MINEDUCACION - Circular 54 de 2015

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 54 de 2015 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 54 DE 2015 (octubre 23) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Para: Sevidores del Ministerio de Educación Nacional De: Secretaria General Apreciados todos, reciban un especial saludo.

Con la expedición del Decreto 1083 de 2015 (Decreto Único de la Función Pública) en el cual se compilan normas de la misma naturaleza y en cumplimiento de lo señalado en el artículo 3.1.1, que menciona que "los actos administrativos expedidos con fundamento en las disposiciones compiladas en el Decreto Único mantendrán su vigencia y ejecutoriedad bajo el entendido de que sus fundamentos jurídicos permanecen en el decreto compilatorio", este Despacho considera pertinente actualizar el contenido de la Circular 25 de 31 deagosto de 2012 y promover su conocimiento a fin de que quienes estamos vinculados a la entidad conozcamos y

apliquemos lo establecido para adelantar sin contratiempos los siguientes trámites administrativos: LICENCIAS Las licencias fueron reguladas por el Decreto 1950 de 1973, pero al ser compilado por el Decreto 1083 de 2015 resulta necesario informar sobre el nuevo fundamento jurídico. El artículo 2.2.5.10.3 del Decreto 1083 de 2015, establece que un empleado se encuentra en licencia cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia, por enfermedad, por maternidad, o por luto, ésta última en los términos de la Ley 1635 de 2013. El artículo 2.2.5.10.14 del Decreto 1083 de 2015, indica que al vencerse cualquiera de las licencias o sus prórrogas, el empleado debe reincorporarse al ejercicio de sus funciones; Si no las reasume incurrirá en abandono del cargo. Las licencias legalmente reglamentadas son: Licencia ordinaria Licencia por maternidad o enfermedad Licencia de paternidad Licencia por luto Licencia Ordinaria El Decreto 1083 de 2015 en su artículo 2.2.5.10.4 consagra que los empleados tienen derecho a licencia ordinaria a solicitud propia y sin sueldo, hasta por sesenta (60) días al año, continuos o discontinuos. Si ocurre justa causa a juicio de la autoridad competente, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días más. Es importante mencionar que la solicitud de las licencias debe realizarse por escrito, acompañada de los documentos que la justifiquen cuando se requieran y con anticipación de cinco (5) días hábiles, con el visto

bueno del jefe inmediato. Cuando la solicitud de licencia ordinaria no obedezca a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, la autoridad competente decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. De acuerdo a lo contemplado por el Decreto 1083 de 2015 en sus artículos 2.2.5.10.9 y 2.2.5.10.10, durante las licencias ordinarias no podrán desempeñarse otros cargos dentro de la administración pública, por lo que al ocurrir este hecho se sancionará disciplinariamente al servidor y se revocará el nuevo nombramiento. De igual forma, prohibe la participación de los servidores públicos en política. Y finalmente es importante resaltar que en el artículo 2.2.5.10.6, el Decreto 1083 de 2015 señala que la licencia no puede ser revocada por la autoridad que la concede pero, en todo caso, el beneficiario puede renunciar a ella. Licencia por enfermedad no profesional De acuerdo al artículo 2.2.5.10.13 del Decreto 1083 de 2015, para autorizar licencia por enfermedad se procederá de oficio o a solicitud de parte, pero se requerirá siempre la certificación de incapacidad expedida por autoridad competente. Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia conforme a lo indicado en el artículo 121 del Decreto 019 de 2012.

Características: Los dos (2) primeros días de la incapacidad estarán a cargo del patrono (MEN); del tercer día en adelante

y hasta los primeros 90 días, el servidor recibirá 2/3 partes del ingreso base de cotización. Del día noventa y uno (91) hasta los ciento ochenta (180) días que pueda durar la incapacidad, el servidor recibirá el 50% del ingreso base de cotización.Cuando la incapacidad exceda los ciento ochenta (180) días, el auxilio económico que venía percibiendo el incapacitado seguirá siendo reconocido en la misma cuantía por la entidad de previsión social, hasta cuando sea incluido en la nómina de pensionados o haya quedado en firme la calificación del grado de incapacidad, si ella no es suficiente para tener derecho a la pensión correspondiente. Incapacidad por enfermedad laboral o accidente de trabajo De acuerdo a la Ley 1562 de 2012, accidente de trabajo es "todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador" Mientras que por enfermedad laboral "se entiende que es la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabaja(

De acuerdo al Decreto 1295 de 1994, en su artículo 62 alude a la información de riesgos profesionales, en la que los empleadores están obligados a informar a sus trabajadores los riesgos a que pueden verse expuestos en la ejecución de la labor encomendada o contratada. Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en una empresa o actividad económica deberán ser informados por el respectivo empleador a la entidad administradora de riesgos profesionales y a la entidad promotora de salud, en forma simultánea, dentro de los dos días hábiles siguientes de ocurrido el accidente o diagnosticada la enfermedad. Por lo anterior, en caso de que ocurra un accidente de trabajo se debe informar a la Subdirección de Talento Humano de manera inmediata para realizar las actividades correspondientes, en cumplimiento de las normas vigentes. Las enfermedades laborales o accidentes de trabajo estarán a cargo del Sistema General de Riesgos Profesionales de acuerdo a lo señalado por la Ley 776 de 2002, es decir, el servidor recibirá el 100% del salario correspondiente a los días de incapacidad y le corresponderá el pago a la Administradora de Riesgos Profesionales (ARL). Licencia por maternidad La funcionaria que se encuentre en estado de embarazo deberá comunicar esta novedad por escrito a la Subdirección de Talento Humano, con copia al jefe inmediato, adjuntando certificado médico en el que se constate su estado de gravidez para los registros a que haya lugar. De acuerdo a la Ley 1468 de 2011, toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de

catorce (14) semanas en la época de parto, remunerada con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso. La licencia de maternidad estará a cargo de la EPS y se cancela el 100% del salario. Las garantías establecidas en la Ley 1468 de 2011 aplican también para la madre adoptante asimilando la fecha del parto con la entrega oficial del menor que adopta. De igual forma se hace extensiva al padre adoptante sin cónyuge o compañera permanente. Licencia por paternidadLos padres, (cónyuges o compañeros permanentes) tienen derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad, según las Sentencias C-174 de 2009 y C-383 de 2012. El único soporte válido para el otorgamiento de licencia remunerada de paternidad es el Registro Civil de Nacimiento, el cual deberá presentarse a la Subdirección de Talento Humano a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha del nacimiento del menor. La Subdirección realizará los trámites correspondientes ante las Entidades Promotoras de Salud (EPS). Licencia por luto Los servidores públicos tienen derecho a una licencia remunerada por luto de cinco (05) días hábiles, en los términos establecidos en la Ley 1635 de 2013, en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil. Las líneas de parentesco señalados en el párrafo anterior están fundamentadas en el capítulo V del Código Civil,

por lo cual se explica: Primer grado de consanguinidad línea ascendente: padres Primer grado de consanguinidad línea descendiente: hijos Segundo grado de consanguinidad línea recta ascendente: abuelos Segundo grado de consanguinidad línea recta descendiente: nietos Segundo grado de consanguinidad línea colateral: hermanos Primero de Afinidad: suegros Primero Civil: vinculo por adopción La justificación de la ausencia del empleado deberá presentarse ante la Subdirección de Talento Humano dentro de los treinta (30) días siguientes a la ocurrencia del hecho, para lo cual se deben adjuntar:

1. Copia del certificado de defunción expedido por la autoridad competente.

2. En caso de parentesco por consanguinidad, además, copia del Certificado de Registro Civil en donde se constate la relación vinculante entre el empleado y el difunto.

3. En caso de relación cónyuge, además, copia del certificado de matrimonio civil o religioso.

4. En caso de compañera o compañero permanente, además, declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia que tenían, según la normatividad vigente.

5. En caso de parentesco por afinidad, además, copia del certificado de matrimonio civil o religioso, si se trata de cónyuges, o por declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, si se trata de compañeros permanentes, y copia del registro civil en la que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera permanente con el difunto.

6. En caso de parentesco civil, además, copia del registro civil donde conste el parentesco con el adoptado.

VACACIONES Las vacaciones se encuentran reguladas por el Decreto 1045 de 1978; éste no fue compilado por el Decreto 1083 de 2015, por lo anterior, mantiene la vigencia el mencionado Decreto.Las vacaciones corresponden a un descanso remunerado al que tiene derecho el servidor por haber laborado durante un (1) año, por un periodo de quince (15) días, de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 8 del Decreto 1045 de 1978. En aras de organizar el plan de vacaciones de los servidores, éste debe ser coordinado y elaborado por cada dependencia a través de la intranet, utilizando para ello el aplicativo de vacaciones donde los directivos, con las personas a su cargo, planificarán el cronograma de vacaciones de todo el año, garantizando así, la no afectación de la prestación del servicio. El acceso a la mesa de ayuda de vacaciones se hace con el usuario asignado al jefe de cada dependencia, la cual es de uso personal e intransferible. La interrupción del disfrute de vacaciones se hará de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 1045 de 1978, por las siguientes causales: "a) Las necesidades del servicio; b) La incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador, o por el servicio médico de la entidad empleadora en el caso de que no estuviere afiliado a ninguna entidad de previsión;

c) La incapacidad ocasionada por maternidad, o aborto, siempre que se acrediten en los términos del ordinal anterior; d) El otorgamiento de una comisión; e) El llamamiento a filas". Cuando se trate de interrupción o aplazamiento de vacaciones por necesidades del servicio se debe solicitar mediante la mesa de ayuda, únicamente por parte del jefe de la dependencia, especificando las razones que soportan tal solicitud y el periodo en que va a disfrutar de las vacaciones interrumpidas y aplazadas. Es importante radicar la solicitud con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha requerida, para tramitarla. La asignación de supernumerarios durante las ausencias temporales de los servidores de planta estará sujeta a tal disponibilidad presupuestal y solicitud previa del jefe de la dependencia a la Subdirección de Talento Humano con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha requerida. PERMISOS El Decreto 1950 de 1973, en su artículo 74, dispuso que el empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa y corresponde al jefe del organismo respectivo, o a quien haya delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos Esta norma fue compilada por el artículo 2.2.5.10.16 del Decreto 1083 de 2015, en el mismo sentido. Para otorgar el permiso, de que trata el artículo anterior, la solicitud debe ser presentada a la Subdirección de Talento Humano con el visto bueno del jefe inmediato, indicando la justificación y la Subdirección valorará y

determinará si se concede o no.(1) Permisos para Estudio: Toda solicitud de permiso para estudio, debe ser autorizada por el jefe inmediato y la compensación del tiempo será obligatoria, en los términos acordados con el jefe respectivo. Después debe ser dirigida a la Subdirección de Talento Humano para su respectivo trámite. Cualquier cambio sobre este permiso deberá ser informado por escrito ante el jefe respectivo y ante la Subdirección de Talento Humano. Los servidores que se encuentren desempeñando sus funciones en las instalaciones del Ministerio de Educación Nacional y deban trasladarse al sitio donde recibirán las clases tienen el beneficio de salir media hora antes de lafinalización de la jornada laboral sin que ésta sea compensada. Los servidores vinculados en los empleos temporales deben realizar el trámite así: Remitir a la Subdirección de Talento Humano solicitud del permiso, debidamente radicada en la Unidad de Atención al Ciudadano en el que indique: El tiempo de permiso que solicitará para asistir a clases, el horario y el día (s) y hora (s) en el que tomará las clases. El visto bueno del jefe inmediato. La tarea específica en compensación al tiempo dedicado a sus estudios. Cada coordinador regional asignará un compromiso que será obligatorio en los términos del acuerdo que se establezca con éste. El servidor debe exponer en su comunicación que realizará la compensación del tiempo de acuerdo al plan de trabajo que haya acordado con el jefe inmediato. Una vez aprobado el permiso se debe remitir copia del recibo de pago de la matrícula.

Al finalizar los estudios deben remitir certificado de culminación de los mismos.

Permisos para docencia: Para el otorgamiento de permisos para docencia todos los servidores públicos deben tener en cuenta las disposiciones legales que se relacionan a continuación: Artículo 128 de la Constitución: "Nadie podrá desempeñar simultáneamente más de un empleo público ni recibir más de una asignación que provenga del tesoro público, o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente determinados por la ley. (Subrayado fuera de texto) Entiéndase por tesoro público el de la Nación, el de las entidades territoriales y el de las descentralizadas".

Los casos excepcionales establecidos en la Constitución se desarrollan en la Ley 4 de 1992, en el artículo 19, el cual expresa: a. "Las que reciban los profesores universitarios que se desempeñen como asesores de la rama legislativa; b. Las percibidas por el personal con asignación de retiro o pensión militar o policial de la Fuerza Pública; c. Las percibidas por concepto de sustitución pensional; d. Los honorarios percibidos por concepto de hora-cátedra; e. Los honorarios percibidos por concepto de servicios profesionales de salud. f. Los honorarios percibidos por los miembros de las juntas directivas, en razón de su asistencia a las mismas, siempre que no se trate de más de dos juntas. g. Las que a la fecha de entrar en vigencia la presente Ley beneficien a los servidores oficiales docentes

pensionados" (...) Con respecto a las horas-cátedra, la Ley 30 de 1992 en su artículo 73 menciona: "Artículo 73. Los profesores de cátedra no son empleados públicos ni trabajadores oficiales; son contratistas y su vinculación a la entidad se hará mediante contrato de prestación de servicios, el cual se celebrará por períodos académicos. Los contratos a que se refiere este artículo no estarán sujetos a formalidades distintas a las que se acostumbran entre particulares. El régimen de estipulaciones será el determinado por la naturaleza del servicio y el contratopodrá darse por terminado sin indemnización alguna en los casos de incumplimiento de los deberes previstos en la ley o en el contrato. Estos contratos requieren, para su perfeccionamiento, el registro presupuestal correspondiente". En conclusión, todo permiso de docencia, debe ser autorizado por el jefe inmediato, teniendo en cuenta lo dispuesto en los incisos anteriores, ya que solo se otorgará por concepto de hora – cátedra. De igual manera, es importante señalar que el número de horas asignadas actualmente al servidor público en calidad de docente no podrán superar las cinco (5) horas semanales una vez se vincule a la universidad, acudiendo a una interpretación analógica de lo regulado por la Ley 270 de 1996, art. 151, parágrafo 2°, que permite a los empleados de la rama judicial ejercer la docencia universitaria hasta por cinco horas semanales siempre que no se perjudique el normal funcionamiento de la administración, por lo anterior se recomienda revisar el número de horas semanales asignadas para que no supere el permitido. La compensación del tiempo

será obligatoria, en los términos acordados con el jefe respectivo y posteriormente, debe ser remitida a la Subdirección de Talento Humano para su trámite, radicando la solicitud en la Unidad de Atención al Ciudadano. Los servidores vinculados mediante empleo temporal, deberán remitir comunicado que contenga: El tiempo de permiso que solicitará para asistir a clases, el horario (días y horas) en el que dictará las clases. El visto bueno del jefe inmediato. La tarea específica en compensación al tiempo dedicado a sus estudios. Cada coordinador regional asignará un compromiso que será obligatorio en los términos del acuerdo que se establezca con éste. El servidor debe exponer en su comunicación que realizará la compensación del tiempo de acuerdo al plan de trabajo que haya acordado con el jefe inmediato. JORNADA LABORAL Y HORARIO El cumplimiento de la jornada laboral conlleva al desarrollo de los fines del Estado, por lo tanto al cumplir con este horario, contribuimos al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. En este orden de ideas, la Resolución 810 de 23 de abril de 2003, indica que la jornada laboral comienza a partir de las 8:00 am. y finaliza a las 5:45 p.m., el que se contará con una hora de almuerzo, ya sea de 12:00 m. a 1:00 p.m. o de 1:00 p.m. a 2:00 p.m. De acuerdo con lo consagrado en el Convenio 30 de la OIT, en su artículo 2, la hora de almuerzo no se considera

de trabajo, debido a que en este tiempo el servidor no está a disposición de la entidad. Se destaca la importancia y el deber de los jefes inmediatos de verificar el cumplimiento del horario. Con el propósito de facilitar esta actividad, el Ministerio de Educación Nacional cuenta con un aplicativo denominado "Consulta de accesos al MEN" que entrega información de ingresos y salidas de las instalaciones de la entidad y puede ser consultado siguiendo esta ruta: Intranet/ Sistemas de Información de Apoyo/ Gestión de Recursos Humanos.En caso de presentarse incumplimiento del horario o jornada laboral sin justificación legal, siguiendo lo consignado por el Decreto 1647 de 1967, en su artículo 2, se procederá a realizar el descuento de todo día no trabajado, previo a los requisitos contemplados por la Corte Constitucional, en Sentencia T-1059 de 2001 así: "a) Ausencia al sitio de trabajo para la prestación del servicio sin justificación legal; b) Certificación del jefe inmediato reportando dicha ausencia; c) Orden de descuento por nómina de los días certificados como no laborados." Derechos de los servidores, en este contexto Los servidores podrán ejercer su derecho de defensa y/o contradicción ante el jefe respectivo, presentando los argumentos sobre su ausencia del sitio de trabajo y en caso de que no sea justificante, el jefe inmediato debe reportar a la Subdirección de Talento Humano la ausencia para que proceda al descuento de los días no laborados. De igual manera se informa que, además del no pago, la administración puede iniciar el respectivo proceso

disciplinario por las presuntas faltas que puedan derivarse, como por ejemplo, el incumplimiento de los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo (numeral 1° artículo 35 Ley 734 de 2002) Es importante dar a conocer al jefe respectivo la justificación de las ausencias y es deber de los jefes respectivos, proceder a registrarla en el aplicativo denominado "Reporte de Ausentismo". En esta herramienta se deben reportar las ausencias inferiores a un (1) día y las que se originan por motivos personales del servidor. Para acceder al aplicativo "Reporte de Ausentismo" siga la ruta: Intranet/ Talento en la Red/ nombre del servidor/ cédula/ motivo del ausentismo/ hora de inicio/ hora de finalización del mismo. Se deben adjuntar los documentos que lo soporten. Lo anterior sin perjuicio de los procedimientos normales para soportar una ausencia, verbigracia las incapacidades médicas que deben ser radicadas en la Unidad de Atención al Ciudadano. En este mismo contexto y teniendo en cuenta que es deber de todo servidor público dedicar la totalidad de la jornada laboral al cumplimiento de sus funciones, se recuerda que no está autorizada la venta productos ni las

rifas al interior del Ministerio de Educación Nacional. RENUNCIAS De acuerdo con el artículo 2.2.11.1.2 del Decreto 1083 de 2015, "Todo el que sirva a un empleo de voluntaria aceptación puede renunciado libremente". El artículo 2.2.11.1.3 del Decreto 1083 de2015 establece que: "la renuncia se produce cuando el empleado manifiesta por escrito, en forma espontánea e inequívoca, su decisión de separarse del servicio."Respecto a la fecha de aceptación de la renuncia, la norma antes citada establece en su artículo 2.2.11.1.5 "Presentada la renuncia, su aceptación por la autoridad competente se producirá por escrito y en la providencia correspondiente deberá determinarse la fecha en que se hará efectiva, que no podrá ser posterior a treinta (30) días de su presentación." De lo anterior se concluye que la renuncia debe ser presentada mediante escrito dirigido a la Ministra de Educación Nacional, indicando la fecha a partir de la cual el servidor quiere desvincularse de la entidad. Con el fin de garantizar una adecuada entrega de los asuntos a cargo del servidor, la renuncia deberá radicarse con una antelación mínima de diez (10) días hábiles con respecto a la fecha de efectividad. Ningún servidor público podrá desvincularse de su empleo hasta tanto la renuncia le haya sido aceptada y comunicada. Sin embargo, vencido el término de treinta (30 días) sin que se haya decidido sobre la renuncia, el empleado dimitente podrá separarse del cargo sin incurrir en abandono del empleo, o continuar en el

desempeño del mismo, caso en el cual la renuncia no producirá efecto alguno, en los términos del artículo 2.2.11.1.5 del Decreto 1083 de 2015. El servidor que se retira de la entidad debe entregar los asuntos a su cargo al jefe respectivo, diligenciado el formato Acta de Informe de Gestión A-FM-TH-DL-00-01, el cual se encuentra publicado en el Sistema Integrado de Gestión – SIG, en este enlace: http://qabo.mi&opcion reqreso=2.7.1.2&id macroproceso=21&id proceso=323 OTROS Las personas vinculadas al Ministerio de Educación Nacional no están autorizadas para ingresar ni salir de las instalaciones del Ministerio de Educación Nacional por la puerta interna de la Unidad de Atención al Ciudadano. La Secretaría General recuerda a todos los servidores de Ministerio de Educación Nacional que en este Despacho podrán contar con las orientaciones necesarias para el cumplimiento de sus deberes, como también para ejercer sus derechos, en el marco de lo establecido por la ley. Cordialmente,

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario General

NOTA AL FINAL

1. Resolución 8033 de 2011 Por el cual se delegan unas funciones, Artículo Primero: a) Autorizar o negar los permisos remunerados, de los servidores del Ministerio de Educación Nacional, previa solicitud hecha por el servidor con el visto bueno del jefe inmediato.

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ISSN : 2463-2554 En línea

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