia que elabora el mismo, deberá justificar la procedencia de dicha actividad. 1.2.8 Al final de todo proyecto de acto administrativo, deberá indicarse el nombre completo de los servidores de la/s áreas/s que participaron en su elaboración, revisión y aprobación, indicando la dependencia a la que pertenecen y tendrá que incluir los respectivos vistos buenos de los mismos. Cuando se trate de revisión o aprobación virtual mediante correo electrónico, debe dejarse claro que su visto bueno aprueba o que se realizó revisión, por parte del respectivo asesor o directivo. 1.2.9 Los proyectos de actos administrativos que se radiquen ante los Despachos de la Ministra, Viceministros y la Secretaria General, deberán allegarse en medio físico y magnético en formato Word, con el fin de poder hacer alguna modificación, ajuste, supresión u otra actividad, directamente sobre el texto. Durante el aislamiento preventivo obligatorio, y en épocas de virtualidad con ocasión al COVID-19, la radicación se realizará únicamente a través de medios electrónicos. 1.2.10 Los actos administrativos rigen:

1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación, comunicación o publicación según el caso.

2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los recursos interpuestos.3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.

4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos.

5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 de la Ley 1437 de 2011 para invocar el silencio administrativo positivo. 1.2.11 Los formatos de los proyectos de actos administrativos o documentos que deben utilizarse para la firma de la Ministra, Viceministros, Secretaria General, Jefes de Oficina, Directores y Subdirectores, se deben usar manteniendo estrictamente el tipo y tamaño de letra, esquemas y órdenes en ellos incluidos, e imprimirse a doble cara, en blanco y negro, y en tamaño oficio, con excepción de los Decretos que se remiten a Presidencia de la República que se imprimen a una sola cara. 1.2.12 Cuando el proyecto de acto sea de notificación o comunicación, en la parte resolutiva deberá indicarse de forma precisa y exacta, la/s persona/s a quien/es deberá notificarse y/o comunicarse el mismo; y la dependencia encargada de realizarlo (Unidad de Atención al Ciudadano). 1.2.13 Los proyectos de actos administrativos que no cumplan con los lineamientos descritos en los numerales anteriores serán devueltos, sin excepción, al área que remite. 1.3. Numeración, notificación, comunicación y/o publicación 1.3.1 La numeración, notificación, comunicación y/o publicación del acto administrativo se realizará únicamente por la Unidad de Atención al Ciudadano, para lo que la dependencia que genera el proyecto de acto administrativo deberá solicitar el trámite a través del Sistema de Gestión Documental, mediante comunicación

interna, anexando los siguientes documentos: a. Formato único de cargue masivo A-FM-AC-SO-03-30 versión 1, el cual se encuentra adjunto y disponible en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad (Atención al Ciudadano - Procesamiento de la solicituddocumentación), que debe ser diligenciado en su totalidad y no puede ser modificado (ver archivo adjunto), con los datos completos de notificación, comunicación o publicación, pues de lo contrario no podrá cargarse la información para numerar y fechar el acto en el Sistema de Gestión de Actos Administrativos (SIGAA) Es importante tener en cuenta lo siguiente:

1. El formato NO debe ser modificado en ningún momento ya que cualquier alteración en sus columnas impedirá el CARGUE EN LA PLATAFORMA SIGAA para su numeración.

2. Se deben utilizar las columnas desplegables e indicar si proceden o no los recursos.

3. Se debe indicar si procede o no la remisión de copias, (compulsada) adjuntando los datos de las personas a quienes se deben remitir.

Nota: Las siguientes dependencias tiene un formato especial para el cargue de la información: Dirección de Preescolar Básica y Media, Subdirección de Talento Humano, Subdirección de Aseguramiento de la Calidad,

Grupo de Convalidaciones, Subdirección de Contratación.

4. En todos los casos se debe enviar un correo electrónico para notificar o comunicar, puesto que en el caso que no exista una autorización expresa de notificación electrónica se envía una solicitud de autorización para poder notificar y/ comunicar al interesado del acto administrativo.

5. De acuerdo con las circunstancias por las que atraviesa el país frente a la emergencia derivada de la pandemia

del COVID-19, y por tratarse de una situación de fuerza mayor, que imposibilita la ejecución y operación regular del Ministerio de Educación Nacional, desde el 24 de marzo de 2020, la Unidad de Atención al Ciudadano, informó que, con el fin de garantizar la continuidad de la prestación del servicio de notificación, comunicación ypublicación de los actos administrativos del Ministerio, y de acuerdo con la medida adoptada para realizar trabajo en casa, a partir de la fecha y hasta nueva orden, el procedimiento que deben realizar las dependencias para el trámite de estos documentos, adicional a lo mencionado anteriormente, se deberá adjuntar el pdf de el/los acto(s) administrativo(s) debidamente firmado(s) y sin ninguna corrección realizada en lápiz o en esfero. Para el caso de múltiples resoluciones, estas se podrán enviar en un solo archivo consolidado, pero teniendo en cuenta las limitaciones del Sistema de Gestión Documental, el peso de este archivo no debe superar los 15 MB. 1.3.2 Causales de devolución de los actos administrativos a las dependencias para su corrección y envío nuevamente a la Unidad de Atención al Ciudadano:

1. La omisión por parte del área del registro en el formato de cargue masivo (o diligenciamiento incompleto o errado), así como el medio en el cual debe ser publicado el acto administrativo.

2. En el caso en que el acto administrativo debe ser comunicado a varias dependencias o personas (naturales y/o jurídicas), y el formato de cargue masivo no traiga diligenciada esta información.

3. La modificación del formato establecido para realizar actos administrativos, con las medidas establecidas, el cual se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad.

4. No adjuntar el formato establecido debidamente diligenciado, para el caso de actos administrativos cuya expedición obedezca a la ocurrencia de hechos o el acaecimiento de situaciones que ameriten tomar acciones y/o decisiones inmediatas, que se encuentren por fuera de los términos establecidos anteriormente. 1.3.3 Horario para la recepción de actos administrativos en la Unidad de Atención al Ciudadano para su numeración, notificación, comunicación y/o publicación.

De acuerdo con lo establecido en la Resolución No. 13139 de 10 de julio de 2019 “Por la cual se fija la jornada de trabajo ordinario en el Ministerio de Educación Nacional y se dictan otras disposiciones”, la jornada laboral en el Ministerio de Educación es de lunes a jueves de 8:00 am a 5:00 p.m. y los viernes de 7:00 a.m. a 4:00 p.m., en jornada continua. Lo anterior implica que la recepción de actos administrativos se hará dentro de este horario. Es importante, mencionar que los actos administrativos que se reciban posterior a las horas establecidas serán numerados el día hábil siguiente a su recepción y, notificados, comunicados y/o publicados dentro de los términos legales. Por último, es necesario señalar, que el oportuno y cabal cumplimiento de los lineamientos impartidos mediante la presente Circular, garantizará una adecuada prestación del servicio del Ministerio de Educación, conservando unidad en todos los trámites que se eleven mediante actos administrativos. CLARA INÉS PÁEZ JAIMES Secretaria General Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones

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