MINEDUCACION - Concepto 198009 de 2022

Gov.co Ministerio de Educación Buscar en la compilación   Inicio Transparencia y Acceso a la Información Pública Atención y Servicios a la Ciudadanía Participa Ministerio Preescolar, básica y media Educación superior Noticias Menú principal Inicio Transparencia y Acceso a la Información Pública Atención y Servicios a la Ciudadanía Participa Ministerio Preescolar, básica y media Educación superior Noticias

Usted está en:  Inicio

Documento

Usted está en:  Inicio Documento Concepto 198009 de 2022 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 198009 DE 2022 (agosto 29) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

Bogotá, D.C., Señor(a) XXXXXXXXXXXXXXX Asunto: Concepto sobre acciones legales para la entrega de libros reglamentarios Cordial saludo,De conformidad con su consulta del asunto, elevada mediante el radicado de la solicitud, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con sus funciones establecidas en los numerales 7.8, 7.10 y 7.11 del artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009, y en los términos del artículo 28 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio

cumplimiento o ejecución.

1. Objeto '"[...] ¿Que se debe hacer, o cual es el procedimiento legal adecuado, para exigirle a los directores y representantes legales de los establecimientos educativos que han sido cerrados definitivamente por orden de la entidad territorial certificada y que se niegan a entregar los respectivos libros de registro a la secretaría de educación correspondiente?” [Sic]

2. Consulta Previamente, le precisamos que esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance y/o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo.

A continuación, daremos unas orientaciones jurídicas generales respecto a las normas que regulan los asuntos consultados, las cuales usted como interesado podrá aplicar, de acuerdo con las circunstancias de modo, tiempo y lugar de su caso concreto.

3. Marco jurídico 3.1. Constitución Política de Colombia de 1991. 3.2. Ley 599 de 2000. Por la cual se expide el Código Penal. 3.3. Ley 715 de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se

dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. 3.4. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 3.5. Decreto 1075 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación. 3.6. Corte Constitucional. Sentencia. SU.624 de 1999, MP. Alejandro Martinez Caballero. 3.7. Corte Constitucional. Sentencia. T-725 de 2012, MP. Jorge Ivan Palacio Palacio.

4. Análisis Para contestar el presente concepto se abocará a las siguientes tesis jurídicas: (i) Aclaración previa, (ii) Obligación de entregar los libros reglamentarios por parte de las instituciones educativas, (iii) Sanciones administrativas en función del ejercicio de la inspección y vigilancia del servicio público educativo, (iv) Prevención y sanción a través del Archivo General de la Nación y las entidades territoriales de las disposiciones de la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo, (v) Acción de Tutela en la protección del derecho fundamental a la educación, (vi) Responsabilidad de carácter penal, (vii) Conclusión. - Aclaración previaDe conformidad con la consulta realizada a esta oficina, se permite informarle que, corresponde a la secretaria de educación analizar el caso en particular y definir cuál es la acción más conducente para el caso objeto de consulta, dado que, como se evidenciara en este concepto no existe una sola acción para lo consultado, sino que existen varias acciones que puede realizar la secretaria de educación dentro del ámbito de sus competencias.

Además, a través de un concepto jurídico este Ministerio no puede definirse que acción es la que debe de seguir la respectiva secretaria, no obstante nos permitimos con base en las normas jurídicas manifestarle algunas acciones que puede adelantar con el fin que se realice la entrega del correspondiente archivo, veamos: 4.1. Obligación de entregar los libros reglamentarios por parte de las instituciones educativas Las normas en materia educativa establecen que las instituciones de naturaleza privada que tenga entre sus novedades el cierre del establecimiento educativo, deben de informar del mismo a la comunidad educativa y a la secretaría de educación en cuya jurisdicción opere, con no menos de seis (6) meses de anticipación, entregando a la secretaría de educación de la respectiva entidad territorial los registros de evaluación y promoción de los estudiantes, con el fin de que esta disponga de la expedición de los certificados pertinentes, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.3.2.1.9. Decreto 1075 de 2015, revisemos: Artículo 2.3.2.1.9. Modificaciones. Las novedades relativas a cambio de sede dentro de la misma entidad territorial certificada, apertura de nuevas sedes en la misma jurisdicción, cambio de nombre del establecimiento educativo o del titular de la licencia, ampliación o disminución de los niveles de educación ofrecidos, fusión de dos o más establecimientos educativos, o una modificación estructural del PEI que implique una modalidad de servicio distinto o en el carácter de la media, requerirán una solicitud de modificación del acto administrativo

mediante el cual se otorgó la licencia de funcionamiento. Para tales efectos, el titular de la licencia presentará la solicitud, a la que anexará los soportes correspondientes. Cuando un establecimiento traslade la totalidad de sus sedes a otra entidad territorial certificada, la secretaría de educación que recibe al establecimiento, previa verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos expedirá la nueva licencia, dejando en esta constancia de la anterior, y oficiará a la secretaría de educación correspondiente para que cancele la licencia anterior. El particular conservará sus archivos e informará el cambio de sede y la nueva dirección a la secretaría de educación de la entidad territorial certificada en la que estaba ubicado. Parágrafo. El particular está obligado a informar de la decisión de cierre del establecimiento a la comunidad educativa y a la secretaría de educación en cuya jurisdicción opere, con no menos de seis (6) meses de anticipación. En este caso, el establecimiento entregará a la secretaría de educación de la respectiva entidad territorial los registros de evaluación y promoción de los estudiantes, con el fin de que esta disponga de la expedición de los certificados pertinentes. (Negrilla fuera de texto) Adicionalmente, el artículo 2.3.3.3.5.15. del Decreto 1075 de 2015, señala que cuando una institución educativa de preescolar, básica y media de naturaleza pública y/o privada deja de existir, debe de entregar el archivo a la respectiva secretaria de educación de la jurisdicción pertinente: Artículo 2.3.3.3.5.15. Custodia de archivos. Las secretarías de educación conservarán los archivos de las

entidades educativas que han dejado de existir, para todos los efectos contemplados en las leyes y en especial para expedir los duplicados de los diplomas y las certificaciones a que haya lugar. (Negrilla fuera de texto) Por lo anterior, corresponde a las secretarias de Educación conservar los archivos de las entidades educativas que han dejado de existir. Además, es deber de todas las instituciones educativas que han dejado de existir entregar los correspondientes libros reglamentarios (archivo) a la secretaria de educación correspondiente con el fin de garantizar el derecho a la educación que tiene los menores de edad y demás actores vinculados a la educación.Finalmente, se precisa que el no diligenciamiento, administración indebida, alteración, falsedad, destrucción, supresión y pérdida de los libros y registros reglamentarios (archivo), podrá generar responsabilidades, administrativas, civiles y/o penales, las cuales se estudiarán a continuación, pero las mismas dependerán de cada caso en particular que debe de analizar la secretaria de educación que en el ámbito de su competencia podrá exigir. 4.2. Sanciones administrativas en función del ejercicio de la inspección y vigilancia del servicio público educativo El artículo 4 de la Ley 115 de 1994 establece la responsabilidad del Estado en el deber de inspección y vigilancia de la educación. En concordancia con lo anterior, los artículos 6 y 7 de la Ley 715 de 2001, señalan que esta competencia será ejercida por los departamentos, distritos y municipios certificados en educación. Por su parte, el artículo 2.3.2.1.11 del Decreto 1075 de 2015 consagra que esta función podrá ser ejercida por medio de las

respectivas secretarías de educación de la jurisdicción. En este sentido, el artículo 2.3.7.2.4. del Decreto 1075 de 2015 dispone que las secretarías de educación deberán de expedir un reglamento territorial para el ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia, orientado a velar por el cumplimiento de los mandatos constitucionales sobre educación y de los fines y objetivos generales de la educación establecidos en la Ley 115 de 1994, a procurar y a exigir el cumplimiento de las Leyes, normas reglamentarias y demás actos administrativos sobre el servicio público educativo. Además, el artículo 2.3.7.4.8. del Decreto 1075 de 2015 enuncia que las actuaciones administrativas desplegadas en el marco de la inspección y vigilancia se aplicará en lo pertinente a lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Así las cosas, se debe tener claro que todas las instituciones educativas cerradas voluntarias o, por medio de sanciones administrativas, sin excepción, deben de entregar a la Secretaría de educación, la tenencia y manejo de los libros reglamentarios, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 2.3.2.1.9 y 2.3.3.3.5.15 del Decreto 1075 de 2015, quien a su vez responsabilizará a otro instituto docente para que garantice la debida preservación, administración de los archivos y la expedición de los certificados o constancias requeridas. Con fundamento en lo anterior y dado que el artículo 2.3.7.4.5 del Decreto 1075 de 2015, sobre el mérito para

sancionar, no precisa un tipo de sanción específica para cada situación en particular, sino que corresponde al ente administrativo, en ejercicio de su función de inspección y vigilancia, adecuar la medida atendiendo a la razonabilidad y proporcionalidad de ésta para garantizar el cumplimiento de la prestación del servicio educativo en los términos de ley. Por lo tanto, corresponde, a las secretarias de educación dar cumplimiento a las directrices del reglamento territorial para los establecimientos educativos cerrados, que no entreguen los correspondientes libros reglamentarios (archivo) so pena de que se adelanten los procesos administrativos para la imposición de las respectivas sanciones señaladas en el régimen sancionatorio que tiene cada secretaria de educación y así garantizar el cumplimiento de los mandatos constitucionales sobre educación, los fines y objetivos generales de la educación establecidos en la Ley 115 de 1994, procurando y exigiendo el cumplimiento de las leyes, normas reglamentarias y demás actos administrativos sobre el servicio público educativo. 4.3. Prevención y sanción a través del Archivo General de la Nación y las entidades territoriales de las disposiciones de la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo Se precisa que, los libros y registros reglamentarios se inscriben en el término DOCUMENTACIÓN y el “archivo público” como “conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas “conforme con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo. Por lo tanto, los particulares que ejercen funciones públicas como en el caso de las instituciones de educación de

naturaleza privada, son responsables ante las autoridades de cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 594 de2000, de conformidad con lo enunciado en el literal “d” del artículo 4 de esta ley. Bajo este entendido, los libros y registros reglamentarios pertenecientes a personas naturales o jurídicas de carácter privado que prestan el servicio público educativo deben acogerse a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, por tanto, su administración indebida, alteración, destrucción o pérdida genera responsabilidades administrativas, civiles y/o penales. Así las cosas, atendiendo a la naturaleza de la documentación referida, es dable acudir a lo dispuesto en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000, veamos: Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así: a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales

mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995; c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano. (Negrilla fuera de texto) Respecto de la ciudad de Sincelejo, es necesario señalar que el Archivo General de la Nación y el Consejos Territoriales de Archivo (CTA) de la Gobernación de Sucre, son las autoridades encargadas de dirigir, coordinar y asesorar la función archivística y en los términos de la Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios vigentes a la fecha de hoy.

4.4. Acción de Tutela en la protección del derecho fundamental a la educación La educación en Colombia es un servicio público conforme con lo dispuesto en el artículo 365 de la Constitución Política Colombiana “Los servicios públicos estarán sometidos al régimen jurídico que fije la ley, podrán ser prestados por el Estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas, o por particulares. En todo caso, el Estado mantendrá la regulación, el control y la vigilancia de dichos servicios.” Disposición que para el caso de la educación encuentra su fuente en el artículo 68 de la Constitución Política Colombiana que enuncia que “Los particulares podrán fundar establecimientos educativos. La ley establecerá las condiciones para su creación y gestión. La comunidad educativa participará en la dirección de las instituciones de educación.” Lo anterior en concordancia con lo dispuesto por la Corte Constitucional mediante la Sentencia SU.624 de 1999, MP. Alejandro Martínez Caballero, la cual manifestó que: “La educación es un servicio público que es prestado tanto por el Estado como por los particulares bajo la regulación, control y vigilancia de aquel.”Por lo anterior, la educación es un servicio público que es prestado tanto por el Estado como por los particulares bajo la regulación, control y vigilancia del Estado, con función social y como derecho fundamental, determinando como características principales del derecho fundamental a la educación con función social y como derecho fundamental, de acuerdo con lo señalado en múltiples ocasiones por la Corte Constitucional, entre ellas, la jurisprudencia establecida en la en sentencia T-725 de 2012, MP. Jorge Ivan Palacio Palacio, en la cual manifestó lo siguiente, veamos: (i) es objeto de protección especial del Estado;

(ii) es presupuesto básico de la efectividad de otros derechos fundamentales, tales como la escogencia de una profesión u oficio, la igualdad de oportunidades en materia educativa y de realización personal y el libre desarrollo de la personalidad, entre otros; (iii) es uno de los fines esenciales del Estado Social Democrático de Derecho; (iv) está comprendido por la potestad de sus titulares de reclamar el acceso y la permanencia en el sistema educativo o a uno que permita una “adecuada formación”; (v) se trata de un derecho deber y genera obligaciones reciprocas entre todos los actores del proceso educativo” En concordancia con lo anotado, para este Tribunal cobra suma importancia resaltar que la educación es un derecho que genera obligaciones tanto para los directivos de las instituciones educativas como para los alumnos, sin importar el nivel o grado académico en el que se encuentren. De lo anterior, se desprende que, la no entrega de los libros reglamentarios (archivo) por parte de las instituciones de educación cerradas de naturaleza publica y/o privada, estaría imposibilitando la generación de certificados de estudios y duplicados de títulos entre otros documentos necesarios para el desarrollo del derecho a la educación de los menores de edad y demás actores de la educación, lo que implica en opinión de esta OAJ una posible vulneración al derecho a la educación y/o del trabajo, sin embargo seran los jueces los competentes para determinar su viabilidad de cumplirse con los requisitos consagrados en el Decreto 2591 de 1991. 4.5. Responsabilidad de carácter penal La no entrega de los libros reglamentarios a la respectiva Secretaría de Educación por parte de establecimientos

educativos que ya no prestan el servicio, configura un obstáculo para que esta entidad ejerza las funciones administrativas que por ley le han sido asignadas. Por lo anterior, las actuaciones de los responsables de la entrega de los libros reglamentarios, podría conllevar a la comisión de delitos penales. No obstante se reitera que se debe de analizar el caso en particular de acuerdo con los hechos de tiempo, modo y lugar. Finalmente, se sugiere coordinar con la respectiva Oficina Jurídica de la secretaria de educación las acciones tendientes a estudiar en el caso presente y revisar la viabilidad de poner en conocimiento de la Fiscalía los hechos que motivan la consulta, según las circunstancias actuales del caso.

5. Conclusión Esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance y/o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo.

No obstante lo anterior, es preciso señalar que es deber de todas las instituciones educativas que han dejado de existir entregar los correspondientes libros reglamentarios (archivo) a la secretaria de educación correspondientecon el fin de garantizar el derecho a la educación que tiene los menores de edad y demás actores vinculados a la educación. Conforme a lo expuesto, corresponde a la secretaria de educación analizar el caso en particular y definir cuál es

la acción más conducente para el caso objeto de consulta, dado que, como se evidencio en este concepto no existe una sola acción para lo consultado, sino que existen varias acciones que puede realizar la secretaria de educación dentro del ámbito de sus competencias, la cual deberá de estudiar y determinar cuál es procedente de pendiendo de la forma en que ha ocurrido los hechos. Cordialmente,

LUIS GUSTAVO FIERRO MAYA

Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

Ministerio de Educación Nacional

Dirección: Calle 43 No. 57 - 14. CAN. Bogotá, Colombia. Código Postal 111321.

Teléfono Conmutador: (601) 22 22800 - Línea gratuita fuera de Bogotá: 018000 - 910122 - Fax: (601) 2224953

Horario de atención: Lunes a jueves de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y viernes de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. Jornada continua Soporte técnico - Sistemas de información. Teléfono: (601) 484 5410 - Línea gratuita nacional 018000-510258

Correo Anticorrupción: soytransparente@mineducacion.gov.co Correo de notificaciones judiciales: notificacionesjudiciales@mineducacion.gov.co Canales físicos y electrónicos para atención al público

@Mineducacion @mineducacioncol @Mineducacion @MinisteriodeEducaciónNacional @MinisteriodeEducaciónNacional Términos y condiciones PolíticasMapa del sitio Accesibilidad ©Copyright 2021 - Todos los derechos reservados Gobierno de Colombia

@mineducacioncol @Mineducacion @MinisteriodeEducaciónNacional @MinisteriodeEducaciónNacional Términos y condiciones PolíticasMapa del sitio Accesibilidad ©Copyright 2021 - Todos los derechos reservados Gobierno de Colombia Colombia logo Logo Gov.co InicioInicio MÓDULOS Opción documentos Decreto Único Reglamentario del Sector Educación VER MÁS Opción documentos Compilación normativa del Sector Educación VER MÁS Opción documentos Normativa organizacional del MEN VER MÁS Opción documentos Normativa común a todas las entidades públicas VER MÁS Opción documentos Normativa del Sistema Integrado de Gestión MEN VER MÁS Opción documentos Índice de temas misionales VER MÁS Opción documentos Educación superior VER MÁS Opción documentos Educación inicial, básica y media VER MÁS Opción documentos Conceptos - Doctrina VER MÁS Opción documentos Jurisprudencia VER MÁS Opción documentos Boletín Jurídico de Novedades Normativas VER MÁS Opción documentos Herramientas de búsqueda

VER MÁS

× Contraste Contraste | Modo oscuro Reducir Reducir letra (16px) Aumentar Aumentar letra (16px)Centro de relevo Centro de relevo Volver arriba