MINEDUCACION - Resolución 2463 de 2006

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 Buscar  Índice  RESOLUCIÓN 2463 DE 2006 (mayo 26) Diario Oficial No. 46.487 de 19 de diciembre de 2006 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Por la cual se adopta la Guía de Procedimiento para el Cobro Ejecutivo por Jurisdicción Coactiva. LA MINISTRA DE EDUCACIÓN NACIONAL, en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 112 de la Ley 6a. de 1992, el Decreto 2174 de 1992 y demás normas concordantes y complementarias, y CONSIDERANDO: Que la Constitución Política en su artículo 116 establece que excepcionalmente la Ley podrá atribuir funciones jurisdiccionales a determinadas autoridades administrativas.Que el artículo 112 de la Ley 6a. del 30 de junio de 1992, de conformidad con los artículos 68 y 79 del Código

Contencioso Administrativo, estableció que las entidades públicas del orden nacional tienen jurisdicción coactiva para hacer efectivo el cobro de los créditos exigibles a favor de las mismas y de la Nación; Que según lo dispuesto en el Decreto 2174 de 1992 reglamentario de la Ley 6a. de 1992, el cobro de créditos por jurisdicción coactiva podrá llevarse a cabo a través de un grupo de trabajo organizado para tal fin o por intermedio de la Oficina Jurídica de cada Ministerio; Que conforme a lo dispuesto en el numeral 7.14 del Decreto 2230 de 2003, la Oficina Asesora Jurídica tiene la función de ejercer el cobro por jurisdicción coactiva y en consecuencia adelantar las diligencias o gestiones para hacer efectivas las obligaciones que legalmente se causen a su favor y exigibles por esta vía; Que mediante Resolución número 2574 de 30 de junio de 2005 la Ministra de Educación Nacional designó a un Profesional Especializado de la Oficina Asesora Jurídica, como ejecutora de las gestiones de cobro por jurisdicción coactiva con categoría de Juez; Que para el manejo eficiente y eficaz del Cobro Coactivo, se hace necesario adoptar una Guía base de cobro ejecutivo por Jurisdicción Coactiva; En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. Adoptar la Guía de Procedimiento para el Cobro Ejecutivo por Jurisdicción Coactiva del Ministerio de Educación Nacional, que se anexa a la presente resolución y forma parte integral de la misma,

correspondiente a la versión de fecha 29 de julio de 2005. Ir al inicio ARTÍCULO 2o. La presente resolución rige a partir de la fecha d e su expedición. Publíquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C., a 26 de mayo de 2006. La Ministra de Educación Nacional,

CECILIA MARÍA VÉLEZ WHITE.

GUÍA DE PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO EJECUTIVO POR JURISDICCIÓN COACTIVA DEL

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

INDICE

CAPITULO I

La Jurisdicción Coactiva

1. Aspectos generales 1.1 Finalidad de esta Guía 1.2 Marco legal 1.3 Principios orientadores1.4 Definiciones 1.4.1 Jurisdicción coactiva 1.4.2 Juez de ejecución fiscal 1.4.3 Expediente 1.5 Objetivo de la jurisdicción coactiva

CAPITULO II

Teoría General del Proceso y del Proceso Ejecutivo en Particular

1. De la competencia 1.1 Competencia general 1.2 Competencia funcional 1.3 Competencia territorial 1.4 De la competencia en razón de la cuantía (artículo 19 del C.P.C.)

2. De las partes 2.1 Sujeto activo 2.2 Sujeto pasivo

3. Las providencias 3.1 Autos de trámite o de sustentación 3.2 Autos interlocutorios 3.3 Sentencias 3.4 Efectos y ejecución de las providencias

3.4.1 Ejecutoria

3.4.2 Cosa juzgada 3.4.3 Sentencias que no constituyen cosa juzgada 3.4.4 Para exigir la ejecución de una providencia 3.4.5 Ejecución con base en las providencias 3.4.6 Ejecución contra entidades de derecho público 3.4.7 Ejecución para la entrega de bienes

4. Términos procesales y su cómputo 4.1 Términos4.2 Cómputo de términos

5. Notificación de las providencias 5.1 Notificación personal 5.1.1 A quienes deben hacerse las notificaciones personales 5.1.2 Procedimiento de la notificación Personal 5.2 Notificación por estado 5.3 Notificación por comisionado 5.4 Notificación mixta 5.5 Notificación de sentencias por edicto 5.5.1 Fijación y desfijación de edictos y estados 5.6 Notificación a representantes de entidades públicas 5.7 Notificación en audiencias y diligencias 5.8 Notificación por conducta concluyente 5.9 Notificación al curador ad litem 5.10 Autos que no requieren notificación 5.11 Notificación de requerimientos y actos análogos 5.12 Notificación de medidas cautelares

6. De los recursos 6.1 Finalidad 6.2 Clases de recursos

6.2.1 Reposición 6.2.2 Apelación 6.2.2.1 Efectos en que se concede los recursos 6.2.3 Queja 6.2.4 Súplica

7. De las excepciones 7.1 Clases y finalidad 7.1.1 Excepciones previas

7.1.2 De mérito o de fondo7.1.3 Excepciones que pueden proponerse 7.1.4 Trámite

8. De las nulidades 8.1 Definición y clases 8.2 Las nulidades procesales 8.3 Oportunidad para proponerlas 8.4 Requisitos para alegarlas 8.5 Saneamiento de la nulidad 8.6 Declaración oficiosa de la nulidad 8.7 Efecto de la nulidad declarada 8.8 Apelación de autos que decreten nulidades

9. De la acción ejecutiva 9.1 Definición 9.2 El título ejecutivo 9.3 Clases 9.3.1 Del artículo 68 del C.C.A. 9.3.2 Del artículo 562 del C.P.C. 9.3.3 Del artículo 488 del C.P.C. 9.4 Firmeza y pérdida de ejecutoria de los actos administrativos

10. De las medidas cautelares

10.1 Finalidad 10.2 Clases 10.2.1 El embargo 10.2.2 Procedimiento 10.2.3 Bienes inembargables 10.2.3.1 De personas de derecho privado 10.2.3.2 De personas de derecho público 10.2.3.3 Perfeccionamiento del embargo 10.3 El secuestro (finalidad y procedimiento)10.3.1 Oposición a la diligencia de secuestro 10.4 Levantamiento de las medidas cautelares

11. Las cauciones Procedencia, clases, trámite, recursos y cobro de cauciones judiciales.

12. Interrupción y suspensión del proceso 12.1 Suspensión: Trámite y efectos

12. 2. Interrupción: Trámite y efectos CAPITULO III Trámite del proceso ejecutivo en general y del proceso ejecutivo por jurisdicción coactiva en particular

1. Conformación de expedientes

2. Documentos auxiliares

3. Recepción, radicación, estudio y revisión de documentos

4. Precisión de la deuda

5. Estudio del deudor y procedimiento para su ubicación territorial CAPITULO IV Iniciación del proceso ejecutivo por jurisdicción coactiva

1. Cobro persuasivo

2. El proceso 2.1 Auto para avocar el conocimiento 2.2 Mandamiento de pago y decreto de medidas cautelares 2.3 Contenido del mandamiento de pago

A) Parte motiva B) Parte resolutiva 2.4 Notificación del mandamiento de pago 2.5 Contenido del acta de notificación 2.6 Notificación del mandamiento ejecutivo cuando el deudor reside en otra ciudad 2.7 Emplazamiento al deudor, designación de curador ad lítem y notificación personal al curador ad litem

3. Sentencia que ordena llevar adelante la ejecución4. Liquidación del crédito y costas 4.1 Liquidación provisional 4.2 Liquidación definitiva 4.3 Aprobación o modificación

5. Avalúo y remate de bienes

5.1 Avalúo: Trámite 5.2 Remate: Trámite 5.2.1 Aviso y publicaciones 5.2.2 Depósito para hacer postura del remate 5.2.3 Acta del remate 5.2.4 Pago del precio e Improbación del remate 5.2.5 Causas que invalidan el remate 5.2.6 Aprobación del remate

5.2.7 Entrega del bien rematado CAPITULO V Terminación del proceso

1. Trámite: Antes y después del remate de bienes

2. Archivo del proceso

GUÍA DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO EJECUTIVO POR

JURISDICCIÓN COACTIVA

CAPITULO I.

1. Aspectos generales 1.1 Finalidad de esta guía Esta guía procedimental tiene como finalidad orientar el trámite de las actuaciones administrativas y procesales que deben seguirse para el cobro por jurisdicción coactiva en el Ministerio de Educación Nacional, responsable del recaudo de las obligaciones a su favor y de la Nación, en cumplimiento del artículo 112 de la Ley 6a de 1992 y de su Decreto Reglamentario 2174 de 1992, y normas concordantes del Código Contencioso Administrativo y Código de Procedimiento Civil, normas que facultan a la Entidad para que directamente haga efectivos los créditos a su favor, teniendo en cuenta que se trata de un privilegio exorbitante de la administración pública que consiste en que el Estado, sin necesidad de acudir a los estrados jurisdiccionales ordinarios, puede hacer efectivos los créditos exigibles a su favor. 1.2 Marco LegalEl fundamento y desarrollo de la Jurisdicción Coactiva, está basado en la siguiente normatividad: El Decreto 2304 de 1989, determina que los procesos ejecutivos por jurisdicción coactiva se rigen por el Código de Procedimiento Civil, a excepción de las competencias para conocer de apelaciones, excepciones y consultas que son las establecidas por el Código Contencioso Administrativo en sus artículos 128, 129, 131, 132, 133 y

184 (Adoptado mediante Decreto 01 de 1984). La Constitución Política de 1991, en su artículo 116, inciso 3o, estableció que excepcionalmente la ley podrá atribuir funciones jurisdiccionales, en materias precisas, a determinadas autoridades administrativas. La Ley 6a de 1992 en su artículo 112 facultó a las entidades del orden nacional y a otras, para el cobro por jurisdicción coactiva de los créditos exigibles a su favor. El Decreto 2174 de 1992 reglamentó el artículo 112 de la Ley 6a del mismo año, en cuanto autorizó organizar grupos de trabajo de cobro por jurisdicción coactiva y en su artículo cuarto estableció que el procedimiento legal por seguir será conforme a lo establecido en el Código de Procedimiento Civil, y las normas que lo modifiquen o adicionen. El Decreto 2230 de 2003, expedido por el Ministerio de Educación Nacional asignó a la Oficina Asesora Jurídica la función de adelantar los procesos de jurisdicción coactiva. La Resolución número 2574 del 30 de junio de 2005, expedida por la Ministra de Educación Nacional, designó a un profesional especializado de la Oficina Asesora Jurídica para que ejecutara las gestiones tendientes al cobro por jurisdicción coactiva. Del Código de Procedimiento Civil, además de los artículos 561 a 568 que reglamentan directamente el cobro ejecutivo de obligaciones fiscales, se tendrán en cuenta para el procedimiento de jurisdicción coactiva todas las normas generales del proceso ejecutivo: mandamiento de pago, notificaciones, cauciones, medidas cautelares,

excepciones, recursos, remate, liquidaciones, etc. Del Código Contencioso Administrativo deben tenerse en cuenta los artículos 68, 79, 128, 129, 131, 132, 133, y concordantes, modificados por las Leyes 446 de 1998 y 954 de 2005, en especial respecto de la competencia excepcional del Consejo de Estado y de los Tribunales Contencioso Administrativos para conocer de recursos, consultas y de las excepciones que se formulen dentro del trámite de la jurisdicción coactiva. En cuanto sea necesario, igualmente es de aplicación el artículo 793 del Código de Comercio, disposición esta que establece que el cobro de un título valor dará lugar al procedimiento ejecutivo sin necesidad cae reconocimiento de firmas. Este tipo de documentos no necesita de requerimientos de ninguna naturaleza para su cobro judicial o extrajudicial. El Decreto-ley 196 de 1971 y el artículo 63 del C.P.C. establecen que las personas que hayan de comparecer al proceso deberán hacerlo por conducto de abogado titular de Tarjeta Profesional vigente, excepto en los casos en que la ley permite su intervención directa, por ejemplo, en los ejecutivos de mínima cuantía. 1.2 Principios orientadores Las actuaciones en el proceso de cobro por jurisdicción coactiva se desarrollarán con arreglo a los principios de economía procesal, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción, de conformidad con lo establecido por el artículo 3o del Código Contencioso Administrativo. Igualmente las dudas que surjan en la interpretación de las normas sobre jurisdicción coactiva deberán aclararse

o subsanarse mediante la aplicación de los principios generales del derecho procesal, de manera que se cumpla con la garantía constitucional del debido proceso, y se respeten el derecho de defensa y la equidad. 1.3 Definiciones1.3.1 Jurisdicción coactiva. Es una función que por disposición organizacional, conforme a la ley, asume o debe asumir un organismo estatal y por asignación específica un servidor público administrativo suyo, para que sin recurrir a los estrados judiciales ordinarios, hagan efectivas, por la vía ejecutiva, las obligaciones expresas, claras y exigibles a favor de la entidad pública que ejerce dicha jurisdicción. 1.3.2 Juez de ejecuciones fiscales. Es el servidor público investido de la autoridad judicial requerida para ejercer la jurisdicción coactiva, en el caso del Ministerio de Educación Nacional se le confirió esta facultad por delegación, a una abogada de la Oficina Asesora Jurídica. 1.3.3 Expediente. Es la compilación de todas las piezas procesales. Incluye entre otros documentos el título ejecutivo, las comunicaciones, providencias, actas de acuerdo de pago, etc, que conforman el soporte probatorio del proceso. A cada expediente se le asigna un número de registro o identificación procesal único, que sirva de referente para todas las actuaciones y en el sistema de información. 1.4 Objetivo de la jurisdicción coactiva El cobro de los créditos exigibles a favor del Ministerio, mediante un procedimiento judicial excepcional, ejercido directamente por la entidad sin la intervención de la jurisdicción civil ordinaria.

CAPITULO II.

TEORÍA GENERAL DEL PROCESO Y DEL PROCESO EJECUTIVO EN PARTICULAR.

1. De la competencia 1.1 Competencia General. Es la facultad de jurisdicción coactiva que le otorgó al Ministerio de Educación Nacional y a otras entidades estatales el artículo 112 de la Ley 6a de 1992, para hacer efectivos los créditos exigibles a su favor, en concordancia con los artículos 68 y 79 del Código Contencioso Administrativo y el Decreto 2174 de 1992. 1.2 Competencia funcional. La tiene el servidor público ejecutor, de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Educación Nacional, asignado para ejercer las funciones propias de la jurisdicción coactiva. 1.3 Competencia territorial. La competencia por razón del territorio en los procesos ejecutivos por jurisdicción coactiva se determina por el domicilio del servidor público ejecutor y para la notificación del mandamiento de pago al demandado que tenga domicilio diferente, se seguirá lo dispuesto en los artículos 564 y 568 del C.P.C. y normas concordantes. 1.4 De la competencia en razón de la cuantía Cuando la competencia o el trámite se determine por la cuantía de la pretensión los procesos son de mayor, de menor y de mínima cuantía (artículo 19 del C. de P. Civil, Modificado por la Ley 572 de 2000, artículo 1o).

Son procesos de mínima cuantía los que versen sobre pretensiones patrimoniales inferiores al equivalente a quince (15) salarios mínimos legales mensuales; de menor cuantía los que versen sobre pretensiones

comprendidas desde quince (15) hasta noventa (90) salarios mínimos legales mensuales y; de mayor cuantía los que versen sobre pretensiones superiores a noventa (90) salarios mínimos legales mensuales. Para el establecimiento de la competencia por factor de la cuantía, el valor del salario mínimo legal mensual es el que rija al momento de la presentación de la demanda.

2. De las partes.2.1 Sujeto activo. Es el Estado representado por la entidad pública ejecutante, para nuestro caso el Ministerio de Educación Nacional. 2.2 Sujeto pasivo. Es el obligado, es decir, la persona natural o jurídica demandada de quien se predica ser deudor del sujeto activo con fundamento en un título ejecutivo.

3. Las providencias 3.1 Auto de trámite o de sustanciación. Es aquel que se limita a disponer cualquier trámite de los que la ley establece para dar curso progresivo a la actuación dentro o fuera del juicio, se refieren a la mecánica del procedimiento, impulsan el proceso, ordenan copias, citaciones y actos por el estilo. 3.2 Auto interlocutorio. Es aquel que es motivado, y si bien no resuelve definitivamente la cuestión de fondo, puede, sin embargo, repercutir sobre ella. Un ejemplo de auto interlocutorio es el Mandamiento Ejecutivo. 3.3 Sentencias. Es la providencia de grado mayor que una vez ejecutoriada y en firme pone fin al proceso, que en esta forma adquiere la categoría de cosa juzgada. Existen algunas excepciones a esta regla en derechos de familia

y penal. La sentencia que se dicta en los procesos ejecutivos también tiene algunas características: Por ejemplo, es la única sentencia que no se notifica por edicto sino por estado. 3.4 Efectos y ejecución de las providencias 3.4.1 Ejecutoria (artículo 331 del C.P.C. modificado por el 34 de la Ley 794 de 2003). Las providencias quedan ejecutoriadas y en firme tres días después de notificadas, cuando carecen de recursos o han vencido los términos sin haberse interpuesto los recursos que fueren procedentes, o cuando queda ejecutoriada la providencia que resuelva los interpuestos. No obstante, en caso de que se pida aclaración o complementación de una providencia, su firmeza sólo se producirá una vez ejecutoriada la que la resuelva. Las sentencias sujetas a consulta no quedarán firmes sino luego de surtida esta. Para todos los efectos y ejecución de las providencias deben tenerse en cuenta las siguientes normas del Código de Procedimiento Civil: 3.4.2 Cosa Juzgada (artículo 332 C.P.C.) 3.4.3 Sentencias que no constituyen cosa juzgada (artículo 333 C.P.C.) 3.4.4 Para exigir la ejecución de una providencia (artículo 334 C.P.C.) 3.4.5 Ejecución con base en las providencias (artículo 335 C.P.C. modificado por el artículo 35 de la Ley 794 de 2003). 3.4.6 Ejecución contra las entidades de derecho público (artículo 336 C.P.C.)

3.4.7 Ejecución para la entrega de bienes y personas (artículo 337).

4. Términos procesales y cómputos 4.1 Términos Los términos y oportunidades para la realización de los actos procesales de las partes y los auxiliares de la justicia son perentorios e improrrogables de conformidad con el artículo 118 del Código de Procedimiento Civil, salvo disposición en contrario.

A falta de término legal para un acto, el Juez señalará el que estime necesario para su realización de acuerdo con las circunstancias, y podrá prorrogarlo, por una sola vez, siempre que considere justa la causa invocada y que lasolicitud se formule antes del vencimiento del término (artículo 119 del C.P.C.). 4.2 Cómputo de términos Todo término comenzará a correr desde el día siguiente al de la notificación de la providencia que lo conceda; si fuere común a varias partes, será menester la notificación a todas. En caso de que haya de retirarse el expediente, el término correrá desde la ejecutoria del auto respectivo. Cuando se pida reposición del auto que concede un término, o del auto a partir de cuya notificación debe correr un término por ministerio de la ley, este comenzará a correr desde el día siguiente a la notificación del auto que resuelva el recurso. Los términos judiciales correrán ininterrumpidamente sin que entretanto pueda pasarse el expediente al Despacho, salvo que se trate de peticiones relacionadas con el mismo término o que requieran un trámite

urgente; en el último caso el Secretario deberá obrar previa consulta verbal con el juez de lo cual dejará constancia en el expediente. Mientras el expediente esté al Despacho no correrán los términos, sin perjuicio de que se practiquen pruebas y diligencias decretadas por autos que no estén pendientes de reposición. Los términos se reanudarán el día siguiente al de la notificación de la providencia que se profiera, o a partir del tercer día siguiente al de su fecha, si fuere de cúmplase (artículo 120 del Código de Procedimiento Civil, modificado por el artículo 15 de la Ley 794 de 2003). Los artículos 121, 122, 123, y 124 (modificado, por el artículo 16 de la Ley 794 de 2003) del Código de Procedimiento Civil determinan todo lo relacionado con el cómputo de días, meses y años de los términos, renuncia de términos, iniciación de audiencias, y los términos para dictar providencias.

5. Notificación de las providencias Las providencias se darán a conocer a las partes y demás interesados por medio de notificaciones que se realizarán con las formalidades establecidas por los artículos 313 a 330 del C.P.C. y normas concordantes. 5.1 Notificación personal 5.1.1 Deberán hacerse personalmente las siguientes notificaciones, de conformidad con lo previsto en el artículo 314 del C.P.C.

1. Al demandado, a su representante o apoderado judicial, la del auto que confiere traslado de la demanda o que libra mandamiento ejecutivo y, en general, la de la primera providencia que se dicte en todo proceso.

La notificación personal del mandamiento ejecutivo al deudor o a su representante legal en el ejecutivo por jurisdicción coactiva deberá hacerse de acuerdo con lo determinado en el artículo 564 del C.P.C. y 505 ibídem modificado por el artículo 48 de la Ley 794 de 2003.

2. La primera que deba hacerse a terceros.

3. A los servidores públicos en su carácter de tales, la del auto que los cite al proceso y la de la sentencia.

4. Las que ordene la ley para casos especiales.

5. Las que deban hacerse en otra forma, cuando quien haya de recibirlas solicite que se le hagan personalmente, siempre que la notificación que para el caso establece la ley no se haya cumplido.

5.1.2 Procedimiento de la notificación personal: (Artículo 315 del C.P.C., modificado por el artículo 29 de la Ley 794 de 2003)1. La parte interesada solicitará al secretario, que se efectúe la notificación y este sin necesidad de auto que lo ordene, remitirá en un plazo máximo de cinco (5) días una comunicación a quien debe ser notificado, a su representante o apoderado, por medio de servicio postal autorizado por el Ministerio de Educación Nacional, en la que informará sobre la existencia del proceso, su naturaleza y la fecha de la providencia que se debe notificar, previniéndolo para que comparezca a recibir notificación, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su entrega en el lugar de destino. Cuando la comunicación deba ser entregada en municipio distinto al de la sede del Ministerio, el término para comparecer será de diez (10) días; si fuere en el exterior, el término será de treinta

(30) días. En el evento de que el Secretario no envíe la comunicación en el término señalado, la comunicación podrá ser remitida directamente por la parte interesada en que se efectúe la notificación. Si fueren remitidas ambas comunicaciones, para todos los efectos legales se tendrá en cuenta la primera que haya sido entregada. Dicha comunicación deberá ser enviada a la dirección que hubiere sido informada como lugar de habitación o de trabajo de quien debe ser notificado personalmente. Si se trata de persona jurídica de derecho privado con domicilio en Colombia, la comunicación se remitirá a la dirección que aparezca registrada en la Cámara de Comercio o en la oficina que haga sus veces. Una copia de la Comunicación, cotejada y sellada por la empresa de servicio postal, deberá ser entregada al funcionario judicial o a la parte que la remitió, acompañada de constancia expedida por dicha empresa, sobre su entrega en la dirección correspondiente, para efectos de ser incorporada al expediente.

2. Si la persona por notificar comparece al juzgado, se le pondrá en conocimiento la providencia previa su identificación mediante cualquier documento idóneo, de lo cual se extenderá acta en la que se expresará la fecha en que se practique, el nombre del notificado y la providencia que se notifica, acta que deberá firmarse por aquel y la persona que haga la notificación. Al notificado no se le admitirán otras manifestaciones que la de asentimiento a lo resuelto, la convalidación de lo actuado, el nombramiento prevenido en la providencia y la

interposición de los recursos de apelación y casación. Si el notificado no sabe, no quiere o no puede firmar, el notificador expresará esa circunstancia en el acta; el informe del mismo se considerará rendido bajo juramento, que se entenderá Prestado con su firma.

3. Cuando el citado no comparezca dentro de la oportunidad señalada y el interesado allegue al proceso la copia de la comunicación y la constancia de su entrega en el lugar de destino, el secretario, sin necesidad de auto que lo ordene, procederá en forma inmediata a practicar la notificación por aviso en la forma establecida en el artículo 320.

4. Si la comunicación es devuelta con la anotación de que la persona no reside o no trabaja en el lugar, o porque la dirección no existe, se procederá, a petición del interesado, como lo dispone el artículo 318.

Para efectos de las notificaciones personales, los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho pr ivado domiciliadas en Colombia, deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la Oficina de Registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica, si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas. 5.2 Notificación por estado La notificación de los autos que no deban hacerse personalmente, se cumplirá por medio de anotación en estados que elaborará el secretario. La inserción en el estado se hará pasado un día de la fecha del auto, y en ella ha de

constar (artículo 321 del C. de P. C.):

1. La determinación de cada proceso por su clase.2. La indicación de los nombres del demandante y el demandado, o de las personas interesadas en el proceso o diligencia. Si varias personas integran una parte, bastará la designación de la primera de ellas, añadiendo la expresión “y otros”.

3. La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.

4. La fecha del estado y la firma del secretario.

El estado se fijará en un lugar visible de la secretaría y permanecerá allí durante las horas de trabajo del respectivo día. De las notificaciones hechas por estado el secretario dejará testimonio con su firma al pie de la providencia notificada. De los estados se dejará un duplicado autorizado por el secretario; ambos ejemplares se coleccionarán por separado en orden riguroso de fechas para su conservación en el archivo, y uno de ellos podrá ser examinado por las partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aquel. 5.3 Notificación por comisionado Cuando quien deba ser notificado personalmente se halle en otro lugar, se hará por comisionado, a quien se librará despacho con los insertos necesarios. Si se tratare de notificación del auto admisorio de la demanda o del mandamiento ejecutivo, el comitente señalará un término prudencial que no podrá exceder de quince días para que el demandado comparezca al proceso, vencido el cual le comenzarán a correr los respectivos términos (artículo 316 del C. de P. Civil). Cuando quien deba ser notificado personalmente se encuentre en el exterior, la comisión se conferirá al Cónsul

colombiano que corresponde o a una autoridad judicial del país en que aquel se halle, caso en el cual el término para comparecer será hasta de 30 días. El despacho se enviará por conducto del Ministerio de Relaciones Exteriores, como lo dispone el artículo 35 del C. P. C. 5.4 Notificación mixta Cuando una providencia haya de notificarse personalmente a una parte y por e stado a otra, la notificación personal se hará en primer término, salvo la del auto admisorio de la demanda y la del mandamiento ejecutivo (artículo 322 del C. P. C.). 5.5 Notificación de sentencias por edicto Las sentencias que no se hayan notificado personalmente dentro de los tres días siguientes a su fecha, se harán saber por medio de edicto que deberá contener (artículo 323 del C.P.C.):

1. La palabra edicto en su parte superior.

2. La determinación del proceso de que se trata y del demandante y el demandado, la fecha de la sentencia y la firma del secretario.

El edicto se fijará en lugar visible de la secretaría por tres días, y en él anotará el secretario las fechas y horas de su fijación y desfijación. El original se agregará al expediente y una copia se conservará en el archivo en orden riguroso de fechas. La notificación se entenderá surtida al vencimiento del término de fijación del edicto. 5.5.1 Fijación y desfijación de edictos y estadosLos secretarios fijarán los edictos y los estados al comenzar la primera hora hábil del respectivo día, y los

desfijarán al finalizar la última hora de trabajo de aquel en que termina la notificación. De todo edicto se dejará copia en papel común en el archivo de la secretaría (artículo 324 del C.P.C.). 5.6 Notificación a los representantes de las entidades públicas Cuando en un proceso ante cualquier jurisdicción intervengan entidades públicas, el auto admisorio de la demanda se debe notificar personalmente a sus representantes legales o a quien estos hayan delegado la facultad de recibir notificaciones. Sin embargo, si la persona a quien deba hacerse la notificación, o su delegado, no se encontrare o no pudiere, por cualquier motivo, recibir la notificación, esta se practicará mediante entrega que el notificador haga al empleado que lo reciba de copia auténtica de la demanda y sus anexos, del auto admisorio y del aviso (artículo 23 Ley 446 de 1998). En los asuntos del orden nacional que se tramiten en lugar diferente al de la sede de la entidad demandada, la notificación a los representantes legales debe hacerse por conducto del correspondiente funcionario de mayor categoría de la entidad demandada que desempeñe funciones a nivel seccional o, en su defecto, por medio