MINEDUCACION - Circular 29 de 2014

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 29 de 2014 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 29 DE 2014 (Agosto 08) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

PARA: GOBERNADORES, ALCALDES, SECRETARIOS DE EDUCACIÓN DE DEPARTAMENTOS,

DISTRITOS Y MUNICIPIOS CERTIFICADOS, RECTORES Y DIRECTORES RURALES DE: MINISTRA DE EDUCACIÓN NACIONAL ASUNTO: Procedimiento para realizar el derecho a réplica sobre la completitud de documentos necesarios para soportar los resultados de las auditorías que realiza el Ministerio de Educación Nacional a las Entidades Territoriales Certificadas sobre los sistemas de información oficiales. Como quiera que este Ministerio viene fortaleciendo el proceso de auditoría a la información que reportan las entidades territoriales certificadas en los sistemas nacionales dispuestos para tal fin, la presente circular precisalos tiempos y el procedimiento para realizar la completitud de documentos necesarios para soportar los

resultados que se encuentren durante el referido proceso de auditoría. Tales precisiones se realizan teniendo en cuenta que el levantamiento, verificación y análisis de la información a auditar, y su contraste con la información reportada, debe realizarse en: (i) las secretarías de educación para la verificación de lo concerniente a la contratación de la prestación del servicio educativo, (ii) los establecimientos educativos oficiales, incluyendo sus sedes, y aquellos privados que atiendan matrícula oficial a través de la contratación del servicio educativo, con el fin de verificar la presencia de los estudiantes en el aula y la correspondiente documentación que evidencie el registro de su matrícula y (iii) los Fondos de Servicios Educativos - FSE para verificar el manejo de los recursos que administran. Ahora bien, si durante el desarrollo de las auditorías, las secretarías de educación o los establecimientos educativos no aportan la totalidad de la documentación requerida por el equipo auditor, éstos tendrán la posibilidad de ejercer su derecho a réplica con el fin de completar dicha información, de acuerdo con las siguientes directrices:

1. La solicitud del derecho a réplica debe ser presentada por escrito y dirigida al equipo auditor que practicó la visita a la secretaría de educación o a los establecimientos educativos.

2. La solicitud del derecho a réplica únicamente puede versar sobre los asuntos que hayan sido objeto de la respectiva auditoría. En consecuencia, ni las secretarías, ni los establecimientos educativos, podrán presentar con ocasión a este trámite, documentación que no haya sido objeto de requerimiento por parte del equipo auditor.

En ese orden de ideas, las secretarias de educación únicamente podrán presentar documentación relacionada con la contratación del servicio educativo, mientras que los establecimientos educativos solamente podrán allegar las evidencias relacionadas con la presencia y matrícula de sus estudiantes, y aquellas que versen sobre la administración de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos.

3. La oportunidad para ejercer el derecho a réplica por parte de las secretarías de educación y los establecimientos educativos será de dos (2) días, contados a partir del cierre del proceso de auditoría.

4. Respecto de las evidencias documentales de los estudiantes que hacen parte integral del proceso de auditoría y que son recolectadas en medios digitales, es importante aclarar:

a. Se establece como evidencia principal para determinar la identidad de los estudiantes matriculados: el Registro Civil de Nacimiento, la Tarjeta de Identidad, la Cédula de Ciudadanía, la Cédula de Extranjería o el documento emitido por la secretaría de educación para los casos especiales. b. En caso de no contar con el documento de identidad válido del estudiante se deben presentar al equipo auditor (para la correspondiente recopilación) al menos dos (2) de los siguientes documentos: folio de matrícula, observador del alumno o del estudiante, planilla de asistencia, notas del estudiante y/o carné estudiantil. En cualquier caso, dichos documentos deberán evidenciar, como mínimo, los siguientes datos de la persona: nombre, apellidos, fecha de nacimiento e identificación del documento de identidad válido. c. Para los estudiantes en condición de discapacidad se debe presentar el certificado médico que acredite dicha

condición.

5. El derecho a réplica no será procedente respecto de aquellos documentos que estén relacionados con estudiantes que fueron identificados como inexistentes al momento del cierre de la visita de auditoría.

MARIA FERNANDA CAMPO SAAVEDRA Ministra de Educación Nacional Ir al inicioNormograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

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