MINHACIENDA - Circular interna 6 de 2021

CIRCULAR INTERNA 006

4. Secretaría General

Bogotá D. C., 23 de marzo de 2021

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO

PÚBLICO

DE: SECRETARIA GENERAL

ASUNTO: IMPLEMENTACIÓN DEL REPOSITORIO DE GESTIÓN DE

EXPEDIENTES DE ARCHIVO – GEA.

En cumplimiento de la Circular Externa del Archivo General de la Nación 001 de 2020, en la cual se imparten lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales y en concordancia con lo señalado en el Memorando Informativo No. 3-2020-14650 del 24 de septiembre de 2020 “Directrices para la incorporación de documentos de archivo producidos, recibidos y tramitados durante los periodos de aislamiento con ocasión a la emergencia sanitaria por el COVID-19 a sus respectivos expedientes” de manera atenta se informa lo siguiente:

A partir del 15 de marzo de 2021 fue puesto en operación el repositorio de Gestión de Expedientes de Archivo – GEA, el cual funciona sobre la plataforma SharePoint y tiene como finalidad el cargue de documentos producidos durante los periodos de aislamiento y la conformación de carpetas digitales, estas , como parte integral de los expedientes de archivo.

Dicho repositorio nace como respuesta a las nuevas necesidades relacionadas con los documentos producidos y recibidos desde la llegada del COVID -19 al país, los cuales requieren ser almacenados y conservados en su soporte original, sin incurrir en actividades de impresión innecesarias, cuando estos son de origen electrónico o digital. Así mismo, el repositorio GEA se configuró en conjunto con la Dirección de Tecnolog ía, siguiendo el

requieren ser almacenados y conservados en su soporte original, sin incurrir en actividades de impresión innecesarias, cuando estos son de origen electrónico o digital. Así mismo, el repositorio GEA se configuró en conjunto con la Dirección de Tecnolog ía, siguiendo el esquema de clasificación definido en las Tablas de Retención Documental vigente, cumpliendo así con los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación en la materia.

Para los fines pertinentes, se actualizó el “Instructivo de Adm inistración de Documentos Electrónicos”, el cual se encuentra disponible en el SUG en el proceso 1.4 Gestion de la Información; en este documento encontrarán instrucciones para el acceso, solicitud de permisos, creación de carpetas digitales y cargue de archivos; así como reglas específicas para la asignación de nombres, indexación de la información y restricciones del repositorio.Continuación Circular Interna 006 de 23 de marzo de 2021 Página 2 de 2

De manera adicional, es importante mencionar que en este repositorio únicamente deben cargarse los documentos que hacen parte de los expedientes de archivo registrados en las Tablas de Retención Documental con las respectivas series y subseries documentales. Por lo anterior, se precisa que no es necesario el cargue de aquellos documentos que se han tramitado a través de los flujos desarrollados en el Sistema de Información SIED, en razón a que esta herramienta -repositorio GEAestá destinada para aquella información (incluidos correos electrónicos) que no se encuentre respaldada por el SIED, siendo este el sistema de gestión de documentos electrónicos oficial adoptado por la Entidad.

Finalmente, se informa que posterior a la expedición de la presente Circular, el Grupo de

correos electrónicos) que no se encuentre respaldada por el SIED, siendo este el sistema de gestión de documentos electrónicos oficial adoptado por la Entidad.

Finalmente, se informa que posterior a la expedición de la presente Circular, el Grupo de Gestión de Información comunicará las fechas de capacitac ión en el uso del repositorio GEA, con el fin de que los funcionarios, contratistas y practicantes puedan adquirir el conocimiento en el uso de esta solución tecnológica y, de igual forma, presentar sus inquietudes y dudas para ser aclaradas.

Cordialmente,

ÁNGELA PATRICIA PARRA CARRASCAL

Secretaria General

Revisó: Sandra Patricia Castiblanco Monroy

Subdirectora de Servicios Adriana Carolina Mendez Gomez Asesor Direccion Administrativa

Elaboró: Carlos Andrés Gil Santamaria

Coordinador Grupo Gestion de Información Dioni Silvano Ticora Casas Asesor Grupo Gestion de Información

Anexos: Instructivo de Administración de Documentos Electrónicos.