MINEDUCACION - Concepto 43398 de 2016

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Usted está en:  Inicio Documento Concepto 43398 de 2016 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 43398 DE 2016 (abril 15) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

Bogotá D.C., Señor Docente Medellin - Antioquia Asunto: Función de los consejos directivos en el manejo de los recursos de los fondos de servicios educativos CONSULTA“Señores ministerio de educación nacional, cordial saludo. En aras de mejorar la distribución de los recursos de la institución a que pertenezco como docente y representante ante el consejo directivo solicito aclaración sobre la función de los consejos directivos de analizar las compras y escoger las mejores ofertas, el rector y la tesorera afirman que a los consejos directivos sólo le corresponde aprobar el plan de compras de forma general, pero que el análisis de los proveedores y de las cotizaciones sólo le corresponde al rector por ser el ordenador del gasto.

así él es quién hace las compras sin consultarle al consejo directivo. Gracias” CONCEPTO El Decreto 1075 de 2015, Único Reglamentario del Sector Educación, establece: Artículo 2.3.1.6.3.2. Definición. Los fondos de servicios educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal. (...) Artículo 2.3.1.6.3.3. Administración del Fondo de Servicios Educativos. El rector o director rural en coordinación con el consejo directivo del establecimiento educativo estatal administra el Fondo de Servicios Educativos de acuerdo con las funciones otorgadas por la Ley 715 de 2001 y la presente Sección. Parágrafo. Se entiende por administrar el Fondo de Servicios Educativos las acciones de presupuestación, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto por el consejo directivo. (Decreto 4791 de 2008, artículo 3). Artículo 2.3.1.6.3.4. Ordenación del gasto. Los fondos de servicios educativos carecen de personería jurídica. El rector o director rural es el ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos y su ejercicio no implica representación legal.

(Decreto 4791 de 2008, artículo 4). (Subrayado fuera del texto original) Artículo 2.3.1.6.3.5. Funciones del Consejo Directivo. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, el consejo directivo cumple las siguientes funciones:

1. Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural.

2. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos.

3. Aprobar las adiciones al presupuesto vigente así como los traslados presupuestales que afecten el mismo.

4. Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nación, con la periodicidad señalada por los organismos de control.

5. Determinar los actos o contratos que requieran su autorización expresa.

6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).

7. Aprobar la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.8. Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles

dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994, en la manera en que queda compilado en el presente Decreto.

9. Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto.

10. Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

(Decreto 4791 de 2008, artículo 5). Artículo 2.3.1.6.3.6. Responsabilidades de los rectores o directores rurales. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, los rectores o directores rurales son responsables de:

1. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y presentarlo para aprobación al consejo directivo.

2. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo directivo.

3. Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de traslados presupuestales, para aprobación del consejo directivo.

4. Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con cargo a los recursos del

Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería.

5. Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

6. Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría General de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas.

7. Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin.

8. Presentar, al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente.

9. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los municipios no certificados, deberá presentar al Alcalde respectivo, en la periodicidad que este determine, un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial.

Artículo 2.3.1.6.3.16. Contabilidad. Los fondos de servicios educativos estatales deben llevar contabilidad de acuerdo con las normas vigentes expedidas por el Contador General de la Nación. La entidad territorial certificada debe establecer las condiciones en que se realizará el proceso operativo de preparación y

elaboración de la contabilidad del establecimiento educativo estatal. (Decreto 4791 de 2008, artículo 16). Artículo 2.3.1.6.3.18. Control, asesoría y apoyo. Respecto del Fondo de Servicios Educativos, corresponde a las entidades territoriales certificadas en educación ejercer el control interno, brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes.La entidad territorial certificada debe ejercer seguimiento en la administración y ejecución de los recursos de los fondos de servicios educativos, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le sea solicitada. (Decreto 4791 de 2008, artículo 18). Por su lado, el Ministerio de Educación Nacional expidió la Guía Fondos de Servicios Educativos, que puede ser consultada en el link: http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles243879_archivo_pdf.pdfy que en lo pertinente expresa: c. REGLAMENTO OPERATIVO DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS. Las Secretarias de Educación de las Entidades Territoriales certificadas con base en la normatividad vigente sobre manejo de recursos públicos, en especial el Estatuto Orgánico de Presupuesto, el régimen presupuestal de la entidad y los reglamentos territoriales sobre administración de recursos públicos deben generar un documento que oriente a los rectores y directores rurales, y a los Consejos Directivos sobre el funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos. (...) e. ASISTENCIA TÉCNICA, ASESORÍA Y CAPACITACIÓN. Las Secretarias de Educación deben prestar

asistencia técnica y administrativa a los establecimientos educativos estatales para el adecuado manejo de los Fondos de Servicios Educativos y de sus recursos de manera que se garantice la eficacia y transparencia en los mismos. Para el efecto debe capacitar, asesorar y apoyar a sus directivos en aspectos financieros, presupuestales, contractuales y contables. Así como, en planeación de manera que se pueda articular el Plan de desarrollo tanto nacional como local y el proyecto educativo institucional, garantizando la priorización de recursos para el cumplimiento de unas metas comunes y el mejoramiento continuo en la calidad, oportunidad y pertinencia del servicio educativo. (...) 5.7 CAJA MENOR La caja menor se constituye mediante Resolución firmada por el ordenador del gasto, previa aprobación del Consejo Directivo con el objeto de atender en forma ágil y funcional los gastos de funcionamiento. (...)

B. Utilización de los recursos Los fondos de caja menor deben ser utilizados para cubrir compras y gastos menores de menor cuantía clasificados como materiales y suministros, mantenimiento, gastos judiciales y gastos imprevistos. (...) RESPUESTA Si bien las Secretarías de Educación deben prestar asistencia técnica y administrativa a los establecimientos educativos estatales para el adecuado manejo de los Fondos de Servicios Educativos y de sus recursos de manera que se garantice la eficacia y transparencia en los mismos, de la normatividad antes transcrita también es claro cómo, si bien el rector o director rural es ordenador del gasto, dentro de las plurales funciones atribuidas al

Consejo Directivo están las de aprobar mediante acuerdo el presupuesto de gasto presentado por aquél. Así mismo, conforme lo descrito en líneas anteriores, está a cargo del Consejo Directivo adoptar el manejo de la tesorería, la forma en que se realizan recaudos y pagos, el seguimiento y control permanente al flujo de caja, la constitución mediante resolución de una caja menor y la determinación de los responsables en la autorización de los pagos, debiendo en algunos casos aprobar, en otros ajustar, en otros autorizar al rector o al director rural de la institución la suscripción de diversos contratos y la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos. Correlativamente, el rector o director o director rural debe elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y presentarlo para aprobación al consejo directivo.Del mismo modo el rector o director rural debe elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a mes, haciendo los ajustes correspondientes y presentando los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo directivo, así como elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de traslados presupuestales, para aprobación del consejo directivo. Por lo anteriormente expresado y sin perjuicio de las facultades otorgadas a las Secretarías de Educación para prestar asistencia técnica y administrativa a los establecimientos educativos estatales para el adecuado manejo de los Fondos de Servicios Educativos, es evidente que el actuar del rector o director rural, quien ejerce la ordenación del gasto de estos fondos, está claramente circunscrito a lo que al respecto apruebe, ajuste, modifique

o autorice el Consejo Directivo en ejercicio de sus funciones, de modo que no le corresponde al Rector de forma inconsulta adelantar la contratación de proveedores sin la aprobación del consejo directivo, de forma armónica y coordinada, garantizando la eficacia y transparencia en la utilización de los recursos. El anterior concepto se da en los términos contemplados en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. Atentamente,

INGRID CAROLINA SILVA RODRIGUEZ

Jefe de Oficina Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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