MINEDUCACION - Circular 5 de 2021

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 5 de 2021 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 5 DE 2021 (febrero 2) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: VICEMINISTROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, GERENTESDE PROYECTOS, COORDINADORES DE CRÉDITO Y COORDINADORES DE GESTIÓNFINANCIERA SSP.

DE: SECRETARIA GENERAL

ASUNTO: GESTIÓN FINANCIERA MEN - VIGENCIA 2021

La presente circular tiene como finalidad: establecer los lineamientos necesarios para el manejo eficiente de los recursos aprobados al Ministerio de Educación Nacional en el Presupuesto General de la Nación para la vigencia 2021 bajo los parámetros normativos presupuestales y contables; impartir orientaciones a fin de mitigar los riesgos en la ejecución del presupuesto; coordinar acciones que contribuyan a la adecuada gestión que laSubdirección de Gestión Financiera debe adelantar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y demás

entidades rectoras en materia presupuestal y contable; facilitar el registro oportuno de la información financiera en los Estados Contables de la entidad y garantizar el pago oportuno de las obligaciones que se contraen con cargo a las apropiaciones presupuestales. Teniendo en cuenta las finalidades antes anotadas, a continuación se enuncian las directrices a tener en cuenta dentro del proceso presupuestal, financiero y contable, así:

1. PRESUPUESTO De acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley 2063 del 28 de noviembre de 2020 "Por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2021" reglamentada mediante el Decreto 1805 del 31 de diciembre de 2020 "por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia 2021 se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos”, los funcionarios y servidores deben atender en su gestión diaria lo expuesto a continuación: 1.1. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP La expedición de CDP se hará previa la solicitud gestionada por las personas autorizadas en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, debidamente radicada en el sistema de gestión documental por los responsables delegados conforme a lo establecido en la Resolución de delegación del gasto No 002 del 02 de enero de 2021 “Por la cual se delega la ordenación del gasto en el Ministerio de Educación Nacional, se asignan responsabilidades y se dictan otras disposiciones”.

Por cada contrato o convenio debe realizarse una única solicitud, indicando al iniciar el párrafo del objeto el número o números del plan de compras aprobado en NEÓN, y establecer de forma clara la prestación del servicio o adquisición a contratar. Se exceptúan de hacer un registro presupuestal por CDP aquellos actos administrativos que por su naturaleza justifican la expedición de más de un registro presupuestal, tales como, nómina, servicios públicos, viáticos; igualmente, para aquellos actos administrativos donde confluyen recursos de varias áreas tales como: Logística, tiquetes, Contratos de Tecnología y servicios de la información, papelería entre otros. Las solicitudes de CDP deben radicarse a través del sistema de gestión documental en la Subdirección de Gestión Financiera - Grupo de Presupuesto, y se atenderán teniendo en cuenta los acuerdos de niveles de servicio. Las áreas son responsables de realizar análisis, seguimiento y control del uso de CDP. Es importante tener en cuenta que solo deben permanecer con saldo aquellos CDP que estén amparando procesos de selección, gastos de personal, servicios públicos, sentencias y conciliaciones, impuestos y viáticos. 1.2. EXPEDICIÓN DE REGISTROS PRESUPUESTALES - RP La expedición de los registros presupuestales de los diferentes actos administrativos, contratos, convenios o aceptación de ofertas que se remiten a la Subdirección de Gestión Financiera se tramitarán de acuerdo con los niveles de servicio; así mismo, se realizará la gestión únicamente por el Sistema de Gestión Documental y

deberán venir con los adjuntos correspondientes como se indica a continuación: 1.2.1. GASTOS DE NOMINA: a) Verificación de la activación de cuentas bancarias de los beneficiarios (servidores y beneficiarios según deducciones) en el sistema SIIF Nación. b) Original de la nómina debidamente liquidada firmada por los responsables y por el ordenador del gasto. c) Archivo plano establecido para el diligenciamiento del registro presupuestal en el SIIF Nación a través de carga masiva y pagos masivos.d) Cumplir con las fechas propuestas en el calendario que se defina para tal fin. 1.2.2. RESOLUCIONES Resolución que ordena el gasto, debidamente firmada, numerada y fechada, identificando de forma precisa la siguiente información: - Concepto del gasto. - CDP que afecta el gasto con el número de ítem y sub ítem, si el rubro está distribuido. - Nombres y apellidos del beneficiario, documento de identidad del beneficiario. - Número, tipo de cuenta y banco en el que se debe hacer el pago. 1.2.3. CONTRATOS, CONVENIOS Y ÓRDENES DE ACEPTACIÓN DE OFERTA Los documentos que se relacionan a continuación deben estar publicados en la plataforma SECOP II para su consulta y validación para el proceso de asignación del registro presupuestal, los cuales deben estar previamente aprobados por el ordenador del gasto: a) Estudio previo, clausulado anexo del contrato, convenio u orden de aceptación a registrar. Para los contratos o convenios cuya aprobación no se adelante en SECOPII, copia del contrato o convenio.

b) Certificación de la cuenta bancaria vigente del contratista. c) Copia del registro único tributario - RUT. d) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del tercero (persona natural; persona jurídica aplicada para el representante legal). e) Certificado cámara de comercio (persona jurídica). f) Certificado de Disponibilidad Presupuestal cuando se tramite el primer registro con cargo a dicho CDP, si es un segundo registro con cargo a un mismo CDP se debe anexar fotocopia. g) Las personas jurídicas que no están obligadas a inscribirse en la cámara de comercio, de conformidad con las normas vigentes, como Entidades Oficiales o Instituciones Educativas Públicas, deben aportar los documentos que acrediten su existencia y representación legal actualizada. h) Plan de pagos del contrato ajustado a la fecha real de iniciación. Cuando el contrato este financiado por más de un CDP se debe determinar el plan de pagos para cada uno de ellos; de igual manera, cuando el contrato programe el pago de anticipo se debe establecer claramente el monto de dicho anticipo por cada fuente de financiación del contrato. i) Para el caso de contratos celebrados con Uniones Temporales o Consorcios deben anexar los mismos documentos establecidos según se detalla a continuación, tanto para el ente jurídico que contrató como para cada uno de los integrantes: - Certificación de la cuenta bancaria vigente del contratista. - Copia del registro único tributario (RUT) - Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal. - Certificado cámara de comercio (persona jurídica)1.2.4. ADICIONES DE CONTRATOS, CONVENIOS U ÓRDENES DE ACEPTACIÓN DE OFERTA

a) Contrato, convenio u orden de aceptación, adicional, debidamente aprobado por las partes en la plataforma SECOPII. b) Certificado de Disponibilidad Presupuestal cuando se tramite el primer registro con cargo a dicho CDP; si es un segundo registro con cargo al mismo CDP, se debe anexar fotocopia. c) Plan de pagos de la adición del contrato. En aquellos casos en que el trámite sea devuelto por el no cumplimiento del lleno de requisitos aquí establecido, la solicitud debe ser radicada nuevamente a través del sistema de gestión documental 1.2.5. REDUCCIONES DE CONTRATOS, CONVENIOS U ÓRDENES DE ACEPTACIÓN DE OFERTA a) Modificación o acta de liquidación debidamente firmada por las partes o aprobada en la plataforma SECOP II que soporta la reducción. Las solicitudes de reducciones de contratos, convenios u órdenes de aceptación de oferta deben radicarse en el sistema de gestión documental por las áreas responsables de la ejecución de los recursos.

1.3. REGISTRO DE CUENTA BANCARIA DE BENEFICIARIO.

Las cuentas bancarias de los beneficiarios se registran en el sistema SIIF Nación junto con el trámite del registro presupuestal. Cuando un beneficiario registrado en el SIIF Nación requiera el cambio de la cuenta bancaria a la que se giran los recursos o registrar una nueva cuenta para manejo de anticipo, el supervisor del contrato debe radicar, mediante el sistema de gestión documental, un oficio dirigido a la Subdirección de Gestión Financiera-Grupo de Presupuesto, con la respectiva solicitud, adjuntando la certificación actualizada de la cuenta bancaria expedida

por la entidad financiera originadora de la cuenta. En caso de que un registro presupuestal presente saldo por obligar, se recomienda al beneficiario no cancelar la cuenta bancaria, así mismo, en caso de cambiarla se debe informar con anticipación esta situación para evitar inconvenientes administrativos y de gestión. 1.4. TRÁMITES DE COMISIONES Y GASTOS DE VIAJE Todas las solicitudes, comisiones y gastos de viaje, deben ser aprobadas por el Ordenador del Gasto en el Sistema Integrado de Informacion Financiera SIIF, y posteriormente radicarlas en el Sistema de Gestión Documental por parte de la Subdirección de Gestión Administrativa. 1.6. EJECUCIÓN DE LA CADENA PRESUPUESTAL Es de vital importancia que supervisores o interventores de contratos, convenios u ordenes de aceptación de oferta o los distintos responsables de las áreas misionales de recursos del Presupuesto General de la Nación (PGN), den cumplimiento a los planes de pago establecidos en dichos negocios jurídicos. Se hace especial énfasis en la legalización y radicación de trámite para pago de las comisiones que realicen servidores y contratistas, estas deben realizarse inmediatamente después de culminar la comisión y dentro del periodo estipulado no superior a (3) tres días hábiles, trámite que debe ser realizado por el comisionado mediante el sistema de Gestión documental. 1.7. TRÁMITE DE GIRO RECURSOS FOMAG,SGP,UNIVERSIDADES,CONCURRENCIA, INSTITUTOS TÉCNICOS Y COLEGIOS MAYORES.Para el trámite de giro de los conceptos de gasto relacionados a continuación los Directores, Jefe de Oficina y

Subdirectores relacionados serán los responsables de remitir el formato GF-FT-30, y aquellos que lo modifiquen y adicionen, debidamente firmado a la Subdirección de Gestión Financiera teniendo en cuenta la aprobación mensual del PAC y las fechas estipuladas en esta circular. CONCEPTO RESPONSABLE FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALESDEL MAGISTERIO Jefe oficina Asesora de Planeación yFinanzas CONCURRENCIA NACIÓN PASIVO PENSIONALESLEYES 1151/2007 Y 1371/2009 (DE PENSIONES) Director(a) Fomento de la Educación Superior -Subdirector(a) de Desarrollo Sectorial A INSTITUTOS TÉCNICOS, TECNOLÓGICOS YCOLEGIOS MAYORES - DECRETO 1052 DE 2006 Director(a) Fomento de la Educación Superior -Subdirector(a) de Desarrollo Sectorial RECURSOS PARA TRANSFERIR A INSTITUCIONES DEEDUCACIÓN SUPERIOR PÚBLICAS, ARTÍCULO 142 DELA LEY 1819 DE 2016. Director(a) Fomento de la Educación Superior -Subdirector(a) de Desarrollo Sectorial A UNIVERSIDADES PARA FUNCIONAMIENTO LEY 30DE 1992 ARTICULO 86 Director(a) Fomento de la Educación Superior -Subdirector(a) de Desarrollo Sectorial A INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR-ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS DEL ORDENTERRITORIAL, ART 183 DE LA LEY 1955 DE 2019 Director(a) Fomento de la Educación Superior -Subdirector(a) de Desarrollo Sectorial

PARTICIPACIÓN PARA EDUCACIÓN - DISTRIBUCIÓNPREVIO CONCEPTO DNP Jefe oficina Asesora de Planeación yFinanzas IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DEALIMENTACIÓN ESCOLAR Director (a) de Cobertura-Subdirector(a) dePermanecía APORTES PARA FINANCIACIÓNUNIVERSIDADES INVERSIÓN Director(a) Fomento de la Educación Superior -Subdirector(a) de Desarrollo Sectorial 1.8. RECURSOS SGP, FOMAG, UNIVERSIDADES, PAE, GASTOS DE PERSONAL Las áreas responsables deben radicar en el sistema de gestión documental dirigido la Subdirección de Gestión Financiera los tramites de los conceptos de gasto enunciados en las siguientes fechas:

MESPROGRAMADOPARARADICAR

PLANEACIÓNPLANEACIÓNFOMENTO-SUPERIOR TALENTOHUMANO TALENTOHUMANO FOMAG SGP Universidades,Colegios e InstitutosNómina Parafiscales Enero 7 de enero 15 de enero 7 de enero 20 de enero 22 de enero Febrero 5 de febrero 12 de febrero5 de febrero 19 de febrero 22 de febrero Marzo 5 de marzo 12 de marzo 5 de marzo 19 de marzo 24 de marzo Abril 6 de abril 16 de abril 6 de abril 20 de abril 23 de abril Mayo 5 de mayo 11 de mayo 5 de mayo 19 de mayo 24 de mayo Junio 4 de junio 9 de junio 4 de junio 21 de junio 24 de junio Julio 6 de julio 13 de julio 6 de julio 6 de julio-Prima21 de julio-Nómina

23 de julio Agosto 3 de agosto 12 de agosto3 de agosto 19 de agosto 24 de agosto Septiembre 7 de septiembre10 deseptiembre 7 de septiembre 20 de septiembre23 de septiembre Octubre 6 de octubre 13 de octubre6 de octubre 19 de octubre 22 de octubreNoviembre 4 de noviembre10 denoviembre 4 de noviembre 19 de noviembre24 de noviembre Diciembre 3 de diciembre9 de diciembre3 de diciembre 3 de diciembre -Prima 15 dediciembre-Nómina 20 de diciembre 1.8.1. CALENDARIO DE RADICACIÓN DE CUENTAS PARA TRÁMITE DE PAGO CONTRATOS, CONVENIOS U ORDENES DE ACEPTACIÓN DE OFERTA A continuación se establecen las fechas en las cuales se deben radicar las cuentas en la Subdirección de Gestión Financiera para iniciar el proceso de pago: MESPROGRAMADOPARA PAGAR FECHA LIMITE RADICACIÓN PERSONAJURIDICA FECHA RADICACIÓN PERSONANATURAL Para pago dentro del Mes Para pago en el mes siguiente Enero - 27 de enero Febrero 3 al 12 16 al 26 24 defebrero Marzo 2 al 12 15 al 31 24 demarzo Abril 5 al 14 15 al 30 23 de abril Mayo 3 al 14 18 al 31 24 demayo Junio 1 al 11 15 al 30 23 dejunio Julio 2 al 16 17 al 30 23 de julio Agosto 2 al 13 18 al 31 25 deagosto Septiembre 1 al 14 15 al 30 24 deseptiembre

Octubre 1 al 15 19 al 29 26 deoctubre Noviembre 2 al 16 17al 30 24 denoviembre Diciembre (Fechas sujetas a calendario de cierre del Ministerio de Hacienda y Crédito Público) NOTAS: - El supervisor debe radicar en el sistema de Gestión Documental al Grupo de Central de Cuentas con firma escaneada los formatos “GF-FT-20 Certificado y Trámite de Pago Prestación de Servicios Certificado de Trámite de pago y Documento Equivalente” debidamente firmado, los cuales deben ir soportados con los adjuntos requeridos - Es importante señalar que todos los trámites de pago deben contar con PAC programado y aprobado, a efecto, que la Entidad pueda cumplir con la ejecución del PAC aprobado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Todas las personas o entidades que celebren contratos con el Ministerio de Educación Nacional y que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o nocontribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, se encuentran obligados a expedir factura de venta o documento equivalente en sus operaciones, documento que será presentado como requisitos para el trámite de pago y que debe cumplir con las condiciones señaladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales para cada sistema de facturación. - Los trámites de pago de persona jurídica radicados en la segunda fecha deben contar con PAC programado y

aprobado en el mes siguiente. - Los trámites de pago radicados con PAC solicitado de forma extemporánea, están condicionados al monto y fecha estipulada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

1.9. CALENDARIO DE PROGRAMACIÓN DE PAC.

En cumplimiento a lo establecido en la Circular Externa No 01 del 2 de enero de 2021, sobre calendario PAC 2021, emitida por el Subdirector de Operaciones de la Dirección Nacional de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a fin de garantizar el flujo de pagos requeridos según las condiciones pactadas en los contratos, los Directores y Jefes de Oficinas en cuya responsabilidad recae la ejecución de los compromisos celebrados con cargo al presupuesto del Ministerio, deben presentar a la Subdirección de Gestión Financiera las respectivas solicitudes teniendo en cuenta el siguiente calendario. MES (en curso)FECHA LÍMITE DERECEPCIÓN DESOLICITUDES EN SGF MES PARAPROGRAMAR FECHA COMITÉ DE PACDEPENDENCIAS Febrero 29 de enero Marzo 5 de febrero Marzo 3 de marzo Abril 10 de marzo Abril 26 de marzo Mayo 7 de abril Mayo 4 de mayo Junio 7 de mayo Junio 3 de junio Julio 9 de junio Julio 1 de julio Agosto 9 de julio Agosto 3 de agosto Septiembre 11 de agosto Septiembre 1 de septiembre Octubre 8 de septiembre Octubre 1 de octubre Noviembre 8 de octubre Noviembre 3 de noviembre Diciembre 10 de noviembre

Diciembre diciembre diciembre (extraordinaria) Se programa en forma extraordinaria, originadas por traslados presupuestales (si es necesario) 21 de diciembre enero y febrero de 2021 20 de enero de 2021 - Es de tener en cuenta que el proceso de aprobación y administración del PAC debe partir de la premisa de que las solicitudes de las dependencias corresponden con las necesidades reales en cuanto a monto y fecha para la realización de sus pagos. Una inadecuada programación, por exceso o por defecto puede acarrear al Ministerio de Educación Nacional que los cupos aprobados se vean impactados. - Todas y cada una de las solicitudes del PAC, sin excepción, deben presentarse con la correspondiente justificación técnica a nivel de compromiso, rubro, recurso (sin o con situación de fondos). - Las solicitudes de PAC correspondientes a Patrimonios Autónomos y fiducias deben venir acompañadas de una certificación bancaria que indique el saldo de los recursos administrados. - Las solicitudes correspondientes a servicios públicos, arriendos, seguros, (gastos generales) serán de carácter prioritario de programación y pago.- Todas y cada una de las solicitudes de PAC debe obedecer al Plan de Pagos proyectado para cada uno de los actos administrativos a través de los cuales se ejecuta el presupuesto, en caso de no corresponder a esta proyección se debe realizar la correspondiente justificación técnica. - Las solicitudes radicadas fuera de las fechas establecidas en el calendario serán clasificadas como extemporáneas y no serán consideradas dentro de la programación de PAC a consolidar y tramitar; por lo tanto,

los valores solicitados deberán incluirse por parte de las dependencias o actores responsables en la solicitud del siguiente mes. - Los compromisos por programar en cada solicitud deben contar con los soportes, actos y trámites correspondientes que garanticen la legalidad y hagan exigible su pago, por lo que se recomienda abstenerse de programar compromisos condicionados a aprobación a través de actos que implican agotar el procedimiento ante entidades externas, como por ejemplo la Dirección General de Presupuesto (MINHACIENDA) o Departamento Nacional de Planeación -DNP, entre otras. - La programación de PAC que respondan a contratos que se manejen bajo el esquema de bolsa común, tales como logística, viáticos, papelería, suministros, entre otros, deben ser solicitados por el área responsable de administrar y ejecutar dichos recursos, en coordinación con las áreas aportantes de recursos. - Contratistas, supervisores e interventores de contratos deben garantizar que se cumpla en debida forma con el plan de pagos estipulado al inicio de cada contrato, a fin de garantizar que el PAC solicitado y aprobado mensualmente no se vea impactado por acumulación de tramites. - Es importante precisar que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional evalúa mensualmente la administración del PAC mediante el indicador de PAC no utilizado (INPANUT) tal como lo señala la Circular 21 expedida el 21 de junio de 2006, herramienta que se constituye como instrumento de medición, cuyo resultado se tendrá en cuenta para la aprobación de solicitudes futuras y otorga prelación a las

Entidades que presenten buenos indicadores de gestión. Por tal razón, se recomienda realizar una adecuada programación y ejecución de pagos de todos los compromisos administrados por sus dependencias. NOTA. Es importante señalar que todos los pagos tramitados en el Ministerio están sujetos a la disposición de PAC, establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 1.10. PROGRAMACIÓN PAC GASTOS DE PERSONAL Las solicitudes de PAC para Gastos de Personal deben anexar la siguiente información: - Detalle y valor de funcionarios que se les reconocerá y pagará vacaciones. - Detalle y valor de funcionarios que se les reconocerá y pagará Bonificación de Servicios. - Detalle y valor de funcionarios que se les reconocerá y pagará Prestaciones.

1.11. ENDOSOS.

En aquellos casos en donde el contratista requiere utilizar la figura de endoso (cesión de derecho económico), se deben considerar los siguientes aspectos: - Aprobación del Ordenador de Gasto - La información precisa de la cuenta bancaria del tercero beneficiario del endoso debe ir correctamente identificada en el certificado de trámite de pago correspondiente. - Certificaciones bancarias de ambas cuentas (la del contratista persona natural o jurídica y la del beneficiario del endoso).La reglamentación establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público al respecto es el Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015: “ARTÍCULO 2.9.1.2.4. EXCLUSIVIDAD DEL PAGO A BENEFICIARIO FINAL. El pago a beneficiario final se efectuará únicamente al beneficiario y a la cuenta bancaria registrados por medio de la cual se afectan las

apropiaciones presupuestales, salvo en los eventos definidos por el Comité Operativo y de Seguridad del SIIF Nación, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.9.1.1.11 del presente título. Las entidades usuarias del SIIF Nación son responsables por las modificaciones que se hagan al beneficiario de un compromiso, en virtud de una cesión de contratos o en los demás eventos permitidos por la ley. Para tal fin, estas deberán contar con autorización del ordenador del gasto.” (subrayado y en negrilla fuera de texto).

2. ESTADOS FINANCIEROS 2.1. CALENDARIO PARA RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN EN LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA Con el fin de cumplir con lo establecido por la Contaduría General de la Nación referente a los cierres contables, y garantizar que los procesos de reconocimiento y revelación contable se realicen de forma pertinente y oportuna dentro cada periodo contable es imprescindible que la información suministrada por las dependencias del Ministerio sea radicada en la Subdirección de Gestión Financiera atendiendo el siguiente cronograma:

ÁREAGENERADORADE LAINFORMACIÓN

(GrupoReceptor de laInformación) INFORMACIÓN REQUERIDAFECHA DE ENTREGA DEINFORMACIÓN Interventores y/oSupervisores deConveniosInternacionales Tesorería Información Exógena de ConveniosInternacionales Día 20 de cada mes [] Oficina Asesora dePlaneación,Finanzas ySistemas deInformación PresupuestoSistema General de Participaciones -SGP Día 16 de cada mes []

Subdirección deTalento Humano PresupuestoParafiscales Día 22 de cada mes [] Subdirección decontratación Tesorería Listado de Convenios Internacionales3er día hábil de cada mes Subdirección deTalento Humano ContabilidadRelación de las retenciones practicadaspor diferentes conceptos de nómina5to día hábil de cada mes Sistema General deRegalías Tesorería Impuestos Dia 10 de cada mes [] Oficina AsesoraJurídica ContabilidadRelación de los pasivos contingentes ylitigios, según Resolución 14675/2017con calificación e indexado Dia 10 de cada mes [] Interventores y/oSupervisores deconvenios ContabilidadGestión realizada para la legalización y/oreintegro de los saldos a favor delMinisterio de Educación Nacional porconcepto de anticipos giraos. BimestralInterventores y/oSupervisores deconvenios ContabilidadJustificación de 1. Saldos a favor delMinisterio por actas de liquidación decontratos y convenios. 2. Saldos a favorde Ministerio por resoluciones deliquidación. Bimestral Oficina AsesoraJurídica ContabilidadInformar el estado actual de los actosadministrativos que se encuentran enproceso de cobro coactivo por conceptode resoluciones, contratos y conveniosliquidados con saldos a favor del MEN. Bimestral Subdirección decontratación ContabilidadDetalle de los contratos y convenios quepresenten anticipos Bimestral

Subdirección decontratación ContabilidadRelación de los contratos y conveniosliquidados con saldos a favor del MEN.Trimestralmente Áreas responsables dela ejecución deconvenios bajo lamodalidad deRecursos entregadosen Administración ContabilidadInforme de Ejecución y anexos -Recursos Entregados en AdministraciónDia 15 de cada mes []La fecha de radicación de losinformes de ejecuciónfinanciera de los conveniosdel ICETEX está sujeta alenvío de los estados decuenta por parte delICETEX. Subdirección deTalento Humano SubdirecciónFinanciera(CadenaPresupuestalJ Nominas: Planta General, PlantaTemporal, Supernumerarios y Nominasadicionales y novedades de nómina,parafiscales y descuentos de nomina Dia 19 de cada mes []

ÁREAGENERADORADE LAINFORMACIÓN

(GrupoReceptor de laInformación) INFORMACIÓN REQUERIDAFECHA DE ENTREGA DEINFORMACIÓN Oficina AsesoraJurídica Grupo deContabilidadRelación de las cuentas de cobro quecontenga: Cuenta de cobro por vigencia,estado, valor embargo, valor cobrado yaceptado, valor no aceptado, valorremanente, valor pago, valor a cobrar Día 15 de cada mes [] SubdirecciónFinanciera-Of AsesoraJurídica SubdirecciónFinanciera Conciliación Firmada y Certificada porlas áreas Dia 15 de cada mes [] Oficina AsesoraJurídica - JurisdicciónCoactiva Grupo deContabilidadMatriz cobro coactivo clasificado porcategorías (municipios: especial, 1, 2 y 3,municipios 4, 5, 6 y SC ydepartamentos). Estadística de recaudopara cada categoría de cartera. (ver guíacalculo deterioro cartera ley 21 de 1982 A 31 de diciembre.

A 31 de diciembre. Subdirección deTalento Humano Grupo deContabilidadCertificación de los saldos que al últimodía de cada mes se presenten pendientesde cobro por concepto de incapacidades acada una de las EPS y por trabajador, asícomo el movimiento de nuevasincapacidades y reconocimientos porEPS y por trabajador. Antes del día 10 de cada mes() Subdirección deTalento Humano Grupo deContabilidadEstimación del deterioro de las cuentaspor cobrar a las diferentes EPS, porconcepto de incapacidades. Antes del 30 de enero decada año.(Ver guía para el cálculo de deterioro delas cuentas por cobrar (incapacidades). Subdirección deTalento Humano Grupo deContabilidadCertificación de los saldos por pagar porconcepto de seguridad social en salud ypensión y saldos de los pasivos laboralesde las nóminas de planta, temporal ysupernumerarios al último día de cadames. Antes del día 10 de cada mes() Subdirección deTalento Humano Grupo deContabilidadCalculo actuarial: Valoración del pasivopensional, por concepto de pensiones dejubilación con corte al 31 de diciembre acargo del Ministerio de EducaciónNacional. Antes del 30 de enero decada año. Subdirección deGestiónAdministrativa Grupo deContabilidadRelación de movimientos de Inventarios,propiedades planta y equipo y activosIntangibles (ingresos, traslados, bajas,altas, depreciaciones, amortizaciones|)con sus respectivos soportes Día 10 de Cada Mes [] Subdirección deGestiónAdministrativa Grupo deContabilidadDeterminación del método dereconocimiento de los elementos dePPYE (al costo, al valor de mercado o laactualización del avaluó anterior). Valorde reposición y vidas de los activos Valordel desmantelamiento para los activosque aplique PPYE.Evaluar indicios de deterioro y cálculo dedeterioro de PPYE

Al final del periodo contable Oficina deTecnología y Grupo deContabilidadDeterminar para los intangiblesadquiridos, desarrollados y licencias:Trimestralmente

ÁREAGENERADORADE LAINFORMACIÓN

(GrupoReceptor de laInformación) INFORMACIÓN REQUERIDAFECHA DE ENTREGADE INFORMACIÓN Sistemas deInformación vidas útiles, valor de mercado)Evaluar indicios de deterioro y calcular deterioro a los activos intangibles: adquiridos,desarrollados y licencias ICETEX Grupo deContabilidadReporte para cálculo de deterioro ylistado de cartera condonada Trimestralmente FOMAG Grupo deContabilidadRelación de los pagos de las obligacionespensionales a favor del personal docenteafiliado al Fomag. Día 15 de cada mes [] Nota [] Radicar el día hábil siguiente en los casos en que la fecha programada corresponde a un fin desemana o día festivo. Finalmente, es necesario resaltar que el cumplimiento de los procesos y cronogramas establecidos en la presente circular garantizará una adecuada y oportuna ejecución de los recursos asignados a cada dependencia, así como la presentación de información financiera razonable, oportuna y veraz, contribuyendo así al cumplimiento de las metas trazadas para la presente vigencia. Atentamente,

KAREN EZPELETA MERCHAN

Secretaria General (E)Ministerio de Educación Nacional ANEXO.

MARCO LEGAL QUE REGULA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.

1.1. PRINCIPIO GENERAL DEL GASTO PÚBLICO.

Ley 111 de 1996 Todo gasto autorizado debe desarrollar el objeto de la apropiación, es decir que los recursos de

funcionamiento deben destinarse exclusivamente a la financiación de gastos legi