MINEDUCACION - Concepto 69905 de 2020

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Usted está en:  Inicio Documento Concepto 69905 de 2020 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 69905 DE 2020 (marzo 26) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL XXXXXXXXXXXXXXX Asunto: Concepto sobre procedimiento para cambio de datos de identificación en diplomas y actas de grado y su inscripción en libro de registro y SNIES Cordial saludo. De conformidad con su consulta del asunto, elevada mediante el radicado 2020ER052955, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con sus funciones establecidas en los numerales 8, 10 y 11 del artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009, y en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones

realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no son de obligatorio cumplimiento o ejecución.

1. Objeto “Nos permitimos solicitar información sobre el procedimiento que se debe realizar ante solicitud de graduados de la institución para cambio de Diploma y Acta de grado por cambio en nombre o en número de identificación.

Las inquietudes que nos asaltan son: - Cómo se justifica en libro de registro. Debo crear un nuevo registro y anular el anterior? - Como lo reportó nuevamente al SNIES? - Se debe recoger originales del diploma y el acta? - Se debe crear una nueva resolución de grado con la justificación del cambio? - El graduado debe asumir los costos del cambio? - Qué documentos legales se deben solicitar al graduado para soporte el cambio?”. [SIC]

2. Consulta Previamente, le precisamos que esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de pregunta sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance y/o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica relacionada con el sector educativo.

Bajo ese entendido, nuestra respuesta estará encaminada a resolver los interrogantes incluidos en su consulta. A continuación, daremos unas orientaciones jurídicas generales con respecto a las normas que regulan los asuntos consultados, las cuales usted como interesado podrá aplicar de acuerdo con las circunstancias de modo,

tiempo y lugar de su caso concreto.

3. Marco Jurídico 3.1. Constitución Política de Colombia. 3.2. Ley 30 de 1992. 3.3. Decreto 1260 de 1970, Estatuto del Registro del Estado Civil de las Personas. 3.4. Decreto 1075 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Educación. 3.5. Resolución 20434 de 2016 del Ministerio de Educación Nacional. 3.6. Documento Metodológico del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior - SNIES, emitido por el Ministerio de Educación Nacional en septiembre de 2019.

4. Análisis 4.1. Autonomía universitaria La Constitución Política y la ley le reconocen autonomía universitaria a las instituciones de educación superior, la cual les permite darse sus propias directivas y regirse por sus propios estatutos. El artículo 69 de la Constitución Política señala lo siguiente:“Artículo 69. Se garantiza la autonomía universitaria. Las universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley. (...) Por su parte, el artículo 29 de la Ley 30 de 1992 establece lo siguiente: “Artículo 29. La autonomía de las instituciones universitarias o escuelas tecnológicas y de las instituciones técnicas profesionales estará determinada por su campo de acción y de acuerdo con la presente Ley en los siguientes aspectos: a) Darse y modificar sus estatutos. b) Designar sus autoridades académicas y administrativas. c) Crear, desarrollar sus programas académicos, lo mismo que expedir los correspondientes títulos.

d) Definir y organizar sus labores formativas, académicas, docentes, científicas, culturales y de extensión. e) Seleccionar y vincular a sus docentes, lo mismo que a sus alumnos. f) Adoptar el régimen de alumnos y docentes. g) Arbitrar y aplicar sus recursos para el cumplimiento de su misión social y de su función institucional. (...)" De esta manera, las instituciones de educación superior gozan de autonomía para definir sus procesos académicos y administrativos, sin perjuicio de la observancia de las normas que se establezcan en relación con determinadas materias. 4.2. Cambio de datos de identificación en diplomas o actas de grado En relación con el cambio de datos de identificación en diplomas o actas de grado, no se ha expedido una norma que regule específicamente este tipo de casos en educación superior. Por ello, el procedimiento para realizar dicha modificación estará sujeto a lo que cada institución determine en el marco de su autonomía. Para ello, la institución puede tomar como referencia lo dispuesto en el Decreto 1075 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Educación, en relación con el cambio de nombre en los diplomas de educación media. El artículo 2.3.3.3.5.14 señala lo siguiente: “Artículo 2.3.3.3.5.14. Duplicados de diplomas. Las instituciones educativas podrán expedir un nuevo ejemplar del diploma, en caso de hurto, robo, extravío definitivo o daño irreparable del original, o en el evento de cambio

de nombre del titular del mismo, de acuerdo con las siguientes condiciones:

1. Si se tratare de hurto o robo, el interesado deberá presentar copia de la denuncia penal correspondiente; si se trata de extravío definitivo, solamente se requerirá la afirmación que al respecto haga el peticionario.

2. Cuando sea el caso de deterioro o de daño irreparable el interesado deberá devolver el diploma original para su archivo en la institución.

3. En los eventos de alteración en el nombre del titular, éste deberá presentar la copia de la escritura pública o sentencia judicial que, de acuerdo con el Decreto 1260 de 1970 recoja o autorice el cambio correspondiente. En este caso, también se archivará el diploma original en la institución educativa.

4. El diploma así expedido deberá llevar una leyenda visible que diga duplicado y la fecha de expedición. (...)"Así, para el cambio de datos de identificación en diplomas o actas de grado, las instituciones de educación superior pueden definir su propio procedimiento, para lo cual pueden tener en cuenta lo dispuesto en el Decreto 1075 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Educación, y en el Decreto 1260 de 1970, Estatuto del Registro del Estado Civil de las Personas. 4.3. Registro de títulos Por otra parte, las instituciones de educación superior también deben llevar el registro de los títulos que expidan.

Al respecto, el artículo 2.5.3.6.1 del Decreto 1075 de 2015 menciona lo siguiente: “Artículo 2.5.3.6.1. Responsable del Registro. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 63 del Decreto 2150 de 1995 o la norma que lo modifique, adicione, sustituya o compile, corresponde a las instituciones de

educación superior legalmente reconocidas por el Estado, llevar el registro de los títulos profesionales expedidos dejando constancia del número de registro en el diploma y en el acta de grado. El mencionado registro se efectuará atendiendo a las siguientes formalidades:

1. Cada institución de educación superior deberá llevar el registro de títulos en un libro debidamente foliado de manera consecutiva y rubricado por autoridad competente de la entidad.

2. El registro deberá contener como mínimo las siguientes especificaciones: - Número de registro, que se asignará en forma consecutiva. - Nombre y apellidos completos del egresado. - Documento de identidad. - Título otorgado, conforme a la denominación que corresponda, según la Ley 30 de 1992 y las normas que la reglamenten. - Número y fecha del acta de graduación.

Cada registro deberá estar respaldado con la firma del jefe de la dependencia a la que le sea asignada la función, por parte de la institución.” En relación con el libro de registro, se observa que tampoco existe una disposición que regule específicamente el cambio de datos de identificación en diplomas o actas de grado. Por lo tanto, cada institución, en el marco de su autonomía, podrá definir el mecanismo apropiado para efectuar dichos cambios en el libro de registro, observando en todo caso las especificaciones mínimas requeridas por el artículo 2.5.3.6.1 del Decreto 1075 de 2015. 4.4. Actualización de información en el SNIES El Sistema Nacional de Información de la Educación Superior - SNIES es una herramienta que facilita la

planeación, monitoreo, evaluación, asesoría, inspección y vigilancia de la educación superior. El artículo 2.5.3.8.1 del Decreto 1075 de 2015 lo define de la siguiente manera: “Artículo 2.5.3.8.1. Definición. El Sistema Nacional de Información de la Educación Superior - SNIES, es el conjunto de fuentes, procesos herramientas y usuarios que, articulados entre sí, posibilitan y facilitan la recopilación, divulgación y organización de la información sobre educación superior relevante para la planeación, monitoreo, evaluación, asesoría, inspección y vigilancia del sector.” La información que debe cargarse en el SNIES lo ha definido el Ministerio de Educación Nacional a través de la Resolución 20434 de 2016. El artículo 1o de esta Resolución establece que la información que debe estar disponible incluye, entre otros, los datos relacionados con los estudiantes graduados:“Artículo 1. Información que contiene el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES). El Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES) administra la siguiente información, la cual a su vez se estructura en los siguientes módulos: (...)

4. Módulo de Población Estudiantil: se registra información de las personas naturales que se vinculan como estudiantes en programas académicos de educación superior, teniendo en cuenta las siguientes variables: (...) h) Graduados: se incluye información sobre datos de identificación y caracterización de los estudiantes que obtuvieron el título académico por parte de la respectiva institución de educación superior o de la persona

jurídica que ofrece y presta el servicio público de educación superior. (...) Parágrafo 1. Las instituciones de educación superior y las demás entidades habilitadas legalmente para ofrecer y prestar el servicio público de educación superior deben reportar la información al SNIES a través de plantillas que se cargan vía WEB, en la página del mencionado sistema, utilizando la herramienta tecnológica dispuesta para tal fin; las plantillas contienen los campos de información específicos que la institución debe registrar y las validaciones a la calidad de la información respectiva. (...)" Esta Resolución no establece un procedimiento para actualizar la información en caso de cambio de datos de identificación de un estudiante graduado. No obstante, es necesario que las instituciones de educación superior mantengan la información actualizada. El artículo 2.5.3.8.7 del Decreto 1075 de 2015 dispone lo siguiente: “Artículo 2.5.3.8.7. Veracidad de la información. Las instituciones de educación superior responderán por mantener la información completa, veraz y actualizada. El Ministerio de Educación Nacional podrá en cualquier momento realizar procesos de auditoría y de verificación de la información de que trata este Capítulo y adelantará las acciones correspondientes respecto de las instituciones de educación superior que no garanticen la disponibilidad de la información en los términos y condiciones que se establezcan.” Por lo tanto, con el fin de ajustar la información que no pueda ser modificada por los medios ordinarios con los que cuentan las instituciones de educación superior para reportar la información en el SNIES, el Ministerio de Educación ha puesto a su disposición la Mesa de Ayuda. En el Documento Metodológico del Sistema Nacional

de Información de la Educación Superior - SNIES, emitido por el Ministerio de Educación Nacional en septiembre de 2019, se señala lo siguiente: “Los encargados del reporte de la información en cada una de las IES cuentan con los manuales de usuario publicados en la página del Ministerio, a través de los cuales pueden obtener orientación de primera mano ante el surgimiento de dudas o problemas. En el caso de no poder resolver algún problema relacionado con el cargue de datos, las IES tienen acceso al servicio de Mesa de Ayuda que atiende los requerimientos de orientación.” Por consiguiente, con el fin de ajustar la información en el SNIES por cambio de datos de identificación de graduados, las instituciones de educación superior pueden acudir a la herramienta Mesa de Ayuda del Ministerio de Educación Nacional, suministrando en todo caso los soportes necesarios para proceder con el ajuste correspondiente.

5. Respuesta ¿Cómo se justifica en libro de registro el cambio de datos de identificación? ¿Se debe crear un nuevo registro y anular el anterior?No existe una norma jurídica que regule específicamente el cambio de datos de identificación en el libro de registro de títulos de educación superior. Por lo tanto, cada institución, en el marco de su autonomía, podrá definir el mecanismo apropiado para efectuar dichos cambios en el libro de registro, observando las especificaciones mínimas requeridas por el artículo 2.5.3.6.1 del Decreto 1075 de 2015. ¿Cómo se reporta nuevamente al SNIES el cambio de datos de identificación?

Con el fin de ajustar la información en el SNIES por cambio de datos de identificación de graduados, las

instituciones de educación superior pueden acudir a la herramienta Mesa de Ayuda del Ministerio de Educación Nacional, suministrando en todo caso los soportes necesarios para proceder con el ajuste correspondiente. ¿En caso de cambio de datos de identificación, se deben recoger los originales del diploma y el acta? ¿Se debe crear una nueva resolución de grado con la justificación del cambio? ¿El graduado debe asumir los costos del cambio? ¿Qué documentos legales se deben solicitar al graduado para soportar el cambio? No existe una norma jurídica que regule específicamente el cambio de datos de identificación en relación con los títulos de educación superior. Por lo tanto, para realizar dicho cambio en diplomas o actas de grado, las instituciones de educación superior pueden definir su propio procedimiento en el marco de la autonomía universitaria, para lo cual pueden tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.3.3.3.5.14 del Decreto 1075 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Educación, y en el Decreto 1260 de 1970, Estatuto del Registro del Estado Civil de las Personas. Cordialmente, LUIS GUSTAVO FIERRO MAYA Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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