MINEDUCACION - Circular 70 de 2015

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 70 de 2015 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 70 DE 2015 (diciembre 4) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: Viceministros, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Gerentes de Proyectos, Coordinadores de Crédito Coordinadores de Gestión Financiera SSP DE: Secretario General ASUNTO: RESERVAS PRESUPUESTALES En concordancia con lo señalado en el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, la información registrada en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es de carácter oficial, por tanto, estas cifras deben ser consistentes con la documentación que soporta los registros realizados en el aplicativo por las entidades y lasautoridades presupuestales, contables y de tesorería. De acuerdo a lo anterior, la Secretaría General informa los

diversos aspectos a considerar en cuanto a la ejecución y constitución de la reserva, así:

1. Reserva constituida vigencia 2014, ejecutada en la vigencia 2015.

Aspectos Legales. El artículo 7 del Decreto 4836 de diciembre de 2011 establece: "(...) Las cuentas por pagar y las reservas presupuestales que no se hayan ejecutado a 31 de diciembre de la vigencia en la cual se constituyeron, expiran sin excepción. (...)" Lo cual a su vez lo establece el artículo 2.8.1.7.3.2. Del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015 en el párrafo 3 de dicho artículo. De igual forma el artículo 68 del Decreto 3036 de diciembre de 2013 establece: "Sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que haya lugar, 'cuando en vigencias anteriores no haya realizado el pago de obligaciones, adquiridas con las formalidades previstas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás normas que regulan la materia, sobre los mismos no se hayo constituido la reserva presupuestal o la cuenta por pagar correspondiente" se podrá crear el rubro "Pasivos Exigibles - Vigencias Expiradas" y con cargo a este, ordenar el pago. También procederá operación presupuestal prevista en el inciso anterior, cuando el pago no se hubiere, realizado pese a haberse construido oportunamente la reserva presupuestal o cuenta por pagar en los términos del artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto. Al respecto es pertinente resaltar lo expuesto en el artículo 65 de la Ley 1737 de 2014, así:

Sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria y que hará lugar cuando en vigencias anteriores no se haya realizado el pago de obligaciones adquiridas con las formalidades previstas en el Estatuto Orgánico Presupuesto y demás normas que regulan la materia, sobre los mismos no se haya constituido la reserva presupuestal o la cuenta por Pagar correspondiente podrá crear el rubro”-Pasivos Exigibles - Vigencias Expiradas - y con cargo a este, ordenar el pago. También procederá la operación presupuestal prevista en inciso anterior, cuando el pago no se hubiere realizado pese a haberse constituido oportunamente la reserva presupuestal o la cuenta por pagar en los términos del artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto. El mecanismo previsto en el primer inciso de este artículo también procederá cuando trate del cumplimiento de una obligación originada en la ley, exigible en vigencias anteriores, aun sin que medie certificado de disponibilidad presupuestal ni registró presupuestal. En todo caso, El jefe del órgano respectivo certificara previamente el cumplimiento de los requisitos señalados en este artículo. (Subrayado fuera de texto) Por lo anterior, las reservas presupuestales constituidas en el año 2014 y ejecutadas en el año 2015 que a 31 de diciembre de 2015, no se hayan pagado, expiran, razón por la cual es importante tener en cuenta que el plazo máximo para radicar cuentas de compromisos de reservas es el 9 de diciembre de 2015, además de verificar que la cuenta bancaria del beneficiario del pago se encuentre en estado "activa", para lograr efectuar el

respectivo pago

2. Reserva constituida vigencia 2015, a ejecutar en la vigencia 2016.

Aspectos Legales. Supervisores e interventores deben tener en cuenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto. particularmente el artículo 14 el cual establece: "Artículo 14. Anualidad. El año fiscal comienza el 1"de enero termina el 31 de diciembreDe cada año. Después del 31 de Diciembre no podría asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción, (Ley 38 de 1989, Art.19). (Subrayado fuera de texto) Como dicho principio señala que los gastos se deben efectuar dentro del año de vigencia del presupuesto, es decir, que los bienes y/o servicios adquiridos se deben recibir en el mismo año en que se efectuó el compromiso, se deduce que las reservas presupuestales son un accidente generado por hechos y circunstancias no manejables por las partes, que aplazan la entrega de los bienes y/o servicios, y que ocasionalmente pueden pasar de un año a otro, pero sobre los cuales existe la garantía que la relación contractual, una vez superadas las causas de incumplimiento, se va a ejecutar satisfactoriamente. Al respecto, la Contraloría General de la república, mediante Circular Externa No. 015 de diciembre de 2013, fijó parámetros importantes para la constitución de las Reservas Presupuestales, entre los cuales resaltamos: Una cuenta por pagar debe constituirse cuando el bien o servicio haya recibido a satisfacción a 31 de diciembre,

pero no se pagó al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se hayan pactado anticipos en estos no hayan.sido girados. Una reserva presupuestal e genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cum objeto no fie cumplido dentro del año fiscal que termina será pagada con cargo a reserva. Las reservas presupuestales provenientes de relaciones contractuales, sólo podrán constituirse con fundamento en los contratos debidamente perfeccionados. Para adquirir compromisos que superen la vigencia fiscal, de conformidad con lo previsto en el Decreto 4836 de 2011 se requiere Autorización de Vigencias Futuras. De igual forma, la Procuraduría General de la Nación emitió la circular # 031 de octubre de 2011, en la cual expuso lo siguiente "..En el mismo sentido, El Ministerio de Hacienda y Crédito Público califica las reservas presupuestales como un "instrumento de uso excepcional o sea esporádico y justificado únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la entidad contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que este se perfeccionó, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente, lo cual conlleva a que en tales eventos se constituya la respectiva reserva presupuestar De tal manera que el uso excepcional de las reserva presupuestales ante la verificación de eventos en los que de manera sustancial se afecte el ejercicio básico de la función pública, caso en el cual las entidades territoriales que decidan constituir reservas presupuestales deberán justificarlas por

el ordenador del gusto y el jefe de presupuesto. Las reservas presupuestales no se podrán utilizar para resolver deficiencias generadas en la falta de planeación..." (subrayado y en negrilla fuera de texto) Así las cosas, supervisores e interventores son responsables de controlar la ejecución y los pagos de contratos y convenios a su cargo, con el fin de garantizar la legalización total de los compromisos, evitando constituir Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar sin justificación válida. Finalmente la Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública." En su artículo 84, se establece las facultades y deberes de los supervisores y los interventores, entre algunos apartes de este artículo se menciona control de la gestión pública." En su artículo 84, se establece las facultades y deberes de los supervisores y los interventores, entre algunos apartes de este artículo se menciona “No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes e servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su delecto, los exigidos por normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductaspunibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contralo o cuando se presente el

incumplimiento (...).” En línea con lo expuesto, se solicita a supervisores e interventores de contratos y convenios, diligenciar el formato "Justificación Constitución de Reservas Presupuestales" (anexo) y radicarlo en la Subdirección de Gestión Financiera con fecha límite 8 de enero de 2016; documento que se constituye como soporte para registro en el sistema SIIF Nación II, así como para futuros requerimientos de auditorías internas, Contraloría General de la República y demás entes de control. Atentamente, WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE Secretario General Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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