MINEDUCACION - Concepto 137825 de 2022

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Usted está en:  Inicio Documento Concepto 137825 de 2022 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 137825 DE 2022 (junio 22) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

Bogotá, D.C.,

Señor XXXXXXXXXXXXX ASUNTO: Concepto sobre caja menor en instituciones educativas.

Cordial saludo,De conformidad con su consulta del asunto, elevada mediante el radicado 2022-ER-258046, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con sus funciones establecidas en los numerales 7.8, 7.10 y 7.11 del Artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009, y en los términos del Artículo 28 del CPACA, sustituido por el Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridades

como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución.

1. Objeto. “En una institución educativa la caja menor quien la debe manejar? Es posible que un docente lo pueda hacer siguiendo la normatividad? Y en el caso de ser pósible que norma lo ampara?”. [Sic]

2. Consulta.

Previamente, le precisamos que esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de preguntas sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance y/o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica. A continuación, daremos unas orientaciones jurídicas generales respecto a las normas que regulan el asunto consultado, las cuales usted como interesado podrá aplicar de acuerdo a las circunstancias de modo, tiempo y lugar de su caso concreto.

3. Marco jurídico. 3.1. Ley 715 de 2001 Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. 3.2. Decreto 1075 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación”

3.3. Decreto Nacional 1068 de 2015, Decreto único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público

4. Análisis.

Para dar respuesta a la consulta se abordará el análisis de los siguientes temas: i) Descentralización del servicio público de educación; ii) Fondo de Servicios Educativos; iii) Caja menor en las Instituciones Educativas. 4.1. Descentralización del servicio público de educación. Con la promulgación de la Constitución Política de 1991 la prestación del servicio público de educación a cargo del Estado se encuentra descentralizado en virtud de las disposiciones referentes de las Leyes 115 de 1994, 715 de 2001 y 790 de 2002, 30 de 1992 y los diferentes decretos reglamentarios compilados en el Decreto 1075 de

2015. No obstante lo anterior, persiste en su conservación el principio fundamental de “centralización política y descentralización administrativa”, propio de la organización y funcionamiento del Estado colombiano en sujeción a lo ratificado por la Constitución de 1991, con un sistema político de Estado Unitario y autonomía de las entidades territoriales, democráticamente participativas y pluralistas.

Por lo anterior, aspectos relativos a la política del sector a nivel nacional como las políticas públicas, la regulación jurídica financiación, distribución de recursos, criterios de manejo de las plantas de personal del sector, entre otros, están a cargo de la Nación por intermedio del Ministerio de Educación Nacional conforme a lo determinado en la Ley 115 de 1994 artículo 148 y la Ley 715 de 2001 artículo 5, así como las demás normas

concordantes o complementarias.Ahora bien, asuntos relativos a la organización, vigilancia, concursos públicos, prestación directa, cofinanciación, administración de la planta de personal docente y administrativo, la administración de las instituciones educativas, entre otros aspectos, son asuntos territoriales que compete conocer y estar a cargo de las entidades territoriales certificada a través de las secretarías de educación en virtud a lo establecido en la Ley 115 de 1994 artículos 151 al 153, la Ley 715 de 2001 artículos 6 y 7, y demás normas concordantes o complementarias. 4.2. Fondo de Servicios Educativos La Ley 715 de 2001, en su artículo 9 dispone que las instituciones educativas serán administradas por la entidad territorial certificada, a nivel departamentales, distritales o municipal, y que sus bienes hacen parte de la misma. Y el artículo 11, prescribe que “Las instituciones educativas estatales podrán administrar Fondos de Servicios Educativos en los cuales se manejarán los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el funcionamiento de la institución". Estos Fondos de Servicios Educativos fueron reglamentados mediante el Decreto 4791 de 2008, el cual fue compilado y derogado por el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación, Decreto 1075 de 2015, que en lo pertinente establece: "Artículo 2.3.1.6.3.3. Administración del Fondo de Servicios Educativos. El rector o director rural en coordinación con el consejo directivo del establecimiento educativo estatal administra el Fondo de Servicios

Educativos de acuerdo con las funciones otorgadas por la Ley 715 de 2001 y la presente Sección. Parágrafo. Se entiende por administrar el Fondo de Servicios Educativos las acciones de presupuestación, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto por el consejo directivo. (Decreto 4791 de 2008, artículo 3). (...) Artículo 2.3.1.6.3.5. Funciones del Consejo Directivo. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, el consejo directivo cumple las siguientes funciones:

1. Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural.

2. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos.

(...)

5. Determinar los actos o contratos que requieran su autorización expresa.

6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).

7. Aprobar la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.

(...)

9. Aprobarla utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación delestablecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto.

(...) (Decreto 4791 de 2008, artículo 5). ARTÍCULO 2.3.1.6.3.6. Responsabilidades de los rectores o directores rurales. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, los rectores o directores rurales son responsables de:

1. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y presentarlo para aprobación al consejo directivo.

2. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo directivo.

(...)

5. Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

(...)

8. Presentar, al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente.

9. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los municipios no

certificados, deberá presentar al Alcalde respectivo, en la periodicidad que este determine, un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial. (Decreto 4791 de 2008, artículo 6). Artículo 2.3.1.6.3.10. Ejecución del presupuesto. La ejecución del presupuesto del Fondo de Servicios Educativos debe realizarse con sujeción a lo determinado en la Ley 715 de 2001, la presente Sección y las disposiciones territoriales expedidas en materia presupuestal. En todo caso, deben observarse las normas vigentes en materia de austeridad del gasto y las que en adelante las modifiquen. El rector o director rural no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo de caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorería, ni puede contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible. (...)(Negrilla y subrayado fuera de texto) De acuerdo con lo anterior, se tiene que la administración del Fondo de Servicios Educativos, entendida como las acciones de presupuestación, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de cuentas, entre otras, se debe adelantar en coordinación entre el rector o director rural y el consejo directivo del establecimiento educativo estatal. Dicha coordinación está claramente delimitada por el decreto reglamentario citado y las demás normas que establecen las funciones tanto del rector como del consejo directivo de las instituciones educativas. Asimismo, se

ha de tener en cuenta el reglamento operativo que expida la entidad territorial certificada, así como el reglamento de tesorería que debe expedir el consejo directivo, normas que establecen y delimitan funciones expresas para cada uno de estos estamentos. Dentro de la reglamentación de los Fondos de Servicios Educativos, no hay un rubro específico para las cajas menores de las instituciones educativas.4.3. Caja menor en las Instituciones Educativas La regla general respecto a la caja menor está establecida en el Decreto Nacional 1068 de 2015, Decreto único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, la cual define que las cuentas en que se manejen recursos de caja menor son responsabilidad de los funcionarios encargados de su manejo. ARTÍCULO 2.8.5.2. Constitución. Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Asímismo, se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal. (...) Las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen. (Art. 2 Decreto 2768 de 2012) ARTÍCULO 2.8.5.9. Manejo del dinero. El manejo del dinero de caja menorse hará a través de una cuenta

corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Están exceptuados de esta cuantía el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y el Ministerio de Relaciones Exteriores. Estos recursos serán administrados por el funcionario facultado, debidamente afianzado. PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo. (Art. 9 Decreto 2768 de 2012) ARTÍCULO 2.8.5.15. Cambio de Responsable. Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha. (Art.15 Decreto 2768 de 2012) Teniendo en cuenta lo anterior, se entiende que la caja menor es un mecanismo de administración ágil y eficiente que se constituye de acuerdo con la Ley Orgánica de Presupuesto. Son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de las instituciones educativas, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena

marcha del colegio. La caja menor se constituirá para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Ordenador del Gasto, quien designará para su manejo a un funcionario administrativo de planta. Para el uso de los recursos a través de las cajas menores, se deben aplicar los principios de eficiencia, economía y transparencia. Así mismo, se debe atender la reglamentación que para tal fin expidan las entidades territoriales certificadas, con forme con la normatividad que las regula. Respecto a las instituciones educativas, las entidades territoriales certificadas en educación son las encargadas de dar los lineamientos y reglamentar el funcionamiento para el manejo y control de la caja menor en los Fondos deServicios Educativos. Por consiguiente, son las entidades territoriales certificadas en educación quienes autorizan o no el manejo de las cajas menores.

5. Conclusiones. 5.1. Sea lo primero aclarar que esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance y/o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo. 5.2. Los asuntos relativos a la organización, vigilancia, concursos públicos, prestación directa, cofinanciación, administración de la planta de personal docente y administrativo, la administración de las instituciones

educativas, entre otros aspectos, son asuntos territoriales que compete conocer y estar a cargo de las entidades territoriales certificada a través de las secretarías de educación o quien haga sus veces en virtud a lo establecido en la Ley 115 de 1994 artículos 151 al 153, la Ley 715 de 2001 artículos 6 y 7, y demás normas concordantes o complementarias sobre la materia. 5.3. Son las entidades territoriales certificadas en educación quienes autorizan o no el manejo de las cajas menores, por ende, son las encargadas de dar los lineamientos y reglamentar el funcionamiento para el manejo y control de la caja menor en los Fondos de Servicios Educativos. 5.4. Para el uso de los recursos a través de las cajas menores, se deben aplicar los principios de eficiencia, economía y transparencia. Así mismo, se debe atender la reglamentación que para tal fin expidan las entidades territoriales certificadas, con forme con la normatividad que las regula. Cordialmente,

LUIS GUSTAVO FIERRO MAYA

Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

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