MINEDUCACION - Circular 30 de 2019

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 Buscar  Índice  CIRCULAR 30 DE 2019 (junio 28) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL DE: SECRETARIA GENERAL PARA: CONDUCTORES Y TITULARES DE DESPACHO AL QUE SE LE ASIGNE VEHÍCULOPARA TRANSPORTE OFICIAL - MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE, TENENCIAY CUIDADO DE VEHÍCULOS. La presente circular tiene como fin informar las normas que existen a nivel nacional junto con los lineamientos de control interno establecidos en la GUÍA PARA EL USO, CONTROL Y MANEJO ADMINISTRATIVO DEL PARQUE AUTOMOTORAD-GU-04 del Sistema Integrado de Gestión - SIG. tales como; asignación de vehículos para uso oficial de servidores públicos, prestación del servicio de transporte, medidas preventivas ycorrectivas en caso de accidente o incidente, y en general, las necesarias para el control y protección de los

conductores y del parque automotor De conformidad a los lineamientos establecidos por el sector Hacienda y Crédito Público mediante el Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. especialmente lo contenido en la Parte 8 de Régimen Presupuestal, Título 4 - Medidas de Austeridad del Gasto Público. Capítulo 6 - Servicios Administrativos, se han establecido claramente aspectos regulatorios frente a la prestación del servicio de transporte oficial. En consecuencia el Ministerio de Educación Nacional para sus necesidades operativas de movilización, dispone de un parque automotor asignado de conformidad a lo dispuesto al artículo 2.8.4.6.6 del mencionado Decreto, así las cosas, los ministros del despacho, viceministros, secretarios generales y directores de ministerios, cuentan con asignación de vehículo oficial Por otra parte, el artículo 2.8.4.6.7 establece la posibilidad de la prestación del servicio de vehículos operativos, los cuales serán administrados directamente por la Subdirección de Gestión Administrativa en atención a la necesidad de cubrir los requerimientos ocasionales e indispensables propias de las funciones de la entidad. De igual modo se establece claramente que será responsabilidad de cada conductor de vehículo, de acuerdo con las obligaciones de todo servidor público, poner en conocimiento de aquél (para Mineducación. la Subdirección de Gestión Administrativa) la utilización de vehículos operativos no ajustada a estos parámetros En este sentido, se recuerdan los siguientes lineamientos para los conductores en el desarrollo de la prestación del servicio de transporte para la Entidad

DE LOS CONDUCTORES

COMPROMISOS GENERALES

1. Mantener su licencia de conducción vigente

2. Conducir el vehículo que le sea asignado siguiendo las normas de tránsito, los parámetros establecidos por el Ministerio de Educación Nacional en la Guía para el uso, control y manejo administrativo del parque automotor y lo establecido en el Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV

3. Mantener en buen estado el vehículo, las herramientas y accesorios que le sean asignados, es decir velar por condiciones óptimas de tipo mecánico y físico tanto internas como externas junto al estado de aseo general o especifico tales como, enjuagues, lavado tapicera, lavado general y motor según se requiera

4. Cuando se registre novedades como ingreso de un nuevo conductor, vacaciones, licencias, incapacidades o reasignación de vehículo que impliquen cambio de responsable del automotor, deberá solicitar al equipo de recursos físicos realizar el inventario del vehículo a través del registro en el formato denominado, levantamiento de toma física de inventario (AD-FT-18), en atención a la asignación del conductor.

5. Comunicarse con la compañía de seguros ante cualquier accidente o situación de emergencia de manera inmediata, para solicitar el apoyo necesario.

6. Informar a la Subdirección de Gestión Administrativa cualquier accidente o situación de emergencia y entregar dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles los documentos para tramitar el siniestro ante el corredor de seguros.

7. Reportar con la debida antelación (al menos dos (2) meses antes) a la Subdirección de Gestión Administrativa, sobre el vencimiento y renovación de pólizas de seguro SOAT y todo riesgo y de los documentos que son

exigidos por las autoridades de tránsito para la movilización del vehículo

8. Responder con su propio pecunio por las multas impuestas con ocasión a la transgresión a las normas de circulación y tránsito en que incurraEN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE:

1. Utilizar los vehículos de propiedad del Ministerio de Educación Nacional únicamente para transportar personal, información y/o materiales, en desarrollo de actividades de carácter oficial.

2. El conductor asignado a cada despacho de directores de área, cumplirán con las labores de recoger en la mañana al servidor(a) en su vivienda y al finalizar la jornada, llevarlo de regreso a la misma Durante el transcurso del día. hará parte de la operatividad prestando servicios de apoyo a los diferentes requerimientos de carácter oficial que surjan por necesidades del servicio

3. Realizar las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar de manera fundada, comedida y respetuosa sobre la prestación del servicio de transporte en su integralidad, utilizando el conducto regular a través de la

Subdirección de Gestión Administrativa

4. Reportar con la suficiente antelación (salvo los casos de fuerza mayor que serán comunicados en el momento del suceso) los permisos, licencias y/o días compensatorios que tramiten para ausentarse del trabajo ante la Subdirección de Talento Humano, con la finalidad de que la Subdirección de Gestión Administrativa reprograme de manera oportuna y no se interrumpa en lo posible la prestación del servicio

5. Prestar el servicio de transporte dentro del ámbito de la cortesía y la amabilidad, evitando las discusiones y

altercados con los usuarios del servicio En caso de presentarse cualquier inconveniente, deberán reportarlo directamente a la Subdirección de Gestión Administrativa, para iniciar las acciones respectivas

6. Evaluar las condiciones de riesgo por clima y estado de la vía para ajustar su velocidad por debajo de los límites máximos permitidos en las normas de tránsito.

7. Mantener bajo absoluta reserva rutas, conversaciones y demás información a la que tenga acceso, relacionada con el personal que moviliza

8. Estacionar y disponer el parque automotor de propiedad o al servicio de la entidad, única y exclusivamente en el espacio señalado y designado al interior del parqueaderos ubicado en las instalaciones del Ministerio, en la zona de vehículos oficiales.

9. Tener presente que los vehículos oficiales solo podrán salir del perímetro urbano con el trámite previo de la comisión de servicios, tanto para el conductor, como para los servidores que harán uso del transporte

10. Excepcionalmente cuando exista la necesidad del servicio de transporte en fin de semana, siempre deberá programarse de manera previa, a través de la mesa de ayuda y proceder con el reporte respectivo a la

Subdirección de Gestión Administrativa.

SOBRE EL CUIDADO DEL VEHÍCULO:

1. Mantener el vehículo en óptimas condiciones mecánicas y de aseo interior y exterior, para lo cual debe solicitar de manera oportuna los mantenimientos preventivos y correctivos necesarios a través de la mesa de ayuda al identificar las fallas o necesidades de intervención.

2. Realizar la inspección preoperacional diaria al vehículo asignado con el fin de verificar las condiciones técnicas, mecánicas y eléctricas del vehículo, antes de la primera movilización del día y consignar la información

en el formato establecido. La inspección diaria y el registro de información son de carácter obligatorio

3. Realizar el seguimiento que se requiere para otorgar cumplimiento al programa de mantenimiento preventivo, consolidando los registros sobre los ajustes e intervenciones realizadas al vehículo ante el taller.

4. Verificar la correcta y oportuna ejecución de las órdenes de trabajo relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo del vehículo asignado. En caso de evidenciar inconvenientes en la prestación del servicio por parte del taller, tales como; trabajos incompletos, suministro de repuestos sin el cumplimiento de lascaracterísticas solicitadas, requerimiento por garantía o las demás que considere necesarias es deber del conductor informar las novedades de manera oportuna al supervisor del contrato de mantenimiento

5. Responder por los daños causados al vehículo o a terceros cuando estos sean imputables a impericia, negligencia o descuido en el desempeño de su labor, dicha evaluación será efectuada por parte de las autoridades de tránsito y la oficina de control interno disciplinario.

6. Recibir y entregar el vehículo bajo inventario en las siguientes situaciones - Entrega por primera vez - Reasignación de vehículo - Entrega temporal por licencia, compensatorios o vacaciones - Entrega y devolución de vehículo operativo Para este proceso se debe diligenciar en conjunto con el servidor encargado del servicio de transporte (o quien haga sus veces) la lista de chequeo, en ella se detallarán los accesorios del vehículo, la relación de herramientas y demás observaciones que se consideren pertinentes En consecuencia deberá responder por todos los elementos y bienes que de manera integral le sean asignados,

recordando que deberá efectuar el retorno de estos a la entidad, en iguales condiciones salvo las que por deterioro natural de uso se presenten

7. Reponer con cargo a su pecunio, los elementos del vehículo que sean extraviados y que registran a su cargo.

8. El pernoctaje de los vehículos de domingo a viernes podrá realizarse en el parqueadero del Ministerio o en su defecto en el sitio de vivienda del conductor o parqueadero seleccionado por este (una vez verificadas las condiciones de seguridad del lugar de parqueo y sea expedida la correspondiente autorización).

9. Todos los vehículos, con excepción de los asignados al Despacho del Ministro, deberán permanecer en el parqueadero del Ministerio el fin de semana, para ello deberán diligenciar la planilla de control que debe ser firmada por el conductor y el vigilante de turno El vehículo debe ingresar al parqueadero el día viernes en la tarde o a más tardar el día sábado a las 10:00 A.M. y podrá recogerse el domingo o festivo a partir de las 5:00 P M, o lunes según la necesidad (cercanía de la vivienda al ministerio de la persona que transporta o evaluación de la hora de inicio).

10. Cuando la Ministra. Viceministros, Secretario General y directores que tienen asignado vehículo oficial se encuentren en situaciones administrativas tales como, vacaciones, comisiones de servicio, incapacidad médica, licencia ordinaria y no se haya designado su reemplazo, los vehículos deben permanecer en el parqueadero del

MINISTERIO

PROHIBICIONES

1. Permitir a otras personas o servidores del Ministerio de Educación Nacional el manejo del vehículo asignado

2. Transportar en los vehículos del Ministerio personal no autorizado en el cumplimiento del servicio.

3. Transportar personas heridas o enfermas.

4. Transportar en el vehículo un número de personas superior al indicado en la licencia de tránsito.

5. Transportar elementos cuyo volumen impida la visibilidad del conductor o afecten el normal desplazamiento del vehículo6. Suministrar combustible a vehículos particulares sustrayendo el chip ubicado en los tanques de los vehículos de propiedad o al servicio del Ministerio de Educación Nacional

7. Realizar salidas del área de influencia del Ministerio de Educación Nacional sin mesa de ayuda que avale la prestación de un servicio, o el respectivo permiso otorgado por la Subdirección de Gestión Administrativa

8. Salir del perímetro urbano sin la existencia de la comisión de servicios tanto para el conductor, como para los servidores que harán uso del transporte

9. Utilizar equipos móviles de comunicación bidireccional mientras conduce.

10. Consumir alimentos o fumar en el interior del vehículo

11. Conducir el vehículo bajo la influencia de bebidas embriagantes, sustancias alucinógenas y/o toxicas De igual manera deberá solicitar a su médico tratante información sobre los medicamentos que le sean formulados y que puedan alterar sus sentidos afectando la labor de conducción En caso positivo, no podrá conducir hasta tanto culmine su tratamiento o finalicen los efectos del medicamento

12. Usar los vehículos para fines personales, proselitistas. políticos o religiosos

13. Utilizar el vehículo fuera del horario de trabajo, sin tener autorización para ello

14. Utilizar el vehículo para enseñar a conducir

15. Emplear el vehículo para cualquier actividad ilícita

16. Dejar abandonado el vehículo detenerse o estacionarse en lugares prohibidos.

17. Guardar el vehículo en parqueaderos no autorizados.

HORAS EXTRAS Y DIAS COMPENSATORIOS

1. Tomando en consideración los lineamientos que en materia de austeridad, sean emitidos a nivel nacional como al interior de la entidad y que registren vigentes, la Subdirección de Gestión Administrativa propenderá por racionalizar las horas extras de los conductores pertenecientes a la planta de personal del Ministerio de Educación Nacional, ajustándolas a las estrictamente necesarias.

2. Conforme a la Circular 21 del 23 de abril de 2015 proferida por la Secretaría General del Ministerio de Educación Nacional, a los conductores se les podrá cancelar máximo 100 horas extras mensuales o de conformidad a la normatividad vigente.

3. Las horas extras que excedan el límite establecido, se contabilizaran a razón de un (1) día hábil por cada ocho (8) horas extras de trabajo, para efectos de compensación en tiempo.

4. Todos los conductores deberán llevar el control diario de las horas extras realizadas teniendo en cuenta lo siguiente: - La hora extra inicia cuando el conductor llega a la residencia del directivo asignado y si el vehículo pernocta en el parqueadero del Ministerio, la hora extra inicia cuando el conductor llega al parqueadero del Ministerio a recoger el vehículo. - La hora extra finaliza en el lugar de residencia del directivo asignado o en su defecto, cuando el conductor llegue al parqueadero del Ministerio a dejar el vehículo.

5. El primer día hábil de cada mes, todos los conductores deben enviar la planilla de horas extras diligenciada en

formato digital, por correo electrónico o en memoria USB a la Subdirección de Gestión Administrativa para surevisión y aprobación, luego se procederá a imprimir las planillas para firma del coordinador de la Subdirección y del directivo asignado.

EN CASO DE INCIDENTE O ACCIDENTE DE TRANSITO

1. En caso de incidente, es decir afectación mecánica que impida la movilización del vehículo, deberá comunicarse con la compañía del seguro todo riesgo y requerir la asistencia técnica o el servicio de grúa para desplazarse hasta el taller que presta el servicio de mantenimiento o en su defecto al Ministerio de Educación

Nacional.

2. En caso de accidente de tránsito, verificar el estado de salud de las personas, del vehículo y de terceros involucrados, permaneciendo en el lugar del accidente sin retirarse, con excepción de aquellos casos o circunstancias en las que se encuentre en peligro la vida.

3. Comunicarse con la compañía del seguro todo riesgo y requerir la asistencia médica en caso de que existan personas lesionadas y la asignación de abogado para obtener la asistencia jurídica.

4. Colocar señales de precaución en la vía tan pronto como pueda para prevenir la congestión del tráfico y la ocurrencia de otros accidentes Deberá asegurarse de que no existan derrames de líquidos inflamables y/o sustancias peligrosas a su alrededor, en caso positivo proceder con las acciones de mitigación para evitar la extensión del daño y/o tomar la distancia prudencial necesaria.

5. Informar la novedad de manera inmediata a la Subdirección de Gestión Administrativa del Ministerio de Educación Nacional y a las autoridades de tránsito.

6. Inmovilizar el vehículo hasta que la autoridad competente haya elaborado el respectivo informe de transito "croquis" (Artículos 144, 148 y 149 de la Ley 769 de 2002 - Código Nacional de Tránsito Terrestre).

7. Realizar un registro fotográfico en el lugar de los hechos (vías, vehículos involucrados, lesionados, marcas de llantas en la vía, señalización existente o inexistente, entre otros), en la medida que sea posible.

8. No realizar por ningún motivo conciliaciones ni acuerdos económicos, teniendo en cuenta que se tiene a cargo en el inventario bienes provenientes de recursos públicos. No se debe tomar este tipo de decisiones, para ello siempre deberá comunicarse con la aseguradora y solicitar la presencia del abogado en el sitio.

9. No aceptar la responsabilidad del accidente en el lugar de los hechos, hasta tanto no tener asesoría de la aseguradora y del abogado designado.

10. Entregar en la Subdirección de Gestión Administrativa del Ministerio de Educación Nacional, dentro de las 24 horas hábiles siguientes a la ocurrencia del siniestro, la siguiente documentación: a) Informe escrito dirigido al Subdirector de Gestión Administrativa, el cual debe detallar las circunstancias de modo, tiempo y lugar de los hechos sucedidos b) Originales de los documentos expedidos por la autoridad de tránsito. c) Material probatorio recaudado en el sitio del accidente o incidente de tránsito

d) Fotocopia de la cédula de ciudadanía y licencia de conducción. DEL TITULAR DEL DESPACHO AL QUE SE LE ASIGNE VEHÍCULO PARA TRANSPORTE OFICIAL El titular de Despacho que tenga asignado el vehículo deberá. COMPROMISOS GENERALES1. Propiciar un buen ambiente de trabajo brindando al conductor tiempos adecuados para su alimentación durante la jornada laboral y considerar los tiempos necesarios de reposo entre la finalización de una jornada y el inicio de la siguiente.

2. Permitir la realización de los mantenimientos, inspecciones y/o reparaciones a que haya lugar, dentro de las fechas previamente programadas, para el correcto y adecuado funcionamiento de los vehículos

3. Promover permanentemente el cumplimiento de las normas de tránsito, especialmente las relacionadas con los límites de velocidad y el uso del cinturón de seguridad

4. Informar a la Subdirección de Gestión Administrativa cuando el conductor asignado quebrante las normas de tránsito, cuando el vehículo se opere de manera inadecuada o no se encuentre en adecuadas condiciones mecánicas y de aseo.

PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE:

1. Recordar que los conductores asignados a las direcciones cumplirán con las labores de recoger en la mañana al servidor(a) en su vivienda y al finalizar la jornada, llevarlo de regreso a la misma. Durante el transcurso del día harán parte de la operatividad prestando servicios de apoyo a los diferentes requerimientos de carácter oficial que surjan por necesidades del servicio.

2. En caso de requerir un servicio de transporte operativo local, deberá solicitarlo a través del aplicativo de Mesa

de Ayuda de Gestión Administrativa con la debida antelación, informando hora, fecha y lugar de la diligencia oficial.

3. Cuando se requiera que el conductor espere en el lugar de la diligencia oficial, el directivo deberá gestionar el servicio de parqueadero para el vehículo (informando previamente al conductor) de lo contrario, deberá asumir el costo del parqueadero público o programar la hora de recogida, lo anterior presenta sustento en la necesidad de evitar infracciones de tránsito por estacionamiento en lugares prohibidos y de conformidad a las medidas de austeridad del gasto.

PROHIBICIONES Y/O RECOMENDACIONES

1. Utilizar el automóvil única y exclusivamente en las labores y actividades de tipo oficial requeridas e inherentes para las cuales fue asignado

2. Recordar que los conductores asignados prestarán única y exclusivamente el servicio de conducción y no están para realizar otras actividades diferentes a las funciones designadas

HORAS EXTRAS Y DIAS COMPENSATORIOS O LICENCIAS CONDUCTOR ASIGNADO

1. Verificar y firmar la planilla de horas extra del conductor asignado dentro de los tres primeros días hábiles de cada mes.

2. En caso de ausencia del conductor asignado, deberá informar a la S.G.A si requiere el servicio de transporte.

HEYDY POVEDA FERRO Secretaria General Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización:Control de versiones

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