MINEDUCACION - Concepto 254013 de 2023

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 Buscar  Índice  CONCEPTO 2023-EE-254013 DE 2023 (octubre 5) <Fuente de Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN Radicación relacionada: 2023-ER-712332 Bogotá, D.C., Señor(a) xxxxxxxxx

SECRETARIA DE EDUCACION DE BOYACA

xxxxxx@sedboyaca.gov.coAsunto: Concepto sobre Celebración de Contratos Fondo de Servicios Educativos Cordial Saludo, De conformidad con la consulta del asunto, presentada mediante el radicado de la solicitud, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con sus funciones establecidas en los numerales 7.8, 7.10 y 7.11 del artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009.

1. Objeto. «(...) Comedidamente solicitamos nos puedan emitir un CONCEPTO JURÍDICO, sobre la potestad del rector de

una Institución Educativa, para la celebración de CONVENIOS, o de los procedimientos legales para la formalización de este tipo de documento, quien estaría facultado para su firma y demás trámites alrededor de éste» [Sic]

2. Consulta.

Previamente, aclaramos que esta Oficina Asesora Jurídica no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance y/o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo. A continuación, daremos unas orientaciones jurídicas generales respecto a las normas que regulan los asuntos consultados, las cuales usted como interesado podrá aplicar, de acuerdo a las circunstancias de modo, tiempo y lugar de su caso concreto.

3. Marco jurídico. 3.1. Constitución Política de Colombia de 1991 3.2. Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357, (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.” 3.3. Decreto Nacional 1075 de 2015 “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

Educación”. 3.4. Corte Constitucional, Sentencia C-365 de 2001. 3.5. Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Quinta, Consejera Ponente: María Nohemí Hernández Pinzón, en sentencia del 30 de octubre de 2008.

4. Análisis.

Para dar respuesta a la consulta, abordaremos los siguientes temas: i) Fondos de Servicios Educativos, ii) Régimen de contratación de los Fondos de Servicios Educativos, iii) Administración de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, funciones y responsabilidades de los Consejos Directivos y del Rector o Director rural. 4.1. Definición de Fondos de Servicios Educativos En primer lugar, es importante tener en cuenta que en virtud de la Ley 715 de 2001, y el Decreto 1075 de 2015 (que recoge entre otros el Decreto 4791 de 2008, reglamentario de la Ley 715 de 2001), los Fondos de Servicios Educativos, son cuentas contables de los establecimientos educativos, creadas como un mecanismo de gestión presupuestal y ejecución de recursos para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastosde funcionamiento e inversión distintos a los de personal. Estos fondos, perciben ingresos de los diferentes niveles de Gobierno y de otras fuentes privadas, destinados exclusivamente a la atención del servicio fundamental de educación, y por lo tanto, son recursos públicos que deben ser manejados de conformidad con las normas establecidas, buscando la eficiencia administrativa en beneficio de la comunidad.

Así, la Ley 715 de 2001, establece: “Artículo 11. Fondos de servicios educativos. Las instituciones educativas estatales podrán administrar Fondos de Servicios Educativos en los cuales se manejarán los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el funcionamiento de la institución. “Artículo 12. Definición de los fondos de servicios educativos. Las entidades estatales que tengan a su cargo establecimientos educativos deben abrir en su contabilidad una cuenta para cada uno de ellos, con el propósito de dar certidumbre a los Consejos Directivos acerca de los ingresos que pueden esperar, y facilitarles que ejerzan, con los rectores o directores, la capacidad de orientar el gasto en la forma que mejor cumpla los propósitos del servicio educativo dentro de las circunstancias propias de cada establecimiento. Esa cuenta se denomina "Fondo de Servicios Educativos". Los reglamentos, teniendo en cuenta las diferencias entre los establecimientos urbanos y entre estos y los rurales, dirán qué tipo de ingresos, gastos y bienes pueden manejarse a través de tal cuenta; y en dónde y cómo se mantendrán los bienes que se registren en ella, ciñéndose a la Ley Orgánica del Presupuesto y a esta Ley, en cuanto sean pertinentes.” Los reglamentos aludidos atrás distinguirán entre los ingresos que las entidades estatales destinen al servicio educativo en cada establecimiento, los que los particulares vinculen por la percepción de servicios, y los que vinculen con el propósito principal o exclusivo de beneficiar a la comunidad. Todos esos ingresos pueden

registrarse en las cuentas de los Fondos, en las condiciones que determine el reglamento.” Por su parte, el Decreto 1075 de 2015, en su Artículo 2.3.1.6.3.2 dispone que: “Artículo 2.3.1.6.3.2. Definición. Los fondos de servicios educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal. Parágrafo. Con sujeción a lo establecido en la normatividad vigente, la administración y ejecución de estos recursos por parte de las autoridades del establecimiento educativo, es autónoma. Los ingresos del Fondo de Servicios Educativos son recursos propios de carácter público sometidos al control de las autoridades administrativas y fiscales de los órdenes nacional y territorial. “ Se resalta que los Fondos de Servicios Educativos administran, los recursos del componente de CalidadGratuidad, correspondiendo a las Secretarías de Educación, hacer el seguimiento a los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones educativas entorno a la administración y ejecución de los recursos. Así las cosas, las Secretarias de Educación de las Entidades Territoriales, son las entidades dispuestas para consultar las orientaciones para la utilización de los recursos del Fondo de Servicios de Educación, ya que son éstas las que en virtud del artículo 2.3.1.6.3.18 del Decreto 1075 de 2015, las que tienen la función de realizar el

control, asesoría y apoyo en los temas contractuales, financieros, presupuestales y contables, respecto a las Instituciones Educativas, que cuentan con Fondos de Servicios Educativos. “Artículo 2.3.1.6.3.18. Control, asesoría y apoyo. Respecto del Fondo de Servicios Educativos, corresponde a las entidades territoriales certificadas en educación ejercer el control interno, brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes.La entidad territorial certificada debe ejercer seguimiento en la administración y ejecución de los recursos de los fondos de servicios educativos, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le sea solicitada” 4.2 Régimen de contratación de los Fondos de Servicios Educativos Frente al procedimiento para la contratación de los Fondos de Servicios Educativos, el artículo 13 de la Ley 715 de 2001 establece: “Artículo 13. Procedimientos de contratación de los fondos de servicios educativos. Todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de servicios educativos a los que se refiere el artículo anterior, se harán respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse. Se harán con el propósito fundamental de proteger los derechos de los niños y de los

jóvenes, y de conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de los recursos públicos. Los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) salarios mínimos mensuales se regirán por las reglas de la contratación estatal, teniendo en cuenta su valor y naturaleza, y las circunstancias en las que se celebren. El Gobierno Nacional podrá indicar los casos en los cuales la cuantía señalada en el presente inciso será menor. El rector o director celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los recursos vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los límites que fijen los reglamentos. Con estricta sujeción a los principios y propósitos enunciados en el primer inciso de este artículo, y a los reglamentos de esta Ley, el Consejo Directivo de cada establecimiento podrá señalar, con base en la experiencia y en el análisis concreto de las necesidades del establecimiento, los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que deban registrarse en el Fondo, y cuya cuantía sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales. El Consejo puede exigir, además, que ciertos actos o contratos requieran una autorización suya específica. Habrá siempre información pública sobre las cuentas del Fondo en las condiciones que determine el reglamento. La omisión en los deberes de información será falta grave disciplinaria para quien incurra en ella.

Ninguna otra norma de la Ley 80 de 1993 será aplicable a los actos y contratos de cuantía inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales que hayan de vincularse a las cuentas de los Fondos.” Al respecto el Artículo 2.3.1.6.3.17 del Decreto 1015 de 2015 dispone lo siguiente: “Artículo 2.3.1.6.3.17. Régimen de contratación. La celebración de contratos a que haya lugar con recursos del Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse con estricta sujeción a lo dispuesto en el estatuto contractual de la administración pública, cuando supere la cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Si la cuantía es inferior a los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes se deben seguir los procedimientos establecidos en el reglamento expedido por el consejo directivo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, y en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función administrativa. Parágrafo. Cuando un particular destine bienes o servicios para provecho directo de la comunidad educativa, debe realizarse un contrato entre este y el rector o director rural, previa autorización del consejo directivo, en el cual se señale la destinación del bien y la transferencia o no de la propiedad. Este contrato se regirá por las normas del Código Civil. Si se adquieren obligaciones pecuniarias en virtud de tales contratos, estas deben ser de tal clase que se puedan

cumplir dentro de las reglas propias de los gastos del Fondo.”De lo expuesto se sustrae que, el Régimen establecido en la Ley 715 de 2001 y el Decreto 1075 de 2015, para los contratos que se celebren con cargo a los recursos administrados en los Fondos de Servicios Educativos y cuya cuantía se mayor a 20 SMLMV se regirán por lo establecido en el Estatuto General de Contratación Pública, esto es la Ley 80 de 1993. Ley 1150 de 2007, y el Decreto 1510 de 2013, con estricta sujeción a los principios de la función pública y de la contratación pública, con el propósito de proteger los derechos de los niños, niñas y de los jóvenes, y de conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de los recursos públicos, además de cumplir con los lineamientos emitidos por Colombia Compra Eficiente, de los cuales nos parece importante destaca la “Guía para las entidades con régimen especial de contratación”, la cual puede consultarse en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce public/files/cce documents/cce guia regimen especial.pdf 4.3 Administración de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos: funciones y responsabilidades del Consejo Directivo y del Rector o Director rural: La administración de los Fondos de Servicios Educativos, es entendida como el conjunto de acciones de presupuestación, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de recursos y rendición de cuentas, entre otras, está a cargo por el rector o director rural, en coordinación con el Consejo Directivo del

Establecimiento Educativo Estatal, a la luz de lo dispuesto en la Ley 715 de 2001 y el Decreto 1075 de 2015. La Ley 715 de 2001 establece dentro funciones de los rectores o directores de las IE: “Artículo 10. Funciones de rectores o directores. El rector o director de las instituciones educativas públicas, que serán designados por concurso, además de las funciones señaladas en otras normas, tendrá las siguientes: (...) 10.2. Presidir el Consejo Directivo y el Consejo Académico de la institución y coordinar los distintos órganos del Gobierno Escolar. (...) 10.16. Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que por incentivos se le asignen, en los términos de la presente ley. (...) Artículo 12. Definición de los fondos de servicios educativos. Las entidades estatales que tengan a su cargo establecimientos educativos deben abrir en su contabilidad una cuenta para cada uno de ellos, con el propósito de dar certidumbre a los Consejos Directivos acerca de los ingresos que pueden esperar, y facilitarles que ejerzan, con los rectores o directores, la capacidad de orientar el gasto en la forma que mejor cumpla los propósitos del servicio educativo dentro de las circunstancias propias de cada establecimiento. Esa cuenta se denomina "Fondo de Servicios Educativos". (Subraya propia) A su vez, el Decreto 1075 de 2015 establece que: Artículo 2.3.1.6.3.3. Administración del Fondo de Servicios Educativos.

El rector o director rural en coordinación con el consejo directivo del establecimiento educativo estatal administra el Fondo de Servicios Educativos de acuerdo con las funciones otorgadas por la Ley 715 de 2001 y la presente Sección. Parágrafo. Se entiende por administrar el Fondo de Servicios Educativos las acciones de presupuestación, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto por el consejo directivo. (Subraya propia)Artículo 2.3.1.6.3.4. Ordenación del gasto. Los fondos de servicios educativos carecen de personería jurídica. El rector o director rural es el ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos y su ejercicio no implica representación legal. (Subraya propia) Ahora bien, en el ejercicio de la administración del Fondo de Servicios Educativos, los rectores o directores rurales y el Consejo Directivo del Establecimiento Estatal, tienen responsabilidades y funciones, las cuales son señaladas expresamente en el Decreto 1075 de 2015. El artículo 2.3.1.6.3.5 recoge las funciones de los Consejos Directivos respecto de los Fondos de Servicios Educativos: “Artículo 2.3.1.6.3.5. Funciones del Consejo Directivo. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, el consejo directivo cumple las siguientes funciones:

1. Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto

de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural.

2. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos.

3. Aprobar las adiciones al presupuesto vigente así como los traslados presupuestales que afecten el mismo.

4. Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nación, con la periodicidad señalada por los organismos de control.

5. Determinar los actos o contratos que requieran su autorización expresa.

6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).

7. Aprobar la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.

8. Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994, en la manera en que queda compilado en el presente Decreto.

9. Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos

pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto.

10. Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

11. Aprobar la utilización de los recursos que reciba el establecimiento educativo por concepto de los Estímulos a la Calidad Educativa de que trata el Capítulo VIII, Título VIII, Parte 3, Libro 2 del presente decreto, de acuerdo con lo que establezca el Ministerio de Educación Nacional para tal finalidad. (Subraya propia) En este orden de ideas, la ejecución de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, se regirán conforme lo establecido por el Consejo Directivo de la Institución Educativa, el cual tiene autonomía para fijar un reglamento propio de acuerdo con lo establecido por el numeral 2 del artículo 2.3.1.6.3.6 del Decreto 1075 de 2015, en cumplimiento de las normas establecidas por la entidad territorial certificada y el marco normativo que lo regula.Además, respecto a la contratación a celebrar en el marco del Fondo de Servicios Educativos, el Consejo Directivo, tiene las funciones de: i) Determinar los actos o contratos que requieran su autorización expresa, ii) Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV), y iii) Aprobar la contratación de

los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley. Por su parte, en el artículo 2.3.1.6.3.6 el Decreto 1075 de 2015, recoge las responsabilidades de los rectores respecto de los Fondos de Servicios Educativos, en su condición de ordenadores del gasto de los mismos. “Artículo 2.3.1.6.3.6. Responsabilidades de los rectores o directores rurales. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, los rectores o directores rurales son responsables de:

1. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y presentarlo para aprobación al consejo directivo.

2. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo directivo.

3. Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de traslados presupuestales, para aprobación del consejo directivo.

4. Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería.

5. Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

6. Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los requisitos y en los

plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría General de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas.

7. Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin.

8. Presentar, al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente.

9. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los municipios no certificados, deberá presentar al Alcalde respectivo, en la periodicidad que este determine, un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial.” (Subraya y negrilla propias) De lo anterior, es importante destacar que el rector o director o director rural es el ordenador del gasto del Fondo

de Servicios Educativos. Reiterando lo anterior, se encuentra el artículo 10 de la Ley 715 de 2001, que establece las funciones de los rectores, específicamente en el numeral 3 señala: "Funciones de Rectores o Directores. El rector o director de las instituciones educativas públicas que serán designados por concurso, además de las funciones señaladas en otras normas tendrá las siguientes: 10.3. Representar el establecimiento ante las autoridades educativas y la comunidad escolar”.

5. Conclusiones

La administración de los Fondos de Servicios Educativos, corresponde al rector o director rural en coordinación con el Consejo Directivo del Establecimiento educativo estatal, exigiendo una coordinación entre loslineamientos y aprobaciones del Consejo Directivo, y las actuaciones como ordenador del gasto realizado por el rector o director rural, con sujeción a lo dispuesto en la Ley 715 de 2001 y Decreto 1075 de 2015, y demás normatividad concordante y reglamentaria. El régimen para la contratación de los Fondos de Servicios Educativos, está dividido en dos: i) Cuantía mayor a 20 SMLMV, y 2) Cuantía menor o igual a 20 SMLMV: i) Cuantía mayor a 20 SMLMV. La Ley 715 de 2001 y el Decreto 1075 de 2015, establecen que para los contratos que se celebren con cargo a los recursos administrados en los Fondos de Servicios Educativos, y cuya cuantía se mayor a 20 SMLMV se regirá por lo establecido en el Estatuto general de Contratación Pública (Ley 80 de 1993). ii) Cuantía menor o igual a 20 SMLMV. Para los contratos que se celebren con cargo a los recursos administrados en los Fondos de Servicios Educativos, y cuya cuantía sea igual o menor a 20 SMLMV no se rigen por el Estatuto general de Contratación Pública (Ley 80 de 1993), pero deben realizarse con estricta sujeción a los principios de la función administrativa y de la contratación pública, con el propósito de proteger los derechos

de los niños, niñas y jóvenes, y de conseguir la eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de los recursos públicos, además, de lo establecido por el Consejo Directivo de la Institución Educativa, mediante acuerdo de los procedimientos, formalidades y garantías para toda la contratación que no supere los 20 SMLMV. Es claro que la ejecución de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, se regirán conforme lo establecido por el consejo directivo de la institución educativa, el cual tiene autonomía para fijar un reglamento propio, en cumplimiento de las normas establecidas por la entidad territorial certificada y el marco normativo que lo regula. La facultad de representación del establecimiento en cabeza del rector, solo tiene un alcance ante las autoridades educativas y la comunidad escolar, lo cual implica que efectivamente el rector del establecimiento educativo, no tiene la representación legal del mismo y por ende no tiene la facultad celebrar contratos o convenios a nombre del mismo, a excepción de aquellos que se deban celebran en atención a su condición de ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos. Como complemento de lo expuesto, es de suma importancia tener en cuenta que el manejo los Fondos de servicios Educativos requiere una estricta sujeción a las disposiciones legales, pues atañe una responsabilidad fiscal y disciplinaria de conformidad con lo establecido en el artículo 2.3.1.6.3.20 del Decreto 1075 de 2015. Finalmente, se subraya que, son las Secretarías de Educación de las Entidades territoriales, las entidades

dispuestas por competencia funcional, para consultar orientaciones y lineamientos para la utilización de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, según lo dispuesto en el artículo 2.3.1.6.3.18 del Decreto 1075 de 2015. El presente concepto se emite en los términos del artículo 28 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Atentamente. WALTER EPIFANIO ASPRILLA CÁCERES Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicioNormograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

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