MINEDUCACION - Circular 24 de 2020

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 24 de 2020 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 0024 DE 2020 (mayo 7) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL DE: SECRETARIA GENERAL PARA: VICEMINISTROS DE DESPACHO, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA,SUBDIRECTORES DE ÁREA, SUPERVISORES DE CONTRATOS ASUNTO: Lineamientos nuevas funcionalidades en la plataforma SECOP II En atención a las nuevas funcionalidades de la plataforma SECOP II comunicadas por Colombia Compra Eficiente y disponibles desde el 25 de abril, se requiere el ajuste de protocolos internos en el proceso contractual, por lo tanto se imparten orientaciones con el fin de garantizar una implementación coordinada en pro de la mejora en la gestión de contratación del Ministerio de Educación Nacional:Dado que la mayoría de las nuevas funcionalidades se refieren al control de la información registrada en la

creación de los procesos y contratos, labor que se realiza por los abogados de la Subdirección de Contratación, esta dependencia ajustará los procedimientos y formatos del Sistema Integrado de Gestión que se requieran, para la puesta en marcha de las nuevas funcionalidades de la plataforma. A partir de la fecha, se habilitó la funcionalidad “Iniciar ejecución”, la cual permitirá contar con un control sobre la fecha exacta en que inicia la ejecución de los contratos en la plataforma, que será ejecutada por el supervisor. Una vez que se de paso a este botón, el contrato quedará habilitado para su ejecución y podrán realizarse las publicaciones, modificaciones y demás trámites que surjan. No obstante, para habilitar esta funcionalidad, es necesario que se haya cumplido con los requisitos de ejecución, esto es i) registro presupuestal; ii) aprobación de garantías; y iii) afiliación a la ARL, cuando apliquen dependiendo de la tipología contractual y lo establecido en los estudios previos y el contrato. Para adelantar este paso se deben tener en cuenta, las siguientes actividades y roles:

1. Una vez se apruebe el contrato por parte del contratista y ordenador del gasto, el abogado a cargo del trámite en la Subdirección de Contratación, remitirá correo electrónico al supervisor designado, informando la novedad y la necesidad de adelantar los trámites necesarios para su ejecución.

En tal virtud, se debe tener en cuenta, por ejemplo, la expedición de registro presupuestal y aprobación de garantías cuando apliquen. Asimismo, en el caso de los contratos de

prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la afiliación a la ARL cuya cobertura inicia un día después de la afiliación. En el caso de los contratos y convenios interadministrativos, de cooperación internacional, del Decreto 092 de 2017, por regla general no requieren diligenciar el acta de inicio en el formato establecido en el SIG, dado que el inicio se dará con el botón correspondiente en la plataforma, una vez se cumplan con los requisitos antes mencionados cuando apliquen. En caso de contratos en los que se haya establecido la necesidad de suscribir el acta de inicio por cuanto se requiere la verificación de requisitos adicionales propios de la tipología contractual, se deberán cumplir además de los anteriores, el diligenciamiento y firma del formato acta de inicio cargado en el SIG.

2. La Subdirección de Contratación a través del Sistema de Gestión Documental y correo electrónico, remitirá a la Subdirección Financiera - grupo de presupuesto, la solicitud de registro presupuestal, cuando se trate de contratos y/o convenios que tengan recursos a afectar por el Ministerio.

La Subdirección Financiera procederá a expedir el registro presupuestal en un término de 1 a 3 días hábiles, contados a partir de la fecha de Radicación en el SGD, de la última aclaratoria o corrección solicitada, si es del caso, y a reportar en el módulo 6 de “información presupuestal” de la plataforma el número de certificado validado en el SIIF NACIÓN2.

3. El supervisor designado deberá hacer seguimiento tanto a la expedición del registro presupuestal como al

cargue por parte del contratista de las pólizas o garantías establecidas en el convenio o contrato cuando apliquen, con el fin de que se adelante el trámite de aprobación por parte de la Subdirección de Contratación en la plataforma.

4. Una vez se encuentren cumplidos los requisitos para la ejecución mencionados anteriormente, el supervisor del contrato, relacionará la fecha de inicio en el campo habilitado para tal fin en la sección número 1 “información general” del contrato electrónico, la cual debe ser posterior a la fecha de aprobación de pólizas, expedición del registro presupuestal y del cumplimiento de los demás requisitos de ejecución, cuando aplique.

Cumplidos estos pasos se pulsará click al botón de “Iniciar Ejecución”, en ese ese momento el contrato cambiará de estado “firmado” a “En ejecución”, con lo cual se habilitarán las secciones 7, 8 y 9 del contrato electrónico y podrán cargarse documentos de la ejecución contractual.Adicionalmente, la Subdirección Financiera cargará en el módulo 7 “ejecución contractual” el archivo digital del certificado de registro presupuestal referenciado en el módulo 6. El certificado de afiliación de la ARL cuando se trate de contratistas de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, deberá publicarse en el módulo 7, así como el acta de inicio, en los contratos que aplique, sin perjuicio de que dichos documentos corresponden a los requisitos que deben verificarse por el supervisor antes de dar el paso de “Iniciar ejecución”.

5. El abogado de La Subdirección de Contratación a cargo del trámite contractual deberá realizar seguimiento

permanente a los anteriores pasos, y alertará al supervisor y al ordenador del gasto cuando corresponda, de las demoras o inconsistencias que puedan presentarse, para garantizar que la información reportada en el sistema sea correcta y el inicio de la ejecución se realice oportunamente.

6. La Subdirección de Contratación emitirá el instructivo y brindará las capacitaciones que sean necesarias para orientar a los supervisores sobre la operatividad de la funcionalidad de “inicio de ejecución” indicada en la presente circular.

En atención a lo anterior, se solicita a todos los directivos, la difusión de las presentes medidas a los supervisores así como el cumplimiento de las actividades, tiempos y roles indicados. Atentamente, KAREN EZPELETA MERCHÁN Secretaria General Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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