MINEDUCACION - Resolución 8168 de 2006

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Usted está en:  Inicio Documento Resolución 8168 de 2006 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  RESOLUCION 8168 DE 2006 (diciembre 21) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Por medio de la cual se expide el Manual de procedimientos para el manejo de bienes muebles e inmuebles del Ministerio de Educación Nacional. LA MINISTRA DE EDUCACION NACIONAL En ejercicio de sus facultades legales, las conferidas por los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y en especial las conferidas en la ley 42 de 1993 y CONSIDERANDO:Que la Ley 42 de 1993 suprimió el control previo que ejercía la Contraloría General de la República, y estableció únicamente el control posterior y selectivo, derogando por consiguiente, la facultad al Contralor General de la República para dictar normas sobre manejo de bienes de la Nación, se hizo necesario por parte del Ministerio de

Educación Nacional, dentro del principio de autonomía administrativa el establecimiento y manejo de las operaciones y procedimientos necesarios para el cabal cumplimiento de la misión. De conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política y la Ley 87 de 1993, es obligación para las entidades públicas, diseñar y aplicar procedimientos que optimicen el manejo de los recursos. Que mediante resolución No. 1169 de junio 12 de 2001 se adoptó el manual general para el manejo administrativo de los bienes muebles de propiedad del Ministerio de Educación Nacional. Que mediante resolución No. 2452 de octubre 14 de 2003 se modificó el Capítulo III de la resolución No. 1169 de junio 12 de 2001. Que el manual general para el manejo administrativo de los bienes muebles de propiedad del Ministerio de Educación Nacional se encuentra desactualizado. Por lo anterior la Ministra de Educación Nacional: RESUELVE ARTÍCULO 1. Derogar la resolución No. 1169 de junio 12 de 2001 y resolución No. 2452 de octubre 14 de 2003. ARTÍCULO 2. Adoptar como Manual de procedimientos para el manejo de bienes muebles e inmuebles del Ministerio de Educación Nacional el siguiente texto:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO

DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1. OBJETIVOS 1.1. Objetivo General Elaborar, unificar y diseñar los conceptos, métodos y procedimientos para el registro, manejo, responsabilidad y control de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Ministerio de Educación Nacional.

1.2 Objetivos Específicos Contar con un documento estándar que reglamente, organice y controle el manejo de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio de Educación Nacional, a fin de tener unidad de criterio en cuanto a los procedimientos y funciones que permitan dar cumplimiento a las normas legales vigentes. Facilitar al funcionamiento del Ministerio de Educación y Entes de Control, la verificación de entradas y salidas de almacén de los bienes muebles e inmuebles, mediante una herramienta acorde con las necesidades. Difundir en el Ministerio de Educación Nacional, la doctrina básica en el manejo de los bienes muebles e inmuebles. Fortalecer el sistema de control interno en el manejo de bienes; así como las funciones de registro, custodia, uso y conservación de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio de Educación Nacional, enmarcados en los principios de transparencia, eficiencia, economía y equidad.Aplicar una adecuada segregación de funciones en el manejo y control de los bienes, de tal manera que se administren racionalmente. Crear conciencia en los servidores público, acerca de la responsabilidad derivada de la administración, custodia, manejo y uso de los bienes, propiedad del Ministerio de Educación Nacional, evitando el detrimento patrimonial.

2. MARCO DE REFERENCIA 2.1 Normas Legales - Artículo 267 de la Constitución Política de 1991, por medio del cual se suprime el control previo que ejercía la Contralaría General de la República, se consagra el control posterior y selectivo.

• Artículo 269 de la Constitución Política de 1991, el cual consagra como obligación para las entidades públicas, diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley. - Ley 42 del 26 de enero de 1993 "Sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y organismos que lo ejercen". - Ley 87 del 29 de noviembre de 1993. "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". - Decreto No. 855 del 28 de abril de 1994. "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993, en materia de Contratación Directa". - Ley 298 del 23 de julio de 1996. "Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política de la República de Colombia, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones". - Decreto No. 2145 del4 de noviembre 1999. "Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones" - Resolución No. 400 del 01 de enero de 2000. "Por la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública". Expedida por la Contaduría General de la Nación.

• Carta Circular No. 25 del 27 de diciembre de 2000 emitida por la Contaduría General de la Nación, referente a las pautas mínimas para la implementación del Plan General de Contabilidad Pública, que regirá a partir del 1° de enero de 2001. - Decreto No. 626 del 16 de abril de 2001. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993". - Resolución No. 5544 del 17 de diciembre de 2003 expedida por la Contraloría General de la República. - Ley 734 del 5 de febrero de 2002 "Por la cual se adopta el Código Disciplinario Único". - Resolución 2044 de 2006. "Por la cual se expide el Manual de Contratación del Ministerio de Educación Nacional". 2.2 Comité de Bienes Créase el Comité de Bienes del Ministerio de Educación Nacional, conformado por las siguientes personas.

1Subdirector de Gestión Administrativa Interna2Subdirector de Gestión Financiera 3Profesional encargado del manejo de Inventarios y Almacén, quien actuará como secretario del Comité de Bienes 4Coordinador del Grupo Contable Parágrafo: El Jefe de la Oficina de Control Interno como invitado Funciones del Comité de Bienes Se reunirá por convocatoria del Subdirector de Gestión Administrativa Interna y tendrá las siguientes funciones:

1. Estudiar, evaluar y aprobar las propuestas de altas y bajas de bienes presentadas por la Subdirección de

Gestión Administrativa Interna.

2. Solicitar los estudios, avalúos o conceptos técnicos necesarios.

3. Estudiar, evaluar y recomendar sobre el destino de los bienes a dar de baja, de acuerdo a su estado y naturaleza.

4. Conceptuar y recomendar sobre la conversión de elementos devolutivos a consumo. 2.3 Subdirección de Gestión Administrativa Interna -Inventarios La Subdirección de Gestión Administrativa Interna es la responsable de la custodia, manejo, uso y control de los bienes muebles e inmuebles de propiedad el Ministerio de Educación Nacional. 2.4 Interventores Los interventores de contratos en los que se adquieran bienes muebles deberán coordinar con el servidor público designado para tal fin por la Subdirección de Gestión Administrativa el ingreso de los bienes al almacén. Los Interventores deben certificar, además de sus calidades y condiciones técnicas, todas las especificaciones contempladas en los documentos que soportan la operación.

En los contratos o pedidos en que se estipulen las especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos y que deben verificarse por peritos o interventores mediante ensayos o pruebas y estos sean entregados en el almacén, se recibirán a título de bodegaje y en forma condicional, mientras el interventor emite a través de documento escrito, el concepto técnico acompañado del resultado de las pruebas requeridas. El control de estos bienes se llevará en forma provisional y, una vez el interventor emita el concepto técnico mediante acta, la Subdirección de Gestión Administrativa dará por recibidos los bienes y elaborará la entrada de almacén correspondiente. Todo ingreso al almacén por este concepto se considera perfeccionado cuando el

Interventor expide un certificado de cumplimiento o recibo a satisfacción de los bienes, objeto de compra y lo envía a la Subdirección de Gestión Administrativa Interna, la cual procederá a elaborar y firmar la respectiva Entrada de Almacén. El encargado del almacén debe remitir copia del ingreso al interventor para que repose en la carpeta del contrato. En caso de que se rechacen bienes por encontrarse en mal estado se debe informar a la Subdirección de Gestión Administrativa Interna, y elaborar un acta en la que se identifiquen los bienes que se encuentran deteriorados. 2.5 GarantíasEl retiro de los bienes en servicio por motivos de reparación, mantenimiento o préstamo, fuera de las instalaciones de la Entidad, deberán ser autorizados por la Subdirección de Gestión Administrativa Interna. Igualmente, los responsables de estos traslados deberán informar a la Subdirección de Gestión Administrativa Interna, con el fin de ejercer el control correspondiente.

3. MARCO CONCEPTUAL DE LOS BIENES 3.1 Concepto del Bien Son todos los bienes materiales e inmateriales que posee el Ministerio de Educación Nacional para el desarrollo de sus actividades.

Se manejará y controlará de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. 3.1.1 Clasificación de los Bienes De acuerdo con su naturaleza, uso y el Plan General de Contabilidad Pública se clasifican en: 3.1.1.1 Bienes Tangibles Son bienes materiales que ocupan un espacio y tienen un valor de acuerdo con sus especificaciones físicas y

técnicas. El Ministerio de Educación los clasifica en bienes de consumo, devolutivos e inmuebles. Bienes de Consumo Son todos aquellos bienes no retornables que se necesitan para el normal funcionamiento de la Entidad. Se caracterizan porque se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de los nuevos. No son objeto de depreciación, provisiones y amortización. Bienes Devolutivos Se clasifican en este grupo aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque se deterioren y perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. También, porque deben ser devueltos por los servidores público o contratistas, a quienes la Entidad se los entrega para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas. Son objeto de: Depreciación, provisión y amortización. Se dividen en bienes depreciables, no depreciables, agotables y amortizables. Bienes Inmuebles Pertenecen a este grupo todos aquellos bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro sin que se destruyan o deterioren, como: Terrenos, edificios, etc. Se registrarán los bienes inmuebles de propiedad de la entidad, de acuerdo con la información básica extractada de la escritura pública registrada. 3.1.1.2 Bienes Intangibles Son todos aquellos bienes que no tienen ninguna forma física, pero que tienen un valor a causa de los derechos o

privilegios que confieren al dueño. Los intangibles deben registrarse por el costo histórico, entendiéndose como tal, el costo de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo, como son: Las Licencias, Software, Ambientales.El manejo y control de las licencias y software que se adquiera estará a cargo de la Oficina de Informática del Ministerio de Educación Nacional. Cada ingreso se registrará en el almacén como un activo y posteriormente será entregado a la Oficina de Informática, la cual tendrá la función de control, guarda y legalización de las licencias y software que a la fecha posea la Entidad. No obstante, la Subdirección de Gestión Administrativa Interna realizará los controles que corresponden, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones. La Oficina de Informática, remitirá al Grupo de Contabilidad, una vez recibidos estos bienes, un cuadro que indique el período de vida útil (amortización) de los mismos.

4. ALMACÉN 4.1 Definición de Almacén y sus funciones El almacén es el espacio físico destinado de orientar y ejecutar las funciones de almacenamiento, inventarios, custodia y suministro de bienes; de acuerdo con las políticas definidas para el manejo de los recursos físicos del Ministerio de Educación Nacional. a) Función de almacenamiento Es la acción de.guardar los bienes de acuerdo con su naturaleza, características técnicas, índice de rotación de los mismos, y todas aquellas normas que faciliten la ubicación y entrega de ellos. b) Función de inventarios Procedimiento de conteo físico mediante el cual se presenta una relación ordenada, completa, detallada y

valorizada de todos los bienes que integran su patrimonio. c) Función de custodia Guardar los bienes, efectuando un control de las entradas y salidas, mediante tarjetas de control de existencias o libros auxiliares sistematizados. d) Función de suministro Proveer de bienes a los servidores públicos para el cabal cumplimiento de las funciones del cargo. 4.2 Tipos de Almacén Existen varios tipos de almacén dependiendo quien lo administre: a) Almacén Bodega Área de un edificio, construida con techo y paredes laterales, destinada para almacenamiento de bienes, bajo la administración y custodia de un servidor público del Ministerio de Educación Nacional. b) Almacén Administrado por Terceros Área que no es de propiedad del Ministerio de Educación Nacional se encuentra fuera del edificio administrado por un tercero. c) Almacén de Inservibles Área de propiedad del Ministerio de Educación en donde se almacenan los bienes para dar de baja. 4.3 Organización del AlmacénCorresponde a la Subdirección de Gestión Administrativa Interna del Ministerio la organización del almacén, de conformidad con las normas sobre almacenamiento de materiales, y las órdenes técnicas aplicables. 4.3.1. Áreas de Almacenamiento La utilización del espacio para el almacenamiento debe planearse de acuerdo a los materiales que se manejen, previendo sus características de clase y tamaño; asimismo, se debe acondicionar un área suficiente que permita la concentración del almacén. Estas áreas deben estar separadas de los sitios ocupados por las otras dependencias.

Para la ubicación y acondicionamiento del almacén deben considerarse factores como: - Elegir construcciones a prueba de incendio, con piso en concreto o baldosín, de tal suerte que facilite la acción de los bomberos. - Ventilación suficiente para librarse del polvo y vapores solventes nocivos, como también facilidades de acceso. - Espacios y distribución adecuada para la colocación de los equipos contra incendio y extinguidores de mano. - Las instalaciones de tomacorriente y enchufes, al igual que la iluminación deben ser apropiadas, de tal manera que faciliten la manipulación de equipos eléctricos. - El equipo para las operaciones de conservación y manipuleo de bienes en el almacén, debe estar de acuerdo con la cantidad y tipo de bienes que lo necesiten. - Selección de un espacio apropiado para el tratamiento de materiales que necesiten cuidados especiales. Para el almacenamiento de bienes el encargado del almacén debe considerar los siguientes aspectos; siendo éste responsable de su correcta aplicación, así: - Brindar protección contra efectos deteriorantes de tiempo, calor, luz, humedad, insectos y roedores. - Distribuir adecuada y suficientemente el espacio en los estantes, entarimados y/o sitios de almacenamiento, teniendo en cuenta que no se deben almacenar en el mismo estante materiales y/o bienes de clases diferentes que puedan causarse daño; no quiere decir ello que no se pueda almacenar diferente clase de bienes dentro de un mismo almacén o área, lo que se debe tener claro es que unos no ocasionen daño o deterioro a los otros; por lo tanto debe haber una adecuada clasificación que determine su ubicación.

• Espacio suficiente y adecuado en los estantes, entarimados y sitios para colocar toda clase de material. - La ubicación de los bienes debe permitir la toma física de inventarios sin dificultad y facilitar su inspección. - El retiro de bienes de los estantes para entrega, debe llevarse a cabo con un mínimo de manipulación. - Reducir al mínimo el desperdicio del espacio, brindando un almacenamiento eficiente y económico. - La colocación de material no debe interferir con el sistema de extinción de incendios, ni con el libre tránsito por las puertas. - No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un máximo de carga permitido a fin de evitar el daño de los que se hallan como base del arrume, y sobre piso (debe usarse avisos que indiquen el peso permitido). - Cada clase de bienes debe estar identificada con su respectiva tarjeta de identificación, la cual debe contener como mínimo la siguiente información: Nombre del bien Codificación grupo de inventarioUnidad de medida (caja, paquete, kilo, etc.) Cantidad Ubicación en el almacén Cantidad máxima, mínima y de urgencia establecida (stock) - Materiales voluminosos y pesados deben colocarse sobre empalizadas, facilitando así su manejo. - No se debe tarjetear, ni rotular, ni adicionar código de barras a cada artículo suelto o almacenado en un entarimado cuando todos los bienes son idénticos; en este caso sólo se colocará a la tarima una tarjeta con las especificaciones del bien. - Los materiales almacenados al descubierto deben colocarse cuidadosamente sobre entarimados o estibas, como

si estuviesen bajo techo, respetando su altura y carga máxima permitida para su bodegaje. - En el almacenamiento al descubierto (sin techo), se usará lona, plástico u otra clase de cubierta para proteger los materiales y equipos, tomándose medidas apropiadas para evitar su deterioro. - Todos los materiales almacenados al descubierto requieren inspección y atención frecuente para garantizar la preservación, evitando así que se presenten daños por la falta de prevención por parte del encargado del almacén, siendo esta su responsabilidad. - En temporadas de lluvias intensas, huracanes y cambios bruscos de clima deberán inspeccionarse las áreas de almacenamiento para comprobar si hay cubiertas rotas o desplazadas, acumulaciones de agua, arena en los equipos, o si se ha perdido la acción de los anticorrosivos de las superficies metálicas. - Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables u obsoletos, deberán ser ubicados por separado en el almacén al cual pertenecen, identificándolos como obsoletos en el sistema utilizado. - Los bienes tóxicos deben almacenarse por aparte dentro del mismo almacén, a fin de evitar la contaminación de otros materiales. - No deben almacenarse por largos períodos de tiempo bienes inservibles, que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no sirvan para el servicio al cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles de readaptación o reparación. Debe almacenarse estrictamente lo necesario. 4.3.2 Estantes

• Corresponde al encargado del almacén identificar los estantes numérica o alfanuméricamente, así como cada entrepaño y división dentro de éste, con el fin de dar una rápida localización al bien requerido, la cual debe estar registrada en el sistema. - Los estantes deben colocarse mínimo a un metro de las paredes y entre ellos, con el fin de brindar una completa utilización de los mismos, permitiendo una rápida y fácil toma de inventarios. - La distancia entre estantes colocados de frente debe ser mínimo de un metro, con el fin de ofrecer suficiente espacio para el tránsito entre ellos. - Los estantes de madera requieren mínimo de dos inspecciones anuales para verificar su estado de conservación y daños causados por plagas de la madera. Se practicará mínimo dos veces al año, mantenimiento preventivo, basado en fumigación o inmunización de los mismos. - En el almacén ubicado en mezzanines deben usarse estantes livianos para el almacenaje de materiales o bienes de la misma condición, a fin de evitar el sobrepeso y consecuentes daños en material y vidas humanas. - Los pasillos ubicados debajo de los mezzanines y formados entre estantes deben estar iluminados, lo anterior coadyuva a una rápida y certera entrega de los materiales solicitados que se hallen en ese sitio.4.4 Movimientos del Almacén Todo ingreso o egreso de bienes que se produzca en el Almacén o en cualquiera de las dependencias, se legalizará invariablemente por medio de una Entrada o Salida de Almacén generada en el sistema por el encargado del almacén. 4.4.1 Entrada de Bienes Devolutivo y Consumo

La entrada de almacén es el documento que acredita la entrada real del bien a la Bodega. Es este el único documento que legaliza la entrada de los bienes al almacén y autoriza efectuar novedades a los registros de Contabilidad. Lugar, fecha y hora en que se realiza la entrada Número de la Entrada en forma ascendente y continua Procedencia del bien Concepto de la entrada Tipo de documento: Número del contrato o acto administrativo si el bien es donado traspasado. Nombre del proveedor o de la persona natural o jurídica que entrega el bien Nit. o cédula de ciudadanía del proveedor Número y fecha de la factura comercial Indicar si es entrega parcial o última entrega Nombre, Nit. o cédula de ciudadanía de la entidad o persona natural, si el bien es donado o traspasado. Tipo de Producto Descripción del bien, especificando: Para bienes de naturaleza devolutiva: Número de placa asignado por el Ministerio de Educación Nombre del bien Seriales Modelo Número del modelo.

Para bienes de consumo: Nombre del bien

Referencia. Unidad de medida Cantidad Valor Unitario Valor total por bienes Valor total del comprobante Valor en letras Imputación contable Firma del Jefe del almacén Para bienes inmuebles Nombre del bienDirección del inmueble en la nomenclatura actual del municipio que se ubica; aplica a predios urbanos Barrio o Vereda Localidad o zona Estrato socioeconómico correspondiente al inmueble Teléfono del inmueble Municipio y Departamento de ubicación Clase de inmueble de acuerdo con las siguientes características físicas: terreno; inmueble conformado por

área de terreno más construcción o inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal. Tipo de inmueble de acuerdo con las siguientes categorías: edificio, casa, apartamento, garaje, parqueadero, depósito, bodega, local comercial, oficina, lote de terreno o finca.. Uso o destinación económica del inmueble de acuerdo con las categorías definidas en las respectivas oficinas de planeación. La descripción de las actividades y responsabilidades de Administrar la operación de recursos físicos del Ministerio son las que se relacionan en la ficha técnica del Grupo de Mejoramiento en el procedimiento Registrar entradas de bienes al almacén No A-FG-GA-RF-01-01 y hace parte integral del presente manual a través del Anexo 1. 4.4.1.1 Entrada de bienes de acuerdo con su origen La entrada de bienes según su origen puede producirse por: Adquisiciones Procedimiento para el ingreso de bienes de consumo Procedimiento para el ingreso de bienes devolutivos Crédito Externo Donación Traspasos Bienes recibidos en comodato Traslado Reintegro de bienes en servicio Recuperación Reposición Compensación Entradas Especiales 4.4.1.1.1 Adquisiciones Son operaciones mercantiles a través de las cuales el Ministerio de Educación Nacional adquiere bienes, mediante la erogación de fondos de su presupuesto, de conformidad con las disposiciones legales vigentes que rigen la materia.El recibo de los bienes que llegan al almacén por este concepto, según lo pactado en el contrato o pedido correspondiente. Se exceptúan de este procedimiento aquellos materiales que tengan una destinación específica y

que exijan ser recibidos en el lugar donde se van a utilizar. No obstante, el almacén deberá realizar la entrada respectiva, soportada por acta debidamente avalada por el servidor público responsable del recibo de los bienes y su respectiva salida. 4.4.1.1.1.1 Procedimiento para el ingreso de bienes de consumo El ingreso de estos bienes a los activos del Ministerio de Educación Nacional, debe hacerse con el lenguaje adoptado por la entidad para la identificación de sus bienes, de acuerdo con el proceso de normalización adelantado por la misma, teniendo en cuenta los códigos CUBS establecidos en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal - SICE. Una vez llegados los bienes objeto de compra al almacén, el responsable de almacén junto con el interventor del contrato respectivo verificaran la cantidad, clase, marca, referencia, estado, características físicas de los bienes, valor unitario, valor total y los confrontará con los documentos que sustentan la operación. (Copia del contrato, Original factura comercial, o acta respectiva). Si los bienes están de acuerdo con los documentos soporte, el responsable del almacén los recibe, firma la factura comercial o cualquier documento que indique que el almacén ha recibido el material en términos de cantidades y referencias. Informa al responsable que la Subdirección de Gestión Administrativa Interna haya designado para los inventarios quien elabora en el sistema la Entrada de Almacén, luego de lo cual los bienes pasarán a ser parte de los activos de la Entidad. Cuando se generan los reportes de fin de mes se informa a contabilidad. Si los bienes no coinciden con lo estipulado en los documentos soporte, el responsable de almacén se abstendrá

de recibirlos hasta que cumplan con los parámetros preestablecidos. En el caso de que el Proveedor no entregue el pedido completo, el responsable de almacén deberá informar a la Subdirección de Gestión Administrativa Interna, quien podrá autorizar la adecuación de los espacios para recibirlos en calidad de bodegaje, hasta que el proveedor cumpla con lo pactado. Si vence el plazo de entrega y el proveedor no ha efectuado la entrega total de los bienes objeto de compra el Interventor deberá tomar las acciones correspondientes por el incumplimiento de las cláusulas del contrato. Lo anterior no aplica, cuando se trata de bienes de consumo perecederos, como es el caso de los víveres, los cuales se descomponen con facilidad. Si en la Entidad se contrata el suministro de elementos de consumo por medio de un contrato de outsourcing, el procedimiento a seguir es: La entrega de los bienes se hace en cada una de las dependencias en donde el servidor público responsable firma el recibido de los bienes según lo indicado en el documento de remisión. El proveedor entregará esta documentación al interventor del contrato y al servidor público de la Subdirección de Gestión Administrativa Interna, y verifica que lo entregado en cada dependencia este de acuerdo con lo indicado en el contrato. El interventor elabora el recibido a satisfacción como soporte para el trámite de pago. 4.4.1.1.1.2 Procedimiento para el ingreso de bienes devolutivos El ingreso de estos bienes a los activos del Ministerio de Educación Nacional, debe hacerse con el lenguaje adoptado por la entidad para la identificación de sus bienes, de acuerdo con el proceso de normalización

adelantado por la misma, teniendo en cuenta los códigos CUBS establecidos en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal - SICE.El procedimiento que debe seguir el Almacén para dar ingreso a bienes de naturaleza devolutiva será similar al de ingreso de bienes de consumo. Varía solamente en que debe ser de obligatorio cumplimiento asignar una placa a cada bien por parte del área de inventarios. 4.4.1.1.1.3 Procedimiento para el avalúo de los inmuebles: Para el avalúo se seguirán las instrucciones de la Contaduría General de la Nación relacionada con la valoración de bienes para efectos contables. El cual ha sido modificado por la resolución No. 276 del 18 de octubre de 2001, en particular en lo relativo a los métodos de valuación, la estructura del catálogo general de cuentas para efectos de valoraciones de las propiedades, planta y equipo y el ajuste por inflación de los mismos.

Las variables a considerar son: Avalúo catastral correspondiente al último año relacionado en el Boletín Catastral o en el formulario de pago del inmueble Vigencia del avalúo catastral Avalúo comercial o valoración de una persona idónea de la entidad o la comunidad con formación y experiencia en el área de inmuebles, el cual tomará como referencia la información del avalúo catastral más reciente y precios de mercado, basados en costos de construcción y de comercialización de inmuebles en el municipio respectivo.

Fecha del último avalúo comercial realizado Esta será la base para el saneamiento contable que consiste en la organización, autorización y realización de los

registros contables que permiten revelar en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial en los estados contables del ente público. 4.4.1.1.2 Bienes adquiridos con Crédito Externo La entrada de almacén se efectuará por el almacén del Ministerio de Educación Nacional. El material debe ser recibido por el interventor del contrato y el responsable de almacén de acuerdo con las condiciones pactadas en el contrato, para lo cual se requieren los siguientes documentos: Contrato y sus modificaciones Acta de re