MINEDUCACION - Concepto 92893 de 2015

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Usted está en:  Inicio Documento Concepto 92893 de 2015 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CONCEPTO 92893 DE 2015 (agosto 19) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL Rector Asunto: Administración de los fondos de servicios educativos. OBJETO DE PETICIÓN “(...) Por medio del presente, solicito se me explique, sí desde la normatividad vigente, existe impedimento legal para que los consejos directivos, autoricen mediante acuerdo al rector, para que éste ejecute movimientos dentro del presupuesto del fondo de servicios educativos (...)” (SIC). NORMAS Y CONCEPTOLa Ley 715 de 2001, en su artículo 9 dispone que las instituciones educativas serán administradas por la entidad territorial certificada, a nivel departamentales, distritales o municipal, y que sus bienes hacen parte de la misma. Y el artículo 11, prescribe que “Las instituciones educativas estatales podrán administrar Fondos de Servicios

Educativos en los cuales se manejarán los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el funcionamiento de la institución”. Estos Fondos de Servicios Educativos fueron reglamentados mediante el Decreto 4791 de 2008, el cual fue compilado y derogado por el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación, Decreto 1075 de 2015, que en lo pertinente establece: "Artículo 2.3.1.6.3.3. Administración del Fondo de Servicios Educativos. El rector o director rural en coordinación con el consejo directivo del establecimiento educativo estatal administra el Fondo de Servicios Educativos de acuerdo con las funciones otorgadas por la Ley 715 de 2001 y la presente Sección. Parágrafo. Se entiende por administrar el Fondo de Servicios Educativos las acciones de presupuestación, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto por el consejo directivo. (Decreto 4791 de 2008, artículo 3). (...) Artículo 2.3.1.6.3.5. Funciones del Consejo Directivo. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, el consejo directivo cumple las siguientes funciones: Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la forma de

realización de los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos. (...) Determinar los actos o contratos que requieran su autorización expresa. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). Aprobar la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.(... ) Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto. (...) (Decreto 4791 de 2008, artículo 5). Artículo 2.3.1.6.3.6. Responsabilidades de los rectores o directores rurales. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, los rectores o directores rurales son responsables de:

1. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y presentarlo para aprobación al consejo directivo.

2. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo directivo.3. Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de traslados

presupuestales, para aprobación del consejo directivo.

4. Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería.

5. Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

6. Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría General de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas.

7. Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin.

8. Presentar, al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente.

El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los municipios no certificados, deberá presentar al Alcalde respectivo, en la periodicidad que este determine, un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial. (Decreto 4791 de 2008, artículo 6). (...) Artículo 2.3.1.6.3.10. Ejecución del presupuesto. La ejecución del presupuesto del Fondo de Servicios

Educativos debe realizarse con sujeción a lo determinado en la Ley 715 de 2001, la presente Sección y las disposiciones territoriales expedidas en materia presupuestal. En todo caso, deben observarse las normas vigentes en materia de austeridad del gasto y las que en adelante las modifiquen. El rector o director rural no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo de caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorería, ni puede contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible. (...) Artículo 2.3.1.6.3.12. Adiciones y traslados presupuestales. Todo nuevo ingreso que se perciba y que no esté previsto en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, será objeto de una adición presupuestal mediante acuerdo del consejo directivo, previa aprobación de la entidad territorial, de conformidad con el reglamento que esta expida para tal efecto. En este acuerdo se deberá especificar el origen de los recursos y la distribución del nuevo ingreso en el presupuesto de gastos o apropiaciones. Cuando se requiera efectuar algún gasto cuyo rubro no tenga apropiación suficiente, de existir disponibilidad presupuestal se efectuarán los traslados presupuestales a que haya lugar, previa autorización del consejo directivo, sin afectar recursos de destinación específica. (Decreto 4791 de 2008, artículo 12). Artículo 2.3.1.6.3.16. Contabilidad. Los fondos de servicios educativos estatales deben llevar contabilidad de

acuerdo con las normas vigentes expedidas por el Contador General de la Nación. La entidad territorial certificada debe establecer las condiciones en que se realizará el proceso operativo de preparación y elaboración de la contabilidad del establecimiento educativo estatal.” (Negrilla y subrayado fuera de texto). El Ministerio de Educación Nacional expidió la Guía Fondos de Servicios Educativos, que puede ser consultada en el link: http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles243879archivo pdf.pdf y que en lo pertinente expresa:“(...) c. REGLAMENTO OPERATIVO DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Las Secretarias de Educación de las Entidades Territoriales certificadas con base en la normatividad vigente sobre manejo de recursos públicos, en especial el Estatuto Orgánico de Presupuesto, el régimen presupuestal de la entidad y los reglamentos territoriales sobre administración de recursos públicos deben generar un documento que oriente a los rectores y directores rurales, y a los Consejos Directivos sobre el funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos." De acuerdo con lo anterior, se tiene que la administración del Fondo de Servicios Educativos, entendida como las acciones de presupuestación, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de cuentas, entre otras, se debe adelantar en coordinación entre el rector o director rural y el consejo directivo del establecimiento educativo estatal. Dicha coordinación está claramente delimitada por el decreto reglamentario citado y las demás normas que establecen las funciones tanto del rector como del consejo directivo de las instituciones educativas Así mismo, se

ha de tener en cuenta el reglamento operativo que expida la entidad territorial certificada, así como el reglamento de tesorería que debe expedir el consejo directivo, normas que establecen y delimitan funciones expresas para cada uno de estos estamentos. De esta manera, a pesar de que no es claro qué se expresa en la consulta como “ejecutar movimientos dentro del presupuesto del fondo de servicios educativos”, se tiene que la proyección, ejecución, las adiciones al presupuesto y traslados presupuestales, entre otras actuaciones relacionadas con el presupuesto de los fondos de servicios educativos, hacen parte de la administración de estos fondos, por lo que, acorde con lo expuesto, ésta se deberá efectuar en cumplimiento con las funciones expresamente establecidas para cada uno de los órganos directivos de la institución educativa, com quedó señalado. El anterior concepto se da en los términos contemplados en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. Atentamente,

MARIA DE LA PAZ MENDOZA LOZANO

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