MINEDUCACION - Circular 8 de 2020

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 Buscar  Índice  CIRCULAR 8 DE 2020 (febrero 21) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

PARA: TODAS LAS DEPENDENCIAS

DE: SECRETARIA GENERAL Y OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

ASUNTO: TIPO DE REPORTES Y FECHAS DE SEGUIMIENTO 2020

FECHA: 21 FEBRERO DE 2020

Concordancias El seguimiento periódico a la gestión a través de diferentes mecanismos es uno de los aspectos que contribuyó a que el Ministerio de Educación Nacional obtuviera el más alto índice de Desempeño entre todos los 18 Ministerios que participaron en la última medición de FURAG.Para afianzarnos en esta sobresaliente posición es necesario continuar reportando de manera oportuna la información requerida para el análisis y la mejora de la gestión, conscientes del impacto que la misma tienen

sobre todo el sector. A continuación, se explican los distintos reportes que se manejan en el año, su propósito, el área responsable de consolidar la información y la periodicidad de cada uno. Capítulo 1. Reportes de información MIPG y SIG ¿Qué son? Son los reportes que dan cuenta del avance en las políticas del Modelo Integrado dePlaneación y Gestión (MIPG), y en los resultados del Sistema Integrado de Gestión SIG consus cinco modelos referenciales: Gestión Ambiental, Gestión de Calidad, Gestión deSeguridad de la Información, Salud y Seguridad en el Trabajo y Control Interno. ¿Por qué sonimportantes? La información reportada permite identificar de manera integral las oportunidades demejora en el desempeño institucional. ¿Cómo sereporta? La información debe registrarse a través del aplicativo SIG o en las matrices que se envíanpara cada uno de los componentes. ¿Quién losolicita? Subdirección de Desarrollo Organizacional Periodicidad Trimestral Cronograma 2020: Descripción 1er. Trimestre 2do. Trimestre 3er. Trimestre 4to. Trimestre Capacitación enlaces 24/03/2020 26/03/2020 27/07/2020 24/11/2020 Reporte de indicadores 8/04/2020 12/06/2020 8/10/2020 12/01/2020 Monitoreo de riesgos 8/04/2020 12/06/2020 8/10/2020 12/01/2021 Tratamiento de producto noconforme 8/04/2020 12/06/2020 8/10/2020 12/01/2021

Reporte consolidado deAsistencia Técnica 8/04/2020 12/06/2020 8/10/2020 12/01/2021 Identificación y seguimiento agestión de oportunidades8/04/2020 12/06/2020 8/10/2020 12/01/2021 Monitoreo a planes demejoramiento 8/04/2020 12/06/2020 8/10/2020 12/01/2021 Seguimiento plan de acciónsectorial administrativo 8/04/2020 12/06/2020 8/10/2020 12/01/2021 Seguimiento a planes anexos.24/06/2020 25/11/2020 Monitoreo de datos deoperación de trámites 8/04/2020 8/10/2020 12/01/2021 Autodiagnósticos de MIPGactualizados 14/02/2020 Planes de acción cierre debrechas MIPG 14/02/2020 Seguimiento avanceplanes de acción de MIPG 24/06/2020 25/11/2020 Informe de oportunidad en elseguimiento a PQRS 8/04/2020 12/06/2020 8/10/2020 12/01/2021 Actualización del normograma30/06/2020 15/12/2020 Seguimiento al cumplimientode la Ley de Transparencia y 2-31/01/20208/04/2020 12/06/2020 8/10/2020 12/01/2021Acceso a la InformaciónPública Reporte de cumplimiento aprogramas ambientales 08/05/2020 11/09/2020 15/01/2021

Evaluación del desempeñoambiental 20/05/2020 29/09/2020 29/01/2021 Revisión por la dirección25/03/2020 24/06/2020 23/10/2020 25/11/2020 Auditoría ICONTEC 7-21/08/2020 Comité de Gestión ydesempeño Institucional25/03/2020 24/06/2020 23/10/2020 25/11/2020 Comité de Gestión yDesempeño Sectorial 26-27/03/202025-26/06/2020 29-30/10/2020 26-27/11/2020 Capítulo 2. Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC) ¿Qué es? El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC) es uninstrumento con prácticas que reducer(sic) el riesgo de corrupción através de cinco componentes: mapa de riesgos de corrupción,estrategia antitrámites, rendición de cuentas y mecanismos paramejorar la atención al ciudadano y la transparencia y acceso a laInformación. ¿Por qué es importante? Las acciones que contempla el PAAC evidencian el cumplimientodel Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), para el fomento dela transparencia. ¿Cómo se reporta? Los avances en cada actividad se registran en la matriz de Excelque se publica en el Link de Transparencia ¿Quién monitorea? La Subdirección de Desarrollo Organizacional da soporte a las áreasque participan en el PACC. ¿Quién hace seguimiento? La Oficina de Control Interno verifica las evidencias de cadaactividad. Periodo de reporte Cuatrimetral

Descripción 1er. Cuatrimestre 2do. Cuatrimestre3er. Cuatrimestre Publicación del PAAC en el Link deTransparencia 31/01/2020

Periodo de reporte Cuatrimetral

Descripción 1er. Cuatrimestre 2do. Cuatrimestre3er. Cuatrimestre Publicación del PAAC en el Link deTransparencia 31/01/2020 Monitoreo Plan Anticorrupción y deAtención al Ciudadano 4/05/2020 1/09/2020 2/01/2021 Capítulo 3. Reportes Oficina Asesora de Planeación y Finanzas ¿Qué son? La Oficina Asesora de Planeación (OAPF) hace seguimiento al avance enlos objetivos estratégicos y operativos así como a los proyectos deinversión formulados para el cumplimiento de los metas institucionales. ¿Por qué son importantes? A partir de la información consolidada, la OAPF presenta ante diferentesinstancias los avances de la entidad en el cumplimiento de sus objetivos. ¿Cómo se reporta? Cada instrumento de reporte cuenta con una guía de orientación para sudiligenciamiento. ¿Quién lo solicita? La Oficina Asesora de Planeación solicita la información internamente. ElDepartamento Nacional de Planeación (DNP) la Presidencia de laRepública, el Departamento Administrativo de la Función Pública(DAFP), Entes de Control, entre otras entidades, también hacenseguimiento al cumplimiento de metas.¿Quién lo consolida? La OAPF. Periodo de reporte Depende de la periodicidad fijada en los procedimientos y guías.

Descripción 1er. Trimestre 2do. Trimestre 3er. Trimestre 4to. Trimestre Seguimiento plan de accióninstituciona / sectorial 2-17/01/20202-11/02/20202-10/03/2020

1-13/04/20204-12/05/20201-9/06/2020 1-10/07/20203-12/08/20201-9/09/2020 1-/10/20203-11/11/20201-10/12/2020 Reporte proyectos de inversiónSPI 3-13/01/20203-7/02/20202-6/03/2020 1-7/04/20204-8/05/20201-5/06/2020 1-7/07/20203-10/08/20201-7/09/2020 1-7/10/20203-9/11/20201-7/12/2020 Seguimiento trimestral plan deacción institucional/ sectorial20/04/2020 17/07/2020 15/09/2020 22/01/2021 Formulación estrategiaparticipación ciudadana y rendiciónde cuentas 2-15/01/2020 Seguimiento estrategia departicipación ciudadana y rendiciónde cuentas 2-15/01/20201-7/04/2020 1-7/07/2020 1-7/10/2020 15-30/12/2020 Seguimiento estrategia de rendiciónde cuentas 15/03/2020 4/05/2020 1/09/2020 2/01/2021 Informe de gestión 2-15/01/2020 15-30/12/2020 Informe al Congreso 1-31/05/2020 Informe de políticas transversales(Construcción de paz, Equidad dela Mujer, Grupos Étnicos eIndígenas) 15/04/2020 Estas fechas pueden ser modificadas por ajustes en metodología de seguimiento Reporte diciembre de 2019 Estas fechas están sujetas al cronograma del DNP Capítulo 4. Reportes Oficina de Control Interno

15/04/2020 Estas fechas pueden ser modificadas por ajustes en metodología de seguimiento Reporte diciembre de 2019 Estas fechas están sujetas al cronograma del DNP Capítulo 4. Reportes Oficina de Control Interno ¿Qué son? Los reportes de Control interno están asociados arequerimientos de entes externos, especialmente de órganos decontrol) de acuerdo con criterios normativos (Leyes, Decretos,Resoluciones, Circulares). ¿Por qué son importantes? Son de carácter obligatorio cuyo propósito es informar a laciudadanía y fomentar la transparencia en la gestión pública. ¿Cómo se reporta? En su gran mayoría a través de sistemas de información propiosde cada ente receptor de la información. ¿Quién lo solicita? Oficina de Control Interno ¿Quién lo consolida? Oficina de Control Interno Periodo de reporte MensualTrimestralCuatrimestralAnual

Descripción 1er. Trimestre2do. Trimestre3er. Trimestre4to. TrimestreEvaluación de la Gestión dedependencias 15/01/2020 Presentación del Programa anual deauditorías internas 31/01/2020 Auditorías internas 22/05/2020 Auditorías de gestión 30/11/2020 Seguimiento Plan Anticorrupción y deAtención al Ciudadano 2/01/2020 4/05/2020 1/09/2020 2/01/2021 Seguimiento trámites SUIT 2/01/2020 4/05/2020 1/09/2020 2/01/2021

Seguimiento al Sistema de Información yGestión del Empleo Público (SIGEP)2/01/2020 4/05/2020 1/09/2020 2/01/2021 Reporte en el SIRECI de la CGR Informe deGestión contractual. (Mensual) 9/01/20207/02/20206/03/2020 7/04/20208/05/20205/06/2020 7/07/202010/08/20207/09/2020 7/10/20209/11/20207/12/2020 Seguimiento a los contratos publicados en laplataforma SECOP 9/01/20207/02/20206/03/2020 7/04/20208/05/20205/06/2020 7/07/202010/08/20207/09/2020 7/10/20209/11/20207/12/2020 Seguimiento al Plan de Mejoramiento(Trimestral) 13/04/2020 13/07/2020 13/10/2020 13/01/2021 Seguimiento al Plan de MejoramientoInstitucional y reporte 15/01/2020(II sem 2019)14/07/2020(1 sem 2020) en el SIRECI de la CGR (Semestral)15/01/2021(II sem 2021) Rendición de cuenta a la CGR a través deSIRECI (Anual) 7/02/2020 Comité de Control Interno (Semestral)3/04/2020 30/09/2020 Informe de Control Interno Contable(Anual) 21/02/2020 Certificación sobre verificación decumplimiento de roles en el sistema KOGUIde la Agencia Nacional de Defensa Jurídicadel Estado. (Semestral) 7/02/2020 6/08/2020

Informe de Control Interno Contable(Anual) 21/02/2020 Certificación sobre verificación decumplimiento de roles en el sistema KOGUIde la Agencia Nacional de Defensa Jurídicadel Estado. (Semestral) 7/02/2020 6/08/2020 Informe pormenorizado del estado de controlinterno en la entidad 30/01/2020(Por periodocomprendidoentre el1o/11/2019 al31/12/2019 6/07/2020 (Por el periodocomprendido entre el01/01/2020 al 30/06/2020) 07/01/2021(Por elperiodocomprendidoentre el01/07/2020 al31/12/2020) Información presupuestal y contable para elfenecimiento de la Cuenta General delPresupuesto y del tesoro, y balance Generalde la Nación dirigido a la Comisión legal decuentas del Congreso de la República.(Anual)Revisar responsable de consolidación. 6/03/2020 Informe sobre el cumplimiento de normas dederechos de autor sobre software DNDA(Anual) 14/02/2020 Evaluación y seguimiento de los RiesgosInstitucionales (Semestral) 30/07/2020 (Periodocomprendido entre el1/01/2020 al 30/06/2020) 30/01/2020 (Periodocomprendido entre el1/07/2020 al 31/12/2019)30/01/2021(Periodocomprendidoentre el1/07/2020 al31/12/2020) Comité Sectorial de Auditoría 30/06/2020 30/12/2020 Informes de Austeridad del Gasto (Mensual)9/01/20207/02/20206/03/2020

7/04/20208/05/20205/06/2020 7/07/202010/08/20207/09/2020 7/10/20209/11/20207/12/2020 Evaluación del Sistema de Control Interno(MECI) (FURAG) (Anual) 14/02/202014/03/2020 Informe de PQRS 28/02/2020 31/07/2020 Los enlaces de seguimiento a la gestión designados por cada una de las dependencias serán los responsables de la entrega de la información, con validación del directivo, para cada uno de los reportes y de generar las alertas correspondientes, garantizando completitud y consistencia en los datos. Es importante que los equipos de manera periódica analicen la información reportada para que puedan establecer acciones preventivo y aportar a la tomar de decisiones basada en evidencia. Las dependencias líderes para cada uno de los temas estarán atentas a dar las orientaciones o solucionar las inquietudes que se presenten durante el desarrollo del proceso. Cordialmente, HEYBY POVEDA FERROSecretaria General CAMILO GUTIERREZ SILVAJefe Oficina de Planeación Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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