MINEDUCACION - Concepto 24235 de 2023

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Usted está en:  Inicio Documento Concepto 24235 de 2023 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 24235 DE 2023 (junio 28) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Bogotá, D.C., Para: Subdirector Técnico Subdirección de Monitoreo y Control Asunto: Concepto sobre numeración de actos administrativos Cordial saludo. De conformidad con su consulta del asunto, elevada mediante el radicado de la solicitud, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con las funciones establecidas en los numerales 7.8, 7.10 y 7.11 del artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009.1. Objeto “La Subdirección de Monitoreo y Control, recibió la solicitud con No de radicación 2023-ER-320725, mediante la cual la Gobernación de Santander solicita “concepto de numeración de actos administrativos" (...)

(...) el nuevo aplicativo Humano en Línea, el cual genera actos administrativos de reconocimiento para el pago de las prestaciones sociales y económicas a los docentes de la entidad territorial mediante una numeración específica automática del sistema para cada ente territorial (...) (...) ante esta situación y teniendo en cuenta la aplicación del acuerdo 60 de 2001 y el concepto emitido en noviembre de 2022 por Archivo General de la Nación (...) analizada la situación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, consideran que existe controversia entre las normas a nivel nacional con respecto a la numeración de los actos administrativos (...)" [Sic]

2. Consulta Previamente, aclaramos que esta Oficina Asesora Jurídica no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo.

A continuación, daremos unas orientaciones jurídicas generales respecto a las normas que regulan los asuntos consultados, las cuales usted como interesado podrá aplicar, de acuerdo con las circunstancias de modo, tiempo y lugar de su caso concreto.

3. Marco jurídico 3.1. Decreto 1075 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector EducaciónDURSE. 3.2. Acuerdo No. 60 de 2001. Archivo General de la Nación - AGN.

4. Análisis Para atender la consulta se hará referencia a lo siguiente: (i) normas aplicables a la numeración de actos administrativos y doctrina del Archivo General de la Nación AGN al respecto y (ii) Aplicativo Humano en Línea. 4.1. Normas aplicables a la numeración de actos administrativos y doctrina del AGN al respecto Los actos administrativos son la manifestación o declaración emanada de la administración pública en el ejercicio de facultades administrativas, que tienen el fin de comunicar una decisión de las entidades que los emiten. De tal forma, su expedición debe ser controlada, y su autenticidad y fiabilidad debe ser garantizada en aras de propender por la transparencia del Estado.

Resulta entonces necesario que existan normas claras que guíen a la administración en la tarea de emitir actos administrativos, cuyo contenido formal y material, cumpla con los estándares de calidad y transparencia que su función requiere. En este sentido, el Archivo General de la Nación, en adelante AGN, profirió el Acuerdo No. 60 de 2001, que establece en el artículo 6, lo siguiente: Artículo 6. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que

no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentanerrores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos. Al interpretar esta disposición, el AGN ha expedido numerosos conceptos, entre los cuales se destacan los 3 archivos que se remiten adjuntos y que pueden ser consultados en la página web oficial de la entidad (https: //www.archivogenera l.gov. co/conceptos -tecn icos), y que, entre otras afirmaciones, señalan: (...) Teniendo en cuenta que las Resoluciones como serie documental, se consideran de valor histórico, es recomendable que el área productora o a quien le compete por función sea la encargada de administrar, organizar y conservar adecuadamente los originales del consecutivo único de la serie “Resoluciones” (...) (...) Es claro que la Oficina que cumpla con la función de expedición de actos administrativos, será la encargada de enumerar los actos administrativos (Acuerdos, Resoluciones, Ordenanzas etc.), y la serie documental se registrará en la TRD de esta Oficina, siendo responsable de los controles, consulta y que se cumpla con lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001 Artículo Sexto (...) (...) De la información transcrita se concluye que no es viable asignar una numeración consecutiva independiente a las resoluciones que proyecta la Secretaría de Hacienda y Tesorería Municipal de Chaparral, ya que lo establecido en el Acuerdo No. 060 de 2001 tiene el propósito de garantizar el control y la transparencia en la

expedición de este tipo de documentos. No en vano, la enunciada norma deja en claro que la numeración debe ser consecutiva y que dicha función debe desarrollarla una dependencia de la entidad que, además, debe llevar un control, evitando la reserva, tachado o enmendación de números. Respecto a la problemática del uso del software es importante que tenga en cuenta que estas herramientas deben ajustarse a las normas y procedimientos que tengamos implementados en la entidad y no viceversa (...) Así, ha dispuesto el AGN que el control que se efectúa sobre los actos administrativos de cada entidad, no serían eficientes si varias dependencias utilizaran distintos consecutivos en el ejercicio de sus funciones. Sin embargo, también se afirma que cada entidad puede tener su numeración independiente y que corresponderá a sus dependencias internas asignar y conservar los consecutivos y ejercer la vigilancia correspondiente sobre la materia. 4.2. Aplicativo Humano en Línea Producto de la contratación efectuada entre el Ministerio de Educación Nacional y el proveedor tecnológico Soporte Lógico, nació el aplicativo Humano en Línea, que permite a las distintas entidades territoriales certificadas, la administración y gestión de la información relacionada con las prestaciones sociales del Magisterio. El software mencionado, se encuentra a disposición de las entidades territoriales certificadas y de la Fiduciaria La Previsora S.A., sociedad fiduciaria encargada de la administración del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio - FOMAG. Actualmente, el aplicativo Humano en Línea cuenta con información de más de 90 entidades territoriales certificadas a lo largo del país.

Como se menciona en la consulta realizada por la Secretaría de Educación de Santander, el aplicativo genera actos administrativos consecutivos, correspondientes a cada una de la entidades territoriales certificadas, para el reconocimiento y pago de las prestaciones sociales y económicas de los docentes. De tal manera, a través del aplicativo mencionado es posible dar cumplimiento a disposiciones como la contenida en el artículo 2.4.4.2.3.2.1. del Decreto 1075 de 2015, que establece: Artículo 2.4.4.2.3.2.1. Radicación de las solicitudes de reconocimiento y pago de las prestaciones económicas. Las solicitudes de reconocimiento y pago de las prestaciones económicas a cargo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio deben ser presentadas por el docente ante la Última Entidad Territorial Certificada en Educación que haya ejercido o ejerza como autoridad nominadora del afiliado, a través de laherramienta tecnológica adoptada para el efecto por la sociedad fiduciaria encargada del manejo de los recursos del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio. Es importante recordar que el Ministerio de Educación Nacional, a través de la Oficina de Tecnología y Sistemas de la Información y de la Subdirección de Monitoreo y Control, brinda acompañamiento técnico a las entidades territoriales certificadas en materia de soporte, asistencia y mejoras, con el fin de propender por la actualización y fortalecimiento de la herramienta antes descrita.

5. Conclusión Expuesto lo anterior y con fundamento en las normas descritas, puede concluirse que una misma entidad no debe

contar con numeraciones independientes a cargo de cada una de sus áreas, sino que debe propender por mantener orden y control en la numeración en cada una de ellas. Sin embargo, no es este el caso descrito por la entidad territorial consultante, teniendo en cuenta que el aplicativo Humano en Línea numera independientemente los actos administrativos de cada una de las entidades territoriales certificadas, al ser entes autónomos, y cuyos trámites no se encuentran interconectados, sino que se desarrollan independientemente ante la sociedad fiduciaria que administra el FOMAG. Por ende, desde el punto de vista de esta Oficina Asesora, no se presenta controversia entre las normas archivísticas citadas y el desarrollo e implementación del aplicativo Humano en Línea, que guardan estricta relación al asignar número consecutivos a los actos administrativos de cada una de las entidades territoriales certificadas. Ahora bien, la recomendación que se presenta a la Oficina de Tecnología y Sistemas de la Información y a la Subdirección de Monitoreo y Control es, que en desarrollo de su labor de acompañamiento a la implementación y uso del aplicativo, se consideren las oportunidades de mejora, y la armonización de sus funciones con la normativa vigente en nuestro ordenamiento jurídico. Este concepto se emite en los términos del artículo 28 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Cordialmente, WALTER EPIFANIO ASPRILLA CÁCERES Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor

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