MINEDUCACION - Concepto 45350 de 2023

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Usted está en:  Inicio Documento Concepto 45350 de 2023 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 45350 DE 2023 (febrero 27) <Fuente de Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Radicación relacionada: 2023-ER-023907 Bogotá, D.C., Señor(a)

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rafael.sjf@gmail.com Asunto: Concepto sobre trámite de legalización de documentos educativos que surten efectos en el exteriorCordial saludo. De conformidad con la consulta del asunto, presentada mediante el radicado de la solicitud, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con sus funciones establecidas en los numerales 7.8, 7.10 y 7.11 del artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009, y en los términos del artículo 28 del CPACA, sustituido por el

artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución.

1. Objeto. "(...) Tengo un amigo que está en España y tiene la intención de empezar a estudiar, para ello, me pidió el favor de que lo ayudara a refrendar sus estudios de bachiller en la Secretaría de Educación de Valledupar, hice el trámite de forma virtual, tal cual como ya lo había hecho con una amiga que me había pedido el mismo favor pero en la Secretaria de Educación de Barranquilla y con ella virtualmente refrendaron todo. Del caso de mi amigo, la Secretaría de Educación de Valledupar, para darle trámite a la solicitud de refrendación, me pide que: 1) llevar los documentos ante notaría para el reconocimiento de firma del rector y 2) llevar los documentos en físico y originales, Esto me parece que va en contra el Decreto 19 de 2012 conocido como ley antitramite, que elimina las autenticaciones y prohibió que se exija la entrega de documentos originales para realizar cualquier trámite, a excepción del reconocimiento o pago de pensiones, lo cual quedó estipulado en el artículo 25 del decreto ley que he citado, por lo tanto, me gustaría saber: 1. ¿Cuál es la razón específica para que se exijan unos requisitos derogados por la ley? 2.¿o el problema es que el Centro de Enseñanza Media "Santa Teresita" de resolución # 0183 del 7 de noviembre

de 2008 autorizada por Secretaría de Educación Municipal, no está debidamente reconocida? 3.¿Está clase de trámite no debería ser estándar en todas las ciudades? 4. ¿Por qué la Secretaría de Educación de Barranquilla si permite hacer el trámite virtualmente con documentos en PDF y la de Valledupar exige la presentación en físico de los documentos? 5. ¿O existe diferencia de trámites entre colegios públicos y colegios privados?, es decir, ¿Con un colegio privado es necesario reconocimiento del rector por notaría? (...)[Sic]"

2. Consulta.

Previamente aclaramos que esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance o aplicación de una norma jurídica, o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo. Bajo ese entendido, su consulta ha sido sintetizada así: ¿Cómo opera el trámite de legalización de documentos educativos que surten efectos en el exterior? A continuación, daremos unas orientaciones jurídicas generales respecto a las normas que regulan los asuntos consultados, las cuales usted como interesado podrá aplicar, de acuerdo con las circunstancias de modo, tiempo y lugar de su caso concreto.

3. Marco jurídico.3.1 Constitución Política 3.2 Ley 115 de 1994: "Por la cual se expide la ley general de educación". 3.3 Ley 715 de 2001: "Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros". 3.4 Decreto 869 de 2016: "Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones". 3.5 Decreto 1067 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores". 3.6 Resolución 1959 de 2020: “Por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos y se deroga la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018”. 3.7 Resolución 7943 de 2022: "Por la cual se define la "firma autógrafa mecánica" y se modifican algunas disposiciones en materia de apostilla y legalización de documentos previstos en la Resolución 1959 de 2020". 3.8 Ley 1755 de 2015: "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo."

4. Análisis.

Es preciso recordar que la prestación del servicio público educativo se encuentra descentralizada, a la luz de las disposiciones pertinentes de las Leyes 115 de 1994 y 715 de 2001. Los asuntos administrativos territoriales tales como la responsabilidad por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información educativa, así como el suministro de la información a la Nación en las condiciones en que se requiera, se encuentra a cargo de las entidades territoriales municipales y departamentales, según lo dispuesto por los artículos 6.1.2. y 7.10. de la Ley 715 de 2001. Por su parte, el artículo 208 de la Constitución Política de Colombia, establece que los Ministros son los jefes de la administración y que bajo la dirección del Presidente de la República, les corresponde formular las políticas atinentes a su despacho, dirigir la actividad administrativa y ejecutar la ley. En consecuencia el Decreto 869 de 2016, por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones, establece que esa Cartera es el ente rector del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores y le corresponde, entre otras funciones, ejercer desde la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al ciudadano, la siguiente función: ARTÍCULO 21. DIRECCIÓN DE ASUNTOS MIGRATORIOS, CONSULARES Y SERVICIO AL CIUDADANO. Son funciones de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, las siguientes:

11. Dirigir y coordinar la expedición de pasaportes y visas, expedir los pasaportes diplomáticos y oficiales e

instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional. (Subrayado propio) En ese orden de ideas, el artículo 3 de la Resolución 1959 de 2020, del Ministerio de Relaciones Exteriores, dispone que en materia de apostillas y de legalización de documentos, los servidores públicos o los particulares en ejercicio de funciones públicas deben registrar su firma:ARTÍCULO 3o. REGISTRO DE FIRMA. Todo servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que suscriba o certifique documentos que deban surtir efectos legales en el exterior, tendrá que registrar y/o actualizar, según el caso, su firma manuscrita ante el Ministerio de Relaciones Exteriores e informar cuando se retire del servicio, se presenten modificaciones en el cargo por él desempeñado o por cambio de Entidad. El servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que firme de forma digital documentos que han de surtir efectos legales en el exterior, deberá, igualmente, registrar su firma manuscrita y digital haciendo uso de los medios tecnológicos que el Ministerio de Relaciones Exteriores disponga para ello y suministrar la llave pública del certificado digital en el formato establecido. (...) (Subrayado propio) Por su parte, el Ministerio de Relaciones Exteriores, atendiendo lo dispuesto en el artículo 1.1.1.1, del Decreto 1067 de 2015, expidió la Resolución 7943 de 2022, a través de la cual se establece el uso de plataformas

digitales para adelantar el trámite de expedición de apostillas y legalización de documentos, así: Que el registro y expedición de apostillas y legalización de documentos debe realizarse en las plataformas digitales que el Gobierno haya dispuesto para tales efectos, en consonancia con la política pública de Gobierno Digital y que en relación con el trámite se encuentra establecido los términos del proceso. Que con el fin de incentivar y aplicar las políticas públicas en materia de Gobierno Digital y racionalización de trámites, dando uso a las mejores y más modernas herramientas y tecnologías de la información, el estudio, trámite y generación de la apostilla o legalización electrónica se adelanta en su totalidad de manera virtual lo cual permitirá a su titular o persona interesada gestionarla las 24 horas de los 265 días del año 100% en línea, generando las apostillas y legalizaciones en formato electrónico con firma digital en el marco de los servicios ciudadanos digitales. Que para mejorar y facilitar el acceso de los ciudadanos y usuarios en general al proceso de apostilla y legalización de documentos que no son de trámite automático en el sistema, se hace necesario el uso de las tecnologías de la información y de los canales de atención en todas las entidades del Estado, evitando desplazarse con documentos en físico, realizar trámites adicionales e incurrir en otros gastos, demoras y retrasos en la respuesta. Que los documentos electrónicos con firma autógrafa mecánica con validación en línea o digital que no cuentan con interoperabilidad vigente ofrecen mayores garantías de seguridad y credibilidad al poderse verificar y confirmar su autenticidad en el sitio web de la entidad emisora a través de canales digitales, haciendo uso de códigos o validando el certificado de firma digital del servidor público signatario de manera inmediata.

(Subrayado propio) Así mismo, el artículo 8 de la Resolución ibidem reglamenta la cadena de legalización que deben surtir los documentos colombianos con efectos legales en el exterior, así: ARTÍCULO 8o. CADENA DE LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS COLOMBIANOS QUE DEBAN SURTIR EFECTOS LEGALES EN EL EXTERIOR. La secuencia para adelantar el trámite de la legalización de documentos colombianos que deban surtir efectos legales en el exterior será:

1. Verificar que el documento a legalizar cumpla los requisitos indicados en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o en el Portal Único del Estado colombiano o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado y que contenga la firma manuscrita y/o la firma digital de un servidor público en ejercicio de sus funciones o de un particular en ejercicio de funciones públicas, impuesta en el documento, acompañada del nombre y cargo por él desempeñados, todo lo cual debe estar acorde con lo registrado en la base de datos de este Ministerio.2. Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, sección Apostilla y Legalizaciones o en el Portal Único del Estado colombiano o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado, haciendo uso de los medios y procedimientos dispuestos para tal fin.

3. Con el documento debidamente legalizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, el usuario deberá

dirigirse al Consulado del país en el cual el documento surtirá efectos legales con el fin de validar la firma del servidor público del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia que formalizó la legalización. PARÁGRAFO. El listado de países legalizantes, se encuentra disponible en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia www.cancilleria.gov.co o en el Portal Único del Estado colombiano o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado.(Subrayado propio)

5. Conclusiones.

La Resolución 1959 de 2020 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores, establece disposiciones en materia de apostillas y de legalización de documentos en general, y en su sitio web tiene identificados los documentos particulares de educación que pueden surtir el trámite de legalización. En el caso de documentos de educación preescolar, básica y media el trámite debe iniciar ante la respectiva Secretaría de Educación de la entidad certificada en educación como se puede observar en el siguiente enlace: https://www.cancilleria.gov.co/documentos-educacion-0 Así mismo, la Resolución 7943 de 2022 establece que el trámite de legalización de documentos se realizará de manera 100% virtual en el marco de las políticas públicas en materia de Gobierno Digital y racionalización de trámites. De conformidad con lo anterior, y de acuerdo con lo preceptuado en el Decreto 5012 de 2009, (derogado y compilado por el artículo 1.1.1.1 del Decreto Único del Sector Educativo 1075 de 2015) que modificó la

estructura del Ministerio de Educación y determina la función de sus dependencias, esta Oficina Asesora no es la llamada a revisar o corregir las actuaciones de la entidad territorial que no realiza la legalización de documentos de manera virtual, lo cual es competencia de otras autoridades públicas. Para obtener información adicional acerca del trámite de legalización o apostilla, se sugiere acudir directamente al Ministerio de Relaciones Exteriores, por ser el ente rector del sector en los temas relacionados con su consulta. Cordialmente, ALEJANDRO BOTERO VALENCIA Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

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