MINEDUCACION - Circular 40 de 2019

Gov.co Ministerio de Educación Buscar en la compilación   Inicio Transparencia y Acceso a la Información Pública Atención y Servicios a la Ciudadanía Participa Ministerio Preescolar, básica y media Educación superior Noticias Menú principal Inicio Transparencia y Acceso a la Información Pública Atención y Servicios a la Ciudadanía Participa Ministerio Preescolar, básica y media Educación superior Noticias

Usted está en:  Inicio

Documento

Usted está en:  Inicio Documento Circular 40 de 2019 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 40 DE 2019 (noviembre 5) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: VICEMINISTROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, GERENTESDE PROYECTOS, COORDINADORES DE CRÉDITO Y COORDINADORES DE GESTIÓNF NANCIERA SSP. DE: SECRETARIA GENERAL ASUNTO: Cierre de Vigencia 2019 y Apertura Vigencia 2020 - Gestión Financiera Con el objetivo de preparar las actividades de carácter presupuestal y financiero de cierre de vigencia 2019 e inicio de vigencia 2020, a continuación, se establecen los lineamientos a tener en cuenta por las dependencias del Ministerio de Educación Nacional, en procura de garantizar de manera efectiva y oportuna, el logro de las metassobre la ejecución de los recursos del presupuesto, el pago de las obligaciones contractuales y el cumplimento de

las metas proyectadas, atendiendo el cumplimiento de las normas vigentes.

1. ASPECTOS PRESUPUESTALES 1.1. Constitución de Obligaciones como "Cuentas por Pagar 2020" Todos los trámites de pago radicados entre el 13 y el 31 de diciembre de 2019, serán constituidos como Cuentas por Pagar Presupuéstales, siempre y cuando cumplan con el lleno de requisitos y cuente con disponibilidad de PAC correspondiente; una vez constituida la cuenta por pagar, el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación no permite realizar modificaciones.

Es importante resaltar que aquellas obligaciones que no cuenten con disponibilidad de PAC serán constituidas como Cuentas por Pagar Contables y deben quedar registradas a más tardar el 31 de diciembre de 2019, dado que NO se contempla periodo de transición. A continuación, se estipulan los requisitos a los cuales se debe ajustar un trámite de cuenta por pagar: - El bien o servicio debe ser recibido a satisfacción durante la vigencia 2019. - En caso de que el trámite presente inconsistencias, deberán ser subsanadas por el supervisor de forma inmediata, por lo que se recomienda a contratistas y supervisores realizar seguimiento a los trámites radicados. - Verificar que la cuenta bancaria del tercero se encuentre en estado “ACTIVA” hasta tanto no se haya efectuado el pago. - La factura debe tener fecha máxima de expedición 31 de diciembre de 2019. 1.2. Compromisos de la Vigencia 2019, No obligados [Reservas Presupuéstales a Ejecutar 2020]

Los ordenadores del gasto, supervisores e interventores deben garantizar que los compromisos constituidos durante la vigencia 2019, sean ejecutados de acuerdo con los cronogramas establecidos contractualmente, evitando generar saldos de contratos en "Reserva" a ser ejecutada en la vigencia 2020, teniendo en consideración que la constitución de reservas presupuéstales debe corresponder a situaciones excepcionales, fuerza mayor o eventos imprevisibles. Frente al tema, la Procuraduría General de la Nación mediante la Circular No. 031 de octubre de 2011, puntualizó lo siguiente: “(...) En el mismo sentido el Ministerio de Hacienda y Crédito Público califica las reservas presupuéstales como un "instrumento de uso excepcional, o sea, esporádico y justificado únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la entidad contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que éste se perfeccionó, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente, lo cual conlleva a que en tales eventos se constituya la respectiva reserva presupuestal; De tal manera que el uso excepcional de las reservas presupuéstales ante la verificación de eventos en los que de manera sustancial se afecte el ejercicio básico de la función pública, caso en el cual las entidades territoriales que decidan constituir reservas presupuéstales deberán justificarlas por el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto. Las reservas presupuéstales no se podrán utilizar para resolver

deficiencias generadas en la falta de planeación”. Es importante tener en cuenta las consecuencias que tiene para la entidad constituir Reservar Presupuéstales, tal como lo contemplado el Decreto 1068 de 2015 en el artículo 2.8.1.7.3.5. que establece: “Reducción al Presupuesto de acuerdo con el monto de reservas presupuéstales. De conformidad con lo previsto en el artículo 9° de la Ley 225 de 1995 y el artículo 31 de la Ley 344 de 1996, en cada vigencia, el Gobierno Nacional reducirá el presupuesto en el 100% del monto de las reservas presupuéstales constituidas sobre elpresupuesto del año inmediatamente anterior, que excedan el 2% de las apropiaciones de funcionamiento y el 15% de las apropiaciones de inversión del presupuesto de dicho año”. En tal sentido, en el evento en que exista un saldo de compromiso no obligado en la vigencia 2019, supervisores e interventores de contratos y convenios deberán sin excepción alguna, diligenciar el formato "Justificación Constitución de Reservas Presupuéstales, y radicado en la Subdirección de Gestión Financiera con fecha límite del 10 de enero de 2020. Este documento se constituye en soporte para registro en el sistema SIIF Nación, así como para futuros requerimientos de auditorías internas, Contraloría General de la República y demás entes de control. Así mismo, es pertinente señalar que la justificación debe ser sustentable y coherente con el concepto de utilización de reserva presupuestal De otra parte, es importante recordar la responsabilidad de los servidores públicos que por motivos de su labor

realizaron desplazamientos fuera de las instalaciones del Ministerio y que afectaron valores por concepto de comisiones (viáticos, gastos de viaje y desplazamientos), de desplegar las acciones pertinentes a efectos de presentar la documentación necesaria para su legalización y pago antes del 13 de diciembre de 2019. Se exceptúan aquellos servidores públicos que realizarán dichas actividades a partir del 13 de diciembre de 2019, quienes deberán presentar la documentación correspondiente para la legalización a más tardar el 20 de diciembre de 2019, a fin de ser registradas como cuentas por pagar en la vigencia 2019. En este sentido, se recalca que sin excepción alguna una comisión o gasto de viaje que no se hallan legalizado, no se ajusta a la figura de Reserva Presupuestal, y es responsabilidad del comisionado de efectuar la legalización y radicación de pago, de acuerdo con los cronogramas establecidos en esta circular, con el fin de que sean constituidas en cuentas por pagar. 1.3. Pago de compromisos constituidos como "Reserva Presupuestal 2018" El trámite de PAC que se debe adelantar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para pagar compromisos imputables a la reserva presupuestal constituida a 31 de diciembre de 2018, solo es viable una vez se registre la obligación en SIIF Nación, de tal suerte, que las solicitudes para trámite de pago que no se radiquen antes del 29 de noviembre de 2019, no podrán serán tramitadas. Así mismo, es pertinente recordar que las cuentas bancarias de los beneficiarios de los trámites de pago radicados deben ser validadas con anticipación con

el Grupo de Presupuesto de la Subdirección de Gestión Financiera, a efectos de garantizar que se encuentren en estado "Activo" en el sistema SIIF Nación y evitar así, el NO PAGO de los mismos. Se advierte la importancia de respetar y cumplir la fecha señalada, lo cual evitará tener que tramitar el pago correspondiente mediante el procedimiento "vigencias expiradas", por cuanto esta práctica afecta la apropiación del rubro correspondiente de la vigencia. 1.4. Reservas Presupuéstales con Saldos para Liberar Las áreas deben realizar seguimiento a aquellos tramites de reservas que estén pendientes de liberación a fin de evitar que se constituyan como VIGENCIAS EXPIRADAS, de tal suerte que estos trámites deben ser radicados con fecha máxima 29 de noviembre 2019. Finalmente, es preciso advertir que las reservas presupuéstales y cuentas por pagar constituidas en el año 2018 y NO ejecutadas a 31 de diciembre de 2019, expiran sin excepción, so pena de las acciones disciplinarías a la que haya lugar. 1.5. Sistema General de ParticipacionesSGP Con el objeto de que las Entidades Territoriales puedan realizar de forma oportuna los pagos de nómina, se establecen las siguientes fechas de radicación de información mensual para efectos del giro, a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, así:MES Fecha de Entrega de Información Noviembre 15 de noviembre Diciembre 13 de diciembre 1.6 Información - Subdirección de Talento Humano La Subdirección de Talento Humano deberá remitir a la Subdirección de Gestión Financiera, la siguiente

información, en los plazos aquí señalados: - Prima de Servicios, a más tardar el 3 de diciembre de 2019. - La nómina del mes de diciembre, a más tardar el 12 de diciembre de 2019. - Los pagos de seguridad social y parafiscales, máximo el día 19 de diciembre de 2019. - La información atinente a los saldos de "Seguridad Social y Parafiscales" de los servidores públicos que durante el mes de diciembre fueron objeto de descuento por concepto de vacaciones y licencias remuneradas, los cuales deben ser pagados en el mes de enero de 2020, a más tardar el 27 de diciembre de 2019. 1.7. Información para cargue de presupuesto [Vigencia 2020] La Oficina Asesora de Planeación y Finanzas deberá remitir a la Subdirección de Gestión Financiera la desagregación del presupuesto de inversión asignado para la vigencia 2020, a más tardar el 19 de diciembre de 2019, con el propósito que el Grupo de Presupuesto cuente con el tiempo necesario para realizar el cargue de los recursos en el sistema SIIF Nación. Es necesario resaltar que la desagregación del presupuesto de inversión para la vigencia 2020, debe estar alineada con las cadenas de valor estructuradas y aprobadas, y debe incluir las asignaciones internas por las cuales se deberá ejecutar cada uno de los rubros. La resolución de desagregación del presupuesto debidamente firmada por la señora Ministra y numerada, deberá ser radicada en la Subdirección de Gestión Financiera, el 2 de enero de 2020 para efectos de su cargue en SIIF

Nación. Del cumplimiento de estas fechas depende la posibilidad de expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

2. GESTIÓN DE TRÁMITES DE PAGO - (Central de Cuentas) 2.1, Radicación de Trámites de Pago A partir del mes de noviembre se establecen las siguientes fechas para radicar trámites de pago en la

Subdirección de Gestión Financiera: PERSONAS JURIDICAS Mes Programado Para Radicar Pago dentro del Mes Pago Mes Siguiente Noviembre Hasta el 20 A partir del 21 Diciembre Hasta el 13 - Es importante señalar que todos los trámites de pago deben contar con PAC programado y aprobado, a efecto, que la Entidad pueda cumplir con la ejecución del PAC aprobado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Los trámites de pago tramitados con PAC solicitado de forma extemporánea, están condicionados al monto y fecha estipulada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.PERSONAS NATURALES Mes Programado Para Radicar Pago dentro del Mes Noviembre 26 de noviembre de 2019 Diciembre 13 de diciembre de 2019

3. ASPECTOS DE TESORERÍA 3.1. Reintegros de Sobrantes no ejecutados de Contratos y Convenios Los supervisores e interventores deben tener en cuenta que aquellos saldos no ejecutados de contratos y convenios que fueron suscritos durante la vigencia 2019, que se encuentran en proceso de liquidación y para los cuales se determinó que existe saldo a liberar, deben ser reintegrados con fecha máxima 20 de diciembre de 2019

en el Banco de la República. En consideración a lo anterior, los supervisores e interventores deberán solicitar la información sobre las "Cuentas Bancarias habilitadas para consignar reintegros de saldos no ejecutados y rendimientos financieros de recursos girados con y sin situación de fondos" directamente al Grupo de Tesorería de la Subdirección de Gestión Financiera a través del correo bcorredor@mineducacion.gov,co Una vez realizada la consignación, se deberá remitir copia de la misma a los correos bcorredor@mineducaciongovco. 3.2. Recepción de las solicitudes de PAC [Enero-Febrero 2020] Las áreas deberán programar y remitir las solicitudes de PAC de los meses de enero y febrero de 2020 a más tardar el 20 de diciembre de 2019 al Grupo de Tesorería, debidamente justificadas y en el formato establecido, en cumplimiento de lo estipulado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

4. ASPECTOS CONTABLES 4.1. Información - Subdirección de Talento Humano - [Corte a 31 de diciembre de 2019] La Subdirección de Talento Humano debe radicar en la Subdirección de Gestión Financiera, a más tardar el 10 de enero de 2020 la siguiente información: - Valor de los saldos por tercero que quedan como cuentas por pagar en la vigencia 2019, correspondiente a sueldos, vacaciones, primas, horas extras, seguridad social, parafiscales, saldo conciliado de incapacidades por EPS, tanto para la nómina General, Temporal y supernumerarios. - Pasivos rea es de la diferentes nominas acumulados. - Saldo acumulado de las incapacidades con corte 31 de diciembre de 2019 detallado por tercero y EPS.

Información para el cálculo del deterioro de la cartera por concepto de incapacidades:

• Pasivos rea es de la diferentes nominas acumulados. - Saldo acumulado de las incapacidades con corte 31 de diciembre de 2019 detallado por tercero y EPS.

Información para el cálculo del deterioro de la cartera por concepto de incapacidades: - Número de identidad del funcionario - Nombre completo del funcionario " NIT de la EPS - Nombre de la EPS - Fecha de generación de la incapacidad - Valer reconocido como incapacidad - Fecha de pago por EPS a la incapacidadValor pagado por EPS a la incapacidad - Saldo por pagar certificado por EPS. - Si la EPS generó pagos parciales, se requiere la relación a detalle de todos los pagos realizados. 4.2. Información Subdirección de Gestión Administrativa [Corte a 31 de diciembre 2019] La Subdirección de Gestión Administrativa debe radicar en la Subdirección de Gestión Financiera, a más tardar el 10 de enero de 2020 la siguiente información: - Legalizar en el sistema Integrado de Información Financiera SIIF con fecha máxima 13 de diciembre de 2019 los gastos de viaje, viáticos y comisiones que se pagaron de forma anticipada. - Reporte certificado del saldo por inventarios, propiedades, planta y equipo e intangibles (Software y Licencias). - Cálculo de deterioro de los elementos de inventarios y propiedad, Planta y Equipo. - Cuentas valuativas (depreciaciones, amortizaciones). - Estado de baja de los elementos de propiedades, planta y equipo y la gestión realizada a los mismos. - Estado del último informe de la toma física de propiedad, planta y equipo.

• Relación de terrenos cuya titularidad legal está a nombre del Ministerio de Educación Nacional especificando Matricula Catastral, ubicación del predio, valor avalúo catastral registrado en el último impuesto predial y soportes de estos. 4.3. Información Oficina de Tecnología y Sistema de Información [Corte a 31 de diciembre 2019] La Oficina de Tecnología y Sistemas de información debe radicar en la Subdirección de Gestión Financiera, a más tardar el 10 de enero de 2020 la siguiente información: - Cálculo del deterioro de los intangibles. - Listado de los activos desarrollados internamente durante el 2019, donde se identifique la fase de investigación y desarrollo de acuerdo con lo contenido en el anexo 9 Política contable intangibles. - Listado de los intangibles adquiridos durante el 2019, conciliados con la Subdirección de Gestión Administrativa. 4.4. Información Oficina Asesora Jurídica [Corte a 31 de diciembre 2019] La Oficina Asesora Jurídica deberá remitir a la Subdirección de Gestión Financiera, a más tardar el 10 de enero de 2020, la siguiente información: - Saldos correspondientes a las demandas a favor y en contra de. Ministerio (Formulario F9 definitivo, con el archivo original descargado del e-KOGUI). - Saldos de procesos en cobro coactivo con sus respectivos embargos.

Nota: Los terceros vinculados en esta información deben ser reportados con su respectiva identificación tributaria, ya sea NIT, cédula, según aplique. - Información estado cobros coactivos correspondiente a los contratos, convenios y resoluciones con saldos a

favor del Ministerio de Educación Nacional.- información para el cálculo del deterioro de la Cartera de Ley 21 de 1982. - Extracto bancario de depósitos judiciales, con la relación de los títulos en archivo Excel. - Relación de las cuentas de cobro que contenga: cuenta de cobro por vigencia, estado, valor embargo, valor cobrado y aceptado, valor no aceptado, valor remanente, valor pago. 4.5. Información Subdirección de Contratación [Corte a 31 de diciembre 2019] La Subdirección de Contratación deberá remitir a la Subdirección de Gestión Financiera, a más tardar el 10 de enero de 2020, la siguiente información: - Listado de Convenios de Asociación, interadministrativos y/o cooperación celebrados durante la vigencia 2019, especificando el nombre y cargo del supervisor o firma interventora; el estado actual del convenio (Vigente o No); Si el convenio esta liquidado, debe remitirse copia del acta de liquidación de este. - Listado de Contratos celebrados durante la vigencia 2019, por modalidad de pago "Anticipo", especificando el nombre y cargo del supervisor o firma interventora, el estado actual del contrato vigente o No). Si el contrato está liquidado, debe r emitirse copia del acta de liquidación de este. - Listado de contratos y/o convenios liquidados durante la vigencia 2019 4.6. Información Áreas Misionales y de Apoyo (Anticipos y Recursos Entregados en Administración). Supervisores e interventores de convenios y/o contratos, deben radicar el formato “Informe de ejecución

financiera recursos entregados en administración" con corte a 31 de diciembre de 2019 a más tardar el 17 de enero de 2020, sin perjuicio del compromiso de tener completamente al día a entrega de los demás informes mensuales establecidos en la circular 03 emitida el 18 de enero de 2019 por la Secretaria General. Cabe resaltar la importancia de remitir esta información en las fechas establecidas a fin de mitigar los riesgos de posibles hallazgos de la Contraloría General de la República en su auditoria anual. Los supervisores de contratos que administren saldos de contratos por concepto de "Anticipos", deberán radicar un oficio con corte a 31 de diciembre de 2019 a la Subdirección de Gestión Financiera, informando el saldo del anticipo y valor total amortizado al mismo corte, a más tardar el 10 de enero de 2020 Atentamente,

HEYBY POVEDA FERRO

Secretaria General Ministerio de Educación Nacional Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

Ministerio de Educación NacionalDirección: Calle 43 No. 57 - 14. CAN. Bogotá, Colombia. Código Postal 111321.

Teléfono Conmutador: (601) 22 22800 - Línea gratuita fuera de Bogotá: 018000 - 910122 - Fax: (601) 2224953

Horario de atención: Lunes a jueves de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y viernes de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. Jornada continua Soporte técnico - Sistemas de información. Teléfono: (601) 484 5410 - Línea gratuita nacional 018000-510258

Correo Anticorrupción: soytransparente@mineducacion.gov.co Correo de notificaciones judiciales: notificacionesjudiciales@mineducacion.gov.co Canales físicos y electrónicos para atención al público

@Mineducacion @mineducacioncol @Mineducacion @MinisteriodeEducaciónNacional @MinisteriodeEducaciónNacional Términos y condiciones Políticas Mapa del sitio Accesibilidad ©Copyright 2021 - Todos los derechos reservados Gobierno de Colombia Colombia logo Logo Gov.co InicioInicio MÓDULOS Opción documentos Decreto Único Reglamentario del Sector Educación VER MÁS Opción documentos Compilación normativa del Sector Educación VER MÁS Opción documentos Normativa organizacional del MEN VER MÁS Opción documentos Normativa común a todas las entidades públicas VER MÁS Opción documentos Normativa del Sistema Integrado de Gestión MEN VER MÁS Opción documentosÍndice de temas misionales VER MÁS Opción documentos Educación superior VER MÁS Opción documentos Educación inicial, básica y media VER MÁS Opción documentos Conceptos - Doctrina VER MÁS Opción documentos Jurisprudencia

VER MÁS

Opción documentos Boletín Jurídico de Novedades Normativas VER MÁS Opción documentos Herramientas de búsqueda

VER MÁS

× Contraste Contraste | Modo oscuro Reducir Reducir letra (16px) Aumentar Aumentar letra (16px) Centro de relevo Centro de relevo Volver arriba