MINHACIENDA - Circular interna 8 de 2021

CIRCULAR INTERNA 008

4. Secretaria General

Bogotá D. C., 09 de abril de 2021

PARA SUPERVISORES Y CONTRATISTAS OBLIGADOS A FACTURAR

ELECTRÓNICAMENTE.

ASUNTO LINEAMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y TRÁMITE

DE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN EL MINISTERIO DE HACIENDA

Y CRÉDITO PÚBLICO.

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 358 de 2020,1 así como lo dispuesto en la s Resoluciones 0000422 y 000943 de 2020 expedidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, la Directiva Presidencial 09 de 20204 y la Circular Externa 016 de 20215 emitida por la Administración del SIIF Nación, a continuación se imparten las directrices para la recepción, verificación y trámite de la facturación electrónica en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público , las cuales son complementarias a las impartidas en la Circular Interna 02 3 de 2018,6 y que deberán ser aplicadas a partir de la fecha de expedición de la presente circular:

El Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación puso a disposición de las entidades públicas una nueva funcionalidad para la recepción de las facturas electrónicas, por lo que a partir de esta fecha el s istema solo permite el pago de las facturas que se recepcionen a través del operador tecnológico Olimpia IT, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente:

1. De conformidad con los lineamientos indicados por la Administración del SIIF Nación los contratistas que facturen electrónicamente deben remitir a través de sus operadores

cuenta lo siguiente:

1. De conformidad con los lineamientos indicados por la Administración del SIIF Nación los contratistas que facturen electrónicamente deben remitir a través de sus operadores tecnológicos las facturas electrónicas de venta al buz ón habilitado para el efecto :

siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co, aplicando las características

1 Por el cual se reglamentan los artículos 511,615,616-1,616-2,616-4,617,618, 618-2 Y 771-2 del Estatuto Tributario, 26 de la Ley 962 de 2005 y 183 de la Ley 1607 de 2012 y se sustituye el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. 2 Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación. 3 Por la cual se modifica parcialmente el numeral 2 del artículo 20 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020. 4 Presidencia de la República. Lineamientos para el pago a los proveedores del Estado 5 Administrador Sistema Integrado de Información Financiera de la Nación – SIIF Nación. Proceso de Recepción de Facturas Electrónicas de Venta, Notas Débito y Notas Crédito. 6 Secretaria General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Lineamientos para la recepción, verificación y tramite de la

Electrónicas de Venta, Notas Débito y Notas Crédito. 6 Secretaria General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Lineamientos para la recepción, verificación y tramite de la facturación electrónica en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.Continuación Circular Interna 008 de 09 de abril de 2021 Página 2 de 3

informadas por la administración SIIF Nación mediante la Circular Externa 016 del 9 de marzo de 2021 , la cual se encuentra públicada en la pagina web de la Entidad en la siguiente ruta: /www.minhacienda.gov.co/SIIFNación/Circulares/2021.

2. El operador tecnológico deberá considerar lo dispuesto en la Circular Externa 016 de 2021 de la Administración del SIIF para la construcción del asunto del correo electrónico o mensaje remisorio al buzón antes indicado . Tener en cuenta que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público se identifica con el código 13-01-01-000.

El asunto del mensaje deberá contener el código del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el número del contrato y el c orreo electrónico del supervisor correspondiente. A manera de ejemplo el asunto debería presentarse así:

#$13-01-01-000; 3.001-2021; PedroPerez@minhacienda.gov.co #$

Para aquellos casos en que el operador electrónico no tenga la opción de configurar el asunto, esta información deberá registrarse en el campo de observaciones de la factura.

3. Una vez se reciba a satisfacción el correo electrónico , conforme a las características técnicas informadas por la Administración del SIIF Nación , la herramienta tecnológica dispuesta por Olimpia IT SAS (Aliado tecnol ógico del Ministerio para este proceso)

3. Una vez se reciba a satisfacción el correo electrónico , conforme a las características técnicas informadas por la Administración del SIIF Nación , la herramienta tecnológica dispuesta por Olimpia IT SAS (Aliado tecnol ógico del Ministerio para este proceso) remitirá una alerta al correo electrónico del superviso r indicando que tiene una factura electrónica para su revisión.

4. El supervisor deberá ingresar, a más tardar dentro de los 3 días hábiles siguientes al aviso, a la herramienta tecnológica de Olimpia IT SAS y aceptar o rechazar la factura electrónica de venta remitida por el contratista, previas las verificaciones correspondientes.

Al respecto, es preciso indicar que ya fueron registrados en la herramienta tecnológica de Olimpia IT SAS los funcionarios que actualmente ostentan la calidad de supervisores en el Ministerio, para lo cual se deben tener en cuenta los instructivos socializados por la Administración del SIIF Nación y que serán remitido s junto con la presente circular por correo electrónico por parte de la Subdirección Financiera del Ministerio.

5. Una vez el supervisor acepte o rechace la factura electrónica de venta, la herramienta tecnológica notificará por correo al contratista para que proceda así:

5.1. Rechazo: En el caso que el supervisor rechace la factura, el contratista deberá gestionar la correspondiente nota crédito o débito con el propósito de ajustar la factura en lo que corresponda, modificación que deberá ser remitida en los mismos términos del procedimiento aquí descrito para su revisión por parte del supervisor, es decir, a través del operador electrónico.Continuación Circular Interna 008 de 09 de abril de 2021 Página 3 de 3

términos del procedimiento aquí descrito para su revisión por parte del supervisor, es decir, a través del operador electrónico.Continuación Circular Interna 008 de 09 de abril de 2021 Página 3 de 3

5.2. Aceptación: En el caso que el supervisor acepte la factura, el contratista deberá ingresar a la Sede Electrónica del Ministerio y radicar la representación gráfica de la factura acompañada de los demás documentos soportes para el pago, para lo cual se debe tener en cuenta lo dispuesto en el instructivo expedido por la Subdirección Financiera del Ministerio.

Para la presentación de los documentos soporte para t rámite de pago en la Sede Electrónica del Ministerio, se deberá anexar en formato PDF la evidencia de la aprobación por parte del supervisor de la factura electrónica (puede ser la captura de la pantalla en el momento de la aprobación o del correo electrón ico de aprobación enviado por la herramienta de Olimpia IT SAS).

Es importante precisar que el SIIF Nación no permite el tr ámite de pago de facturas electrónicas que no sean recibidas a través del procedimiento descrito en la presente circular y en las comunicaciones emitidas por la Administración del SIIF Nación, por lo que la Subdirección Financiera de la Dirección Administrativa deberá devolver los documentos para trámite de pago que no cumplan con dicho requisito.

Finalmente, se insta a los supervisores, apoyos administrativos y a los contratistas facturadores electrónicos, a continuar participando de la s jornadas de capacitación que programe la Administración del SIIF Nación correspondientes a la presentación del modelo de recepción de facturas electrónicas de venta notas débito y notas crédito, para las cuales

facturadores electrónicos, a continuar participando de la s jornadas de capacitación que programe la Administración del SIIF Nación correspondientes a la presentación del modelo de recepción de facturas electrónicas de venta notas débito y notas crédito, para las cuales la Subdirección Financiera de la Dirección Administrativa continuará rem itiendo el correspondiente link de ingreso a la capacitación a sus correos electrónicos.

En todos los caso s, los funcionarios del Grupo de Central de Cuentas de la Subdirección Financiera prestará n el soporte funcional que pueda ser requerido por parte de los supervisores y/o contratistas , para lo cual podrán hacer sus solicitudes de apoyo al Coordinador del Grupo Dr. Luis Alfonso Díaz Amorocho al correo electrónico: Luis.Diaz@minhacienda.gov.co.

Cordialmente,

ANGELA PATRICIA PARRA CARRASCAL

SECRETARIA GENERAL

Aprobó: Sandra Patricia Castiblanco Monroy

Elaboró: Subdirección Financiera