MINEDUCACION - Circular 7 de 2021

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 7 de 2021 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 7 DE 2021 (febrero 12) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: DESPACHO MINISTRA, DESPACHO VICEMINISTROS, DIRECTORES,SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y SERVIDORES PÚBLICOS. DE: SECRETARIA GENERAL ASUNTO: PROGRAMACIÓN DE VACACIONES De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley 1045 de 1978, que reglamenta las vacaciones para los empleados del sector público y, en aras de planificar y programar su disfrute por parte de los servidores del Ministerio de Educación Nacional durante la vigencia 2021 y los primeros meses del año 2022, por medio de la presente circular se imparten las instrucciones a tener en cuenta para su programación, a saber:1. El jefe de la dependencia remitirá la programación semestral de vacaciones, a través de comunicación interna,

radicada en el Sistema de Gestión Documental, dentro de los plazos que se definen a continuación: PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE 24 al 26 de febrero de 2021 23 al 25 de junio de 2021

2. Para la programación, reconocimiento, pago y disfrute de las vacaciones se deben tener en consideración las fechas de cierre y pago de nómina, así las cosas, luego de causadas las vacaciones, éstas se pagarán con la nómina siguiente, pudiendo disfrutarse solo después del pago.

Esto en concordancia con la Circular No. 05 del 02 de febrero de 2021, que establece que todas la nominas deben ser remitidas a la Subdirección de Gestión Financiera, el día 19 de cada mes. En este sentido, para efectos de la programación de las vacaciones se debe tener en cuenta que, por asuntos de orden presupuestal, se determinó como fecha de cierre de nómina el quinto (5) día hábil de cada mes y, para el pago, el día veinticinco (25) de cada mes o el día hábil siguiente.

3. Si bien el Decreto 1045 de 1978 dispone que las vacaciones se reconocen “...dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas.”, ello no implica que las mismas tengan que concederse el día inmediatamente siguiente a su fecha de causación, pues además de los aspectos normativos, operativos y presupuestales, deben considerarse las necesidades del servicio de la entidad; así lo ha determinado el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFPen concepto radicado No. 20136000138301 del 19

de septiembre de 2013

4. La fecha inicial de disfrute de vacaciones debe ser un (1) día hábil, en caso de que se haya señalado un día festivo, se programará para el día hábil siguiente. - Para la programación de la fecha de vacaciones se deberá tener en cuenta que el reconocimiento, pago y disfrute está supeditado a su causación, por lo que no se concederán, ni pagarán antes de la fecha en que efectivamente se cumpla un (1) año de servicios.

Al respecto, la Subdirección de Talento Humano revisará la programación de las vacaciones reportadas por cada dependencia y en caso de no cumplir con este criterio, se concederán y pagarán hasta el mes siguiente.

5. Cada dependencia realizará la programación de vacaciones asegurando que no se afecte el normal funcionamiento y la adecuada prestación del servicio, garantizando que uno o varios servidores puedan cubrir las actividades de quien esté disfrutando las vacaciones.

6. Los servidores del equipo directivo deberán programar el disfrute de las vacaciones en coordinación con su jefe inmediato, indicando el nombre de quién asumirá su reemplazo en el mismo escrito en que solicite las vacaciones.

7. Los servidores con más de un periodo acumulado de vacaciones deberán programar el disfrute de por lo menos uno (1) de ellos en el primer semestre de 2021, sin que haya lugar a aplazamientos e interrupciones.

8. Ningún servidor público puede acumular más de dos (2) periodos de vacaciones, en tal sentido, la administración adoptará los mecanismos necesarios para conceder las vacaciones de manera oficiosa, para evitar

la prescripción del derecho.

9. Se advierte a los servidores del Ministerio de Educación Nacional que, una vez concedido el disfrute de las vacaciones, éstas deben tomarse en su totalidad siendo sólo posible su interrupción o aplazamiento en los casos excepcionales contemplados en la Ley y previa autorización de la señora Ministra de Educación.

En todo caso, el aplazamiento o interrupción de las vacaciones por necesidades del servicio, deberá solicitarse a la Subdirección de Talento Humano con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación, mediante comunicacióninterna radicada en el Sistema de Gestión Documental, debidamente justificada por el jefe inmediato, indicando la fecha en que serán disfrutados los días pendientes que, en todo caso, deberán concederse dentro de la misma vigencia. Es pertinente señalar que, en caso de interrupción de las vacaciones, el servidor deberá reintegrarse en la fecha señalada, so pena de adelantarse las acciones disciplinarias pertinentes. De igual manera se informa que, atendiendo las modificaciones ordenadas mediante Resolución 2388 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social, en el procedimiento de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, no es viable efectuar aplazamiento o interrupción de vacaciones con posterioridad a la segunda semana del mes, teniendo en cuenta que tal novedad afecta el proceso de nómina y, por tanto, el correcto reporte en la planilla integrada de aportes en lo referente al pago de riesgos laborales.

10. En caso de que el servidor al encontrarse disfrutando de sus vacaciones tenga una incapacidad médica,

deberá reportarla remitiendo la incapacidad a la Subdirección de Talento Humano, en un término no superior a tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la incapacidad; lo anterior con el fin de interrumpir oportunamente el disfrute de sus vacaciones. Así mismo, deberá reportar la terminación de la incapacidad, a efectos de reanudar el disfrute de los días de vacaciones pendientes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del Decreto 1045 de 1978. No obstante, teniendo en cuenta que en criterio del Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante concepto radicado No. 20176000169061 de fecha 17 de agosto de 2017, “no es posible el pago de salarios y prestaciones sociales del empleado durante el tiempo en el que no ejerció su empleo sin justificación legal, al no tener una incapacidad transcrita por su empresa prestadora de salud, que acredite la situación administrativa en que se encontraba y que justificara su ausencia a laborar.”, en caso que la incapacidad no fuere transcrita por parte de la Empresa Prestadora de Salud donde se encuentra afiliado el servidor, se procederá a descontar de la nómina respectiva, los días no laborados o en caso de haberse pagado, deberá el servidor proceder a su reintegro.

11. En caso de que el servidor se encuentre disfrutando de sus vacaciones y tenga derecho a la licencia por luto, deberá reportar inmediatamente tal situación, remitiendo copia del Registro Civil de Defunción a la Subdirección

de Talento Humano. Lo anterior con el fin de interrumpir oportunamente el disfrute de sus vacaciones, las cuales se reanudarán una vez termine la licencia, en todo caso, tendrá un plazo de treinta (30) días siguientes a la ocurrencia del hecho, para presentar la documentación que soporta la licencia en los términos del artículo 1o de la Ley 1635 de 2013.

12. Es importante recordar que, durante el período de disfrute de las vacaciones concedidas, los servidores no se encuentran en servicio activo y, por lo tanto, no deben presentarse a laborar en la entidad, ni tampoco adelantar ninguna labor propia de su empleo; lo anterior toda vez que además de constituirse las vacaciones en una prestación social, es una situación administrativa que implica la vacancia temporal del empleo.

En consecuencia, por el tiempo que el servidor se encuentre disfrutando de sus vacaciones, el usuario, la huella y demás elementos institucionales de comunicación o acceso serán suspendidos. La presente Circular rige a partir de su publicación y deroga todas aquellas disposiciones internas que le sean contrarias. CLARA INÉS PÁEZ JAIMES Secretaria General Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de ColombiaISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023 Ministerio de Educación Nacional

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