MINEDUCACION - Resolución 9216 de 2019

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Usted está en:  Inicio Documento Resolución 9216 de 2019 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  RESOLUCION 9216 DE 2019 (agosto 29) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Por la cual se adoptan los instrumentos de la Gestión de la información pública del Ministerio de Educación Nacional LA MINISTRA DE EDUCACIÓN NACIONAL En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por los artículos 5 de la Ley 1712 de 2014, y 2.1.1.5.2 del Decreto 1081 de 2015 y CONSIDERANDO:Que la Ley 594 de 2000, «Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones», en su artículo 21 establece el deber de las entidades públicas, de elaborar Programas de Gestión Documental pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en donde su aplicación deberá observarse los principios y procesos archivísticos.

Que el Decreto 1080 de 2015, ”Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura», en su artículo 2.8.2.5.3, establece que la responsabilidad de la gestión de documentos «está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas; aplicarlas normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas. Que el artículo 2.8.2.5.5 del Decreto 1080 de 2015, establece que la gestión de documentos en toda la administración pública está regida por los principios de planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y protección de la información y los datos. Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, señala que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: “a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), b) La Tabla de Retención Documental (TRD), c) El Programa de Gestión Documental (PGD), d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), e) El Inventario Documental, f) Un modelo de requisitos para

la gestión de documentos electrónicos, g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales, h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad, i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos". Que el artículo 2.8.2.5.10 del citado decreto establece que todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, y el articulo 2.8.2.5.11 ídem define que el mismo debe ser aprobado por Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional. Que por otra parte, la Ley Estatutaria 1712 de 2014 «Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones», reglamenta el derecho de acceso a los documentos públicos establecido en el artículo 74 de la Constitución Política. Que el artículo 3 de la mencionada Ley, establece el principio de la divulgación proactiva de la información, estableciendo que es "El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que

plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros". Que en el Capítulo 5, Título 1, Parte 1, Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, Único Reglamentario del Sector Presidencia de la República establece los siguientes instrumentos de gestión de la información pública (i) Registro de Activos de Información (ii) índice de Información Clasificada y Reservada (iii) Esquema de Publicación de Información y (iv) Programa de Gestión Documental. Que de conformidad dispuesto en el artículo 2.1.1.5.2 del Decreto 1081 de 2015, el Registro de Activos de Información, el índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental, deben ser adaptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado. Que de conformidad con lo anterior, el Ministerio de Educación Nacional por medio el Comité de Desarrollo Administrativo del 29 de enero de 2019, aprobó el Programa de Gestión Documental, mediante el cual seestableció la necesidad de implementar los mecanismos y medios necesarios para tener a disposición de la ciudadanía la información en el sitio web de este Ministerio.

Qué en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1. ADOPTAR LOS INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA

DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Adóptense los instrumentos de la gestión de la información pública del Ministerio de Educación Nacional, entendiéndose como estos: (i) Registro de Activos de Información (ii) índice de Información Clasificada y Reservada (iii) Esquema de Publicación de Información y (iv) Programa de Gestión Documental, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015. Ir al inicio ARTÍCULO 2. ACTUALIZACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Ordénese a todas las dependencias del Ministerio de Educación Nacional mantener actualizados los instrumentos señalados en el artículo 1 de la presente resolución, los cuales deberán ser enviados a la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información y a la Unidad de Atención al Ciudadano para la gestión correspondiente. PARÁGRAFO. La frecuencia de la actualización de los instrumentos mencionados se realizará de acuerdo con la necesidad o cambios que se presenten en la información de la entidad. Ir al inicio ARTÍCULO 3. PUBLICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Los instrumentos mencionados y sus actualizaciones deberán publicarse en la página web el Ministerio de Educación Nacional de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1712 de 2014. Ir al inicio ARTÍCULO 4 VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C. LA MINISTRA DE EDUCACIÓN NACIONAL MARÍA VICTORIA ANGULO GONZÁLEZ Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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