MINEDUCACION - Circular 38 de 2019

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 38 de 2019 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 38 DE 2019 (octubre 31) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: VICEMINISTROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, GERENTESDE PROYECTOS, SUPERVISORES E INTERVENTORES, COORDINADORES DECRÉDITO Y COORDINADORES DE GESTIÓN FINANCIERA SSP. DE: SECRETARIA GENERAL ASUNTO: CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO La Contraloría General de la República dentro del proceso de auditoría financiera al Ministerio de Educación Nacional, dictaminó y ordenó la reapertura de hallazgos de vigencias anteriores debido a que han sido reiterativos, en particular sobre las debilidades identificadas en la gestión que las dependencias realizan frente a temas como justificación y ejecución de las reservas presupuéstales, vigencias futuras y destinación de recursosde las apropiaciones presupuéstales. Así mismo, el ente auditor observó debilidades en el proceso de supervisión

de convenios, particularmente sobre aquellos que ejecutan recursos entregados en administración. En tal sentido, la presente circular tiene como propósito reiterar a todos los servidores de la entidad, la responsabilidad en el cumplimiento de las normas, directrices y lineamientos frente a la ejecución, seguimiento y control de los recursos asignados a la entidad. LINEAMIENTOS EJECUCION PRESUPUESTAL Teniendo en cuenta la necesidad de generar estrategias para optimizar la ejecución del presupuesto asignado al Ministerio de Educación Nacional como un instrumento para lograr el cumplimiento de los indicadores de planes, programas y proyectos previstos, con el objetivo de garantizar el uso adecuado del presupuesto, resulta necesario dar a conocer las siguientes directrices que deben tener en cuenta ordenadores del gasto, directores, jefes de oficina, supervisores e interventores de convenios y contratos.

Aspectos para considerar: El Ministerio de Educación es una entidad que acata e implementa de forma constante las normas presupuéstales vigentes, razón por la cual dentro de la planeación y ejecución de cada uno de los actos administrativos que ejecuten gasto debe tenerse como principio fundamental el principio de anualidad “El año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año”.

En consecuencia, después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción (Ley 38/89, artículo 10). Decreto 111 de 1996, artículo 14°. Bajo este principio, es importante tener en cuenta que la ejecución del presupuesto asignado a la entidad debe

efectuarse dentro del año de vigencia del presupuesto, siendo así que los bienes y servicios adquiridos se deben recibir en el mismo año en el que se adquirió. Con base en lo anterior se aclara que, las Reservas Presupuéstales deben ser un evento generado a última hora por hechos y circunstancias no manejables por las partes y que aplazan la entrega de bienes y servicios que ocasionalmente pueden sobrepasar la vigencia, con la salvedad que existe una garantía que obligue al contratista a su cumplimento y sobre los cuales no fue posible la aplicación del artículo 8 del decreto 4836 de 2011, De este modo, es importante reiterar que supervisores e interventores son responsables de controlar la ejecución y los pagos de los contratos, a fin de garantizar la legalización total de los compromisos evitando constituir reservas presupuéstales y cuentas por pagar sin justificación válida. En este sentido es importante tener en cuentas las siguientes consideraciones: - Todo gasto autorizado debe desarrollar el objeto de la apropiación, en virtud del principio de especialización. - El uso de la figura de reserva presupuestal debe ajustarse a lo contemplado en la norma, es decir, debe ser de uso excepcional y solo para aquellos casos que se consideren de fuerza mayor o caso fortuito. Definición de fuerza mayor o caso fortuito de derecho civil “El Caso Fortuito es aquél hecho imprevisible, mientras que la Fuerza Mayor es irresistible". No obstante, los efectos jurídicos son idénticos. Comúnmente se llama "caso fortuito" a lo que acontece inesperadamente, o sea a lo "imprevisible"', la “fuerza mayor” alude a lo irresistible,

es decir lo "inevitable". - Las Reservas presupuéstales se constituirán en el Sistema Integrado de Información Financiera de acuerdo con lo contemplado en la Ley 1940 del 26 de noviembre de 2018. Artículo, 31°. - A través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF - Nación se constituirán con corte a 31 de diciembre de 2019 las reservas presupuéstales y cuentas por pagar de cada una de las secciones del Presupuesto General de la Nación, a las que se refiere el artículo 89° del Estatuto Orgánico del Presupuesto. Como máximo,las reservas presupuéstales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones, y las cuentas por pagar por la diferencia entre las obligaciones y los pagos. En razón a lo anterior, los ordenadores de gasto deben realizar un seguimiento continuo a los recursos asignados, a fin de evitar constituir Reservas Presupuéstales que no se ajusten a la figura anteriormente mencionada, como por ejemplo compromisos con cargo a gastos de viaje o actos administrativos que presentan saldos por liberar, no se ajustan a dicha la figura. - Es importante tener en cuenta las consecuencias que tiene para la entidad constituir Reservas Presupuéstales, tal como lo contemplado el Decreto 1068 de 2015 en el artículo 2.8.1.7.3.5. que establece: “Reducción al Presupuesto de acuerdo con el monto de reservas presupuéstales. De conformidad con lo previsto en el artículo 9° de la Ley 225 de 1995 y el artículo 31 de la Ley 344 de 1996, en cada vigencia, el Gobierno Nacional reducirá el presupuesto en el 100% del monto de las reservas presupuéstales constituidas sobre el

presupuesto del año inmediatamente anterior, que excedan el 2% de las apropiaciones de funcionamiento y el 15% de las apropiaciones de inversión del presupuesto de dicho año". - La aplicación de principios y normas presupuéstales no es discrecional, por el contrario, es determinante para legitimar el proceso presupuestal y el no hacerlo puede afectar su validez, ya que son pautas determinadas por la ley orgánica y determinantes de la ley anual de presupuesto. ¿Cómo evitar la constitución de Reservas Presupuéstales? Atendiendo las siguientes recomendaciones: - Principio de Planeación. Los ordenadores de gasto, jefes de oficina y supervisores deben planear los contratos a desarrollar, garantizando el cumplimiento del objeto contractual sin vulnerar el principio de anualidad. - Seguimiento a la Ejecución de Contratos. Supervisores e interventores de contratos deben realizar un constante seguimiento a la ejecución de los contratos a su cargo, con el fin de identificar alertas de rezagos en ejecución, del mismo modo detectar cuales de estos terminan de manera anticipada o presentan salaos no ejecutados, para de esta forma realizar el trámite de modificación contractual ante la Subdirección de Contratación y reintegrarlos. - Vigencias Futuras. La aprobación del presupuesto anual y la expedición del respectivo decreto de liquidación por parte del Gobierno Nacional implica ceñirse a la planificación de ejecución que se ha hecho para la celebración y ejecución de los contratos dentro de la respectiva vigencia anual. De extenderse la ejecución más allá del período de la vigencia anual que culmina el 31 de diciembre correspondiente, se requeriría de la

aprobación de “vigencias futuras” y el cumplimiento de los requisitos previstos en la Ley Orgánica de Presupuesto (arts. 10 y ss. Ley 819/2003). Para el caso de proyectos que concurran con recursos de las ETC y que requieran vigencias futuras, debe considerarse lo establecido en el Decreto 1483 de 2011. - Mesas Técnicas de Ejecución Presupuestal. El Ministerio de Educación Nacional realiza constante seguimiento a la ejecución presupuestal mediante Mesas Técnicas de Ejecución Presupuestal con los financieros de cada una de las áreas, razón por lo cual es necesario la asistencia a estas mesas de cada uno de los convocados. - Seguimiento a comisiones no cobradas y comisiones no efectuadas. Comisiones, viáticos y gastos de desplazamiento son actos administrativos que no se ajustan a la figura de reserva presupuestal, por lo tanto, es responsabilidad de los funcionarios que en cumplimiento de sus funciones realizaron desplazamientos autorizados, realizar seguimiento al efectivo pago de estos. En el evento que la comisión no se haya llevado a cabo, debe, de manera inmediata informarse a la Subdirección de Gestión Administrativa para realizar lamodificación del acto administrativo que dio origen a la comisión y del mismo modo, realizar el seguimiento hasta garantizar que dicho acto administrativo se ajustó a la realidad de la comisión. - Reducción de saldos no utilizados en Contratos en Ejecución. Aquellos contratos en ejecución para los cuales se determine que se va a ejecutar un menor valor al del acto administrativo que le dio origen, se debe proceder a

reducir el valor mediante una modificación contractual. LINEAMIENTOS - CONVENIOS (Recursos Entregados en Administración) Atendiendo la observación de la Contraloría General de República respecto de las debilidades detectadas en la ejecución y supervisión de convenios, particularmente en aquellos que operan bajo la modalidad de Recursos Entregados en Administración, se hace necesario reiterar la responsabilidad que tienen supervisores e interventores de realizar un seguimiento detallado de los recursos administrados, entregando de forma periódica y oportuna los informes de ejecución financiera, anexando además los soportes necesarios que permitan validar la realización efectiva de las acciones contractualmente establecidas, reportar todas aquellas acciones que tengan incidencia en la ejecución contractual y financiera y velar porque los informes de ejecución reflejen la realidad económica de las operaciones presupuéstales y financieras del respectivo convenio. En el evento de identificarse por parte del supervisor/interventor acciones u omisiones por parte del contratista que generen posibles incumplimientos de las actividades, que puedan poner en riesgo la adecuada utilización de los recursos entregados, la supervisión comunicará tal situación al ordenador del gasto, para que a partir de las evidencias se cualifiquen los riesgos y definan las medidas y correctivos necesarios, que deban aplicarse para superarlos. De igual forma el supervisor/interventor deberá realizar visitas de acompañamiento y seguimiento, que documenten las acciones adelantadas por el contratista y permitan evaluar el avance de los compromisos asumidos y de ser necesario apoyarlos para superar los eventos de riesgo o solicitar la ampliación de la medida o

recomendar otra cuando no se ven avances significativos. Valga señalar la importancia de la observancia de la normatividad vigente que sustenta las directrices de la presente circular, toda vez que su incumplimiento puede conllevar responsabilidad disciplinaria, fiscal, penal y/o civil. Atentamente, HEYBY POVEDA FERRO Secretaria General Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

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