MINEDUCACION - Circular 38 de 2020

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 38 de 2020 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 0038 DE 2020 (octubre 20) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: VICEMINISTROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, GERENTESDE PROYECTOS, COORDINADORES DE CRÉDITO Y COORDINADORES DEGESTIÓN FINANCIERA SSP. DE: SECRETARIA GENERAL ASUNTO: Cierre de la vigencia 2020 y apertura de la vigencia 2021 Gestión Financiera Con el objetivo de preparar las actividades de carácter presupuestal, financiero y contable al cierre de la vigencia 2020 e inicio de la vigencia 2021, a continuación, se establecen los lineamientos a tener en cuenta por las dependencias del Ministerio de Educación Nacional y aquellas entidades responsables con el MEN, en procura de garantizar de manera efectiva y oportuna, el logro de las metas sobre la ejecución de los recursos asignados enel presupuesto, el pago de las obligaciones contractuales y el cumplimento de las metas proyectadas, atendiendo

lo dispuesto en las normas vigentes sobre la materia.

1. ASPECTOS PRESUPUESTALES 1.1. Constitución de Obligaciones como "Cuentas por Pagar 2021" Todos los trámites de pago radicados del 15 al 31 de diciembre de 2020, serán constituidos como Cuentas por Pagar Presupuestales, siempre y cuando cumplan con el lleno de requisitos y cuenten con disponibilidad de PAC correspondiente. Es importante tener en cuenta que una vez constituida la cuenta por pagar, el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, no permite realizar modificaciones.

Es importante resaltar que, aquellas obligaciones que no cuenten con disponibilidad de PAC serán constituidas como Cuentas por Pagar Contables y deben quedar registradas a más tardar el 31 de diciembre de 2020, dado que ya no se contempla periodo de transición. A continuación, se estipulan los requisitos que debe cumplir una cuenta por pagar: - El bien o servicio debe ser recibido a satisfacción durante la vigencia 2020. - En caso de que el trámite presente inconsistencias, deberán ser subsanadas por el supervisor de forma inmediata, por lo que se recomienda a contratistas y supervisores realizar seguimiento a los trámites radicados. - Verificar que la cuenta bancaria del tercero se encuentre en estado “ACTIVA”. - La factura debe tener fecha máxima de expedición 31 de diciembre de 2020. 1.2. Compromisos de la Vigencia 2020, No obligados [Reservas Presupuestales a Ejecutar 2021] Los ordenadores del gasto, supervisores e interventores deben garantizar que los compromisos constituidos

durante la vigencia 2020, sean ejecutados de acuerdo con los cronogramas establecidos contractualmente, evitando generar saldos de contratos en "Reserva" a ser ejecutada en la vigencia 2021; para todos los casos la constitución de reservas presupuestales debe corresponder a situaciones excepcionales, fuerza mayor o eventos imprevisibles. Frente al tema, la Procuraduría General de la Nación mediante la Circular No. 031 de octubre de 2011, puntualizó lo siguiente: “(...) En el mismo sentido el Ministerio de Hacienda y Crédito Público califica las reservas presupuéstales como un “instrumento de uso excepcional, o sea, esporádico y justificado únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la entidad contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que éste se perfeccionó, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente, lo cual conlleva a que en tales eventos se constituya la respectiva reserva presupuestal; de tal manera que el uso excepcional de las reservas presupuestales ante la verificación de eventos en los que de manera sustancial se afecte el ejercicio básico de la función pública, caso en el cual las entidades territoriales que decidan constituir reservas presupuestales deberán justificarlas por el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto. Las reservas presupuestóles no se podrán utilizar para resolver deficiencias generadas en la falta de planeación.”. Es importante tener en cuenta las consecuencias que tiene para la entidad constituir Reservas Presupuéstales, tal

como lo contempla el Decreto 1068 de 2015 en su artículo 2.8.1.7.3.5. que establece:“.Reducción al Presupuesto de acuerdo con el monto de reservas presupuestales. De conformidad con lo previsto en el artículo 9o de la Ley 225 de 1995 y el artículo 31 de la Ley 344 de 1996, en cada vigencia, el Gobierno Nacional reducirá el presupuesto en el 100% del monto de las reservas presupuestales constituidas sobre el presupuesto del año inmediatamente anterior, que excedan el 2% de las apropiaciones de funcionamiento y el 15% de las apropiaciones de inversión del presupuesto de dicho año.”. De acuerdo con lo anterior, en caso de que exista un saldo de compromiso no obligado en la vigencia 2020, los supervisores e interventores de contratos y convenios deberán sin excepción alguna, diligenciar el formato GFFT-02 "Justificación para Constituir Reserva Presupuestal y/o Cuenta por Pagar Contable” y radicarlo en la Subdirección de Gestión Financiera con fecha límite el 11 de enero de 2021. Este documento se constituye como soporte para el registro en el sistema SIIF Nación, así como para futuros requerimientos de auditorías internas, Contraloría General de la República y demás entes de control. Así mismo, es pertinente señalar que la justificación debe ser sustentable y coherente con el concepto de utilización de reserva presupuestal ya expuesto. De otra parte, es importante recordar la responsabilidad y obligación de los servidores públicos que por motivos de su labor realizaron desplazamientos fuera de las instalaciones del Ministerio y que afectaron valores por

concepto de comisiones (viáticos, gastos de viaje y desplazamientos), de presentar la documentación necesaria para su legalización y pago antes del 15 de diciembre de 2020. Para aquellos servidores públicos que por necesidades del servicio deban realizar estas actividades después del 15 de diciembre de 2020, deberán presentar la documentación correspondiente para la legalización a más tardar el 21 de diciembre de 2020, a fin de ser registradas como cuentas por pagar en la vigencia 2021. En este sentido, se recalca que sin excepción alguna una comisión o gasto de viaje que no se encuentre legalizada, no se ajusta a la figura de Reserva Presupuestal, y es responsabilidad del comisionado efectuar la legalización y radicación de pago, de acuerdo con los cronogramas establecidos en esta circular, con el fin de que sean constituidas en cuentas por pagar. 1.3. Pago de compromisos constituidos como Reserva Presupuestal 2019 El trámite de PAC que se debe adelantar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para pagar compromisos imputables a la reserva presupuestal constituida a 31 de diciembre de 2019, solo es viable una vez se registre la obligación en SIIF Nación, de tal suerte, que las solicitudes para trámite de pago que no se radiquen antes del 27 de noviembre de 2020, no podrán ser tramitadas. Así mismo, es pertinente recordar que las cuentas bancarias de los beneficiarios de los trámites de pago radicados deben ser validadas con anticipación con el Grupo de Presupuesto de la Subdirección de Gestión Financiera, a efectos de garantizar que se encuentren en

estado "Activo" en el sistema SIIF Nación y evitar así, el NO PAGO de los mismos. Se advierte la importancia de respetar y cumplir la fecha señalada, evitando que en la siguiente vigencia se deba tramitar el pago correspondiente mediante el procedimiento "vigencias expiradas", por cuanto esta práctica afecta la apropiación del rubro correspondiente. 1.4. Reservas Presupuestales con saldos para liberar Las áreas deben realizar seguimiento a aquellos trámites de reservas que estén pendientes de liberación a fin de evitar que se constituyan como vigencias expiradas, de tal manera que estos trámites deben ser radicados con fecha máxima 27 de noviembre 2020. Debe verificar que se tenga el acta de liquidación correspondiente para proceder a liberar los recursos no ejecutados. Finalmente, es preciso advertir que las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas en el año 2019 y no ejecutadas a 31 de diciembre de 2020, expiran sin excepción, so pena de las acciones disciplinarias a la que haya lugar. 1.5. Sistema General de ParticipacionesSGPCon el objeto de que las Entidades Territoriales puedan realizar de forma oportuna los pagos de nómina, se establecen la siguiente fecha de radicación de información mensual para efectos del giro, a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, así: MES Fecha de Entrega de Información Diciembre 14 de diciembre de 2020 1.6. Información - Subdirección de Talento Humano La Subdirección de Talento Humano deberá remitir a la Subdirección de Gestión Financiera, la siguiente

información, en los plazos aquí señalados: - Prima de Servicios, a más tardar el 3 de diciembre de 2020 - La nómina del mes de diciembre, a más tardar el 10 de diciembre de 2020. - Los pagos de seguridad social y parafiscales, máximo el día 17 de diciembre de 2020. - La información atinente a los saldos de Seguridad Social y Parafiscales de los servidores públicos que durante el mes de diciembre fueron objeto de descuento por concepto de vacaciones y licencias remuneradas, los cuales deben ser pagados en el mes de enero de 2021, a más tardar el 28 de diciembre de 2020. 1.7. Información para cargue de presupuesto [Vigencia 2021] La Oficina Asesora de Planeación y Finanzas deberá remitir a la Subdirección de Gestión Financiera la desagregación del presupuesto de inversión asignado para la vigencia 2021 a más tardar el 18 de diciembre de 2020, con el propósito que el Grupo de Presupuesto cuente con el tiempo necesario para realizar el cargue de los recursos en el sistema SIIF Nación. Es necesario resaltar que la desagregación del presupuesto de inversión para la vigencia 2021, se tomara el anexo presupuestal del Plan de acción 2021, en el cual la información debe estar alineada con las cadenas de valor estructuradas y aprobadas y debe incluir las asignaciones internas por las cuales se deberá ejecutar cada uno de los rubros. La resolución de desagregación del presupuesto debidamente firmada por la señora Ministra y numerada deberá ser radicada en la Subdirección de Gestión Financiera, el 4 de

enero de 2021 para efectos de su cargue en el sistema SllF Nación. Del cumplimiento de estas fechas depende la posibilidad de expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

2. GESTIÓN DE TRÁMITES DE PAGO - (Central de Cuentas) 2.1. Aspectos Generales - Todos los trámites de pago están sujetos a la aprobación de PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Es importante señalar que todos los trámites de pago deben contar con PAC programado y aprobado, a efecto de que la Entidad pueda cumplir con la ejecución del PAC asignado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Los trámites de pago tramitados con PAC solicitado de forma extemporánea, están condicionados al monto y fecha estipulada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Todo trámite radicado después del 15 de diciembre de 2020 será constituido como cuenta por pagar siempre y cuando cuente con el PAC aprobado por parte de Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de lo contrario se realizarán los ajustes en los registros y se procederá a constituir las correspondientes reservas presupuestales. 2.2. Radicación de Trámites de Pago:Se establecen las fechas para radicar trámites de pago en la Subdirección de Gestión Financiera, así: Personas Naturales (Única Fecha) 15 de diciembre de 2020

Personas Jurídicas (Fecha Máxima) 14 de diciembre de 2020

3. ASPECTOS DE TESORERÍA 3.1. Reintegros de Sobrantes no ejecutados de Contratos y Convenios

Los supervisores e interventores deben tener en cuenta que aquellos saldos no ejecutados de contratos y convenios que fueron suscritos durante la vigencia 2020, que se encuentran en proceso de liquidación y para los cuales se determinó que existe saldo a liberar, deben ser reintegrados con fecha máxima 18 de diciembre de 2020 en el Banco de la República, únicamente para traslados vía sebra o en el Banco Agrario mediante transferencia electrónica. En consideración a lo anterior, los supervisores e interventores deberán solicitar la información sobre las Cuentas Bancarias habilitadas para consignar reintegros de saldos no ejecutados y rendimientos financieros de recursos girados con y sin situación de fondos, directamente al Grupo de Tesorería de la Subdirección de Gestión Financiera a través de los correos Lrivera@mineducacion.gov.co y framirezb@mineducacion.gov.co 3.2. Recepción de las solicitudes de PAC [Enero-Febrero 2021] Las áreas deberán programar y remitir las solicitudes de PAC de los meses de enero y febrero de 2021, a más tardar el 17 de diciembre de 2020 al Grupo de Tesorería, debidamente justificadas y en el formato establecido, en cumplimiento de lo estipulado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

4. ASPECTOS CONTABLES. La información contable con corte a 31 de diciembre de 2020, las siguientes áres deben entregarla a más tardar el 30 de diciebre de 2020: 4.1. Subdirección de Talento Humano - Valor de los saldos por tercero que quedan como cuentas por pagar en la vigencia 2020, correspondiente a

sueldos, vacaciones, primas, horas extras, seguridad social, parafiscales, saldo conciliado de incapacidades por EPS, tanto para la nómina General, Temporal y supernumerarios. - Pasivos reales de la diferentes nominas acumulados. - Saldo acumulado de las incapacidades con corte 31 de diciembre de 2020 detallado por tercero y EPS. - Información para el cálculo del deterioro de la cartera por concepto de incapacidades: - Número de identidad del funcionario - Nombre completo del funcionario - NIT de la EPS - Nombre de la EPS - Fecha de generación de la incapacidad - Valor reconocido como incapacidad - Fecha de pago por EPS a la incapacidad - Valor pagado por EPS a la incapacidadSaldo por pagar certificado por EPS. - Si la EPS generó pagos parciales, se requiere la relación a detalle de todos los pagos realizados. 4.2. Información Subdirección de Gestión Administrativa - Legalizar en el sistema Integrado de Informacion Financiera SIIF con fecha máxima 11 diciembre de 2020 los gastos de viaje, viáticos y comisones que se pagaron de forma anticipada. - Reporte certificado del saldo por inventarios, propiedades, planta y equipo e intangibles (Software y Licencias). - Cálculo de deterioro de los elementos de inventarios y propiedad, Planta y Equipo. - Cuentas valuativas (depreciaciones, amortizaciones). - Estado de baja de los elementos de propiedades, planta y equipo y la gestión realizada a los mismos. - Estado del último informe de la toma física de propiedad, planta y equipo. - Relación de terrenos cuya titularidad legal está a nombre del Ministerio de Educación Nacional especificando

Matricula Catastral, ubicación del predio, valor avalúo catastral registrado en el último impuesto predial y soportes de estos. 4.3. Información Oficina de Tecnología y Sistema de información. - Cálculo del deterioro de los intangibles. - Listado de los activos desarrollados internamente durante el 2020, donde se identifique la fase de investigación y desarrollo de acuerdo con lo contenido en el anexo 9 Política contable intangibles. - Listado de los intangibles adquiridos durante el 2020, conciliados con la Subdirección de Gestión Administrativa. 4.4. Información Oficina Asesora Jurídica - Saldos correspondientes a las demandas a favor y en contra del Ministerio (Formulario F9 definitivo, con el archivo original descargado del e-KOGUI). - Saldos de procesos en cobro coactivo con sus respectivos embargos.

Nota: Los terceros vinculados en esta información deben ser reportados con su respectiva identificación tributaria, ya sea NIT, cédula, según aplique. - Información estado cobros coactivos correspondiente a los contratos, convenios y resoluciones con saldos a favor del Ministerio de Educación Nacional. - información para el cálculo del deterioro de la Cartera de Ley 21 de 1982. - Extracto bancario de depósitos judiciales, con la relación de los títulos en archivo Excel. - Relación de las cuentas de cobro que contenga: cuenta de cobro por vigencia, estado, valor embargo, valor cobrado y aceptado, valor no aceptado, valor remanente, valor pago. 4.5. Información Subdirección de Contratación - Listado de Convenios de Asociación, interadministrativos y/o Cooperación celebrados durante la vigencia

2020, especificando el nombre y cargo del supervisor o firma interventora; el estado actual del convenio(Vigente o No); Si el convenio esta liquidado, debe remitirse copia del acta de liquidación de este. - Listado de contratos celebrados durante la vigencia 2020, con modalidad de pago "Anticipo", especificando el nombre y cargo del supervisor o firma interventora, el estado actual del contrato vigente o No). Si el contrato está liquidado, debe remitirse copia del acta de liquidación de este. - Listado de contratos y/o convenios liquidados durante la vigencia 2020 4.6. Información Áreas Misionales y de Apoyo (Anticipos y Recursos Entregados en Administración) Supervisores e interventores de convenios y/o contratos, deben radicar el formato Informe de ejecución financiera recursos entregados en administración, con corte a 31 de diciembre de 2020, a más tardar el 15 de enero de 2021, sin perjuicio del compromiso de tener completamente al día la entrega de los demás informes mensuales establecidos en la circular 03 emitida el 18 de enero de 2020 por la Secretaria General. Los supervisores de contratos que administren saldos de contratos por concepto de Anticipos deben radicar un oficio a más tardar el 8 de enero de 2021, a la Subdirección de Gestión Financiera informando el saldo del anticipo y valor total amortizado con corte a 31 de diciembre de 2020. Cabe resaltar la importancia de remitir esta información en las fechas establecidas a fin de mitigar los riesgos de

posibles hallazgos de la Contraloría General de la Republica en su auditoria anual. 4.7 Concurrencia de Pasivo pensional El FOMAG (Fiduprevisora S.A.) y las universidades donde concurre la Nación para el pago del pasivo pensional, deben remitir a más tardar el 30 de diciembre de 2020 el ultimo cálculo actuarial aprobado y adcional, FOMAG (Fiduprevisora S.A.) debe entregar la distribución y los giros realizados en la vigencia a las entidades territoriales. 4.8 Deterioro de cartera convenios ICETEX El ICETEX debe remitir a la Subdirección de Gestión Financiera - Grupo de Contabilidad la siguiente información a más tardar el día 15 de enero de 2021, con el fin de determinar el deterioro de la cartera que se presenta en la subcuenta contable “141507 Préstamos educativos”: - Reporte de cartera de las vigencias 2014 a 2020 (en la misma estructura remitida en anteriores ocasiones). - Relación de la cartera condonada por convenio de las vigencias 2014 a 2020. - Estado de cuenta por convenio a 31 de diciembre de 2020. - Relación de fondos a 31 de diciembre de 2020 (por número de convenios, valor de la cartera, saldo disponible y porcentaje de participación del MEN en fondos conjuntos). - Información Anexo de la cartera en mora el cual debe contener Nombre solicitante del crédito, ID solicitante del crédito sin digito de verificación, valor girado del crédito, año 2015 - año 2016 - año 2017 - año 2018 - año

2019 - año 2020, valor condonado, fecha de condonación, total.

CLARA INÉS PÁEZ JAIMES

Secretaria General Ministerio de Educación Nacional Ir al inicioNormograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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