MINEDUCACION - Concepto 363649 de 2021

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Usted está en:  Inicio Documento Concepto 363649 de 2021 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 363649 DE 2021 (noviembre 3) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL Asunto: Concepto sobre registro de diplomas Cordial saludo. De conformidad con su consulta del asunto, elevada mediante el radicado de la solicitud, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con sus funciones establecidas en los numerales 7.8, 7.10 y 7.11 del artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009, y en los términos del artículo 28 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio

cumplimiento o ejecución.1. Objeto. “Solicito respetuosamente, sirvan emitir concepto sobre la siguiente consulta: ¿Es obligatorio o no que las instituciones de educación superior lleven un libro de registro de diplomas en el cual el número de los mismos siga un número consecutivo, o por el contrario el hecho de seguir o no una numeración consecutiva de diplomas no afecta en forma sustancial la información que la IES esta en la obligación de custodiar, certificar y reportar?, ¿Las IES, previa la autorización de consejo académico o consejo directivo pueden cambiar el registro de diplomas, de un libro físico a un libro digital ?”[Sic].

2. Consulta.

Previamente, le precisamos que esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance y/o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo. A continuación, daremos unas orientaciones jurídicas generales respecto a las normas que regulan los asuntos consultados, las cuales usted como interesado podrá aplicar, de acuerdo a las circunstancias de modo, tiempo y lugar de su caso concreto.

3. Marco jurídico. 3.1. Constitución Política de Colombia de 1991. 3.2. Ley 527 de 1999.

3.3. Decreto 1075 de 2015.

4. Análisis.

Con el fin de atender su consulta, el presente concepto abarcará los siguientes temas: (i) Registro de diplomas, (ii) Conclusión. 4.1. Registro de diplomas El Decreto 2150 de 1995, estableció en relación con el registro de títulos de educación superior, lo siguiente: "Artículo 63o.- Registro de títulos en las instituciones de educación superior. A las instituciones de educación superior legalmente reconocidas por el Estado corresponderá llevar el registro de los títulos profesionales expedidos dejando constancia del número de registro en el diploma y en el acta de grado. Dicho número se otorgará con sujeción a las regles que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. Cada seis meses, las instituciones de educación superior remitirán a las autoridades competentes que determine el Gobierno Nacional, un listado que incluya el nombre, número de registro y profesión de los graduados” (sic) (Subrayado). Respecto de tal mandato el Decreto 1075 de 2015, único reglamentario del sector educativo, establece: “Artículo 2.5.3.6.1. Responsable del registro. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 63 del Decreto 2150 de 1995 o la norma que lo modifique, adicione, sustituya o compile, corresponde a las instituciones de educación superior legalmente reconocidas por el Estado, llevar el registro de los títulos profesionales expedidos dejando constancia del número de registro en el diploma y en el acta de grado. El mencionado registro se efectuará atendiendo a las siguientes formalidades:1. Cada institución de educación superior deberá llevar el registro de títulos en un libro debidamente foliado de

manera consecutiva y rubricado por autoridad competente de la entidad.

2. El registro deberá contener como mínimo las siguientes especificaciones: - Número de registro, que se asignará en forma consecutiva. - Nombre y apellidos completos del egresado. - Documento de identidad. - Título otorgado, conforme a la denominación que corresponda, según la Ley 30 de 1992 y las normas que la reglamenten. - Número y fecha del acta de graduación.

Cada registro deberá estar respaldado con la firma del jefe de la dependencia a la que le sea asignada la función, porparte de la institución” (Subrayado propio) 4.1.1. Mensajes de datos Conforme con la Ley 527 de 1999, cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta. En tal sentido, el artículo 2o define los mensajes de datos como “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medio electrónicos, ópticos o similares”. En cuanto a la firma electrónica, el artículo 7o estatuye: “Artículo 7o. Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o

comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma” (Resalto propio) Sobre la firma electrónica, el Decreto 1074 de 2015, único reglamentario del sector industria y comercio, la define como: “Artículo 2.2.2.47.1. Definiciones. Para los fines del presente capítulo se entenderá por: (...)

3. Firma electrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente” (Subrayado fuera de texto) El artículo 2o de la Ley 527 de 1999, en concordancia, define la “firma digital” señalando en relación con ella:“Artículo 2o. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entenderá por: (...) c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación; (...)” En relación con la firma electrónica, la Corte Suprema de Justicia[i], ha indicado: "En este aspecto cobra particular relevancia la firma electrónica, que es el género,

y que puede comprender las firmas escaneadas, o los métodos biométricos (como el iris y las huellas digitales), y la firma digital –especie–, basada en la criptografía asimétrica. (…) Por tal razón y ante la imposibilidad de que el documento informático pudiese tener una firma manuscrita, fue concebida la de carácter electrónico, que consiste, según la doctrina, en «cualquier método o símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención actual de vincularse o autenticar un documento, cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita». En otras palabras, todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica; de suerte, pues, que dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de identificación muy variados, como los medios biométricos, la contraseña o password, la criptografía, etc.” (Subrayado propio) Así, cuando una norma ordene la presencia de una firma o establezca consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho el requerimiento si se cumple lo ahí indicado (que identifique a la persona y sea confiable y apropiado para los fines por los que se utiliza).

5. Respuesta.

Conforme con el Decreto 2150 de 1995, les corresponde a las instituciones de educación superior llevar el registro de los títulos expedidos dejando constancia del número de registro en el diploma y en el acta de grado, el

cual se otorgará con sujeción a las reglas que expida el Gobierno Nacional. En desarrollo de dicho precepto, el Decreto 1075 de 2015, establece en el artículo 2.5.3.6.1. que el registro de títulos deberá llevarse en un libro debidamente foliado de manera consecutiva y rubricado por autoridad competente en la entidad. En tal sentido, entre otras características estatuidas en el numeral 2° del artículo en comento, el registro deberá cumplir con: (i) Estar contenido en un libro foliado, (ii) El número de registro se asignará de forma consecutiva, (iii) Deberá contener la firma de la autoridad competente en la institución de educación superior. Ahora bien, en relación con la consulta sobre la posibilidad de que el libro donde consta el registro de los diplomas sea digital, ha de precisarse que conforme con la Ley 527 de 1999, cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta. En tal sentido, el artículo 2o define los mensajes de datos como “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medio electrónicos, ópticos o similares”. Cordialmente,

LUIS GUSTAVO FIERRO MAYA

Jefe Oficina Asesora Jurídica<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, Sentencia del 16 de diciembre de 2010. Rad. 11001 3110 005 2004 01074 01.

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