MINEDUCACION - Concepto 271666 de 2023

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Usted está en:  Inicio Documento Concepto 271666 de 2023 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 2023-EE-271666 DE 2023 (octubre 25) <Fuente de Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN Radicación relacionada: 2023-ER-698271 Bogotá, D.C., Señora

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XXXXXXXXXX@gmail.com Asunto: Concepto sobre requisitos de matrícula, especialmente certificadode estudiosCordial saludo. De conformidad con la consulta del asunto, presentada mediante el radicado de la solicitud, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con sus funciones establecidas en los numerales 7.8, 7.10 y 7.11 del artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009.

1. Objeto «(...) Algunas instituciones educativas están expidiendo certificados de notas con firmas escaneadas o en su defecto entregan fotocopias de certificados y no firmados en original como creería que debería ser y por ende, es

lo que presentan los padres de familia en la matrícula... Mi pregunta es ¿se puede recibir esos certificados sin una firma realizada en original? se pueden recibir las copias de certificados que presenten los padres de familia? (...)». [Sic]

2. Consulta Previamente, aclaramos que esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo.

Bajo ese entendido, este concepto estará encaminado a dar respuesta a los interrogantes incluidos en su consulta. A continuación, daremos unas orientaciones jurídicas generales respecto a las normas que regulan los asuntos consultados, los cuales como interesada podrá aplicar, de acuerdo con las circunstancias de modo, tiempo y lugar de su caso concreto.

3. Marco Jurídico 3.1. Código Civil 3.2. Ley 39 de 1961. «Por la cual se dictan normas para la cedulación, y otras de carácter electoral.» 3.3. Ley 115 de 1994. «Ley General de Educación.» 3.4. Ley 715 de 2001. «Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para

organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.» 3.5. Ley 1098 de 2006. «Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia.» 3.6. Decreto 1075 de 2015. «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educativo.»

4. Análisis Para atender la consulta se hará referencia a lo siguiente: (i) Matricula, aspectos Generales, (ii) Documentos exigidos para la Matrícula en educación preescolar, (ii) Documentos exigidos para Matrícula en la educación básica y media

4.1. Matrícula. Aspectos Generales. La Ley 115 de 1994, por la cual se expide la ley general de educación, en su artículo 95 establece:«Matrícula. La matrícula es el acto que formaliza la vinculación del educando al servicio educativo. Se realizará por una sola vez, al ingresar el alumno a un establecimiento educativo, pudiéndose establecer renovaciones para cada período académico.» Por su parte, la Ley 715 de 2001, las entidades territoriales certificadas en educación tienen, entre otras las siguientes competencias: «(...) Dirigir, planificar y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar, básica, media en sus distintas modalidades, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad, en los términos definidos en la presente ley. (...)".» Por lo anterior y en el marco de su autonomía, corresponde a las Secretarías de Educación territoriales,

coordinarse con los establecimientos educativos oficiales para establecer los aspectos relacionados con el proceso y trámite de la matrícula. 4.2 Matricula Educación Preescolar Para la matrícula en educación preescolar, el artículo 2.3.3.2.2.1.4. del Decreto 1075 de 2015 (Reglamentario Sector Educación), señala que, para el ingreso a los grados de educación inicial, los establecimientos educativos oficiales únicamente solicitarán copia del registro civil de nacimiento, certificación de vinculación del educando a un sistema de seguridad social, soporte de asistencia a valoración integral en salud y copia del carné de vacunación al día, según la edad. Igualmente, dispone que, si al momento de la matrícula los padres de familia o acudientes no presentan dichos documentos, se deberá formalizar la misma y el establecimiento educativo propenderá por su pronta consecución, mediante acciones coordinadas con la familia y las autoridades correspondientes. 4.3. Matrícula en la educación básica y media Para la matrícula en la educación básica y media, es importante aclarar que no existe una única norma que reglamente todos los documentos necesarios para formalizar la matrícula. En este sentido, es importante recalar que el servicio público educativo es organizado, administrado y dirigido en los territorios por las entidades territoriales certificadas en educación, conforme con los artículos 151, 152 y 153 de la Ley 115 de 1994 y 6, 7 y 8 de la Ley 715 de 2001, en consecuencia, salvo los documentos exigidos por las

normas, tienen cierto grado de autonomía para determinar los restantes documentos necesarios para el efecto, en el marco de la Constitución y la ley. Así las cosas, se expondrán a continuación, los documentos mínimos que las normas exigen para formalizar la matrícula en la educación básica y media, lo cual es importante precisar, no constituye un listado taxativo al respecto. 4.3.1. Copia del documento de identificación de los padres o acudientes. En primer lugar, preciso tener en cuenta que es la patria potestad, la cual en virtud del artículo 288 del Código Civil, es entendida como el conjunto de derechos que se le reconocen a los padres sobre los hijos no emancipados para administrar sus bienes y representarlos extrajudicialmente. El artículo 1 de la Ley 39 de 1961, por la cual se dictan normas para la cedulación, y otras de carácter electoral, establece la cédula de ciudadanía como el único documento de identificación válido en todos los actos civiles, políticos, administrativos y judiciales. En ese orden, siendo los padres quienes representan extrajudicialmente a sus hijos menores no emancipados y que el único documento de identificación válido para los actos administrativos es la cédula de ciudadanía, podemos concluir que un primer documento necesario para la matrícula en la educación básica y media es la copia del documento de identificación de los padres o representantes.4.3.2. Copia del Registro Civil de Nacimiento del menor de 7 años o copia de la Tarjeta de Identidad del menor a partir de los 7 años.

Otro documento necesario para la matrícula en la educación básica y media es, para los menores de Edad, copia del Registro Civil de Nacimiento; a partir de los 7 años, copia de la Tarjeta de Identidad, tal como lo establece la siguiente normatividad. En virtud del numeral 1 del artículo 44, del Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006), como parte de las obligaciones complementarias de las instituciones educativas, se establece la obligación por parte de los directivos y docentes “comprobar la inscripción del registro civil de nacimiento”. Por otra parte, el artículo 5 del Decreto Nacional 1694 de 1971 establece que el único documento de identificación de los menores de edad a partir de los 7 años es la Tarjeta de Identidad. En ese sentido, el literal a) del artículo 22 de la misma ley, establece que la tarjeta de identidad de los mayores de 7 y menores de 18 años es un documento que se debe presentar para identificarse al momento de la matrícula en un establecimiento educativo. 4.3.3. Copia del carné de afiliación al sistema de seguridad social en salud del menor. Otro de los documentos es el Carné de afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud del Menor, tal como lo establece el numeral 3 del artículo 44 del Código de la Infancia y la Adolescencia, el cual señala como una obligación del personal docente de los establecimientos educativos “comprobar la afiliación de los estudiantes a un régimen de seguridad social en salud.” Tal validación se puede realizar de manera virtual, por lo que no se necesitaría la presentación en físico de este

documento, sin embargo, hay algunas instituciones educativas que no poseen la capacidad para realizar la búsqueda de forma virtual, por lo que en estos casos sería necesario la copia del carné de afiliación al sistema de seguridad social en salud del menor. 4.3.4. Copia del Carné de Salud Infantil del menor. Otro documento necesario para la matrícula en la educación básica de menores de 6 años, es la copia del Carné de Salud Infantil. En este sentido, el artículo 2.8.3.2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social (Decreto Nacional 780 de 2016), establece el deber de las instituciones educativas de exigir al momento de la matrícula el Carné de Salud Infantil, comúnmente conocido como carné de vacunación, cada año, hasta completar los 5 años. 4.3.5. Original del certificado de estudios del nivel o grado anterior. Atendiendo la materia objeto de consulta, nos permitimos presentar lo dispuesto por el Decreto 1075 de 2015, (compilatorio entre otros del Decreto 180 de 1981) respecto a las certificaciones de estudios. Sobre el particular, señala: «Artículo 2.3.3.3.5.9. Certificaciones. Las certificaciones de estudios realizados en los niveles educativos de que se trata en este Decreto serán expedidas con la firma del Director del establecimiento y el Secretario del mismo, en papel timbrado de la institución con los sellos correspondientes y contendrán:

1. Número de identificación del establecimiento en el registro educativo.

2. Constancia de la providencia de aprobación del establecimiento y de los cursos a que dicha aprobación se extienda.3. Nombres, apellidos y número del documento de identificación del alumno.

4. Curso al cual se refiere la certificación y año en que se realizó.

5. Lista de asignaturas con la intensidad horaria y las calificaciones que en definitiva se obtuvieron expresadas en letras y en números, y

6. Fecha de expedición.» «Artículo 2.3.3.3.5.10. Oportunidad de expedición. Las certificaciones de estudio y las dos (2) copias del acta de graduación correspondientes a los alumnos que terminen ciclo de educación media vocacional, deberán ser expedidas de oficio por la institución educativa dentro de los diez días siguientes a la finalización del período lectivo.

En igual forma se procederá con la certificación del quinto (5) año de educación básicaprimaria, en todos los casos, y con las correspondientes a educación básica - secundaria, cuando el respectivo establecimiento solamente adelante dicho ciclo. En los demás casos las certificaciones deben ser solicitadas previamente por los interesados y deberán expedirse dentro de los quince (15) días comunes siguientes a la fecha de solicitud». El artículo 2.3.3.3.5.11. del Decreto Único Reglamentario del Sector Educación establece que las certificaciones de estudio expedidas de acuerdo con lo reglamentado por esa norma deben ser aceptadas por los distintos establecimientos educativos para su ingreso. «Artículo 2.3.3.3.5.11. Aceptación. Las certificaciones de estudio expedidas como queda expuesto en los

anteriores artículos, deben ser aceptadas por los distintos establecimientos educativos para efectos de solicitud de inscripción o de ingreso».

5. Conclusión.

De lo expuesto, se presentan a continuación las principales conclusiones, que de paso complementan la respuesta a las inquietudes planteadas en su consulta. Los documentos necesarios para la formalización de la matrícula en instituciones de educación preescolar están establecidos en el artículo 2.3.3.2.2.1.9. del Decreto 1075 de 2015. Para formalizar la matrícula en educación básica y media no existe una única norma que reglamente todos los documentos necesarios. Sin embargo, conforme con la normativa señalada, se concluye que los siguientes son los documentos que deben solicitarse: (i) Copia del documento de identificación de los padres o acudientes, (ii) Copia del Registro Civil de Nacimiento del menor de 7 años o copia de la Tarjeta de Identidad del menor a partir de los 7 años, (iii) Copia del carné de afiliación al sistema de seguridad social en salud del menor, en el caso en que la institución educativa no tenga posibilidad de tener acceso al mismo por medios electrónicos, (iv) Copia del Carné de Salud Infantil del menor, (v) Original del certificado de estudios del nivel o grado anterior. El mismo Decreto 1015 de 2015 en su artículo 2.3.3.3.5.9, establece los requisitos que deben contener las certificaciones de estudios, así como la oportunidad de expedición y aceptación en los términos de los artículos

2.3.3.3.5.10 y 2.3.3.3.5.11. Los anteriores documentos constituyen un referente, en consideración a que cada entidad territorial certificada en ejercicio de su autonomía, puede establecer requisitos adicionales conforme con las disposiciones constitucionales y legales que regulen derechos superiores, sin constituir un obstáculo para el acceso de los niños y adolescentes al derecho fundamental a la educación. El presente concepto se emite en los términos del artículo 28 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas apeticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Atentamente. WALTER EPIFANIO ASPRILLA CÁCERES Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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