MINEDUCACION - Resolución 5220 de 2021

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Usted está en:  Inicio Documento Resolución 5220 de 2021 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  RESOLUCIÓN 5220 DE 2021 (marzo 29) Diario Oficial No. 51.631 de 29 de marzo de 2021 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Educación Nacional. LA SECRETARIA GENERAL, en ejercicio de las facultades conferidas en el Decreto 5012 de 2019, la Ley 594 del 2000, el Acuerdo 004 de 2019, y CONSIDERANDO: Que la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivísticadel Estado; Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, establece la obligatoriedad para las entidades del Estado, de elaborar y

adoptar las Tablas de Retención Documental; Que el artículo 13 de la Ley 1712 de 2014, establece que “Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación con la constitución de las Tablas de Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales”; Que el Decreto 103 de 2015, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 4o, establece la información mínima requerida a publicar, entre los cuales se encuentran las Tablas de Retención Documental, entre otros instrumentos archivísticos; Que el artículo 9o del Acuerdo 004 de 2019, “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales (RUSD) de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD)”, establece que las Tablas de Retención Documental (TRD) deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité; Que el artículo 11 del Acuerdo 004 de 2019, dispone que las instancias competentes deberán verificar que las

Tablas de Retención Documental (TRD) como mínimo cuenten con la documentación necesaria para adelantar el proceso de convalidación y de igual forma con los requisitos técnicos; Que mediante la Resolución número 26051 del 21 de noviembre de 2017, el Ministerio de Educación Nacional actualizó los Comités Sectorial e Institucional de Gestión y Desempeño y se derogó la Resolución 21392 de 2014; Que mediante las sesiones realizadas el 27 y 28 de febrero de 2020, el Comité de Gestión y Desempeño aprobó las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Educación Nacional; Que mediante Resolución 004176 del 19 de marzo de 2020, se aprobó la nueva versión de las Tablas de Retención Documental (TRD) del Ministerio de Educación Nacional que se presentó ante el Archivo General de la Nación para su convalidación; Que el Ministerio de Educación Nacional solicitó al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, la convalidación de las Tablas de Retención Documental (TRD) el 19 de marzo de 2020, mediante Radicado 2020EE-063897, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.8.2.2.1 del Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo 004 de 2019; Que en concordancia con los artículos 10 y 11 del Acuerdo 004 de 2019, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado consideró que las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Educación Nacional, cumplen con los requisitos técnicos archivísticos para ser convalidadas, tal como se documentó en el concepto

técnico del 10 de junio de 2020 y el acta de la mesa de trabajo del 16 de septiembre de 2020; Que el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, procedió con la convalidación de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Educación Nacional, mediante certificado de convalidación del 17 de diciembre de 2020; Que en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 19 del Acuerdo 004 de 2019, las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Educación Nacional, reúnen los requisitos de aprobación y convalidación, por lo que se realizó su inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el siguiente número: TRD-301 el 17 de diciembre del 2020;Que mediante comunicación radicada con el Consecutivo número 2-2020-11741 el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado remitió el certificado de convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Educación Nacional con fecha del 17 de diciembre de 2020; Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. Adoptar las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Educación Nacional, convalidadas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante certificado de fecha 17 de diciembre de 2020. Ir al inicio ARTÍCULO 2o. Ordenar a todas las dependencias, Grupos Internos de Trabajo creados o modificados y contratistas externos e internos del Ministerio de Educación Nacional, la aplicación y el uso obligatorio de las Tablas de Retención Documental (TRD).

Ir al inicio ARTÍCULO 3o. Publicar la presente resolución y las Tablas de Retención Documental (TRD) en el enlace (link) de transparencia del Ministerio de Educación Nacional, de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del Acuerdo 004 de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Ir al inicio ARTÍCULO 4o. Realizar a través de la Secretaría General del Ministerio de Educación Nacional, el seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y en caso de encontrar inconsistencias informará al Grupo de Control Interno Disciplinario del Ministerio de Educación Nacional (MEN), de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Acuerdo 004 de 2019. Ir al inicio ARTÍCULO 5o. Derogar la Resolución 004176 del 19 de marzo de 2020, mediante la cual se aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD), teniendo en cuenta lo expuesto en la parte considerativa de la presente resolución. Ir al inicio ARTÍCULO 6o. La presente resolución rige a partir de su fecha de publicación. Publíquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C., a 29 de marzo de 2021. La Secretaria General, Clara Inés Páez Jaimes Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea

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