MINEDUCACION - Concepto 244143 de 2025

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Bogotá, D.C., 24 de agosto de 2025 Señor xxxxxxxxxx viceacademica@endeporte.edu.co Asunto: Concepto sobre cierre de institución educativa sin entrega de los libros de actas y diplomas. Cordial saludo,De conformidad con la consulta del asunto, presentada mediante el radicado de la referencia, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con las funciones establecidas en los numerales 10 y 12 del artículo 7 Decreto 2269 del 29 de diciembre de 2023. Previamente, aclaramos que esta Oficina Asesora Jurídica no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades, sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia

de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance o aplicación de una norma jurídica, o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo. En ese entendido, este concepto se encaminará a responder a los interrogantes incluidos en su consulta, para lo que daremos unas orientaciones jurídicas generales respecto a las normas que regulan los asuntos consultados, que usted interesado podrá aplicar, según las circunstancias de modo, tiempo y lugar de su caso concreto. Atendiendo a lo anterior, su consulta se centra en la solicitud que a continuación se detalla:

1. Objeto de consulta «Por medio de la presente, me permito elevar respetuosamente una consulta jurídica, con el fin de recibir su concepto en relación con un caso específico de un estudiante al que le hace falta el acta de grado de bachiller, requisito exigido por nuestra institución para la matrícula académica, en concordancia con la normatividad vigente. El estudiante en cuestión adelantó la respectiva gestión ante la Secretaría de Educación de Santiago de Cali, ya que su institución educativa de origen, el Colegio Politécnico Superior del Valle, cerró definitivamente.

Como respuesta, la Secretaría informó que dicha institución no cumplió con la obligación de entregar los libros de actas y diplomas, razón por la cual no es posible emitir constancia alguna sobre la finalización de estudios por parte del estudiante. Cabe aclarar que la exigencia del acta de grado de bachiller es de carácter legal, y no una decisión sujeta a la autonomía institucional, en virtud del principio de legalidad que rige los proc» [Sic]

2. Marco jurídico/ Jurisprudencial /doctrinario 2.1. Constitución Política de Colombia de 1991. 2.2. Ley 115 de 1994 «Por la cual se expide la ley general de educación». 2.3. Ley 715 de 2001 «Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 001 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros». 2.4. Decreto Nacional 1075 de 2015 «Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

Educación».

3. Análisis Con el fin de atender su consulta, abordaremos los siguientes temas: i) Descentralización administrativa del servicio educativo, ii) Licencia de funcionamiento y iii) Requisitos legales y normativos para la expedición de certificados, actas y diplomas en instituciones educativas públicas. 3.1. Descentralización administrativa del servicio educativo La Constitución Política de 1991, la Ley 115 de 1994 y la Ley 715 de 2001, establecen que la prestación del servicio público de educación se encuentra descentralizada administrativamente, aunque sigue manteniendo su centralización política en cabeza del Ministerio de Educación Nacional.

En particular, la Ley 715 de 2001 consolidó la figura de la descentralización administrativa de la prestación del servicio público educativo, determinando las funciones a cargo de las entidades territoriales certificadas en educación, de la siguiente manera:Artículo 7. Competencias de los distritos y los municipios certificados.

7.1. Dirigir, planificar y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar, básica y media, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad, en los términos definidos en la presente ley. 7.2. Administrar y distribuir entre los establecimientos educativos de su jurisdicción los recursos financieros provenientes del Sistema General de Participaciones, destinados a la prestación de los servicios educativos a cargo del Estado, atendiendo los criterios establecidos en la presente ley y en el reglamento. 7.3. Administrar, ejerciendo las facultades señaladas en el artículo 153 de la Ley 115 de 1994, las instituciones educativas, el personal docente y administrativo de los planteles educativos, sujetándose a la planta de cargos adoptada de conformidad con la presente ley. Para ello, realizará concursos, efectuará los nombramientos del personal requerido, administrará los ascensos, sin superaren ningún caso el monto de los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones asignado a la respectiva entidad territorial y trasladará docentes entre instituciones educativas, sin más requisito legal que la expedición de los respectivos actos administrativos debidamente motivados. 7.8. Ejercer la inspección, vigilancia y supervisión de la educación en su jurisdicción, en ejercicio de la delegación que para tal fin realice el Presidente de la República. 7.12. Organizar la prestación del servicio educativo en su en su jurisdicción (,..)(Subrayado propio) Teniendo en cuenta lo anterior, la administración de las instituciones educativas, como también la inspección y vigilancia de las mismas, entre otras, recae en las secretarías de educación de las Entidades Territoriales

Certificadas que actúan como ente nominador. 3.2. Licencia de funcionamiento Con el fin de establecer los criterios para orientar su consulta, es pertinente precisar la naturaleza de una institución educativa, por lo que la ley 715 de 2001 establece: Artículo 9. Instituciones educativas. Institución educativa es un conjunto de personas y bienes promovida por las autoridades o por particulares, cuya finalidad será prestar un año de educación preescolar y nueve grados de educación básica como mínimo, y la media. Las que no ofrecen la totalidad de dichos grados se denominarán centros educativos y deberán asociarse con otras instituciones con el fin de ofrecer el ciclo de educación básica completa a los estudiantes (...) Por lo que si se quiere crear una institución educativa ya sea de carácter estatal, privada o de economía solidaria para prestar el servicio de educación debe reunir los siguientes requisitos: a) Tener licencia de funcionamiento o reconocimiento de carácter oficial; b) Disponer de una estructura administrativa, una planta física y medios educativos adecuados, y c) Ofrecer un proyecto educativo institucional[1] Con relación a esta normatividad, en caso de ser educación formal, requiere de una licencia de funcionamiento, definida en el artículo 2.3.2.1.2. del Decreto 1075 de 2015, como "el acto administrativo motivado de reconocimiento oficial por medio del cual la secretaría de educación de una entidad territorial certificada autoriza la apertura y operación de un establecimiento educativo privado dentro de su jurisdicción", lo que indica que, al

otorgar la licencia de funcionamiento, el solicitante únicamente se entiende autorizado a prestar el servicio educativo. La licencia debe especificar el nombre, razón social o denominación del propietario del establecimiento educativo, quien será el titular de la licencia, Número de Identificación DANE y nombre completo delestablecimiento educativo, ubicación de su planta física, niveles, ciclos y modalidades que ofrecerá, número máximo de estudiantes que puede atender y tarifas de matrícula y pensión para los grados que ofrecerá durante el primer año de funcionamiento. Con las características mencionadas hace de la licencia de funcionamiento un documento exclusivo para cada establecimiento educativo. Lo anterior con el fin de aclarar que, cada institución educativa es autónoma y al momento de darse el cierre de un establecimiento educativo se produce la cancelación de su licencia, precisamente el artículo 2.3.2.1.9 del Decreto 1075 de 2015, establece: PARÁGRAFO. El particular está obligado a informar de la decisión de cierre del establecimiento a la comunidad educativa y a la secretaría de educación en cuya jurisdicción opere, con no menos de seis (6) meses de anticipación. En este caso, el establecimiento entregará a la secretaría de educación de la respectiva entidad territorial los registros de evaluación y promoción de los estudiantes, con el fin de que esta disponga de la expedición de los certificados pertinentes. (negrilla nuestra) Así las cosas, la custodia de los libros y registros que hacían parte de la institución educativa que fue cerrada,

deben estar en custodia de la secretaría de educación o del establecimiento educativo público que la secretaria de educación disponga en el acto administrativo de cierre, toda vez que no hay una normatividad que indique que los registros de evaluación puedan estar bajo custodia de un ente diferente. Sin embargo, por ser las secretarías de educación las competentes de ejercer la inspección, vigilancia y control de los establecimientos educativos y de lo que concierne a su estado, son ellas quien definirán el tipo sanción que se aplicará ante la renuencia en el cumplimento de sus directrices, como es en este caso la no entrega de los libros por parte del particular a la secretaría de educación. Se reitera que esta Oficina Asesora Jurídica al emitir concepto no interviene en la autonomía jurídica de los particulares a través de la resolución de asuntos concretos, se pretendan dar una orientación respecto a su consulta. 3.3. Requisitos legales y normativos para la expedición de certificados, actas y diplomas en instituciones educativas públicas La expedición de certificados, actas y diplomas en las instituciones educativas públicas está sujeta al cumplimiento de disposiciones que buscan garantizar la autenticidad y validez de ellos, puesto que son fundamentales para acreditar el desarrollo académico de los estudiantes, así como para su inserción en niveles educativos superiores o en el ámbito laboral. El Decreto 1075 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Educación, en lo que respecta a la expedición de certificados y diplomas, establece disposiciones detalladas que deben ser observadas por las instituciones

educativas. Artículo 2.3.3.3.5.2. Otorgamiento. Las instituciones de educación legalmente autorizadas para ello expedirán los títulos en nombre de la República de Colombia y por autorización del Ministerio de Educación Nacional, a quienes hayan cumplido con los requisitos del respectivo programa aprobado por el Estado y con las exigencias establecidas en los reglamentos internos de la institución y las demás normas legales. Artículo 2.3.3.3.5.3. Diplomas. Los diplomas que expidan las instituciones a que se refiere este Decreto expresarán que en nombre de la República de Colombia y por autorización del Ministerio de Educación Nacional se otorga el correspondiente título. Tales documentos llevarán las firmas y los sellos del Rector y del secretario del plantel. El texto de todo Diploma deberá redactarse en idioma castellano, incluir los nombres y apellidos completos del graduado, el número de su documento de identidad y extenderse en papel de seguridad. (...)Artículo 2.3.3.3.5.9. Certificaciones. Las certificaciones de estudios realizados en los niveles educativos de que se trata en este Decreto serán expedidas con la firma del Director del establecimiento y el Secretario del mismo, en papel timbrado de la institución con los sellos correspondientes y contendrán:

1. Número de identificación del establecimiento en el registro educativo.

2. Constancia de la providencia de aprobación del establecimiento y de los cursos a que dicha aprobación se extienda.

3. Nombres, apellidos y número del documento de identificación del alumno.

4. Curso al cual se refiere la certificación y año en que se realizó.

5. Lista de asignaturas con la intensidad horaria y las calificaciones que en definitiva se obtuvieron expresadas en letras y en números, y

6. Fecha de expedición.

Lo anterior resulta de especial importancia, teniendo en cuenta que son precisamente esos dos documentos los que permiten comprobar la calidad de bachiller de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.3.3.3.5.6. del Decreto citado: Artículo 2.3.3.3.5.6. Acreditación de la calidad de bachiller. La calidad de bachiller se prueba con el acta de graduación o con el diploma expedido por la correspondiente institución educativa. (Subrayado fuera de texto) En concordancia con lo anterior, la Ley 115 de 1994, establece: Artículo 88. Título académico. El título es el reconocimiento expreso de carácter académico otorgado a una persona natural por haber recibido una formación en la educación por niveles y grados y acumulado los saberes definidos por el Proyecto Educativo Institucional. Tal reconocimiento se hará constar en un diploma. El otorgamiento de títulos en la educación es de competencia de las instituciones educativas y de las instituciones del Estado señaladas para verificar, homologar o convalidar conocimientos y su entrega estará sujeta, única y exclusivamente, al cumplimiento de los requisitos académicos establecidos por cada institución. PARÁGRAFO 1. Se prohíbe la retención de títulos por no encontrarse el interesado a paz y salvo en sus obligaciones con la institución, cuando presente imposibilidad de pago por justa causa. Para esto el interesado

deberá:

1. Demostrar que haya ocurrido un hecho que con justa causa afecte económicamente al interesado o a los miembros responsables de su manutención.

2. Probar la ocurrencia del hecho por cualquier medio probatorio, distinto de la confesión, que sea lo suficientemente conducente, adecuada y pertinente.

3. Que el responsable del pago demuestre haber adelantado las gestiones necesarias para lograr el cumplimiento de las obligaciones pendientes con la respectiva institución.

PARÁGRAFO 2. El establecimiento educativo que infrinja el parágrafo anterior se hará acreedor a sanciones que impondrá el Ministerio de Educación Nacional o las Secretarías de Educación en las que delegue esta facultad, que pueden ir desde multas sucesivas de carácter pecuniario de 50 a 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Dichos dineros ingresarán a la Tesorería Nacional, Departamental o Municipal según el caso. El título académico es, entonces un reconocimiento formal que una persona recibe al terminar su educación en un nivel y grado específico, de acuerdo con lo establecido en el Proyecto Educativo de la institución y que requiere del cumplimiento de las formalidades antes mencionadas.3.3.1. Validación de estudios de la educación básica y media académica Es importante revisar lo dispuesto por el artículo 2.3.3.3.4.1.2. del Decreto 1075 de 2015, el cual señala: ARTÍCULO 2.3.3.3.4.1.2. Procedimiento. Los establecimientos educativos que cumplan con los requisitos legales de funcionamiento y que en las pruebas de competencias SABER se encuentren ubicados por encima del

promedio de la entidad territorial certificada o en el Examen de Estado se encuentren, como mínimo, en categoría alta, podrán efectuar, gratuitamente, la validación de estudios, por grados, mediante evaluaciones o actividades académicas para atender a personas que se encuentren en situaciones académicas como las siguientes: (...) c) Haber cursado estudios en un establecimiento educativo que haya desaparecido o cuyos archivos se hayan perdido; PARÁGRAFO. En todo caso, la validación del bachillerato en un solo examen conducente al título de bachiller académico será competencia del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES. (Negrilla fuera de texto) El artículo mencionado, dispone que aquellas IE que cumplan con los requisitos legales y con un buen desempeño en las pruebas ICFES o SABER, tienen la posibilidad de hacer validaciones de forma gratuita de estudios como en los casos del literal c, lo que implica que para el caso del estudiante que culmina su bachillerato, y no cuenta con un acta de grado teniendo en cuenta que el colegio en donde realizó sus estudios desapareció o los archivos son inexistentes, el estudiante en primer lugar debe i) acudir a una institución educativa que se encuentre autorizada para realizar esta validación, quien define la IE competente es la misma secretaría de educación; ii) la IE deberá hacer estas evaluaciones de forma gratuita, con le fin de validar el grado y así acreditar formalmente los estudios que cursó; iii) posterior a la validación que se le otorgue al estudiante, este podrá obtener su certificado del grado que necesita validar y por ende recibir el título de bachiller académico

con su respectiva acta; iv) Recordemos que el parágrafo del mismo artículo, dispone como una alternativa que el estudiante puede hacer el examen del ICFES lo cual otorga de forma directa el título como bachiller académico.

4. Respuesta / Conclusión Reiteramos que acorde a lo dispuesto por el artículo 7 del Decreto 2269 de 2023 esta Oficina Asesora Jurídica OAJ no resuelve casos concretos sino preguntas puntuales relacionadas con el sector educación, en tal razón, resolveremos su consulta de forma genérica de la siguiente manera: Si bien es cierto, el artículo 2.3.3.3.5.6. del Decreto 1075 de 2015 dispone que para poder acreditar la calidad de bachiller es necesario contar con el acta de graduación o en su defecto con el diploma expedido por la institución educativa correspondiente.

Por otro lado, llegado el caso en que una IE cierre por distintas causas, el artículo 2.3.2.1.9. del decreto en mención, dispone que esta institución tiene el deber de entregar a la secretaría de educación de su jurisdicción los registros de evaluación y promoción de los estudiantes, con el objeto de que la secretaría pueda expedir los certificados pertinentes. Así las cosas, la custodia de los libros y registros que hacían parte de la institución educativa que fue cerrada, está en cabeza de la secretaría de educación o del establecimiento educativo público que la secretaria de

educación disponga en el acto administrativo de cierre, toda vez que no hay una normativa que indique que los registros de evaluación puedan estar bajo custodia de un ente diferente. Sin embargo, por ser las secretarías de educación las competentes de ejercer la inspección, vigilancia y control de los establecimientos educativos y de lo que concierne a su estado, son ellas quien definirán el tipo sanción quese aplicará ante el incumplimiento de la norma, como es en este caso la no entrega de los libros por parte del particular a la secretaría de educación. Finalmente, como quiera que las IE desapareció y los archivos de la institución en la que curso son inexistentes, lo recomendable es que el estudiante acorde a lo dispuesto por el artículo 2.3.3.3.4.1.2 del Decreto 1075 de 2015, realice el proceso de validación de estudios en una institución educativa que se encuentre autorizada por la secretaría de educación correspondiente. Adicionalmente, el estudiante podrá acudir directamente al ICFES con el fin de presentar el examen de validación de bachiller, lo cual, con un resultado positivo le permitiría la obtención del título de bachiller con reconocimiento oficial. El presente concepto se da en los términos del artículo 28 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Cordialmente, WILLIAM FELIPE HURTADO QUINTERO Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor

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