MINEDUCACION - Concepto 39801 de 2015

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Usted está en:  Inicio Documento Concepto 39801 de 2015 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 39801 DE 2015 (abril 28) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

Señora XXX Rectora Ie Ce Colegio Guillermo Leon Valencia XXX Duitama BoyacaASUNTO: Solicitud de concepto sobre archivo de documentos en Institución Educativa Damos respuesta a la comunicación, radicada ante este Ministerio, bajo el número 2015 ER 048689, frente a la cual, nos permitimos manifestar lo siguiente: OBJETO DE LA CONSULTA “(...) De la manera más atenta me dirijo a ustedes con el fin de solicitar información acerca del tiempo que debemos tener archivados documentos educativos tales como: Libros de matrícula, Documentación (SIC) de alumnos graduados entre otros. El colegio tiene 53 años de existencia y archivos de libros de matrícula de ese tiempo, el espacio en la oficina de secretaria (SIC) donde reposa la documentación antes mencionada es

insuficiente, requerimos su orientación para optimizar nuestro trabajo (...)”. NORMAS Y CONCEPTO En atención a la solicitud presentada por usted, le informamos que mediante el CORDIS 2012ER47075, esta Oficina se pronunció en los siguientes términos: “La Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, comprende a la administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas; desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia los archivos se clasifican en: Archivo General de la Nación, del Departamento, del Municipio y del Distrito. El inciso 1º del artículo 3o de la Ley 594 de 2000 define el archivo como el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión...” Por su parte, el artículo 4o [de la Ley 594 de 2000], señala que el “objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”. De acuerdo con lo anterior, se considera que las instituciones de educación preescolar, básica y media, tanto públicas como privadas, deben conservar en todo momento, el archivo de los documentos que contengan información académica de los estudiantes que han tenido matriculados, en razón a que dichos documentos son prueba del servicio público prestado, lo cual es de interés para las autoridades públicas así como para las

personas que recibieron este servicio educativo. En el caso de las instituciones de carácter oficial, su proceso archivístico deberá adelantarse en los términos que señala la Ley 594 de 2000 y demás normas concordantes[1]. De otra parte, dada la descentralización del servicio público educativo en los niveles de preescolar, básica y media en virtud de la Ley 715 de 2001, le corresponde a las entidades territoriales certificadas ejercer las facultades de inspección y vigilancia que, entre otros aspectos, consiste en verificar que los distintos actores que conforman el sector educativo cumplan con las normas jurídicas que regulan la materia. En esa medida, y teniendo en cuenta que los documentos que producen las instituciones educativas son un medio probatorio que evidencia la forma como éstas realizan sus actividades, es claro que se trata de una herramienta con la cual las entidades territoriales pueden ejercer sus funciones de inspección y vigilancia sobre dichas instituciones. (...) En todo caso, se considera que las entidades territoriales tienen la facultad de decidir la forma como las instituciones educativas que se encuentren bajo su jurisdicción deben archivar sus documentos, teniendo que respetar en todo caso, la Ley 594 de 2000 y los lineamentos que fija el Archivo General de la Nación. Recordando que, no sólo puede tratarse de documentos físicos pues, en la actualidad, la Ley 527 de 1999 adoptó el criterio de la equivalencia funcional de los documentos electrónicos los cuales “están en la capacidad debrindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de

confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la Ley” (sentencia de la Corte Constitucional C 662 de 2000). El anterior concepto se da en los términos contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo (Decreto 01 de 1984), y cuyo contenido señala que las respuestas a las consultas, “no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”, aplicable a la fecha por declaratoria de inexequibilidad de los artículos que regulaban dicho tema en la Ley 1437 de 2011. Atentamente,

INGRID CAROLINA SILVA RODRIGUEZ

Jefe de Oficina Oficina Asesora Jurídica NOTA FINAL (1) El artículo 23 de la Ley 594 de 2000 consagra lo siguiente: “Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados; Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

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conservación permanente”. Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

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