MINEDUCACION - Concepto 56663 de 2021

Gov.co Ministerio de Educación Buscar en la compilación   Inicio Transparencia y Acceso a la Información Pública Atención y Servicios a la Ciudadanía Participa Ministerio Preescolar, básica y media Educación superior Noticias Menú principal Inicio Transparencia y Acceso a la Información Pública Atención y Servicios a la Ciudadanía Participa Ministerio Preescolar, básica y media Educación superior Noticias

Usted está en:  Inicio

Documento

Usted está en:  Inicio Documento Concepto 56663 de 2021 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 56663 DE 2021 (marzo 31) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL XXXXXXXXXXXXXXX Asunto: Concepto sobre cobro de certificado de estudios en instituciones educativas. Cordial saludo, De conformidad con su consulta del asunto, elevada mediante el radicado de la solicitud, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con sus funciones establecidas en los numerales 7.8, 7.10 y 7.11 del artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009, y en los términos del artículo 28 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridadescomo respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución.

1. Objeto. “Quisiera saber si los rectores están autorizados para realizar cobros Por (sic) certificados de estudios, o cualquier otro documento y en qué casos aplica este cobro, además quisiera saber cómo es el proceso para la contabilidad de dicho cobro.” [Sic]

2. Consulta.

Previamente, le precisamos que esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance y/o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo. A continuación, daremos unas orientaciones jurídicas generales respecto a las normas que regulan los asuntos consultados, las cuales usted como interesado podrá aplicar, de acuerdo a las circunstancias de modo, tiempo y lugar de su caso concreto.

3. Marco jurídico. 3.1. Constitución Política de Colombia de 1991. 3.2. Ley 115 de 1994. “Por la cual se expide la ley general de educación.” 3.3. Ley 715 de 2001. "Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se

dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros." 3.4. Ley 1450 de 2011 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014” 3.5. Decreto 4807 de 2011 “Por el cual se establecen las condiciones de aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, primaria, secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementación” 3.6. Decreto 1075 de 2015: “Decreto único reglamentario del sector educativo.”

4. Análisis.

Para contestar el presente concepto, es necesario advertir la diferencia existente en las instituciones educativas privadas y en las oficiales, por cuyo motivo se abocarán las siguientes tesis jurídicas: (i) Cobros de certificados por parte de los establecimientos educativos privados, (ii) Cobros en las instituciones educativas estatales. (iii) Proceso contable de los Fondos de Servicios Educativos y conclusiones 4.1. Cobros de certificados por parte de los establecimientos educativos privados. Indicamos respecto de los costos que deben asumir los padres de familia en virtud de la prestación del servicio educativo, los artículos 201 a 203 de la Ley 115 de 1994, establecen los derechos académicos en cuanto matrícula de alumnos, costos y tarifas en los establecimientos educativos privados.

“ARTÍCULO 201. MATRÍCULA DE ALUMNOS EN LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS

PRIVADOS. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 95 de la presente Ley, los establecimientos educativos privados podrán renovar la matrícula de los alumnos o educandos para cada período académico, mediante contrato que se regirá por las reglas del derecho privado.El contrato deberá establecer, entre otros, los derechos y obligaciones de las partes, las causales de terminación y las condiciones para su renovación. Serán parte integrante del contrato, el proyecto educativo institucional y el reglamento interno o manual de convivencia del establecimiento educativo. En ningún caso este contrato podrá incluir condiciones que violen los derechos fundamentales de los educandos, de los padres de familia, de los establecimientos educativos o de las personas naturales o jurídicas propietarias de los mismos." ARTICULO 202. Costos y tarifas en los establecimientos educativos privados. Para definir las tarifas de matrículas, pensiones y cobros periódicos originados en la prestación del servicio educativo, cada establecimiento educativo de carácter privado deberá llevar los registros contables necesarios para establecer los costos y determinar los cobros correspondientes. (…)” (Negrillas fuera de texto). ARTÍCULO 203. Cuotas adicionales. Los establecimientos educativos no podrán exigir en ningún caso, por sí mismos, ni por medio de las asociaciones de padres de familia, ni de otras organizaciones, cuotas en dinero o en especie, bonos, donaciones en dinero o en especie, aportes a capital o tarifas adicionales a las aprobadas por concepto de matrículas, pensiones y cobros periódicos.

Parágrafo 1o. Los establecimientos educativos deberán entregar a los padres de familia en el momento de la matrícula la lista completa de útiles escolares para uso pedagógico, textos, uniformes e implementos que se usarán durante el siguiente año académico, la cual debe estar previamente aprobada por el Consejo Directivo. No podrán exigir que entreguen estos materiales al establecimiento educativo. Las Secretarías de Educación de las entidades territoriales certificadas incorporarán en sus planes de inspección y vigilancia la verificación del cumplimiento de la presente ley, para lo cual, en aquellos eventos en que se detecten abusos por parte de los establecimientos educativos, revisarán a más tardar un mes antes de la iniciación de labores escolares del correspondiente año lectivo, el listado de útiles escolares que estos propongan para sus estudiantes, y aprobará aquellos que se ajusten plenamente a su Proyecto Educativo Institucional (PEI). (…)” (Negrillas fuera de texto). No obstante, esta Oficina Jurídica ha precisado el concepto de cobros obligatorios y otros cobros periódicos de carácter voluntario que pueden ser cobrados por los establecimientos educativos privados, en el sentido de establecer que, de acuerdo con la Ley, estos últimos son las sumas que se pagan por servicios del establecimiento educativo privado, distintos de matrícula, pensión, transporte, alojamiento y alimentación. De igual manera, a fin de incluir dichos cobros adicionales, la Institución educativa debe tener en cuenta lo establecido en el PEI,

adicionalmente, el cobro debe quedar establecido de manera expresa en el manual de convivencia, los cuales deben ser conocidos por la comunidad educativa. No obstante, estos cobros están sujetos a inspección y vigilancia por parte de los entes territoriales certificados en educación. En desarrollo de lo anterior, el Decreto 2253 de 1995 derogado y sus disposiciones compiladas en el Decreto 1075 de 2015, establece el reglamento general para establecer las tarifas por conceptos de matrículas, pensiones, cobros periódicos y otros cobros derivados de la prestación del servicio público educativo en establecimientos educativos privados. Al respecto dispone: “ARTÍCULO 2.3.2.2.1.1. Autorización. Los establecimientos educativos privados que ofrezcan la educación formal en cualquiera de sus niveles, preescolar, básica y media, serán autorizados para la aplicación de tarifas de matrículas, pensiones y cobros periódicos, originados en la prestación del servicio educativo, de acuerdo con las normas contenidas en el presente Capítulo. La definición y autorización de matrículas, pensiones y cobros periódicos constituye un sistema que hace parte integral del Proyecto Educativo Institucional y es contenido del mismo, en los términos del artículo 2.3.3.1.4.1. del presente Decreto.Para los efectos del presente Capítulo, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 3o, 138 y 202 de la Ley 115 de 1994 son establecimientos educativos privados, los fundados y organizados por los particulares, los de

carácter comunitario, solidario, cooperativo y los constituidos como asociaciones o fundaciones sin ánimo de lucro, previa autorización de carácter oficial para prestar el servicio público educativo. (Decreto 2253 de 1995, artículos 1o). (…) ARTÍCULO 2.3.2.2.1.4. Definiciones. Para efectos de la aplicación del presente Capítulo, se definen los siguientes conceptos:

1. Valor de Matrícula: es la suma anticipada que se paga una vez al año en el momento de formalizar la vinculación del educando al servicio educativo ofrecido por el establecimiento educativo privado o cuando ésta vinculación se renueva, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 201 de la Ley 115 de 1994.

Este valor no podrá ser superior al diez por ciento (10%) de la tarifa anual que adopte el establecimiento educativo, atendiendo lo dispuesto en el Manual de Evaluación y Clasificación de Establecimientos Educativos Privados a que se refiere el artículo siguiente de este Decreto.

2. Valor de la Pensión: es la suma anual que se paga al establecimiento educativo privado por el derecho del alumno a participar en el proceso formativo, durante el respectivo año académico.

Su valor será igual a la tarifa anual que adopte el establecimiento educativo, atendiendo lo dispuesto en el Manual, menos la suma ya cobrada por concepto de matrícula y cubre el costo de todos los servicios que presta el establecimiento educativo privado, distintos de aquellos a que se refieren los conceptos de cobros periódicos

aquí determinados. El cobro de dicha pensión podrá hacerse en mensualidades o en períodos mayores que no superen el trimestre, según se haya establecido en el sistema de matrículas y pensiones, definido por el establecimiento educativo en su proyecto educativo institucional.

3. Cobros Periódicos: son las sumas que pagan periódicamente los padres de familia o acudientes que voluntariamente lo hayan aceptado, por concepto de servicios de transporte escolar, alojamiento escolar y alimentación, prestados por el establecimiento educativo privado. Estos cobros no constituyen elemento propio de la prestación del servicio educativo, pero se originan como consecuencia del mismo.

Otros cobros periódicos: son las sumas que pagan por servicios del establecimiento educativo privado, distintos de los anteriores conceptos y fijados de manera expresa en el reglamento o manual de convivencia de conformidad con lo definido en el artículo 2.3.3.1.4.4. del presente Decreto siempre y cuando dicho reglamento se haya adoptado debidamente, según lo dispuesto en los artículos 2.3.3.1.4.1. y 2.3.3.1.4.2. del presente Decreto y se deriven de manera directa de los servicios educativos ofrecidos. (Decreto 2253 de 1995, artículos 4o)."

(Negrilla fuera de texto). De conformidad con lo anterior, se puede concluir que: a) Los cobros periódicos son aquellos que los padres de familia o acudientes los hayan aceptado voluntariamente y pueden ser cobrados por los establecimientos educativos privados. De acuerdo con la Ley, estos últimos son las

sumas que se pagan por servicios del establecimiento en mención, distintos de matrícula y pensión, los cuales no constituyen un elemento propio de la prestación del servicio educativo, no obstante, se causan como consecuencia del mismo. b) Los otros cobros periódicos corresponden a sumas pagadas por servicios del establecimiento educativo privado, diferentes de los conceptos definidos en el artículo 2.3.2.2.1.4. del Decreto 1075 de 2015, y deben ser establecidos expresamente en el reglamento o manual de convivencia de acuerdo con lo definido en el artículo 2.3.3.1.4.4. ibídem, siempre que ese reglamento haya sido adoptado en forma debida, de acuerdo con lo previstoen los artículos 2.3.3.1.4.1. y 2.3.3.1.4.2. ejusdem y se desprendan directamente de los servicios educativos ofrecidos. En consecuencia, esta Oficina Asesora Jurídica se permite informar que las certificaciones de estudio no están abarcadas dentro de las nociones de la matrícula, la pensión y cobros periódicos, por consiguiente, en principio no pueden ser constituidas como obligatorio en las instituciones educativas privadas. No obstante, podría encontrarse dentro de los “otros cobros periódicos”, y para tal efecto, es necesario que se encuentre reglamentado en el Proyecto Educativo Institucional y en el Manual de Convivencia. La Resolución 018959 del 7 de octubre de 2020, proferida por este Ministerio, “Por la cual se establecen los

parámetros para la fijación de las tarifas de matrícula, pensiones y materiales educativos del servicio de educación preescolar, básica y media prestado por los establecimientos educativos de carácter privado para el año escolar que inicia en el 2021”, reglamentó en su artículo 16 lo referente a los otros cobros periódicos, y en su contenido determinó lo siguiente: “Artículo 16. Otros cobros periódicos. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.3.2.2.1.4. del Decreto 1075 de 2015, los otros cobros periódicos deben fijarse de manera expresa en el reglamento o manual de convivencia de conformidad con lo definido en el artículo 2.3.3.1.4.4. del mencionado Decreto, siempre y cuando dicho reglamento se haya adoptado debidamente, según lo dispuesto en los artículos 2.3.3.1.4.1. y 2.3.3.1.4.2. de la misma norma y se deriven de manera directa de los servicios educativos ofrecidos.” En ese orden de ideas, y en atención a su consulta, se sugiere que se verifique si el cobro de los certificados de estudios u otros documentos quedó determinado clara y expresamente en el Manual de Convivencia respectivo o en el reglamento del establecimiento educativo privado, en atención a lo definido en el artículo 2.3.3.1.4.4. del Decreto 1075 de 2015, para lo cual, el reglamento tuvo que haberse adoptado en debida forma, de acuerdo con lo

establecido en los artículos 2.3.3.1.4.1. y 2.3.3.1.4.2. del Decreto en mención, de lo contrario, los padres no estarán en la obligación de aceptar el cobro de esos certificados. Finalmente, el artículo 2.3.2.2.1.6. del citado Decreto determina que los establecimientos educativos privados tienen el deber de llevar los registros contables en la forma, requisitos y condiciones exigidos por las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados: “Artículo 2.3.2.2.1.6. Del registro contable. Todos los establecimientos educativos privados deberán llevar los registros contables en la forma, requisitos y condiciones exigidos por las normas y los principios de contabilidad generalmente aceptados.” Así, y en armonía con el artículo 202 de la Ley 115 de 1994 que fue transcrito con anterioridad en el numeral 4.1. de este concepto, cada establecimiento educativo de carácter privado deberá llevar los registros contables necesarios para establecer los costos y determinar los cobros correspondientes, y este registro contable debe adelantarse por el respectivo establecimiento educativo privado de conformidad con las normas y principios contables aceptados de forma general. 4.2. Cobros en las instituciones educativas estatales. El artículo 44 de la Constitución Política consagra la educación como un derecho fundamental de los niños y su artículo 67 señala que es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social y “será gratuita en las instituciones del Estado, sin perjuicio del cobro de los derechos académicos a quien pueda

sufragarlo.” Esta Oficina Asesora Jurídica con anterioridad (Concepto 2019-EE-045788 del 10 de abril de 2019) respecto de la gratuidad en la educación preescolar, básica y media oficial se estableció que esta es entendida como la exención del pago de derechos académicos y servicios complementarios, mediante el mencionado Decreto Nacional 4807 de 2011, hoy compilado en el Decreto Nacional 1075 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Educación – DURSE), así:“Artículo 2.3.1.6.4.2. Alcance de la gratuidad educativa. La gratuidad educativa se entiende como la exención del pago de derechos académicos y servicios complementarios. En consecuencia, las instituciones educativas estatales no podrán realizar ningún cobro por derechos académicos o servicios complementarios. (…)”. (Decreto 4807 de 2011, artículo 2o).” (Negritas y subrayado nuestros). A su vez, el artículo 2.3.1.6.4.9. señaló expresamente la obligación del rector y director de la institución educativa estatal de velar porque no se realice ningún cobro por derechos académicos o servicios complementarios, de la siguiente forma: “Artículo 2.3.1.6.4.9. Obligaciones. En consonancia con las competencias que se señalan en las leyes 115 de 1994 y 715 de 2001, se establecen las siguientes disposiciones:

1. Los rectores y directores de las instituciones educativas estatales deben: a) Velar porque no se realice ningún cobro por derechos académicos o servicios complementarios a los

estudiantes matriculados en la institución educativa estatal entre transición y undécimo grado, en ningún momento del año, de acuerdo con las normas contenidas en la presente Sección. (…)” (Negrita fuera de texto). Para entender mejor los alcances de la exención de pago por la gratuidad educativa, conviene estudiar los conceptos de derechos académicos y servicios complementarios. En ese sentido, el Ministerio de Educación Nacional (MEN) ha definido los derechos académicos como la cuota regulada por la autoridad educativa por medio de la cual las familias con capacidad económica colaboran solidariamente con los costos anuales de los servicios educativos para sus hijos, diferentes a los de la nómina del personal al servicio de la educación oficial. “Derechos académicos: Es la suma regulada por la autoridad competente, con la cual las familias que pueden hacerlo, contribuyen de manera solidaria para atender los costos de los servicios educativos distintos de los salarios y prestaciones sociales del personal requeridos por los establecimientos estatales para la formación integral de sus hijos durante el año académico.” [1] (Negritas y subrayado nuestros). A su vez, el MEN ha definido el concepto de servicios complementarios como aquellos que no son indispensables para la prestación del servicio público educativo, pero se derivan del mismo y están previstos expresamente en el manual de convivencia de la institución educativa. Ejemplo de servicios complementarios son: las salidas pedagógicas, certificados y constancias de estudio, carnet estudiantil, agenda y manual de convivencia, material didáctico, mantenimiento de equipos y talleres, seguro de accidentes estudiantil, derechos de grado, etc. Otros ejemplos de servicios complementarios son alimentación, transporte, alojamiento, etc., en

virtud del literal k del artículo 2.3.2.1.4. del DURSE.[2] “Servicios complementarios: Son los que no se constituyen como elementos indispensables de la prestación del servicio educativo, pero se originan como consecuencia del mismo y deben estar establecidos de manera expresa en el Manual de Convivencia de la respectiva institución. Estos cobros incluyen las salidas pedagógicas, las cuales guardan concordancia con el Proyecto Educativo Institucional. [Son] (…) entre otros: certificados y constancias de estudio, carné estudiantil, agenda y manual de convivencia, material didáctico, mantenimiento de equipos y talleres, seguro estudiantil o de accidente para aquellos estudiantes que no cuenten con el mismo, derechos de grado.” (Negritas y subrayado nuestros). Entonces, se señala hasta ahora que en los establecimientos de educación preescolar, básica y media oficiales no se pueden realizar cobros por derechos académicos, entendidos como aquellos costos de servicio educativo distintos de los salarios y prestaciones sociales del personal docente y administrativo de las instituciones educativas; ni tampoco por servicios complementarios, tales como alimentación, transporte, alojamiento, certificados de estudio, carné estudiantil, agenda y manual de convivencia, material didáctico, mantenimiento de equipos y talleres, seguro estudiantil, derechos de grado, entre otros similares.Así mismo, el Decreto 1075 de 2015 prescribe una serie de prohibiciones y obligaciones correlativas que deben cumplir los establecimientos educativos oficiales, que en relación a su consulta resulta pertinente advertir: “Artículo 2.3.4.15. Prohibiciones para los establecimientos educativos. Les está Prohibido a los directivos,

docentes, administrativos y propietarios de los establecimientos educativos: (…) f) Imponer costos diferentes de los legalmente establecidos por las respectivas autoridades educativas, o exigir algún pago a través de ésta, para el establecimiento;” (…) (Negrilla fuera de texto). En cuanto a la financiación y administración de los recursos destinados para la gratuidad el Decreto 1075 de 2015 indicó: “Artículo 2.3.1.6.4.3. Financiación. La gratuidad educativa se financiará con los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones por concepto de calidad, de que tratan los artículos 16 y 17 de la Ley 715 de 2001. Las entidades territoriales podrán concurrir con otras fuentes de recursos en la financiación de la gratuidad educativa conforme a lo reglamentado en la presente Sección y en concordancia con las competencias previstas en la Constitución Política y la ley. (…) Artículo 2.3.1.6.4.8. Administración de los recursos. Los recursos de calidad destinados para gratuidad se administrarán a través de los Fondos de Servicios Educativos conforme a lo definido en el artículo 11 de la Ley 715 de 2001, en el Decreto 4791 de 2008, en la manera en que queda compilado en el presente Decreto, las normas de contratación vigentes, las que las modifiquen o sustituyan y lo que se establece en la presente Sección. En todo caso los recursos del Sistema General de Participaciones se administrarán en cuentas independientes de los demás ingresos de los Fondos de Servicios Educativos.” (Negrita fuera de texto).

Estos fondos de servicios educativos son definidos por el decreto en mención de la siguiente forma: “Artículo 2.3.1.6.3.2. Definición. Los fondos de servicios educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.” Acerca de la utilización de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, la mentada norma indica: “Artículo 2.3.1.6.3.11. Utilización de los recursos. Los recursos sólo pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relación con el Proyecto Educativo Institucional: (…)

17. Costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller.

18. Costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por los estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carné escolar.” (Negrita fuera de texto).

De lo anterior se puede afirmar que la educación pública es gratuita y es garantizada mediante los recursos del Sistema General de Participaciones. A través del Rubro de Calidad se cubren entre otros, los costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por los estudiantes, boletines, agenda, manual deconvivencia y carné escolar. De las normas antes citadas, ninguna establece el pago de certificaciones de estudio en los establecimientos públicos. No obstante lo dicho, las normas no determinan si dentro del concepto de gratuidad se incluyen las copias de los

documentos académicos (boletines, certificados, etc.), pues de la lectura se entiende que se trata de gratuidad en los costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller (ejemplo de paz y salvos) y a la elaboración del documento académico respectivo que establece la norma, refiriéndose, en concepto de esta Oficina, a la primera vez que se emiten dichos documentos, y no a las copias o segundas copias. En este sentido, la gratuidad se entiende como exención del pago de derechos académicos y servicios complementarios sin extenderse a las copias, tal y como ya ha conceptuado esta Oficina Asesora Jurídica con anterioridad (Concepto 2019-EE-071251 del 31 de mayo de 2019). Bajo este entendido, deberá consagrarse en el Proyecto Educativo Institucional (artículo 2.3.3.1.4.1. del DURSE) la definición, costo y ocasión de los pagos que le corresponda hacer a los usuarios del servicio, respecto de las copias o segundas copias de los documentos que se soliciten a la institución educativa. 4.3. Proceso contable de los Fondos de Servicios Educativos. Una vez referida la definición de los Fondos de Servicios Educativos según el Decreto 1075 de 2015, la cual se trajo a colación en el numeral anterior, es pertinente indicar que esta Cartera Ministerial expidió la Guía de los Fondos de Servicios Educativos en cuyo contenido se avizora en el numeral 5.6. la contabilidad, consistente en “mantener un registro, relevante, comprensible, confiable y verificable de las operaciones financieras del

establecimiento educativo, que permita realizar un adecuado control y seguimiento de la información, así como, obtener los estados económicos-financieros y patrimonial, garantizando herramientas para la planeación y toma de decisiones”. La guía indica en su tenor lo siguiente: “El proceso contable debe garantizar: El correcto y oportuno registro de las operaciones financieras. La correcta imputación de las cuentas y subcuentas prescritas para contabilizar las operaciones. La adecuada presentación de los estados financieros del establecimiento educativo a la entidad territorial certificada correspondiente y los órganos de control.

A. Registros contables: Todos los Fondos de Servicios Educativos deberán llevar los siguientes libros: - Libro de Registro de Ingresos: En él se registran las operaciones inherentes al recaudo de los ingresos reales según fuente de financiación. - Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos: Registra los movimientos y saldos sobre estos rubros. - Libro de Registro de Reservas: Muestra el estado de ejecución de las reservas constituidas por cada uno de los rubros. - Libro diario columnario, libro mayor y balance, y libros auxiliares. - Libro de InventarioLibro de Actas En el Libro Mayor y de Balance se consolida el movimiento de activos, pasivos y patrimonios de la Institución.

Las hojas contables deben estar debidamente foliadas y firmadas; y no deben presentar alteraciones. Las cifras y saldos de las cuentas del balance deben mostrar la información contenida en los registros que lleve el

establecimiento educativo. Los comprobantes y los saldos deben estar registrados en el libro auxiliar contable. En los comprobantes contables se debe verificar lo siguiente: - Nombre de la cuenta - Fecha de elaboración del comprobante y número - El código contable, el nombre y número de la transacción - Valor parcial, submayor, y valor de la cuenta mayor - Nombre legible y firma de quien elaboró el comprobante - Verificar el origen de ajustes que se hayan realizado, y la concordancia con los documentos que dieron origen a estos ajustes. Determinar al cierre fiscal, la razonabilidad de todas las cuentas que conforman el balance, la debida clasificación de los activos de acuerdo a su liquidez y de los pasivos. Verificar en los libros de diario y de mayor, que el código que identifica cada cuenta esté de acuerdo con el plan contable vigente. Comunicar al Rector o Consejo Directivo cualquier irregularidad detectada en los registros contables. Comprobar el correcto y oportuno registro de todas las operaciones de acuerdo con el plan contable. Verificar que las operaciones registradas, corresponden a transacciones realmente afectadas. Comprobar la sumatoria de los movimientos diarios con el del libro mayor. Verificar que las cifras de los estados financieros si corresponden a las existentes en los listados mayores y auxiliares.”

B. Presentación de informes y estados financieros.

El Rector o Director Rural de los establecimientos educativos entregaran (sic) trimestralmente, como mínimo la siguiente información a la Secretaría de Educación. Departamental, Municipal o Distrital correspondiente:

1. El Balance General: el cual comprende en forma resumida la situación financiera, económica y social del

establecimiento educativo.

2. Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental: es un estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental.

3. Estado de cambios en le (sic) patrimonio: contiene la información patrimonial del establecimiento educativo.4. Estado de flujos de efectivo: Es un estado contable básico que revela los fondos provistos y utilizados por las entidades contables públicas en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación.

5. Notas a los estados contables básicos: Las Notas a los estados contables básicos corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos.

Esta información deberá remitirse a la S