MINEDUCACION - Concepto 78828 de 2021

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 Buscar  Índice  CONCEPTO 0078828 DE 2021 (abril 28) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL Asunto: Referencia radicado 2021-ER-116077 Concepto sobre certificados de estudio para inscripción matrícula. Cordial saludo, De conformidad con su consulta del asunto, elevada mediante el radicado de la referencia, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto de acuerdo con sus funciones establecidas en los numerales 7.8, 7.10 y 7.11 del Artículo 7 del Decreto Nacional 5012 de 2009, y en los términos del Artículo 28 del CPACA, sustituido por el Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos emitidos por las autoridadescomo respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio

cumplimiento o ejecución.

1. Objeto. “En nuestra Entidad Territorial Certificada tenemos un rector de una institución educativa oficial que no admitió la inscripción de un joven al grado décimo porque sus certificados de los grados 5 y 8 eran copias del documento original. El joven estudio en otros Municipios. En la Secretaría de Educación le pedimos inscribir al joven y que la institución educativa realizara la verificación de sus estudios en el aplicativo SIMAT. El rector respondió afirmando que la norma exige que los documentos presentados para la inscripción deben ser originales. Hemos estado averiguando a cuál norma se refiere y no hemos encontrado nada al respecto. ¿Hay una directriz del Ministerio de Educación o una norma que les indique a los rectores que para el proceso de inscripción a una institución educativa oficial los documentos aportados por el interesado deben ser originales?” si la respuesta es afirmativa por favor remitirnos las disposiciones al respecto, en caso contrario, por favor indicarnos el procedimiento a seguir en esta situación. [Sic]

2. Consulta.

Previamente, le precisamos que esta Oficina Asesora Jurídica (OAJ) no resuelve casos concretos, por ende, no define derechos, no asigna obligaciones y tampoco establece responsabilidades; sino que emite conceptos jurídicos, entendidos como respuestas a consultas claras, concretas y precisas en forma de preguntas sobre un punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo que ofrezca la interpretación, alcance y/o aplicación de una norma jurídica o la resolución de una situación fáctica genérica.

Bajo ese entendido, su consulta ha sido sintetizada así: “¿Hay una directriz o norma que indique que los certificados de estudio realizados o del grado anterior que se presentan en el procedimiento de inscripción de matrícula en una institución educativa deben ser originales?.” A continuación, daremos unas orientaciones jurídicas generales respecto a las normas que regulan los asuntos consultados, las cuales usted como interesado podrá aplicar de acuerdo a las circunstancias de modo, tiempo y lugar de su caso concreto.

3. Marco jurídico. 3.1. Ley 115 de 1994. Ley General de Educación particularmente en sus artículos 116 y 119. 3.2. Decreto - ley 2150 de 1995. Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos administrativos o tramites innecesarios existentes en la Administración Pública”. 3.3. Decreto - ley 962 de 2005. Por el cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. 3.4. Código de la Infancia y la Adolescencia Ley 1098 de 2006. 3.5. Decreto - ley 19 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir y reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. 3.6. Decreto Único Reglamentario del Sector de Educación: Decreto Nacional 1075 de 2015 (en adelante

DURSE).

4. Análisis.

Para contestar el presente concepto se abocará a las siguientes tesis jurídicas: (i) requisitos para la matrícula en educación básica y media;( ii) certificado de estudios, (iii) prohibición de negar el acceso a la educación por faltade requisitos formales, (iv) disposiciones sobre simplificación o eliminación de trámites ante la administración pública, y (iv) se dará respuesta a la consulta. 4.1. Requisitos para la matrícula en la educación básica y media. De antemano, es preciso aclarar que no existe una única norma que reglamente todos los documentos necesarios para formalizar la matrícula en la educación básica y media. Igualmente, no debe olvidarse que el servicio público educativo es organizado, administrado y dirigido en los territorios por las entidades territoriales certificadas en educación, conforme a los artículos 151, 152 y 153 de la Ley 115 de 1994 y 6, 7 y 8 de la Ley 715 de 2001, por ende, salvo los documentos exigidos por las normas, éstas tienen cierto grado de autonomía para determinar los restantes documentos necesarios para el efecto, en el marco de la Constitución y la ley. 4.2. Certificado de estudios El Decreto 1075 de 2015 DURSE en el artículo 2.3.3.3.5.9. señala los datos que debe tener el certificado de estudios realizados o del grado anterior en los diferentes niveles educativos, se cita: “Artículo 2.3.3.3.5.9. Certificaciones. Las certificaciones de estudios realizados en los niveles educativos de que

se trata en este Decreto serán expedidas con la firma del Director del establecimiento y el Secretario del mismo, en papel timbrado de la institución con los sellos correspondientes y contendrán:

1. Número de identificación del establecimiento en el registro educativo.

2. Constancia de la providencia de aprobación del establecimiento y de los cursos a que dicha aprobación se extienda.

3. Nombres, apellidos y número del documento de identificación del alumno.

4. Curso al cual se refiere la certificación y año en que se realizó.

5. Lista de asignaturas con la intensidad horaria y las calificaciones que en definitiva se obtuvieron expresadas en letras y en números, y

6. Fecha de expedición.

(Decreto 180 de 1981, artículos 13).” Artículo 2.3.3.3.5.10. Oportunidad de expedición. Las certificaciones de estudio y las dos (2) copias del acta de graduación correspondientes a los alumnos que terminen ciclo de educación media-vocacional, deberán ser expedidas de oficio por la institución educativa dentro delos diez días siguientes a la finalización del período lectivo. En igual forma se procederá con la certificación del quinto (5) año de educación básicaprimaria, en todos los casos, y con las correspondientes a educación básica - secundaria, cuando el respectivo establecimiento solamente adelante dicho ciclo. En los demás casos las certificaciones deben ser solicitadas previamente por los interesados y deberán expedirse dentro de los quince (15) días comunes siguientes a la fecha de solicitud. (Decreto 180 de 1981, artículos 15).

El artículo 2.3.3.3.5.11. del Decreto Único Reglamentario del Sector Educación establece que las certificaciones de estudio expedidas de acuerdo a lo reglamentado por esa norma deben ser aceptadas por los distintos establecimientos educativos para efectos de solicitud de inscripción o de ingreso, se cita:“ARTÍCULO 2.3.3.3.5.11 Aceptación. Las certificaciones de estudio expedidas como queda expuesto en los anteriores artículos, deben ser aceptadas por los distintos establecimientos educativos para efectos de solicitud de inscripción o de ingreso. (Decreto 180 de 1981, artículo 16).” (Negritas y subrayado nuestros) Como es natural en la educación formal por niveles (preescolar, básica y media) y grados (prejardín, transición, 1o, 2o, 3o, 4o, 5o, 6o, 7o, 8o, 9o, 10o y 11o), para inscribirse a determinado nivel y grado es preciso certificar la aprobación del nivel o grado anterior, por ende, esta norma y las demás concordantes del DURSE sobre promoción, se desprende la necesidad de exigir el certificado de estudios del grado anterior al cual se va a matricular al menor estudiante. 4.3. Prohibición de negar el acceso a la educación por falta de requisitos formales. Sin perjuicio de lo expresado respecto de los documentos necesarios para formalizar la matrícula en instituciones de educación preescolar, básica y media, se reitera que la Corte Constitucional tiene una consolidada

jurisprudencia respecto a la prohibición de negar el acceso y/o la permanencia en el sistema educativo de los menores por falta de requisitos formales, como el enunciado anteriormente. Lo anterior no se excluye con el deber de los establecimientos educativos y las entidades territoriales certificadas de propender por la pronta consecución de los documentos de matrícula que eventualmente no sean presentados por los padres, mediante acciones coordinadas con éstos y las autoridades competentes. En igual sentido está el artículo 42.1 del Código de la Infancia y la Adolescencia: “ARTÍCULO 42. Obligaciones especiales de las instituciones educativas. Para cumplir con su misión las instituciones educativas tendrán entre otras las siguientes obligaciones:

1. Facilitar el acceso de los niños, niñas y adolescentes al sistema educativo y garantizar su permanencia. (...)” 4.4. Normas sobre simplificación o eliminación de trámites ante la administración pública.

En este punto es preciso traer a colación las diferentes leyes relativas a simplificación o eliminación de trámites ante la administración pública, en virtud de las cuales, se prohíbe la exigencia de copias o fotocopias de documentos que ya reposen en los archivos o de requisitos previamente acreditados ante la misma entidad, así como se impone a las entidades públicas el deber de solicitar oficiosamente documentos que reposen en otras entidades públicas cuando se requiera comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares; prohibiciones y obligaciones estas que en nuestro criterio también se aplican a los documentos necesarios para formalizar la matrícula en las instituciones educativas.

Ahora bien, las normas de simplificación o eliminación de trámites expedidas en Colombia son el Decreto - ley 2150 de 1995, la Ley 962 de 2005 y el Decreto - ley 19 de 2012. A continuación, haremos un breve análisis de las disposiciones aplicables al caso consultado. La Ley 962 de 2005 establece pautas para las entidades públicas y particulares que presten funciones públicas sobre: prohibición de exigir documentos previamente acreditados, deber de solicitar oficiosamente documentos que reposen en otra entidad pública cuando sean precisos para comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, y la prohibición de exigir requisitos del estado civil (nacimiento, matrimonio, defunción, etc) con fecha de expedición determinada, así: “(...) Artículo 14. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. El artículo 16 del Decreto - ley 2150 de 1995, quedará así:“Artículo 16. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El envió de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad

pública, prestará merito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuye el trámite. Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayo de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades”. (Negrilla y resaltado nuestros) Por su parte el Decreto - ley 19 de 2012 reitera la prohibición de exigir cualquier documento que ya repose en la entidad o en otra entidad pública, como sigue a continuación: “ARTICULO 9. PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD. Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. Parágrafo. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan para que aquella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y

procedimientos el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública”. (Negrilla y resaltado nuestros) Concordante con las normas anteriores, es el artículo 147 de la Ley 1955 de 2019,actual Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia,Pacto por la Equidad”, señala la Transformación Digital Pública que las entidades estatales del orden nacional deberán incorporar en sus respectivos planes de acción este componente siguiéndolos estándares que para este propósito defina el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, cuyo tenor literal es el siguiente. “Artículo 147. Transformación Digital Pública. Las entidades estatales del orden nacional deberán incorporar en sus respectivos planes de acción el componente de transformación digital siguiendo los estándares que para este propósito defina el Ministerio deTecnologías de la Información y las Comunicaciones. En todos los escenarios la transformación digital deberá incorporar componentes asociados a tecnologías emergentes, definidos como aquellos de la Cuarta Revolución Industrial, entre otros. Las entidades territoriales podrán definir estrategias de ciudades y territorios inteligentes, para lo cual deberán incorporar los lineamientos técnicos en el componente de transformación digital que elabore el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Los proyectos estratégicos de transformación digital se orientarán por los siguientes principios, cuyo tenor literal es el siguiente:

1. Uso y aprovechamiento de la infraestructura de datos públicos, con un enfoque de apertura por defecto.2. Aplicación y aprovechamiento de estándares, modelos, normas y herramientas que permitan la adecuada

gestión de riesgos de seguridad digital, para generar confianza en los procesos de las entidades públicas y garantizar la protección de datos personales.

3. Plena interoperabilidad entre los sistemas de información públicos que garantice el suministro e intercambio de la información de manera ágil y eficiente a través de una plataforma de interoperabilidad. Se habilita de forma plena, permanente y en tiempo real cuando se requiera, el intercambio de información de forma electrónica en los estándares definidos por el Ministerio TIC, entre entidades públicas. Dando cumplimiento a la protección de datos personales y salvaguarda de la información. (.) 9.Implementación de la política de racionalización de trámites para El aprovechamiento de las tecnologías emergentes y exponenciales.

5. Conclusión. “¿Hay una directriz o norma que indique que los certificados de estudio realizados o del grado anterior que se presentan en el procedimiento de inscripción de matrícula en una institución educativa deben ser originales?.” 5.1. El Decreto 1075 de 2015 DURSE en el artículo 2.3.3.3.5.9. señalalos datos que debe tener el certificado de estudios realizados en los diferentes niveles educativos.

El artículo 2.3.3.3.5.11. del Decreto Único Reglamentario del Sector Educación establece que las certificaciones de estudio expedidas como queda expuesto en los anteriores artículos deben ser aceptadas por los distintos establecimientos educativos para efectos de solicitud de inscripción o de ingreso. 5.2. No existe una única norma que reglamente todos los documentos necesarios para la formalización de la

matricula en instituciones de educación básica y media. Sin embargo, el ordenamiento jurídico exige para la matricula el certificado de estudios del nivel o grado anterior. 5.3. De otra parte, no se debe perder de vista las diferentes normas relativas a simplificación o eliminación de trámites ante la administración pública, en virtud de las cuales, se prohíbe la exigencia de copias o fotocopias de documentos que ya reposen en los archivos o de requisitos previamente acreditados ante la mismaentidad,asícomoseimponealasentidadespúblicaseldeberdesolicitar oficiosamente documentos que reposen en otras entidades públicas cuando se requiera comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares; prohibiciones y obligaciones estas que en nuestro criterio también se aplican a los documentos necesarios para formalizar la matrícula en las instituciones educativas. Lo anterior no se excluye con el deber de los establecimientos educativos y las entidades territoriales certificadas de propender por la pronta consecución de los documentos de matrícula que eventualmente no sean presentados por los padres, mediante acciones coordinadas con éstos y las autoridades competentes, para no perjudicar el acceso de los niños, niñas y adolescentes al sistema educativo, también utilizando mecanismos de colaboración mutua por solicitud oficiosa en virtud del principio de coordinación y colaboración por parte de las entidades públicas. LUIS GUSTAVO FIERRO MAYA Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicioNormograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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