MINEDUCACION - Circular 20 de 2025

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debe promover y generar una cultura de transparencia en los trámites educativos, lo cual es fundamental para construir un sistema educativo que mejore las condiciones de calidad, acceso y permanencia, contribuyendo así a la formación de una sociedad autónoma, crítica y participativa. En este sentido, la presente circular tiene como propósito proporcionar orientaciones sobre los trámites de convalidaciones y así fomentar las buenas prácticas en el Viceministerio de Educación Superior. Esta circular orientadora incluirá:

1. Marco normativo del trámite de convalidaciones.

2. Aspectos relevantes. 2.1 Canales institucionales de consulta. 2.2 Autorización para la entrega de información. 2.3 Estrategia de comunicación sobre riesgos por corrupción. 2.4 Prohibición de solicitar información sobre el estado de los trámites. 2.5 Prohibición de prácticas irregulares.

1. Marco normativo del trámite de convalidaciones Mediante la Ley 970 de 2005, el Congreso de la República aprobó la "Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción", adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas en Nueva York, el 31 de octubre de

2003. Conforme a ello, el artículo 8 de la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción, establece como código de conducta para funcionarios públicos, entre otros, que “En particular; cada Estado Parte procurará aplicar, en sus propios ordenamientos institucionales y jurídicos, códigos o normas de conducta para el correcto, honorable y debido cumplimiento de las funciones públicas”. Asimismo, el artículo 10 ibidem establece que cada

Estado Parte debe adoptar medidas para aumentar la transparencia en su administración pública y combatir la corrupción. Por su parte, artículo 74 de la Constitución Política de Colombia establece que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley. De igual manera, el artículo 29 del Decreto 2269 de 2023 “Por el cual se adopta la estructura del Ministerio de Educación Nacional y se determinan las funciones de sus dependencias”, establece como funciones del Despacho del Viceministro de Educación Superior, entre otras, la de liderar "la formulación, reglamentación, adopción, ejecución y seguimiento de políticas, planes, programas y proyectos, relacionados con la educación superior”. A su vez, el artículo 32 del decreto referenciado contempla como una de las funciones a cargo de la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior, la de "Gestionar y desarrollar con el apoyo de la Comisión Nacional Intersectorial de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (Conaces), el proceso de convalidación de títulos de educación superior otorgados por instituciones de educación superior extranjeras, para efectos académicos y legales en el territorio nacional”. Adicionalmente, el Ministerio de Educación Nacional, mediante la Resolución 10687 del 9 de octubre de 2019, reguló el trámite para la convalidación de títulos de educación superior otorgados en el exterior por instituciones legalmente autorizadas para ello por parte de la autoridad competente en el respectivo país. En la misma

resolución, se realizaron ajustes al procedimiento y requisitos exigidos con respecto a los que anteriormente seaplicaban, con el objetivo de optimizarlo y mejorar la oportunidad en los tiempos de respuesta, brindando un trámite de convalidación de estos títulos, más eficiente y ágil. Conforme a ello, el Ministerio de Educación Nacional está comprometido con un proceso de convalidación transparente y eficiente, que incluye la verificación rigurosa de la legalidad de las instituciones y programas, así como la calidad de los títulos que son presentados al trámite de convalidación. En consecuencia, y salvo disposición expresa por mandato constitucional, legal o judicial, únicamente el titular del trámite de convalidación tiene facultad para solicitar información sobre su trámite, teniendo en cuenta que, al estar relacionado con la garantía del debido proceso, se trata de derechos individuales y de intereses particulares de los usuarios. Con base en lo anteriormente expuesto, y con fundamento en las disposiciones del numeral 11 del artículo 29 del Decreto 2269 de 2023, por medio de la presente circular se emiten orientaciones dirigidas a los servidores y colaboradores del Viceministerio de Educación Superior, respecto de los procedimientos y canales institucionales para la consulta de estado de trámites de convalidaciones y así mantener la transparencia en el manejo de la información.

2. Aspectos relevantes En el proceso de consulta de estado de trámites de convalidación deberán respetarse los siguientes aspectos: 2.1. Canales institucionales de consulta Las solicitudes sobre el estado de los trámites de convalidaciones deben ser presentadas exclusivamente a través

de los medios institucionales establecidos, en particular, mediante PQRSDF (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias o Felicitaciones) en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de ArchivoSGDEA- (https://sgdea.mineducacion.gov.co/TMS.Solution.MENGESDOC/PortalGovPQRSDR/Registrar). Cualquier solicitud o consulta que no sea realizada por este medio no será atendida. 2.2. Autorización para la entrega de información Ningún servidor o colaborador, con excepción de quien ejerza el cargo Director(a) de Calidad para la Educación Superior y/o Subdirector(a) de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior, está autorizado para proporcionar información sobre el estado de los trámites de convalidaciones. Las personas que trabajen o presten sus servicios profesionales en el Viceministerio de Educación Superior no podrán atender solicitudes relacionadas con el estado de trámites que no provengan de los canales establecidos. 2.3 Estrategia de comunicación sobre riesgos por corrupción En línea con nuestra política de prevención de riesgos por corrupción, el Ministerio de Educación Nacional ha iniciado la implementación de una estrategia de comunicación para informar a la ciudadanía y a los convalidantes que no se debe recurrir a tramitadores, ni pagar suma alguna adicional a la tarifa establecida para el trámite de convalidación, con el propósito de lograr gestión o decisión de la solicitud. 2.4. Prohibición de solicitar información sobre el estado de los trámites No se podrá generar ni proporcionar un reporte sobre el estado de los trámites, independientemente si la solicitud

proviene de un ciudadano externo o de un servidor o colaborador dentro del Ministerio de Educación Nacional, salvo que se trate de una PQRSDF tramitada a través del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, debidamente suscrita por el convalidante y/o titular del derecho; la misma, deberá ser atendida dentro de los términos de ley por los canales institucionales. 2.5. Prohibición de prácticas irregularesSe hace un llamado a los servidores y colaboradores del Viceministerio de Educación Superior para que, en caso de consultas sobre estado de trámites de convalidaciones, informen a la ciudadanía que deben evitar recurrir a prácticas irregulares, como lo son, por ejemplo, la búsqueda de tramitadores. Estos actos contravienen los principios de transparencia y legalidad que rigen la función administrativa. Sin embargo, es importante tener presente que el convalidante puede otorgar poder a un profesional en derecho para que en su nombre y representación adelante el trámite de convalidación. Por lo tanto, el apoderado debidamente facultado para actuar ante el Ministerio de Educación Nacional en un trámite de convalidación, podrá solicitar, a través de los canales institucionales, información sobre el estado de la actuación administrativa. En ese sentido, es imperativo que todos los servidores y colaboradores que participen en este proceso mantengan una estricta observancia de estas directrices, garantizando así la transparencia y eficiencia en el manejo de los trámites de convalidaciones. RICARDO MORENO PATIÑO Viceministro de Educación Superior Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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