MINEDUCACION - Circular 29 de 2020

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 29 de 2020 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 29 DE 2020 (julio 17) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: VICEMINISTROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, GERENTESDE PROYECTOS, COORDINADORES DE CRÉDITO Y COORDINADORES DEGESTIÓN FINANCIERA SSPSERVIDORESY SUPERVISORES MINISTERIO DEEDUCACIÓN NACIONAL. DE: SECRETARÍA GENERAL ASUNTO: ACCIONES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE AUSTERIDAD DELGASTO PÚBLICO Y LA POLÍTICA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL PAPEL Con el propósito de dar cumplimiento a la directrices del Gobierno Nacional emitidas en materia de austeridad del gasto público en lo correspondiente al uso de los recursos públicos con eficiencia y efectividad, el Ministeriode Educación Nacional de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1009 del 14 de Julio de 2020,y en el mismo

sentido continua fortaleciendo la política del Sistema Integrado de Gestión de la entidad frente al sistema de Gestión Ambiental a fin de seguir aplicando las normas existentes para el cuidado del medio ambiente, bajo este contexto a continuación se enuncian las siguientes lineamientos a tener en cuenta.

1. GASTOS DE PERSONAL 1.1. PLANTAS DE PERSONAL La planta de personal y la estructura administrativa del Ministerio de Educación Nacional solamente se podrá modificar cuando dicha reforma sea a costo cero o genere ahorros en los gastos de la entidad.

De forma excepcional se podrán realizar reformas a la planta de personal y a la estructura administrativa que generen gasto cuando sean consideradas como prioritarias por el Gobierno Nacional, para lo cual las entidades deberán obtener concepto favorable del Departamento Administrativo de la Función Pública, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y, finalmente, del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

1.2. HORAS EXTRAS Y VACACIONES.

El Ministerio de Educación Nacional debe adelantar de manera continua acciones que permitan racionalizar el reconocimiento y pago de horas extras, ajustándolas a las estrictamente necesarias. Por regla general, las vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas y solo por necesidades del servicio o retiro podrán ser compensadas en dinero.

1.3. DELEGACIONES OFICIALES.

En el caso de delegaciones oficiales solo se deberán otorgar comisión de servicios a los servidores públicos del Ministerio de Educación en los casos en que su participación sea estrictamente necesaria por la relación de las funciones del empleo que desempeñan con el objeto de la comisión, para lo cual deberán efectuarse las

justificaciones respectivas conforme a lo dispuesto en el Decreto Nacional 1009 de 2020. 1.4. CONTRATACIÓN DE PERSONAL PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOSPROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN Las áreas ejecutoras del presupuesto asignado al Ministerio de Educación Nacional deben realizar una revisión previa y rigurosa de las razones que justifiquen la contratación de personal para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. De conformidad con lo previsto en el Estatuto contractual y la normatividad sobre austeridad en el gasto, solo se celebrarán los contratos que sean estrictamente necesarios para coadyuvar al cumplimiento de las funciones y fines de cada entidad, previa certificación de la Subdirección de Talento Humano haciendo constar que dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o que requieran conocimientos especializados con los que no cuenta la entidad.

2. GASTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS 2.1. MANTENIMIENTO DE BIENES INMUEBLES, CAMBIO DE SEDE Y ADQUISICIÓN DE BIENES

MUEBLES.

Los mantenimientos de bienes inmuebles, adquisición de sedes y adquisición de bienes inmuebles quedan sujetos a los siguientes parámetros: - El mantenimiento de bienes inmuebles de propiedad de las Entidades solo procederá cuando de no hacerse se ponga en riesgo la seguridad y/o se afecten las condiciones de salud ocupacional de las personas previa justificación respectiva. Cualquier adecuación para fines de acabados estéticos queda prohibida.- No se realizará cambios de sede, salvo en los siguientes eventos: i) no genere impacto presupuestal; ii) la

necesidad haga inaplazable la construcción de la sede; o iii) en el evento que la edificación ocupada ponga en riesgo la seguridad del personal o no brinde las condiciones laborales adecuadas de conformidad con las normas establecidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST. - La compra de bienes muebles tales como neveras, televisores, equipos audiovisuales, video beam, computadores portátiles, tableros interactivos, calentadores, hornos, solo se podrán adquirir de forma excepcional, salvo que estos sean necesarias para el normal funcionamiento de la entidad, sus dependencias o la adecuada prestación del servicio, lo cual deberá contar con su respectiva justificación previa.

2.2. SUMINISTRO DE TIQUETES.

Todos los viajes aéreos nacionales e internacionales de los directivos y funcionarios del Ministerio de Educación Nacional, serán en clase económica, a excepción de los debidamente justificados ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, siempre y cuando el viaje tenga una duración de más de ocho (8) horas Los gastos de viaje se autorizarán únicamente si no están cubiertos por la entidad o por las entidades que organizan los eventos, previa certificación por parte del área donde se origina la necesidad.

2.3. RECONOCIMENTO DE VIÁTICOS.

Los gastos que generen las comisiones al interior o al exterior del país por concepto de viáticos, tendrán en cuenta los montos máximos fijados anualmente para cada rango salarial en el decreto de viáticos.

Así mismo se deben tener en cuenta los siguientes parámetros: - No se reconocerán de los gastos para manutención y alojamiento que genere la comisión de servicios en caso de que los mismos sean asumidos por otro organismo o entidad. - Sí los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, se reconocerá la diferencia en forma proporcional. - El Ministerio de Educación en el otorgamiento de comisiones de servicio obrará con austeridad en el otorgamiento de los viáticos, en tal virtud, cuando la comisión de servicios no requiera que el servidor público pernocte en el lugar de la comisión, de manera que el límite que fija el decreto anual de viáticos de un cincuenta por ciento (50%) del valor de estos no sea la regla general aplicable, convirtiéndose siempre en una excepción debidamente justificada. - Las comisiones de estudio al interior o exterior del país deben ser reducidas en por lo menos, el 10% respecto del año anterior a la expedición del Decreto 1009 del 14 de Julio de 2020.

2.4. AUTORIZACIÓN PREVIA AL TRÁMITE DE COMISIONES AL EXTERIOR.

Toda comisión de servicios y de estudios al exterior deberá contar con la autorización previa del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, así mismo debe comunicarse previamente al Ministerio de Relaciones Exteriores para lo de su competencia. 2.5. EVENTOS-CAPACITACIONES La organización de eventos y capacitaciones es responsabilidad de cada dependencia y en su organización deben tenerse en cuenta las siguientes medidas de austeridad: - Realizar únicamente los eventos que sean estrictamente necesarios para la entidad y privilegiar, en su

organización y desarrollo, el uso de auditorios o espacios institucionales. - En virtud de los principios de eficiencia, eficacia y economía los eventos deberán, en la medida de lo posible, coordinarse con otras entidades del Estado que tengan necesidades de capacitación análogas o similares.- Limitar y racionalizar los costos de alimentación a los estrictamente necesarios. - Limitar y racionalizar la papelería y demás elementos de apoyo de las capacitaciones, privilegiando el uso de las tecnologías de información y las comunicaciones. 2.6. PUBLICIDAD ESTATAL No se permite la celebración de contratos de publicidad y/o propaganda personalizada o que promocione la gestión del Gobierno Nacional. Todo gasto de publicidad de las dependencias del Ministerio de Educación Nacional que sea permitido por la ley, incluidos los gastos de publicidad contratados en desarrollo de contratos de operación logística deberán ser informados al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y contar con su visto bueno antes de iniciar los procesos de contratación. 2.7. VEHICULOS OFICIALES Solo se encuentra permitida la adquisición de vehículos automotores en aquellos casos en que el parque automotor del organismo presente una obsolescencia mayor a seis (6) años, contados a partir de la matrícula del vehículo y su necesidad esté debidamente justificada y sustentada en estudios que demuestren la conveniencia y el ahorro para la entidad. Los vehículos deben ser utilizados de lunes a viernes, y su uso en fines de semana y festivos deberá ser justificado en necesidades del servicio o en razones de seguridad.

2.8. PAPELERIA Y TELEFONIA

Con el propósito de racionalizar y garantizar el uso adecuado de papelería y telefonía de la entidad, se fijan los siguientes parámetros: - Preferir utilizar medios digitales y evitar impresiones. en caso de requerir impresiones, racionalizar el uso de papel y de tinta. - Están prohibidas las publicaciones impresas y, en especial, las de costos elevados correspondientes a impresiones a color o en papeles especiales. Las publicaciones de toda entidad deberán hacerse en su espacio web. - Reducir el consumo de papel reutilizar y reciclar implementos de oficina. - Racionalizar llamadas telefónicas internacionales, nacionales y a celulares y privilegiar sistemas de comunicación soportados en protocolo de internet. - Los planes corporativos de telefonía móvil o conmutada deben permitir lograr ahorros del 10%, respecto del consumo del año anterior. - No se pueden adquirir nuevos equipos de telefonía celular, salvo que las reposiciones de los equipos no representen costos adicionales. 2.9. SUSCRIPCIÓN A PERIÓDICOS Y REVISTAS, PUBLICACIONES Y BASES DE DATOS. Las suscripciones a bases de datos electrónicas especializadas se realizarán únicamente cuando sea necesario. Las licencias se adquirirán en las cantidades suficientes para cubrir las necesidades del servicio. 2.10. AUSTERIDAD EN EVENTOS Y REGALOS CORPORATIVOS, SOUVENIR O RECUERDOS.Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones y condecoraciones con cargo a los recursos del Presupuesto asignado al Ministerio de Educación Nacional.

3. SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL

En materia ambiental se debe continuar implementando las siguientes medidas: - Continuar con los sistemas de reciclaje de aguas e instalación de ahorradores. - Continuar fomentando una cultura de ahorro de agua y energía en cada entidad, a través del establecimiento de programas pedagógicos. - Instalar, en cuanto sea posible, sistemas de ahorro de energía, temporizadores y demás tecnologías que ayuden al ahorro de recursos. - continuar fortaleciendo políticas de reciclaje de elementos de oficina, maximización de vida útil de herramientas de trabajo y reciclaje de tecnología. - Continuar con el fomento e incentivos hacia el uso de vehículos y medios de transporte ambientalmente sostenibles como bicicletas, transporte público, entre otros. - Debe lograrse un ahorro en el consumo de energía del 10%, respecto del consumo del año anterior Finalmente es pertinente mencionar que, en cumplimiento de sus funciones, la Oficina de Control Interno verificará el cumplimiento de las normas sobre austeridad en el gasto, debiendo presentar un informe trimestral al Representante Legal de la entidad, de conformidad con el artículo 1 del Decreto 984 de 2012. Cordialmente

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

Secretaria General Ministerio de Educación Nacional Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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