MINEDUCACION - Circular 19 de 2017

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 19 de 2017 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 19 DE 2017 (marzo 9) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL De: Ministra de Educación Nacional Para: Viceministros, Directores y Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores, Supervisores decontratos y convenios Asunto: Contratación Ministerio de Educación Nacional De manera atenta y con el fin de impartir instrucciones que permitan mejorar los procesos contractuales del Ministerio de Educación Nacional, solicito a los destinatarios de la presente Circular dar cumplimiento a las siguientes disposiciones:1. La delegación de ordenación del gasto establecida en las Resoluciones 40 y 918 de 2017 se fundamenta en el principio de confianza, propio de los cargos de libre nombramiento y remoción, por lo que implica una responsabilidad en la planeación, celebración y ejecución de los contratos de los funcionarios delegatarios.

2. Cada área líder debe planear con la debida antelación la celebración de la contratación (incluidas las modificaciones) que requiera y justificar, en el estudio previo (insumo), de forma clara la necesidad a contratar, enmarcándose dentro de los parámetros legales. Dicho estudio previo, aprobado en NEON por los asesores, debe ser firmado por el ordenador del gasto antes de ser radicado en la Subdirección de Contratación.

3. Los estudios previos de contratación (insumo) sin la documentación completa (soportes), se entenderán como no radicados y no se tramitarán.

4. En los procesos que deban ser revisados y aprobados por el Comité de Contratación, de acuerdo con la Resolución 17725 de 2014, los viceministros, directores y subdirectores deberán asistir personalmente para exponer las razones que justifican la celebración de la contratación solicitada. Dicha actividad no podrá delegarse, salvo en los casos de los viceministros, quienes podrán hacerlo en personal del nivel asesor o directivo, pudiendo contar para ello con el acompañamiento técnico de los profesionales responsables.

5. La estimación del valor de los honorarios debe realizarse en los términos de la Resolución 24350 de 2016, que fija la tabla de honorarios del Ministerio para contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, para la vigencia 2017 teniendo en cuenta la formación y experiencia del contratista. Los pagos deben ser mensuales o proporcionales al mes partiendo de la fecha efectiva de la iniciación del plazo contractual.

6. Finalmente considero pertinente hacer las siguientes precisiones: - Las modificaciones al plan de compras deben ser excepcionales, si bien esta herramienta debe adaptarse a las dinámicas propias del proceso de planeación, no es una buena práctica su modificación reiterada. En este sentido las modificaciones que se realicen en el futuro deberán ser autorizadas por la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirección de Contratación mediante el mecanismo que se establezca para tal efecto. - Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito, lo cual se materializa con la firma de las partes. Por esta razón ninguna persona deben prestar sus servicios sin dicha formalidad, y no pueden iniciar su ejecución sin que cuenten con los requisitos para ello; es decir, que cuente con registro presupuestal y, dependiendo el contrato, la aprobación de la garantía única. - No se pueden encomendar tareas a contratistas que no tengan relación contractual perfeccionada. - No puede requerirse un contrato ni convocarse a comité de contratación sin contar con la disponibilidad presupuestal o la aprobación de vigencias futuras, según sea el caso. - El presupuesto oficial estimado siempre deberá estar soportado en un análisis del mercado conforme a los lineamientos que para tal efecto ha impartido el programa comparativo de precios conforme - Sin excepción, el trámite de contratación directa debe efectuarse previo estudio de conveniencia por parte del funcionario delegado para la contratación y deberá justificarse suficientemente. - No es posible modificar de forma verbal las condiciones contractuales, es necesario adelantar previamente la modificación del contrato.

• Las solicitudes de modificación, adición, prórroga, terminación anticipada y demás deberán solicitarse con suficiente antelación a la causa que las generó. - La ejecución del contrato debe efectuarse dentro del plazo establecido por las partes en el contrato y cumplido este plazo corresponde iniciar el proceso de liquidación en los términos legales establecidos en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 (modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012) y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.- Las solicitudes del contratista durante la vigencia del contrato deben responderse dentro de los mandatos legales. De vencerse el término de 3 meses siguientes a la solicitud establecido en el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 se entenderá que la decisión es favorable a las pretensiones del solicitante en virtud del silencio administrativo positivo y se generan responsabilidades disciplinarias para quien omitió la respuesta. - Los inconvenientes que surjan en desarrollo del contrato que amenacen la prestación del servicio deben ser informados oportunamente al ordenador del gasto o representante legal de la entidad conforme a lo establecido en la ley.

Agradezco dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en esta circular. Atentamente, YANETH GIHA TOVAR Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

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