MINEDUCACION - Circular 62 de 2015

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 62 de 2015 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 62 DE 2015 (noviembre 20) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: Viceministros, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Gerentes de Proyectos, Coordinadores de Crédito y Coordinadores de Gestión Financiera SSP DE: Secretario General

ASUNTO: Gestión Financiera – Cierre Vigencia 2015

Con el objetivo de que las dependencias del Ministerio preparen las actividades de cierre de vigencia, de carácter presupuestal, financiero y contable, a continuación encontrará las directrices y lineamientos a tener en cuentapara ejecutar de manera efectiva los recursos del presupuesto, garantizar el pago de las obligaciones contractuales y registrar de manera oportuna la información en los Estados Contables del Ministerio.

1. Radicación de Trámites de Pago Teniendo en cuenta que la fecha límite establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en su circular

de cierre No 046 de noviembre de 2015, para pago realizado por la Dirección del Tesoro Nacional es el próximo 23 de diciembre de 2015, el Ministerio de Educación Nacional establece como fecha límite para la radicación de trámites de pago el próximo 17 de diciembre de 2015; éstos trámites serán efectivamente qirados dentro del mes de diciembre de 2015, teniendo en cuenta la disponibilidad de PAC autorizada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Todos los trámites de pago radicados del 18 al 30 de diciembre de 2015, serán constituidos como Cuentas por Paqar, para ser efectivamente girados en el mes de febrero de 2016, teniendo en cuenta la disponibilidad de PAC autorizada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

2. Pago de compromisos constituidos como "Reserva Presupuestal 2014" Es importante señalar que el trámite de PAC que se debe adelantar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para pagar compromisos imputables a la reserva presupuestal constituida a 31 de diciembre de 2014, sólo es viable una vez se registre en SIIF la obligación, de tal suerte que las solicitudes para trámite de pago que no se radiquen hasta el 9 de diciembre de 2015, no serán tramitadas.

Es importante recordar, que las cuentas bancarias de los beneficiarios de los trámites de pago radicados, deben ser validadas con anticipación con el grupo de presupuesto de la Subdirección de Gestión Financiera, a efectos de garantizar que se encuentren en estado "Activo" en el sistema SIIF Nación y evitar así el NO PAGO de los

mismos. Se advierte la importancia de respetar y cumplir la fecha señalada, la cual evitara tener que tramitar el pago correspondiente mediante el procedimiento "viriencias expiradas".

3. Constitución de Obligaciones como "Cuentas por Pagar 2016" Únicamente se podrán constituir cuentas por pagar (giro efectivo en la vigencia 2016) sobre facturas, documentos equivalentes o actos administrativos legalmente constituidos que ordenaron gasto, radicados antes del 30 de diciembre de 2015 y cuya ejecución se haya cumplido en los términos del artículo 1o del decreto 1957 de 2007, modificado por el articulo 3o del decreto 4836 de 2011, previa certificación del interventor o supervisor.

4. Compromisos Vigencia 2015 – (Reservas a Ejecutar 2016) Ordenadores de Gasto, Supervisores e Interventores deben garantizar que los compromisos constituidos durante la vigencia 2015 deben ser ejecutados de acuerdo con los cronogramas establecidos contractualmente, evitando generar saldos de contratos en "Reserva" a ser ejecutada en la vigencia 2016.

Frente al tema, la Procuraduria General de la Nación emitió la circular # 031 de octubre de 2011, en la cual expuso lo siguiente: "... En el mismo senlido, el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico califica las reservas presupuestales como un <instrumento de uso excepcional. o sea esporádico y justificado unicamente en situaciones atípicas y ajena a la voluntad de la entidad contralante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmeme

pactadas dentro de la misma vigencia en que este se perfeccionó, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente, lo cual conlleva a que en tales eventos se constituva la respectiva reserva presupuestal"... De tal manera que el uso excepcional de las reservas presupuestales ante la verificación de eventos en los que de manera sustancial se afecte el ejercicio basico de la función pública, caso en el cual las entidades territoiales que decidan constituir reservas presupuestales deberán Justificarlas por elordenador del gasto y el jefe de presupuesto. Las reservas presupuestales no se podrán utilizar pura resolver deficiencias generadas en la falta de planeación... (Subrayado fuera de texto) En el evento de que surja la existencia de un saldo de compromiso no ejecutado en la vigencia 2015, supervisores e interventores de contratos deben diligenciar el formato "Justificación Constitución de Reservas Presupuestales", y radicarlo en la Subdirección de Gestión Financiera con fecha límite 8 de Enero de 2016; documento que se constituye como soporte para registro en el sistema SIIF Nación, así como para futuros requerimientos de auditorías internas, Contraloría General de la República y demás entes de control. Cabe recordar, la responsabilidad de los funcionarios que por motivos de su labor realizaron desplazamientos fuera de las instalación del Ministerio, que afectaron valores por concepto de comisiones (viáticos, gastos de viaje y desplazamientos), que deben realizar las acciones pertinentes, a efectos de presentar la documentación necesaria para su legalización y pago antes del 17 de diciembre de 2015 para que sea cancelada durante la

vigencia 2015. Se exceptúan aquellos funcionarios que realizaron dichas actividades a partir del 18 de diciembre de 2015, quienes deberán presentar la documentación correspondiente para la legalización y pago a más tardar el día 30 de diciembre de 2015 a fin de ser registradas como cuentas por pagar en la vigencia 2016.

5. De utilización de Vigencias Futuras Las operaciones y trámites de carácter presupuestal y/o financiero, asociados con contratos o actos que por su naturaleza, objeto y cumplimiento del mismo, se hace necesario extenderlos a la siguiente vigencia, deben considerar lo establecido en el Decreto Único Reglamentario 1068 de mayo de 2015, expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, particularmente en lo referente El artículo 1o del decreto 1957 de 2007, modificado por el artículo 3o del decreto 4836 de 2011, establece que los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios v en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago, y que para pactar los recepción de bienes v servicios en vigencias.siguientes a celebración del compromiso. se debe contar previamente con la autorización del CONFIS para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras. (Subrayado fuera de texto) - El artículo 8o del decreto 4836 de 2011, establece que cuando los órganos que hacen parte del Presupuesto

General de la Nación. requieran ampliar el plazo de los contratos en ejecución, sin aumentar monto del misrno y ello implique afectación presupuestos posteriores a la vigencia en curso, podrán solicitar la sustitución de la aprovacion presupuestal que respalda el compromiso, por la autorización de vigencias futura. (subrayado fuera de texto) En este sentido se concluye que para el cierre de la vigencia 2015 no podrán constituir reservas presupuestales sobre compromisos que en desarrollo del obleto de la apropiación no reciban los bienes o servicios contratados, porque en cumplimiento de la normatividad anteriormente citada, se tendrá que prorrogar los contratos para permitir que la entrega se realice en la vigencia fiscal siguiente, y por tal razón el valor no ejecutado en la vigencia 2015 deberá ser sustituido por una vigencia futura que afecte el presupuesto 2016.

6. Información – Oficina Asesora de Planeación y Finanzas La Oficina Asesora de Planeación y Finanzas debe remitir la desagregación del presupuesto asignado para la vigencia año 2016, a más tardar el día 29 de diciembre de 2015, a fin de que los funcionarios del grupo de presupuesto cuenten con el tiempo suficiente para realizar la asignación de los recursos en el sistema SIIF

Nación.

7. Información - Subdirección de Talento HumanoLa Subdirecdón de Talento Humano debe remitir a la Subdirección de Gestión Financiera la siguiente información: Las novedades correspondientes a la Prima de Servicios a más tardar el 3 de diciembre de 2015, la nómina

correspondiente al mes de diciembre a más tardar el 15 de diciembre de 2015, y los pagos por seguridad social y parafiscales a más tardar el día 18 de diciem bre de 2015. De otra parte, deben remitir a más tardar el día 28 de diciembre de 2015, la información correspondiente a los saldos de "Seguridad Social y Parafiscales" de los funcionarios que durante el mes de diciembre fueron objeto de descuento por concepto de vacaciones y licencias remuneradas, los cuales deben ser pagados en el mes de enero de 2016.

8. Cierre de Cajas Menores – Oficina Jurídica La oficina jurídica debe remitir al grupo de tesorería de la Subdirección de Gestión Financiera, a más tardar el día 18 de diciembre de 2015, el reintegro de la caja menor, acompañado de la respectiva resolución de cierre de la misma y los soportes de la legalización de los gastos efectuados, a fin de ser registrado el cierre definitivo de la caja menor dentro de la vigencia actual.

9. Reintegros de sobrantes no ejecutados Los Supervisores e Interventores deben tener en cuenta aquellos saldos no ejecutados de contratos y convenios suscritos durante la vigencia 2015, para efectuar el reintegro de los mismos, antes del 5 de febrero de 2016 y remitir copia de la información al grupo de tesorería de la Subdirección de Gestión Financiera.

En consideración a lo anterior, la Subdirección de Gestión Financiera emitió el Memorando "Cuentas Bancarias

habilitadas para consignar reintegros de saldos no ejecutados y rendimientos financieros de recursos girados con y sin situación de fondos." El pasado 12 de noviembre de 2015, donde encontrará los lineamientos respectivos.

10. PROCESO CONTABLE Con el objetivo de cumplir con lo establecido por la Contaduría General de la Nación referente al cierre de la vigencia 2015, y garantizar que los procesos de reconocimiento y revelación contable se den de forma pertinente y se registren dentro del periodo, se requiere que la información que nos suministran las áreas internas del MEN sean radicada en la Subdirección Financiera de acuerdo con los siguientes parámetros: 10.1. Información – Subdirección de Talento Humano – (Corte a 31 de diciembre 2015) La Subdirección de Talento Humano debe radicar en la Subdirección de Gestión Financiera, a más tardar el 8 de enero de 2016 la siguiente información: - Valor de los saldos que quedan como cuentas por pagar en la vigencia 2016, correspondiente a Sueldos, Vacaciones, Primas, Horas Extras, Seguridad Social y Parafiscales. - El Cálculo Actuarial reconocido por el Ministerio del pensionado a cargo.

Adicionalmente, se debe remitir a más tardar el 31 de diciembre de 2015, la información correspondiente a la Retención en la Fuente calculada por el mes de diciembre de 2015. 10.2. Información – Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones - (Corte a 31 de diciembre 2015) La Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones debe remitir a la Subdirección de Gestión Financiera,

a más tardar el 15 de enero de 2016 la siguiente información: - Certificación de los saldos por Inventarios, Propiedad, Planta y Equipos, y Bienes de Consumo e Intangibles (Software y LicenciaCuentas Valuativas (Depreciaciones, Amortizaciones y Valorizaciones) 10.3. Información – Oficina Asesora Jurídica - (Corte a 31 de diciembre 2015) La Oficina Asesora Jurídica debe remitir a la Subdirección de Gestión Financiera, a más tardar el 15 de enero de 2016 la siguiente información: - Valor de los saldos correspondientes a las demandas a favor y en contra del Ministerio (Formulario F9 definitivo) - Saldos de procesos en cobro coactivo con sus respectivos Embargos) 10.4. Información – Subdirección de Contratación - (Corte a 31 de diciembre 2015) La Subdirección de Contratación debe remitir a la Subdirección de Gestión Financiera, a más tardar el 15 de enero de 2016 la siguiente información: - Listado de Convenios de Asociación, Interadministrativos y/o cooperación celebrados durante la vigencia 2015, especificando el nombre y cargo del supervisor o firma interventora, el estado actual del convenio (Vigente o No). Si el convenio está liquidado, debe remitirse copia del acta de liquidación del mismo. - Listado de Contratos celebrados durante la vigencia 2015, con modalidad de pago "Anticipo", especificando el nombre y cargo del supervisor o firma interventora, el estado actual del contrato (Vigente o No). Si el contrato

está liquidado, debe remitirse copia del acta de liquidación del mismo. - Relación de convenios y contratos con resolución de cancelación un lateral durante la vigencia 2105 y anexar copia de las mismas. 10.5. Información – Áreas Misionales y de Apoyo (Anticipos y Recursos entregados en Administración) Supervisores e Interventores de Convenios y/o contratos, deben entregar el formato "informe de ejecución financiera recursos entregados en administración" con corte a 31 de diciembre de 2015 a más tarde el 15 de Enero de 2016. Supervisores de contratos que administren saldos de contratos por concepto de "Anticipos", deben enviar un oficio a la Subdirección de Gestión Financiera informando el saldo del anticipo y valor total amortizado al mismo corte, con corte a 31 de diciembre de 2015 a más tarde el 15 de Enero de 2016. 10.6. Aspectos contables generales a tener en cuenta Antes de Realizar el proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, deberán efectuarse las respectivas conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, talento humano y demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para logar la integralidad del proceso contable.

11. Varios Finalmente, es importante resaltar algunas fechas incluidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en su circular externa 046 de noviembre de 2015, así:

ACTIVIDADES/CONSULTAS FECHA MÁXIMA Cierre Calendario Jueves 31 de diciembre de 2015, hora 10p.m. Periodo de transicion Del viernes 1 de enero de 2016 al miercoles 20 de enero de 2016Cierre definitivo de ingresos y egresos Miercoles 20 de enero de 2016 hora 11p.m. Para concluir, es necesario resaltar que el cumplimiento de los procesos y cronogramas establecidos en la presente circular, garantizará un adecuado cierre presupuestal y contable. Atentamente, WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE Secretario General Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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