MINEDUCACION - Concepto 336838 de 2021

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Usted está en:  Inicio Documento Concepto 336838 de 2021 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 336838 DE 2021 (septiembre 28) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL Asunto: Concepto sobre el derecho fundamental al reconocimiento del titulo de bachiller Cordial saludo, De conformidad con su consulta del asunto, elevada mediante el radicado de la referencia, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con sus funciones establecidas en los numerales 7.8, 7.10 y 7.11 del artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009, y en los términos del artículo 28 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio

cumplimiento o ejecución.1. Consulta Como proceder en el caso donde un estudiante, quedó aplazado de grado 11 en el 2008, recuperó las áreas pendientes, la institución nunca realizó los registros correspondientes a su graduación ni expidió el acta de grado; por su parte el estudiante no fue en su momento a reclamar el título, solo en la actualidad se presenta a solicitar el acta y ante la faltad y registros, presenta las evidencias de las recuperaciones. Favor asesorarnos cómo proceder al respecto; si la institución debe recuperar la información académica y proceder a graduar al estudiante o éste ya no tiene derecho por no haber reclamado en el momento oportuno, lo cual no hizo, según informa él mismo, porque se fue a prestar el servicio militar. Agradezco su asesoría. (Sic)

2. Marco. 2.1. Constitución Política de Colombia de 1991. 2.2. Ley 115 de 1994. Por la cual se expide la ley general de educación 2.3. Ley 715 de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. 2.4. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 2.5. Decreto 1075 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación.

2.6. Corte Constitucional. Sentencia C-090 de 1995 MP. Carlos Gaviria Díaz. 2.7. Acuerdo 7 de 2014. Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones

3. Análisis Previamente, le precisamos que esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance y/o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica.

Para contestar el presente concepto se abocará a las siguientes tesis jurídicas: (i) El Derecho a la educación, (ii) Competencia de las secretarias de educación, (iii) Concepto y marco normativo de los libros reglamentarios de educación, (iv) Administración de los libros reglamentarios, (v) Validez de los Diplomas de Educación media, (vi) Reconstrucción de expedientes administrativos en caso de pérdida, (vii) Conclusión 3.1. El Derecho a la educación El artículo 67 de la Constitución reconoce en la educación una doble condición de derecho y de servicio público que busca garantizar el acceso de los ciudadanos al conocimiento, a la ciencia y a los demás bienes y valores culturales. En cuanto a servicio público, la educación exige del Estado unas actuaciones concretas, relacionadas con la

garantía de su prestación eficiente y continua a todos los habitantes del territorio nacional, en cumplimiento de los principios de universalidad, solidaridad y redistribución de los recursos en la población económicamente vulnerable. En su dimensión de derecho, la educación tiene el carácter de fundamental, en atención al papel que cumple en la promoción del desarrollo humano y la erradicación de la pobreza y debido a su incidencia en la concreción deotras garantías fundamentales, como la dignidad humana, la igualdad de oportunidades, el mínimo vital, la libertad de escoger profesión u oficio y la participación política. En este orden, La Corte Constitucional ha admitido en que el derecho a la educación tiene varios componentes estructurales e interrelacionados, a saber: (i) disponibilidad, (ii) accesibilidad, (iii) aceptabilidad y (iv) adaptabilidad (Ver. Sentencias T-743 de 2013, T-008 de 2016, C-535 de 2017, T-055 de 2017) Ahora bien, de acuerdo con la Sentencia C-090 de 1995 MP. Carlos Gaviria Díaz. el derecho a la educación con fundamento en el diploma de Bachiller señaló: El derecho a la educación es un derecho esencial de la persona humana, susceptible de ser amparado mediante la acción de tutela. De manera particular, la oportunidad de acceso a los medios educativos en condiciones de igualdad se considera como una de las manifestaciones principales del derecho a la educación, en un Estado donde tales medios son limitados. Al negarle a la demandante la entrega de su diploma, se viola su derecho a la educación pues este derecho implica, no sólo el acceso y la permanencia en un centro educativo, sino el

reconocimiento al esfuerzo y a la culminación de una etapa, durante la cual se preparó con la intención de ser una persona más útil a la sociedad. Tal reconocimiento se materializa en la expedición del diploma correspondiente, y resulta por demás injusto, negárselo. (Negrilla fuera de texto) Así las cosas, el derecho a la educación implica, no sólo el acceso y la permanencia a un centro educativo, sino el reconocimiento al esfuerzo y a la culminación de una etapa, durante la cual se preparó (el estudiante) con la intención de ser una persona más útil a la sociedad. Tal reconocimiento se materializa en la expedición del diploma correspondiente 3.2. Competencia de las secretarias de educación En virtud de la descentralización del servicio público educativo, se hizo entrega del manejo de los recursos y la administración del servicio público de educación, a los departamentos y municipios certificados en educación. En este orden de ideas, la Ley 715 de 2001 la cual derogó la Ley 60 de 1993, fija las competencias de las entidades territoriales, definiendo entre otros temas, la administración del servicio público de educación, en su jurisdicción. Veamos: Artículo 6. Competencias de los departamentos. Sin perjuicio de lo establecido en otras normas, corresponde a los departamentos en el sector de educación las siguientes competencias: [...] 6.1.1. Prestar asistencia técnica educativa, financiera y administrativa a los municipios, cuando a ello haya lugar. 6.1.2. Administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información educativa departamental y suministrar la información a la Nación en las condiciones que se requiera.

[...] 6.2.7. Ejercer la inspección, vigilancia y supervisión de la educación en su jurisdicción, en ejercicio de la delegación que para tal fin realice el presidente de la República. 6.2.8. Prestar asistencia técnica y administrativa a las instituciones educativas, cuando a ello haya lugar. 6.2.9. Promover la aplicación y ejecución de planes de mejoramiento de la calidad. Artículo 7. Competencias de los Distritos y los Municipios Certificados. 7.1. Dirigir, planificar y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar, básica y media, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad, en los términos definidos en la presente ley.[...] 7.8. Ejercer la inspección, vigilancia y supervisión de la educación en su jurisdicción, en ejercicio de la delegación que para tal fin realice el presidente de la República. 7.9. Prestar asistencia técnica y administrativa a las instituciones educativas cuando a ello haya lugar. […] ( Negrilla fuera de texto ). De conformidad con la norma expuesta, es competencia de la Entidad Territorial Certificada (ETC) en educación de la jurisdicción correspondiente dirigir, planificar y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar, básica y media, esto incluye, prestar asistencia técnica y administrativa a las instituciones educativas cuando a ello haya lugar con el fin de promover la aplicación y ejecución de planes de mejoramiento de la calidad y ejercer la inspección, vigilancia y supervisión de la educación en su jurisdicción 3.3. Concepto y marco normativo de los libros reglamentarios de educación

Los libros y registros reglamentarios son los soportes escritos que se deben diligenciar en los establecimientos educativos para evidenciar su gestión pedagógica administrativa y financiera, constituyéndose en valiosos archivos históricos que dan cuenta de la operatividad de los diferentes procesos que se desarrollan en la institución, así como del cumplimiento y desarrollo de la normatividad educativa. Se convierten en la herramienta por excelencia en el quehacer cotidiano de las instituciones educativas oficiales, privadas, de formación para el trabajo y el desarrollo humano y en la carta de navegación del histórico institucional. Encuentran su sustento normativo, desde el año de 1951 en el que se expidió la Resolución 2624 del 15 de noviembre, señalando lo siguiente sobre los libros reglamentarios: Artículo 1. Los colegios de enseñanza secundaria que aspiren al reconocimiento oficial de los certificados de estudios y los que reciban auxilios nacionales deberán llevar los siguientes libros reglamentarios:

1. Libro de matrículas. Con las siguientes especificaciones (...)

2. Libro de recuperaciones (...)

3. Libro de exámenes de validación (...)

4. Libro de calificaciones (…)

5. Registro de asistencia de los alumnos (…)

6. Registro de asistencia de los profesores y Leccionario (…)

7. Ficha antropométrica (…)

8. Libro de observaciones sobre los alumnos (…)

9. Registro de movimiento de la biblioteca (…)

10. Libro de la “Institución de la Bandera” (…) Esta norma, fue complementada con la expedición de la Ley 115 de 1994 la cual establece en el artículo 73, lo

siguiente:Artículo 73. Proyecto educativo institucional. Con el fin de lograr la formación integral del educando, cada establecimiento educativo deberá elaborar y poner en práctica un Proyecto Educativo Institucional en el que se especifiquen entre otros aspectos, los principios y fines del establecimiento, los recursos docentes y didácticos disponibles y necesarios, la estrategia pedagógica, el reglamento para docentes y estudiantes y el sistema de gestión, todo ello encaminado a cumplir con las disposiciones de la presente leyy sus reglamentos. (...) (Negrilla fuera de texto) Por su parte, el numeral 13 del artículo 2.3.3.1.4.1. del Decreto 1075 de 2015 enuncia: Artículo 2.3.3.1.4.1. Contenido del proyecto educativo institucional. Todo establecimiento educativo debe elaborar y poner en práctica con la participación de la comunidad educativa, un proyecto educativo institucional que exprese la forma como se ha decidido alcanzar los fines de la educación definidos por la ley, teniendo en cuenta las condiciones sociales, económicas y culturales de su medio. Para lograr la formación integral de los educandos, debe contener por lo menos los siguientes aspectos:

13. Los criterios de organización administrativa y de evaluación de la gestión. (...) (Negrilla fuera de texto) En este orden, el artículo 10 de la Ley 715 de 2001 y el artículo 2.3.3.1.5.8. del Decreto 1075 de 2015 establecen las funciones del rector entre las cuales está “orientar la ejecución del proyecto educativo institucional y aplicar

las decisiones del Gobierno escolar” y “velar por el cumplimiento de las funciones docentes y el oportuno aprovisionamiento de los recursos necesarios para el efecto”. Además, debe tenerse en cuenta lo señalado en el Decreto 1075 de 2015 el cual establece: Artículo 2.3.3.3.3.16. Registro escolar. Los establecimientos educativos deben llevar un registro actualizado de los estudiantes que contenga, además de los datos de identificación personal, el informe de valoración por grados y el estado de la evaluación, que incluya las novedades académicas que surjan. Artículo 2.3.7.3.3. Medios e instrumentos. Para efectuar la evaluación con fines de inspección y vigilancia, se podrá utilizar medios e instrumentos tales como las visitas periódicas a los establecimientos de educación formal o a las instituciones que prestan el servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano e informal, las entrevistas grupales e individuales con integrantes de la comunidad educativa, las reuniones técnicas de trabajo con el personal docente, directivo docente y administrativo, las demostraciones y las revisiones de registros y documentos que hagan parte del proyecto educativo institucional o del reglamento pedagógico o que sean exigidas por normas vigentes. El reglamento territorial a que se refiere el artículo 2.3.7.2.4 de este Decreto, especificará estos medios e instrumentos, según las características y necesidades locales y regionales y adoptará todos los demás medios e instrumentos que sean pertinentes. Artículo 2.3.3.3.4.1.3. Informe a la secretaría de educación. Una vez concluido cada año escolar, el rector o

director del establecimiento educativo estatal o privado deberá reportar a la secretaría de educación de la entidad territorial certificada, las validaciones practicadas en tal período. Dicho reporte y las certificaciones que se expidan tendrán como soporte el registro escolar que se lleve en los libros o archivos magnéticos que debe conservar el establecimiento educativo. (Negrilla fuera de texto) 3.4. Administración de los libros reglamentarios Los libros y registros reglamentarios permiten soportar las actuaciones administrativas y pedagógicas que se desarrollan en la institución; propician además la recuperación histórica y facilitan la consulta de las acciones y decisiones tomadas en las instituciones educativas; contribuyen a la estandarización y por ende a la organización de la prestación del servicio educativo en los diferentes establecimientos; sirven como insumo e instrumentos de consulta para la evaluación institucional y para otros estamentos que puedan requerirlos en un momentodeterminado, convirtiéndose en acervo probatorio que evidencia diversos procesos. Además, dan cuenta de lo que se planea y lo que se ejecuta; favorece a quien llega a dirigir la institución; proporciona indicadores para implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora; contribuyen a lograr trazabilidad y en general, a la preservación del saber y hacer de la institución, convirtiéndose en la herramienta por excelencia de monitoreo, seguimiento y control de la vida institucional. Los libros y registros reglamentarios se pueden inscribir en el término DOCUMENTACIÓN, debe tener en cuenta la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo, en especial su Artículo 3, el cual presenta las siguientes

definiciones. Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. (Negrilla fuera de texto) A su turno, la Ley 594 de 2000, establece la obligatoriedad, responsabilidad, veamos: Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.Artículo 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Artículo 16.Obligacionesde los funcionariosa cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las

entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. Artículo 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor. Parágrafo. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. Artículo 20 .Supresión,fusióno privatizaciónde entidadespúblicas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o

entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. (Negrilla fuera de texto) Entonces, el no diligenciamiento, administración indebida, alteración, falsedad, destrucción, supresión y pérdida de los libros y registros reglamentarios, podrá generar responsabilidades disciplinarias, administrativas, civiles y/o penales. 3.5. Validez de los Diplomas de Educación media El artículo 88 de la Ley 115 de 1994, modificado por el artículo 2 de la Ley 1650 de 2013, expresa sobre los títulos académicos, lo siguiente: Artículo 88. Título académico. El título es el reconocimiento expreso de carácter académico otorgado a una persona natural por haber recibido una formación en la educación por niveles y grados y acumulado los saberes definidos por el Proyecto Educativo Institucional. Tal reconocimiento se hará constar en un diploma. El otorgamiento de títulos en la educación es de competencia de las instituciones educativas y de las instituciones del Estado señaladas para verificar, homologar o convalidar conocimientos y su entrega estará sujeta, única y exclusivamente, al cumplimiento de los requisitos académicos establecidos por cada institución. [...] (Negrilla fuera de texto) En desarrollo de este precepto, el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación (Decreto 1075 de 2015 DURSE), en su artículo 2.3.3.1.3.3., establece lo siguiente:Artículo 2.3.3.1.3.3. Títulos y certificados. El título y el certificado son el reconocimiento expreso de carácter

académico otorgado a una persona natural al concluir un plan de estudios, haber alcanzado los objetivos de formación y adquirido los reconocimientos legal o reglamentariamente definidos. También se obtendrá el título o el certificado, al validar satisfactoriamente los estudios correspondientes, de acuerdo con el reglamento. Los títulos y certificados se harán constar en diplomas, otorgados por las instituciones educativas autorizadas por el Estado. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 89 de la Ley 115 de 1994, los títulos y certificados serán los siguientes: [...]

2. Título de Bachiller que se otorga a quienes hayan culminado satisfactoriamente el curso de la educación media en establecimientos educativos debidamente autorizados para expedirlo o a quienes se sometan a los exámenes de validación. El título de Bachiller hará mención de la formación recibida, académica o técnica, especificando además, la especialidad cursada. El título de Bachiller habilita plenamente al educando para cursar estudios de la educación superior en cualquiera de sus niveles y carreras de pregrado, según lo dispuesto por el artículo 28 de la Ley 115 de 1994, y por tanto, para el ingreso a las instituciones de educación superior soló debe satisfacer los requisitos de selección, en cuanto a aptitudes o conocimientos específicos que en ejercicio de su autonomía señale cada institución admitente. Estos requisitos no podrán incluir la exigencia de cursar estudios adicionales

previos. [...] (Negrilla fuera de texto) La misma norma, en los artículos 2.3.3.3.5.1., 2.3.3.3.5.2. y 2.3.3.3.5.6. dispone: Artículo 2.3.3.3.5.1. Título. El título es el logro académico que alcanza el estudiante a la culminación del ciclo de educación media vocacional, que lo acredita para el ingreso a otros programas de educación o para el ejercicio de una actividad, según la ley.” “Artículo 2.3.3.3.5.2. Otorgamiento. Las instituciones de educación legalmente autorizadas para ello, expedirán los títulos en nombre de la República de Colombia y por autorización del Ministerio de Educación Nacional, a quienes hayan cumplido con los requisitos del respectivo programa aprobado por el Estado y con las exigencias establecidas en los reglamentos internos de la institución y las demás normas legales. Artículo 2.3.3.3.5.6. Acreditación de la calidad de bachiller. La calidad de bachiller se prueba con el acta de graduación o con el diploma expedido por la correspondiente institución educativa. (Negrilla fuera de texto) Bajo este marco normativo, se puede extraerse lo siguiente: (i) Título de Bachiller: Se otorga a quienes hayan culminado satisfactoriamente el curso de la educación media y con las exigencias establecidas en los reglamentos internos de la institución y las demás normas legales, en

establecimientos educativos debidamente autorizados para expedirlo (autorizados por la respectiva secretaria de educación) o a quienes se sometan a los exámenes de validación, que lo acredita para el ingreso a otros programas de educación o para el ejercicio de una actividad. (ii) Otorgamiento de los títulos de Bachiller: Las instituciones de educación legalmente autorizadas para ello, expedirán los títulos en nombre de la República de Colombia y por autorización del Ministerio de Educación Nacional. (iii) La acreditación de bachiller se prueba, mediante: i) acta de grado, o ii) diploma; expedido por la correspondiente institución educativa. 3.7. Reconstrucción de expedientes administrativos en caso de pérdidaEl Archivo General de la Nación estableció los requisitos y el procedimiento para la reconstrucción de expedientes administrativos de las entidades estatales a través del Acuerdo 7 de 2014, el cual anexamos a este concepto, para su aplicación, conforme a las orientaciones dadas en el mismo. La norma anterior contempla disposiciones relativas a: (i) determinación de la pérdida total o parcial de expedientes (art. 4) (ii) determinación de los expedientes a intervenir y/o reconstruir (art. 5), (iii) instrumentos a utilizar y trámites a realizar para facilitar la reconstrucción de los expedientes (art. 6); (iv) procedimiento a seguir para la reconstrucción de expedientes (art. 7), (v) requerimiento a terceros (art. 8), (vi) práctica de pruebas (art. 9), (vii) valor probatorio de los expedientes reconstruidos (art. 10), (viii) autenticidad de los expedientes

reconstruidos (art. 11), (ix) principio de prueba por escrito (art. 12), (x) deber de denunciar (art. 13), (xi) deber de reconstrucción (art. 14), (xii) incumplimiento de la normatividad archivística (art. 14) y, (xiii) apoyo de organismos de control (art. 15), entre otras.

4. Conclusión Conforme a lo consultado nos permitimos manifestarle que, corresponde a las secretarias de educación de la jurisdicción asesorar a las instituciones de educación en los temas de los libros reglamentarios y registros que deben de adelantar las instituciones de educación para la organización de la prestación de servicio educativo, en cuanto al diligenciamiento, archivo y conservación entre otras, según las disposiciones sobre la materia, de que trata las Leyes 115 de 1994, 715 de 2001, 594 de 2000 y el Decreto 1075 de 2015.

Recordando que, los libros y registros reglamentarios permiten soportar las actuaciones administrativas y pedagógicas que se desarrollan en la institución; propician además la recuperación histórica y facilitan la consulta de las acciones y decisiones tomadas en las instituciones educativas; contribuyen a la estandarización y por ende a la organización de la prestación del servicio educativo, entre otros. Por consiguiente estos se suscriben al término de documentación y a los cuales le son aplicables las normas del archivo general de la nación en especial la Ley 594 de 2000. Por consiguiente, los funcionarios de las instituciones de educación (V.gr. rector, director) que tengan a cargo los

libros reglamentarios y registros de la institución debe garantizar el correcto diligenciamiento, la custodia y la veracidad de los documentos y certificados que de ellos se expidan. Con base en la reglamentación de las secretarias de educación y las normas legales vigentes. (Ley 594 de 2000 artículos 11, 12, 15, 16, 17, 18, 20 entre otras Ley 115 de 1995, Ley 715 de 2001 y Decreto 1075 de 2015) En este orden de ideas, es deber de la institución educativa tener el registro de las actuaciones administrativas y pedagógicas de los educandos bajo la asesoría de la respectiva secretaria de educación, así las cosas no pueden la institución educativa subrogarse su deber de soportar las actuaciones administrativas y pedagógicas a los educandos. En este sentido, es obligación de los colegios con base en lo anterior, establecer lo necesario para los efectos de exámenes de habilitación, cursos remediales, al igual que disponer con fundamento en la aprobación del año escolar, la admisión y matrícula para el período siguiente, para lo cual es indispensable el cumplimiento y aprobación de todas las asignaturas establecidas para cada nivel o grado escolar y soportar dichas actuaciones a través de los medios idóneos. Recordando que, el derecho a la educación implica, no soló el acceso y la permanencia a un centro educativo, sino el reconocimiento al esfuerzo y a la culminación de una etapa, durante la cual se preparó (el estudiante) con la intención de ser una persona más útil a la sociedad. Tal reconocimiento se materializa en la expedición del

diploma correspondiente. En consecuencia, se sugiere por parte de esta oficina que, con la respectiva asesoría de las secretarias de educación, la institución educativa inicie el procedimiento de recons