MINEDUCACION - Circular 24 de 2015

Gov.co Ministerio de EducaciónBuscar en la compilación  InicioTransparencia y Acceso a la Información PúblicaAtención y Servicios a la CiudadaníaParticipaMinisterioPreescolar, básica y mediaEducación superiorNoticias Menú principalInicio Transparencia y Acceso a la Información Pública Atención y Servicios a la Ciudadanía Participa Ministerio Preescolar, básica y media Educación superiorNoticiasUsted está en:  InicioDocumentoUsted está en:  InicioDocumento Circular 24 de 2015 ME Ocultar anotaciones  Buscar  Índice  CIRCULAR 24 DE 2015 (29 mayo) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Para: Viceministros, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Gerentes de Proyectos, Interventores, Coordinadores y Servidores en GeneralDe: Secretaria GeneralRef: Política de Austeridad del Gasto Público Con el fin de continuar la aplicación y cumplimiento de los Decretos 1737, 1738 y 2209 de 1998 y Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único, Directiva Presidencial6 de diciembre 2 de 21014, este Despacho actualiza y modifica los criterios adoptados a través de la Circular No 39 de diciembre 3 de 2013 para la racionalización delgasto público, así:

1. TELEFONÍA MOVIL.

1.1 CELULARES.

De conformidad con el Decreto 1737 de 1998, modificado por el Decreto 1598 de 2011, en especial por lo dispuesto en el artículo 1o parágrafo 1o de este último, sepodrá asignar teléfono móvil, de uso oficial con cargo a los recursos del Tesoro Público exclusivamente a los siguientes servidores: Ministro, Viceministros, SecretarioGeneral y Directores Generales del Ministerio de Educación Nacional. Las sumas de los planes contratados para este servicio, son los siguientes, hasta las sumasseñaladas: SERVIDOR VR. PLAN DEVOZVr. PLAN DE DATOS CONSUMOS INCLUIDOS SEGÚN PLAN MINUTOS MSJ TextoMinistra ILIMITADO ILIMITADO ILIMITADO ILIMITADOVice Ministerios y Secretariageneral(4) $ 156.697 $ 46.696 2.800 a todo destino y minutos ilimitado entregrupo 200 Directores (6) $ 65.250 $ 57.811 860 minutos, distribuidos así: 430 a todo destino y430 a Movistar. Minutos ilimitados entre grupo.90

Pagos a cargo de los usuarios: - Mensajes adicionales de texto a los definidos en el plan. - Consumos adicionales de voz (valor por encima de los topes definidos) en pesos.

• Roaming de llamadas que realicen los Directores en comisiones al exterior. - Portafolio de Servicios adicionales, entre otros, los siguientes: a) Mensajes Premium (concursos, páginas o link no autorizados).c) Línea 113. d) LDI, larga distancia internacional. 1.1.1. El uso de este servicio es personal e intransferible y cualquier consumo adicional que se genere a las condiciones señaladas en el numeral 1.1, será deresponsabilidad del servidor que tenga asignada la línea de telefonía de celular. El valor del consumo adicional debe ser cancelado directamente al operador de telefoníacelular, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud escrita que haga la Subdirección Gestión Administrativa, mediante oficio relacionando los topes y elvalor adicional a cancelar; y enviar copia de la consignación realizada a esta dependencia. En caso de no reintegrarse el valor adicional en el término señalado, laSubdirección de Gestión Administrativa informará de ello a la Secretaría General. 1.1.2. Cuando el servidor público beneficiario de este servicio se retire definitivamente del Ministerio de Educación Nacional, deberá cancelar el valor causado hasta lafecha de su desvinculación para solicitar la paz y salvo ante la Subdirección de Gestión Administrativa, por concepto de reintegro por mayor consumo de celulares.Dicho pago deberá realizarse con el reporte remitido por el operador del servicio de telefonía celular, que contenga el costo del servicio a la fecha de retiro del servidor oa la fecha de entrega del teléfono celular a la Subdirección de Gestión Administrativa por parte del servidor retirado. La Subdirección Gestión Administrativa, será ladependencia responsable de controlar y velar por el estricto cumplimiento de lo establecido en la presente circular.

1.2 TELEFONÍA CELULAR FIJA.

El Ministerio de Educación Nacional dispone de ocho (8) plantas con 16.100 minutos mensuales para atender llamadas oficiales a celular con fecha de corte el día 5o decada mes, que de agotarse antes de esa fecha, se deberá esperar que sean nuevamente cargados para el siguiente período, las cuales funcionan a través de los teléfonosfijos ubicados en el despacho de la Ministra, Viceministros, Secretaría General, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina; Las Oficinas que requieran de este servicioprevia solicitud del Jefe de la Oficina al Subdirector(a) de Gestión Administrativa.

2. TELEFONÍA FIJA.

El servicio lo presta la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá - ETB a través de la planta telefónica y las 11 líneas directas para llamadas locales, nacionales, acelulares e internacionales autorizadas. Las llamadas nacionales e internacionales autorizadas deben efectuarse a través del 07 y 007 código de la ETB por cuanto es latarifa más económica. El control de Llamadas lo efectuará la Subdirección de Gestión Administrativa con la factura mensual del servicio, para lo cual oficiará a cada Jefe de Dependenciaadjuntando copia de la relación de llamadas para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, certifique que las llamadas que figuran en dicho reporte,corresponde a llamadas oficiales. Cuando la llamada registrada no sea oficial, su valor debe ser consignado a más tardar dentro del término en precedencia, en la cuentaNo 610-1152-4 DTN-REINTEGROS VIGENCIA ACTUAL GASTOS GENERALES del Banco de la República, portafolio número 227. En caso de no reintegrarse elvalor adicional en el término señalado, la Subdirección de Gestión Administrativa informará de ello a la Secretaría General para que dentro de su competencia adopte lasmedidas necesarias.

3. AVANTELES.

El Ministerio de Educación Nacional cuenta con el servicio de comunicación a través de AVANTEL para atender las necesidades específicas que requiere el esquema deseguridad de la señora Ministra, los conductores de los despachos de la Ministra y Viceministras, Brigada de Emergencias y los miembros Comité Operativo deEmergencias "COE", así: USUARIO NUMERO DEEQUIPOS SERVICIO CONTRATADO1. ESQUEMA SEGURIDAD MINISTRACoordinador de Seguridad 1 Uno (1) Plan ilimitado por $ 181.655Escoltas, motorizados yresidencia señora Ministra10 Nueve (9) Plan bolsa quinientos por $ 65.882, Uno (1) Plan Bolsa 350/350por $ 77.1802. CONDUCTORESVehículo señora Ministra, Viceministros, SecretariaGeneral y operativo. 6 Cuatro (4) Plan bolsa pásate 250 por $37.571, Dos (2) Plan bolsaquinientos por $ 65.882.3. BRIGADA DE EMERGENCIAS Y COEBrigadistas e integrantes COE6 Seis (6) Plan bolsa pásate 250 por $37.571.TOTAL 23

4. RESMAS DE PAPEL.

Se asigna cupo mensual de resmas de papel para.las dependencias y grupos del Ministerio de Educación Nacional, según consumo histórico y lineamientos establecidosen las Directivas Presidenciales Nos. 4 de 2012 y 6 de 2014, así:

CUPO MENSUAL AUTORIZADO DE RESMAS DE PAPEL POR DEPENDENCIANo AREAS Ene-NovDic1 DESPACHO MINISTRO 8 112 Oficina Asesora de Jurídica 29 633 Oficina Asesora de Comunicaciones 4 94 Oficina Asesora de Planeación y Finanzas 7 145 Oficina de Tecnología y Sistemas de Información 6 96 Oficina de Innovación Educativa con Uso de Nuevas Tecnologías 4 307 Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales 6 128 Oficina de Control Interno 1 09 DESPACHO DELVICEMINISTRO DE EDUCACIÓN PREESCOLAR BASICA Y MEDIA 8 2310 DIRECCIÓN DE CALIDAD PARA LA EDUCACIÓN PREESCOLAR BÁSICA Y MEDIA 5 011 Subdirección de Referentes y Evaluación de la Calidad Educativa 5 1312 Subdirección de Fomento de Competencias 13 3513 DIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO A LA GESTIÓN TERRITORIAL 4 514 Subdirección de Monitoreo y Control 4 515 Subdirección de Fortalecimiento Institucional 4 016 Subdirección de Recursos Humanos del Sector Educativo 7 1617 DIRECCIÓN DE COBERTURA Y EQUIDAD 6 2718 Subdirección de Acceso 619 Subdirección de Permanencia 8 2020 DIRECCION DE PRIMERA INFANCIA 6 021 Subdirección de Calidad de Primera Infancia 6 922 Subdirección de Cobertura de Primera Infancia 5 023 Grupo Decenal 2 024 Proyecto Transformación de la Calidad Educativa 4 025 DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR 6 426

DIRECCIÓN DECALIDAD PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR 7 2427 Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior 10 1028 Consejo Nacional de Acreditación - CNA 6 629 Comisión Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación SuperiorCONACES 8 830 Subdirección de Inspección y Vigilancia 12 1831 DIRECCIÓN DE FOMENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR 5 032 Subdirección de Apoyo a la Gestión de Instituciones de Educación Superior18 1333 Subdirección de Desarrollo Sectorial de la Educación Superior 6 1334 SECRETARÍA GENERAL 5 935 Unidad de Atención al Ciudadano 6 936 Subdirección de Gestión Financiera 13 2237 Subdirección de Contratación 12 2238 Subdirección de Gestión Administrativa 8 939 Subdirección de Talento Humano 19 1840 Subdirección de Desarrollo Organizacional 4 13TOTAL 303 499

4.1. Cuando por necesidades del servicio y previa justificación, se requiera excepcionalmente el aumento del cupo de resmas de papel para alguna dependencia, deberáser solicitado y justificado por el Jefe de la Dependencia y autorizado por el Subdirector(a) de Gestión Administrativa o Coordinador(a) del Grupo de ApoyoAdministrativo.

5. FOTOCOPIAS.

Se asigna cupo de fotocopias para las dependencias de la estructura del Ministerio de Educación Nacional, según consumo histórico, así:

No NOMBRE DE LA DEPENDENCIA CUPO AUTORIZADO1 DESPACHO DEL MINISTRO 1.8812 Oficina Asesora de Jurídica 10.3503 Oficina Asesora de Comunicaciones 5224 Oficina Asesora de Planeación y Finanzas 1.8005 Oficina de Tecnología y Sistemas de Información 5226 Oficina de Innovación Educativa con Uso de Nuevas Tecnologías 5857 Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales 4418 Oficina de Control Interno 2939 Proyecto Transformación de la Calidad Educativa 90010 DESPACHO DEL VICÉMINISTRO DE EDUCACIÓN PREESCOLAR BASICA Y MEDIA 36911 DIRECCIÓN DE CALIDAD PARA LA EDUCACIÓN PREESCOLAR BÁSICA Y MEDIA 87312 Subdirección de Referentes y Evaluación de la Calidad Educativa4.01913 Subdirección de Fomento de Competencias 5.40014 DIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO A LA GESTIÓN TERRITORIAL 1.81815 Subdirección de Monitoreo y Control 1.62016 Subdirección de Fortalecimiento Institucional 1.31417 Subdirección de Recursos Humanos del Sector Educativo 1.71018 DIRECCIÓN DE COBERTURA Y EQUIDAD 8.16319 Subdirección de Acceso 2.91620 Subdirección de Permanencia 1.45821 DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA 40522 Subdirección de Cobertura de Primera Infancia 3.24023 Subdirección de Calidad de Primera Infancia 40524 DESPACHO DEL VICEMINISTRODE EDUCACIÓN SUPERIOR Despacho delViceministro216Unidad de Formación para el Trabajo 24325 DIRECCIÓN

DE CALIDAD PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR 40526 Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación SuperiorCONACES 3.816C.N.A. 1.28727 Subdirección de Inspección y Vigilancia 2.51128 DIRECCIÓN DE FOMENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR 1.63829 Subdirección de Apoyo a la Gestión de Instituciones de Educación Superior2.55630 Subdirección de Desarrollo Sectorial de la Educación Superior87331 SECRETARÍA GENERAL Secretaría General1.089Unidad de Atención al Ciudadano 2916 2.91632 Subdirección de Gestión Financiera Subdirección 4.685Grupo Ley 21 1.43633 Subdirección de Contratación 4.50034 Subdirección de Gestión Administrativa 1.35035 Subdirección de Talento Humano 2.55636 Subdirección de Desarrollo Organizacional 441TOTAL CUPO MENSUAL AUTORIZADO 83.520

5.1. De conformidad con el artículo 16 de la Resolución 864 de 2001 del Ministerio de Educación Nacional, los documentos relacionados con el funcionamiento delMinisterio, las normas que le dan origen y definen sus funciones, los actos del Ministerio y documentos que reposen en el mismo, podrán ser consultados por usuariosexternos y de requerir fotocopias, deberán pagarlas previamente a su emisión, cuando el número de hojas que soliciten exceda de diez (10). 5.2. Cuando por necesidades del servicio y previa justificación, se requiera excepcionalmente el aumento del cupo de fotocopias para alguna dependencia con cargo alcontrato de fotocopiado, deberá ser solicitado y justificado por el Jefe de la Dependencia y autorizado por el Subdirector(a) de Gestión Administrativa o Coordinador (a)del Grupo de Apoyo Administrativo, sin que exceda el cupo total contratado. 5.3. De acuerdo con la Directiva Presidencial 04 de 2012 que trata sobre la eficiencia administrativa lineamientos de la política de cero (0) papel en la administraciónpública, se debe evitar al máximo las impresiones haciendo uso de los medios electrónicos para el manejo de la información al interior del Ministerio de EducaciónNacional, tales como USB, DVD, CD u otros medios de almacenamiento masivo de información. Cuando sea necesaria la impresión de documentos o comunicaciones,se debe utilizar la opción de "impresión a doble cara" y papel reciclado en lo posible.

6. VEHÍCULOS OFICIALES. 6.1. De conformidad con el artículo 8o del Decreto 2209 de 1998, se podrá asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del Tesoro Público exclusivamente alos siguientes servidores: Ministro, Viceministros, Secretario General y Directores del Ministerio. Los demás vehículos de la entidad prestarán servicios operativos paradiligencias única y exclusivamente de carácter oficial, que contribuirán al logro de las funciones de apoyo del Ministerio de Educación Nacional.

6.2. Los vehículos asignados a los Directores prestarán turnos de disponibilidad para atender los servicios operativos descritos en el párrafo anterior, distribuidos en 8horas de la siguiente manera: un día, 4 horas en la mañana y otro día, 4 horas en la tarde, de acuerdo con la programación realizada por la Subdirección de GestiónAdministrativa. 6.3. Los vehículos operativos y sus conductores estarán a cargo de la Subdirección de Gestión Administrativa y el servicio se prestará a través de la mesa de ayudaadministrativa, la cual debe ser solicitada con una antelación mínima de tres (3) horas. Este servicio se programará diariamente en estricto orden de llegada de surequerimiento, de acuerdo con la disponibilidad de vehículos. Los servicios podrán ser compartidos según la ruta o destino de acuerdo con la programación. 6.4. Cuando la Ministra, Viceministros, Secretario General y Directores que tienen asignado vehículo oficial se encuentren en situaciones administrativas comovacaciones, comisiones de servicio, incapacidad médica, licencia ordinaria y no se haya designado su reemplazo, los vehículos prestarán servicios operativos de acuerdocon la programación que haga la Subdirección de Gestión Administrativa. 6.5. Cuando un vehículo requiera de mantenimiento preventivo y/o correctivo, el conductor que lo tenga asignado, deberá estar pendiente en el taller contratado, de lasreparaciones a realizar para que el vehículo sea entregado en condiciones aceptables de funcionamiento en el menor tiempo que sea posible.

7. COMBUSTIBLE Y LAVADO PARA VEHICULOS OFICIALES.

Los topes máximos mensuales de combustible asignados para cada vehículo según el consumo histórico es el siguiente: VER IMAGEN 7.1. El Servidor Público asignado a funciones de conductor y el Directivo que tenga a su cargo el vehículo, velará porque el consumo de combustible esté dentro de loslímites definidos e informará sobre situaciones no ajustadas en los términos de esta Circular, de acuerdo con los deberes a cargo de todos los servidores públicosprevistos en la Ley 734 de 2002. 7.2. En el caso de vehículos operativos, la Subdirección de Gestión Administrativa, será la dependencia responsable de controlar y velar por el estricto cumplimiento delo establecido en la presente Circular para el parque automotor del Ministerio de Educación Nacional. 7.3. Si antes de finalizar el mes y por necesidades del servicio, se requiera excepcionalmente el aumento del tope de combustible para algún vehículo, deberá serpreviamente solicitado y justificado por el Directivo y autorizado por el Subdirector(a) de Gestión Administrativa o Coordinador(a) del Grupo de Apoyo Administrativo,previa evaluación del interventor de dicho contrato. 7.4. En caso que el Ministerio tenga a cargo vehículos en calidad de préstamo u otra situación jurídica similar, se le suministrará el combustible de acuerdo con el cupoautorizado a vehículos de iguales características, según lo dispuesto en la tabla citada en precedencia. 7.5. En caso que se adquieran vales para el suministro de combustible, la Subdirección de Gestión Administrativa elaborará planilla de control de utilización de losvales.

Como mínimo se llevara control de los siguientes datos: Fecha de entrega de los vales; placa del vehículo; valor de los vales entregados; kilometraje del vehículo almomento de la solicitud de vales y firma del conductor que recibe los vales. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la entrega de los vales, el conductor deberá legalizarlos mediante la entrega del tiquete emitido por la Estación de Servicioque efectuó el suministro de combustible, donde se indique: Fecha del suministro; número de galones de combustible suministrados; valor del suministro; placa delvehículo; kilometraje del vehículo al momento del suministro y firma del conductor. En ningún caso se hará entrega de nuevos vales para ser usados en un vehículo cuyo conductor no haya legalizado los vales entregados con anterioridad.

8. PARQUE AUTOMOTOR.

La utilización de los vehículos, deberá cumplir con los siguientes lineamientos: 8.1. Vehículos operativos: El control se llevara conforme a la información registrada en el sistema denominado MESA DE AYUDA ADMINISTRATIVA o el que seencuentre disponible para el efecto. 8.2. Todos los vehículos, con excepción de los asignados al Despacho del Ministro, deberán permanecer en el parqueadero del Ministerio el fin de semana, siempre ycuando no exista una necesidad del servicio previamente programada e informada al Subdirector(a) o al Coordinador(a) del Grupo de Apoyo Administrativo. Para tal finse diligenciará la planilla definida, la cual deberá ser firmada por el conductor y el vigilante de turno.

8.3. Por ningún motivo los vehículos podrán salir del perímetro urbano sin el trámite previo de la comisión de servicios para el conductor respectivo, como para losservidores que harán uso del transporte. 8.4. Es responsabilidad de los conductores el aseo, la seguridad, el uso adecuado y el inventario del vehículo. Así mismo, deberán poner en conocimiento del superior,los hechos que vayan en detrimento o puedan perjudicar el funcionamiento del parque automotor del Ministerio de Educación Nacional. ' 8.5. Horas Extras: Conforme a la Circular 21 del 23 de abril de 2015 proferida por la Secretaría General del Ministerio de Educación Nacional, a los conductores se lepodrá cancelar hasta 100 horas extras mensuales. Las horas extras se causarán desde la hora en que se recoja al Directivo en su residencia en la mañana y finalizarán una vez se deje en la noche al Directivo en sudomicilio, siempre y cuando dichas horas excedan de la jornada laboral establecida por el Ministerio de Educación Nacional.

9. CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA.

Con el fin de mejorar el desempeño ambiental del Ministerio, se propiciará la reducción de su consumo en armonía con las políticas del Sistema de Gestión Ambiental.Para tal fin, se detallan las siguientes acciones a tener en cuenta por todos los servidores del Ministerio de Educación Nacional: 9.1. La iluminación en las dependencias se deben apagar en la noche cuando en éstas no se encuentre personal laborando.

9.2. La Oficina de Tecnología y Sistemas de Información realizará la programación del apagado automático de las pantallas de los equipos de cómputo, cuando elservidor sin efectuar el apagado del mismo, deje de usarlo por un tiempo prolongado. 9.3. La Subdirección de Gestión Administrativa se apoyará con los guardias de seguridad de la empresa de vigilancia para efectuar rondas después de la finalización dela jornada laboral a efecto de apagar las luces de las áreas o dependencias que no se encuentren ocupadas. 9.4. Apagar la luz en las áreas comunes que no se ocupan de manera continua, tales como salas de reunión ubicadas en los pisos y auditorio. 9.5. Encender la iluminación preferiblemente cuando no haya luz natural suficiente. 9.6. La Subdirección de Gestión Administrativa implementará campañas de promoción de ahorro y uso eficiente del recurso energético de manera periódica encoordinación con la Subdirección de Desarrollo Organizacional y la Oficina de Comunicaciones.

10. CONSUMO DE AGUA.

Con el fin de mejorar el desempeño ambiental del Ministerio a través del usoeficiente de este recurso, se propiciará la reducción de su consumo en armonía con laspolíticas del Sistema de Gestión Ambiental. Para tal fin, se detallan las siguientes acciones a tener en cuenta por todos los servidores del Ministerio de EducaciónNacional: 10.1. Reportar de manera inmediata por medio de la mesa de ayuda administrativa (opción gestión ambiental) las fugas de agua que se identifiquen en los baños, en elparqueadero o en cualquier otro sitio al interior del Ministerio.

10.2. Se prohíbe el lavado de vehículos dentro de las instalaciones del Ministerio de Educación Nacional. 10.3. Asear las manos en seco mediante el uso de Gel antibacterial disponible en cada baño. Cuando sea necesario el lavado con agua, hacer uso racional del líquido. 10.4. La Subdirección de Gestión Administrativa implementará campañas de promoción de ahorro y uso eficiente del recurso hídrico de manera periódica encoordinación con la Subdirección de Desarrollo Organizacional y la Oficina de Comunicaciones.

11. LINEAMIENTOS A SEGUIR DIRECTIVA PRESIDENCIAL 06 DE 2014.

Con miras al cumplimiento de lo señalado en la Directiva Presidencial 6 de diciembre 2 de 2014, se debe considerar los siguientes aspectos: #Área de la Directiva PresidencialActividades Respónsable Actividad FechaInicioFecha FinIndicadorMetro 1 Gastos en publicacionesImplementación política interna parasustituir documentos impresospordocumentos electrónicos (guíasmetodológicas, lineamientos u otros)Secreria General Enero Diciembre% de reduccióngastodepublicacionessobreapropiación2015 40% Implementación de Políticainterna, en donde la Oficina decomunicadores definirá lascaracterísticas de impresión de losdocumentos (estrictamentenecesarios), uso de pendonesstands. Oficina de ComunicacionesEnero Diciembre A partir del Plan de Adquisiciones,agrupar las compras relacionadasSubdirección decontrataciónEnero Juniocon impresos y publicaciones, conel fin de reducir costos poreconomía de escala

2 Gastos de viaje y viáticosSuscripción de convenios conaerolíneas para otorgamiento dedescuentos en tiquetesSubdirección GestiónAdministrativaEnero Junio % de reduccióngasto de viaje yviáticossobreapropiación2015 15% Implementación de política internapara el edición de tiquetes con latan fa más económicaSubdirección GestiónAdministrativaEnero Diciembre Implementación de política internapara recepción de programación decomisiones los 3 primeros días decada mes y solicitud de la mismacon dos tiempos establecidos en elprocedimiento. Subdirección GestiónAdministrativaEnero Diciembre Implementación de política internapara el no pago de comisiones alugares cercanos del sitio habitualde trabajo (40 Km s desde la salidade la ciudad) Subdirección GestiónAdministrativa Enero Diciembre Incentivar la realización dereuniones virtuales con losdiferentes grupos de interés delMEN (Realización de conveniosinteradministrativos conentidadesque cuenten con salas virtuales yRelanzamiento de la Sala Virtualdel MEN) Secretaria General Enero Diciembre 3 Gastos de vehiculó los ycombustibles Ajuste de la circular de austeridad delgasto con una reducción en elconsumo mensual de 5 galones degasolina por vehículoSubdirección GestiónAdministrativaEneroDiciembre % de reduccióngasto devehículosy combustiblessobre apropiación2015 10% Realizar el mantenimientopreventivo periódico a todos losvehículos con el 1n de mantenerlosen óptimas condiciones(alineación, Calibración, cambiode filtros, cambio de aceite)

Subdirección GestiónAdministrativaEnero Diciembre Realización de campañas deconcientización con losconductores, sobre conducciónadecuada Subdirección GestiónAdministrativaEnero Diciembre 4 Gastos de papeleríaPredeterminar todas las impresorasdelMinisterio para impresión a doblecara,utilización de papelreciclaje,implementación de Políticapara impresión de todos losdocumentos a doble cara(resoluciones, contratos,certificadores, etc.) SubdirecciónDesarrolloOrganizacionalEneroDiciembre% de reduccióngasto depapeleríasobreapropiación2015 10% Incentivar las campañas parareducción de impresión y mayorutilización de documentosdigitales. SubdirecciónDesarrolloOrganizacionalEnero Diciembre Ajuste de circular para reduccióndecupo por dependencia parafotocopiado Subdirección GestiónAdministrativaEnero Diciembre Ajuste de la circular paraasignación de consumos de resmaspor dependencia de acuerdo aconsumos históricos.Subdirección GestiónAdministrativaEnero Diciembre Seguimiento y análisis trimestralde # impresiones Vs Consumo deresmas SubdirecciónDesarrolloOrganizacionalEnero Diciembre Puesta en funcionamiento nuevosistema de correspondencia (todala correspondencia interna serádigital) Unidad de atención aIciudadanoEnero Diciembre 5Gastos de telefoníaModificación de Planes de telefoníacelular para directivos y celufijos delMEN Subdirección GestiónAdministrativaEneroJunio % de reducción degasto de telefoníasobre 10% Mantener e incentivar el control dehamadas nacionales,internacionales y celulares, a travésde las claves de acceso que tienecada secretaria

Subdirección GestiónAdministrativa apropiación 2015 Enero Diciembre Realizar un análisis del consumode llamadas (nacionales,internacionales y celulares) por Subdirección GestiónAdministrativaEnero Diciembredependencia y socializadomensualmente 6Servicios públicosRealizar adecuación en baños delMinisterio (cambio de llaves Push)Subdirección GestiónAdministrativaEneroJunio % de reducción degastode serviciospúblicossobreapropiación 201510% Mantener e incentivar campañasambientales (uso adecuado yracional de agua y energía) SubdirecciónDesarrolloOrganizacional Enero Diciembre Cambio de griferías que presentanfugas de agua e instalación dedispositivos dispersores quereducen el volumen del aguaSubdirección GestiónAdministrativaEnero Marzo Implementación de política interna,endonde todas las tercerizacionesdeben realizar sus actividades porfuera de las instalaciones del MENSecretaria General Enero Febrero Culminar cambio de luces (luceshalógenas por LED)Subdirección GestiónAdministrativaEnero Marzo 7Eventos y capacitaciones Implementaran de políticas sobretopes máximo por evento teniendo encanta el número de. participantes ygastos conexos Secretaria General Enero Diciembre% de reducción degasto de eventosycapacitacionessobreapropiación2015 10% Revisión esquema de contrataciónoperadores logísticosSubdirección GestiónAdministrativaEnero Abril Implementación política internapara la No realización de eventosen temporadas altas de acuerdo a laciudad en que se programen.Subdirección GestiónAdministrativaEnero Diciembre

Programación de eventos deacuerdo a bs tiempos estableadosen losprocedimientosAdministrativaSubdirección Gestión AdministrativaEnero Diciembre Realización decoreanosinteradministrativos conentidades que puedan prestarsalones Secretada General Enero Junio 8Suscripciones a revistas yperiódicos Reducir las suscripciones físicas yreemplazadas por electrónicasOficina deComunicacionesEneroDiciembre%dereducciónde gasto de suscripción arevistas yperiódicos10% 9GASTOS DENÓMINAYREDUCCIÓN DECONTRATACIÓNPORSERVICIOSPERSONALES Realizar programación mensual dehoras extras SubdirecciónAdministrativa ydeTalento Humano EneroDiciembre % de reducción degastosde confina ydecontratación porserviciospersonalessobreapropiación2015 18% Presentar a cada directivo quelecompeta, un análisis mensualsobre el comportamiento de lashoras extras de su personal a cargoque le aplique la medida(conductores y secretarias) Subdirección deTalento HumanoEnero Diciembre Registro diario en planilla porvehículo de las horas extras.Subdirección GestiónAdministrativaEnero Diciembre Mantener e incentivar la aplicaciónde la actividad respecto a lainterrupción de vacaciones ydisfrute en la misma vigencia.Subdirección deTalento HumanoEnero Diciembre Cordialmente, WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE Secretario General Ir al inicio

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