MINJUSTICIA - Resolución 0211 del 24 de marzo de 2017

REPÚBLICA DE COLOMBIA - .. '1

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MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO RESOLUCiÓN NÚMI:R~ 211DE 24MAR2017

Por la cual se reglamenta el trámite interno de las órdenes de comisiones, autorizaciones de viaje, pago de viáticos, gastos de desplazamiento, se realiza una delegación, y se dictan otras disposiciones EL MINISTRO DEJUSTICIA Y DEL DERECHO En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas en el articulo 9° de la Ley 489 de 1998, y numeral 13 del articulo 6 de Decreto 2897 de 2011, Y CONSIDERANDO Que el Gobierno Nacional, anualmente establece las escalas de viáticos para los empleados públicos, que deben cumplir comisiones en el interior o exterior del país, según su remuneración mensual, la naturaleza de los asuntos y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor. Que es deber del Ministerio de Justicia y del Derecho, regular la fijación de los valores de la escala de viáticos y gastos de desplazamiento, aplicando los criterios de objetividad, eficiencia, economia, racionalidad y austeridad del gasto público. Que los ministros pueden delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y por los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito

de desarrollar los principios de la función administrativa. Que las órdenes de comisiones y autorizaciones de viaje a funcionarios y contratistas respectivamente, se adelantarán cuando asi lo impongan las necesidades reales e imprescindibles de este Ministerio y las órdenes judiciales de conformidad con las normas legales vigentes. Que la Resolución No. 0071 del 05 de febrero de 2015 reglamenta, "el trámite interno de las órdenes de comisiones de servicio al interior, autorizaciones de viaje, pago de viáticos, gastos de desplazamiento, comisiones de servicio al exterior, comisiones de estudios, comisiones para atender comisiones de gobiernos extranjeros, organismos internacionales o entidades particulares, se realiza una delegación, se deroga una resolución y se dictan otras disposiciones". Que el decreto Ley No. 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar, regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece entre otros aspectos que es necesario que todas las actuaciones de la administración pública se basen en la eficiencia, la equidad, la eficacia y la economía, con el fin de proteger el patrimonio público, la transparencia y

-"MINISTERIO DEJUSTICIA Y DEL DERECHO

RESOLUCiÓN NÚMERO:~ 02 11 HOJANo.

24MAR-2017.................................................................................................... . moralidad en todas las operaciones relacionadas con el manejo y utilización de los. bienes y recursos públicos, y la eficiencia y eficacia de la administración en el

cumplimiento de losfines del Estado. Que se requiere unificar la reglamentación intema sobre los trámites para autorizar, conferir, reconocer y pagar los viáticos, gastos de desplazamiento, y gastos de viaje resultante de las órdenes de comisiones que se confieran a los funcionarios y de las autorizaciones de viaje que se otorguen a los contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho ylos Fondos Especiales. Igualmente, con el propósito de optimizar la utilización de los recursos, simplificar los trámites, y mejorar la eficiencia administrativa, el Ministerio de Justicia y del Derecho, ha tomado la decisión de ajustar dichos procedimientos, haciendo uso de las herramientas tecnológicas existentes tendientes amejorar lasacciones administrativas, disminuir elconsumo depapel y hace másamigable elentorno con elmedio ambiente. En consecuencia, resulta necesario derogar la Resolución No. 0071 del 05 de febrero de 2015. Enmérito de loexpuesto,

RESUELVE:

CAPITULO I CONCEPTOS Artículo 1. Definiciones. Disponer que para eltrámite de las órdenes de comisiones para losfuncionarios yde lasautorizaciones deviaje para loscontratistas setengan en cuenta lassiguientes definiciones: Autorización de viaje: Permitir el desplazamiento de un contratista para desarrollar actividades inherentes al objeto de su contrato de prestación de servicios en un lugar diferente de lasede donde habitualmente loejecuta, de acuerdo con lo pactado en el

contrato.

Contratista: Persona natural que presta directamente ypersonalmente sus servicios al Ministerio bajo lamodalidad de contrato deprestación deservicios, oque preste sus servicios auna persona natural ojurídica quetenga contrato vigente con elMinisterio.

Cumplido de comisión o desplazamiento: Esíacertificación expedida por elJefe inmediato o el supervisor del contrato en la que consta que el funcionario o contratista, según elcaso, presentó el informe correspondiente alaorden de comisión ;, oautorización deviaje ycumplió con elobjeto encomendado.y-- I ~tJ,y ~ ~~ cljMINISTERIODEJUSTICIAYDELDERECHO

RESOLUCiÓNNÚMER~tO 211 HOJANo.

24MAl(¿U17J Funcionario: Persona natural que presta sus servicios alMinisterio de Justicia ydel Derecho através de una vinculación legal yreglamentaria.

Gastos de desplazamiento: Erogación que se autoriza y se reconoce a un contratista como compensación de los gastos de alojamiento y manutención que ocasione o incurra para su desplazamiento otraslado a un lugar diferente de lasede donde habitualmente presta elservicio.

Gastos de viaje: Erogación que se autoriza y se reconoce a los funcionarios o contratistas del Ministerio para gastos de transporte terrestre, fluvial, marítimo o multimodal, fuera del perimetro urbano del lugar de origen y destino. Así mismo, para sufragar gastos de estampillas, impuestos ytasas aeroportuarias.

Informe de comisión o Autorización de viaje: Documento que presenta el

funcionario o contratista en el cual detalla el desarrollo de las actividades en cumplimiento de una orden de comisión o autorización de viaje, de acuerdo con el objeto, las condiciones y parámetros señalados en el formato preestablecido para tal fin.

Legalización: Es la presentación del formato del cumplido de la comlslon o desplazamiento por el funcionario o contratista ante el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable o el Grupo de Gestión Humana, según corresponda, dentro de los tres días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o autorización de viaje en el cual confirma que asistió y permaneció en el lugar en las fechas indicadas cumpliendo el objeto de la comisión o autorización de viaje. En dicho documento, el jefe inmediato o el supervisor del contrato certifica que el comisionado presentó y fue avalado, el informe respectivo.

Orden de comlslon: Autorización del desplazamiento a un funcionario para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atender transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular.

Programación de comisiones o autorizaciones de viaJe: Relación mensual detallada de las comisiones o autorizaciones de viaje al interior y exterior que cada dependencia planea desarrollar fuera de la sede habitual de trabajo y que es presentada por el Ministro, los Viceministros, Directores, Jefes de Oficina, Jefes de Oficina Asesora, y Secretario General con la debida antelación para la r):probación de la Secretaria General. :!k"MINISTERIO DEJUSTICIA Y DEL DERECHO

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Sede habitual de trabajo: Centro urbano o lugar geográfico en donde está ubicada la dependencia en la que regularmente presta sus servicios el funcionario o el contratista.

Viático: Reconocimiento en dinero que se realiza a unfuncionario para atender los gastos de alojamiento ymanutención en desarrollo de una orden de comisión.

CAPITULO 11

DELEGACiÓN Artículo 2. Delegación. Delegar en el Secretario General del Ministerio de Justicia y del Derecho la competencia para conferir comisiones y autorizar viajes al interior del país, ordenar el pago de viáticos, gastos de desplazamiento y de viaje afuncionarios ycontratistas del Ministerio, respectivamente, sin perjuicio de lo establecido en la Resolución No. 003 de 2011. Parágrafo. la orden de comisión y autorización de viaJe, requerirá de la aprobación previa de la programación mensual por parte de la Secretaría General salvo lo previsto en el parágrafo 10 del artículo 40 de la presente resolución.

CAPITULO 111

PRINCIPIOS, PROGRAMACiÓN, DURACiÓN, MODIFICACiÓN, Y PRÓRROGA DE COMISIONES Y DESPLAZAMIENTOS Artículo 3. Principios. Son los postulados que orientan la gestión de cada dependencia para que las órdenes de comisión' y autorizaciones de viaje se enmarquen en la planeación, la objetividad, la eficiencia, la eficacia, la economía la racionalidad ylaausteridad delgasto público.

Artículo 4. Programación de comisiones y autorizaciones de viaJe. Los despachos del Ministro y Viceministros, las Direcciones, las Oficinas, las Oficinas Asesoras y la Secretaría General, mensualmente programarán las órdenes de comisiones y autorizaciones de viaje, que por efecto de las necesidades del servicio deban realizarse en el mes siguiente. Dicho reporte de programación de las órdenes de comisiones o autorizaciones de viaje al interior y exterior del país, serán entregados en el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable; a más tardar el día 15 del mes inmediatamente anterior al programado firmado ~ por el Ministro, Viceministro, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora, Directores ~no Secretario General, según corresponda.y- . iJ,yJ ~ ~~ l--.._~_~ -----l !&MINISTERIO DEJUSTICIA Y DEL DERECHO

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¡ " En caso de presentarse observaciones y/o recomendaciones a la programación, al interior y exterior del pais, el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, la devolverá a la dependencia correspondiente, con el fin de que se realicen las modificaciones y/o ajustes respectivos. Una vez realizados los ajustes el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable adelantará el trámite de aprobación antelaSecretaria General. Parágrafo 1. Excepción. Cuando por necesidades del servicio deban ordenarse comisiones y/o autorizaciones de viaje al interior o exterior del país no

contempladas en la programación mensual, y que sean de inaplazable cumplimiento, sólo podrán tramitarse previa justificación del Ministro, Viceministro, Director, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora o Secretario General, según corresponda, haciendo uso del formato diseñado para tal efecto. Parágrafo 2. Convenios Especiales. Las órdenes de comisiones o autorizaciones de viaje que deban realizar los funcionarios o contratistas con cargo al presupuesto de convenios especiales con otras entidades, se incluirán dentro de la programación de que trata el presente articulo, yseguirán el mismo trámite que se establece en la presente resolución. Parágrafo 3. De manera excepcional, el jefe inmediato con el visto bueno del superior jerárquico, podrá solicitar ante el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera, y Contable, la modificación o ajuste a la programación mensual y con un minimo de diez (10) días de antelación al inicio de las órdenes de comisiones o autorizaciones de viaje modificadas y ajustadas, para la aprobación de la Secretaria General. Articulo 5. Contenido del acto administrativo. El acto administrativo que confiere la orden de comisión o autorización de viaje al interior del país deberá indicar como minimo: Nombre e identificación del funcionario o contratista, cargo o número del contrato, asignación básica mensual u honorarios, según el caso; nombre de la entidad bancaria en la cual debe consignarse el pago, tipo y número de la cuenta bancaria, objeto, lugar y término de la comisión o

desplazamiento, valor de los viáticos o gastos de desplazamiento aprobados por los días pernoctados y no pernoctados, imputación presupuestal. Se incluirán los gastos de viaje referidos atransporte cuando se requieran. Para los actos administrativos de las comisiones o autorizaciones de viaje al exterior se deberá indicar, además de lo anterior, el objeto del contrato. Para los actos administrativos que no causen erogación al presupuesto del Ministerio de Justicia y del Derecho, se indicará la persona o entidad que sufragará los gastos, con ladiscriminación de cada uno de los gastos'915 j ~MINISTERIO DEJUSTICIA YDEL DERECHO RESOLUCiÓN NÚMERO ,':: U2 11 HOJANo. • iI"" • ....................................................................................2.4..MAR...201.7.'..' . Parágrafo 1. Previo a la expedición del acto administrativo que autoriza la orden de comisión o autorización de viaje, se debe contar con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, o Certificación de Caja Menor que ampare los gastos que causen las órdenes de comisiones o autorizaciones de viaje. Parágrafo 2. Una vez expedido el acto administrativo que autoriza la orden de comisión o la autorización de viaje, el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, expedirá el correspondiente Registro Presupuestal, o de caja menor, el cual a su vez será remitido al tesorero según corresponda para el

trámite de pago y posterior legalización en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF. Artículo 6. Duración. Disponer que las órdenes de comisión de servicios o autorizaciones de viaje estarán contenidas en los formatos establecidos, en los cuales se expresará el término de duración, que no podrá exceder de treinta (30) días calendario. Parágrafo 1. El término máximo señalado en el presente artículo podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días más cuando ello fuere necesario por la naturaleza especial de las tareas que deban desarrollarse, previa autorización expresa e individual del Ministro y justificación del Viceministro, Director, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora o Secretario General, según corresponda. Parágrafo 2. Para el cumplimiento de las funciones especiales de inspección y vigilancia podrá otorgarse a los funcionarios que ejerzan dichas labores orden de comisión sin sujeción al límite de duración. Así mismo, no estarán sujetas a los términos de este artículo, las órdenes de comisiones que por su naturaleza exijan necesariamente una duración mayor, ajuicio del Ministro. Parágrafo 3. En ningún caso se podrán otorgar órdenes de comisión o autorizaciones de viaje de carácter permanente. Articulo 7. Prórrogas. Disponer que las solicitudes de prórroga a la orden de comisión o autorización de viaje al interior y exterior del país, deberán tramitarse en los formatos establecidos para tal fin, con anterioridad a la terminación de las

mismas exponiendo la necesidad del servicio que lo exige, y contar con el visto bueno del Ministro, Viceministro, Director, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora, o Secretario General, según sea el caso. Las solicitudes de prórroga deben ser entregadas al Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, o Grupo de Gestión Humana, según corresponda, antes de la finalización de la inicialmente conferida o autorizada para los trámites pertinentes de registro, salvo las situaciones de caso fortuito o de fuerza mayor de acuerdo con las normas ~igentes. y ','-/HOJANo. .,

MINISTERIO DEJUSTICIA Y DEL DERECHO RESOLUCiÓN NÚMERO '~O211 ............. .2..9..MAH..20171

Artículo 8. Prohibiciones de órdenes de comisión y autorizaciones de viaje en fin de semana. No se tramitarán órdenes de comisiones ni autorizaciones de viajes que inicien, terminen o incluyan fin de semana odías festivos, salvo que se encuentren en la programación de órdenes de comisiones o autorizaciones de viaje de la respectiva dependencia, debidamente justificadas y detalladas con las actividades a realizar durante estos días. Se exceptúan de este procedimiento el personal de seguridad y conductores adscritos a los despachos del Ministro y Viceministros, por la naturaleza funcional de sus empleos. Parágrafo. En caso de requerirse desplazamiento para cumplir órdenes de comisiones o autorizaciones de viaje que implique itinerarios de rutas que

involucren fines de semana o días festivos deberá acreditarse la respectiva justificación por parte del funcionario o contratista y el Jefe de la dependencia o supervisor respectivamente.

CAPITULO IV

TRÁMITE, PROCEDIMIENTO Y REQUISITOS Articulo 9. Responsabilidad. El Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, será el responsable de coordinar el trámite y gestión de las órdenes de comisiones y autorizaciones de viaje al interior del país que entreguen las diferentes dependencias del Ministerio. El Grupo de Gestión Humana será el responsable de coordinar el trámite y gestión de las órdenes de comisiones y autorizaciones de víaje al exterior del país, que entreguen las diferentes dependencias del Ministerio. Para tal efecto los mencionados grupos deberán adelantar las actividades del procedimiento aqui establecido y coordinar el cumplimiento de las obligaciones que les compete. Artículo 10.Acciones. ElGrupo de Gestión Administrativa, Financiera yContable, y Grupo de Gestión Humana, dentro del trámite para el otorgamiento de comisiones o autorizaciones de viaje realizarán las siguientes acciones: 1.-Grupo de Gestión Administrativa, Financiera yContable: a) Recibir y revisar dentro de los términos establecidos, los formatos de programación mensual de comisiones y autorizaciones de viaje que entreguen las dependencias, para lo cual debe verificar la coherencia y viabilidad de la programación y solicitar las modificaciones y/o ajustes pertinentes a I~ misma. Igual tratamiento tendrán las solicitudes ~.\ excepcionales. ~ StrV~

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RESOLUCiÓN NÚMERO: '~'02 11 HOJA No, \ "",.",", "',',..,',"',." ,.,..,',."." ,,.'.",""." ",?,J.MAR"20.17.1""" . b) Enviar a más tardar el día 20 de cada mes, los formatos de programación de comisiones y autorizaciones de viaje, debidamente refrendados por los jefes inmediatos y supervisores jerárquicos de éstos, a la Secretaría General para su aprobación, En todo caso, las solicitudes excepcionales deben tener aprobación de la Secretaría General. c) Recibir y revisar los proyectos de actos administrativos que elaboren las dependencias mediante los cuales se confieren comisiones o autorizaciones de viajes al interior del país, en el marco de la programación mensual aprobada, anexando la solicitud de los tiquetes aéreos con el itinerario, cuando se requiera, d) Verificar que los proyectos de los actos administrativos contengan el objeto de la comisión o autorización de viaje, que esté registrado correctamente el rubro presupuestal a afectar, que la base de liquidación corresponda al funcionario o contratista y esté acorde con la escala de viáticos fijadas por el Gobierno Nacional, ajustadas en el acto administrativo que profiera el Ministerio de Justicia y del Derecho, y que las mismas estén refrendadas por el jefe de la dependencia osupervisor, según sea el caso, e) Orientar a las personas designadas por cada dependencia para que elaboren los proyectos de actos administrativos, según los formatos y modelos diseñados para el caso, a partir de la programación debidamente aprobada

por el Secretario General y que los mismos contengan la información completa, correcta yfidedigna, f) Gestionar, obtener yentregar lostiquetes electrónicos según el caso. g) Informar a la respectiva dependencia las observaciones respecto de las órdenes de comisiones y autorizaciones de viaje no aprobadas, h) Mantener actualizada la información de las órdenes de comisiones y autorizaciones de viaje realizadas, incluyendo lo correspondiente a legalizaciones, i) Verificar la liquidación de los gastos de viaje vigentes (terrestres, fluviales, marítimos, férreos o multimodal) que requieran los funcionarios y/o contratistas para el desarrollo de la orden de comisión o autorización de viaje, consultando a través de las herramientas tecnológicas con que dispone el Ministerio de Justicia ydel Derecho. " j) Verificar la liquidación de los viáticos o gastos de desplazamiento, según corresponda, de acuerdo con latabla de viáticos yTRM vigentes, k) Realizar el registro presupuestal o de caja menor de las comisiones o autorizaciones de viaje al exterior del país que requieran recursos del presupuesto del Ministerio de Justicia y del Derecho, tramitadas por el Grupo de Gestión Humana, como mínimo con tres (3) dias de antelación al inicio de la comisión o autorización de viaje, 1) Las demás que sean procedentes y necesarias para el trámite efectivo y el control de las órdenes de comisiones y autorizaciones de Viaje..3"-~ ~o/~.

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RESOLUCiÓN NÚMERO ~"O211 HOJANo.

24 MAR2017 2.- Grupo de Gestión Humana: a) Recibir y revisar los documentos que soportan las solicitudes de comisiones o autorizaciones de viaje alexterior del país. b) Tramitar ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República las autorizaciones para el otorgamiento de las solicitudes de comisiones al exterior del país, que conlleven o no erogación del erario público. c) Proyectar los actos administrativos relacionado con las comisiones o autorizaciones de viaje alexterior del país. d) Informar a la respectiva dependencia las observaciones respecto de las órdenes de comisiones yautorizaciones de viaje noaprobadas. e) Mantener actualizada la información de las órdenes de comisiones y autorizaciones de viaje realizadas, incluyendo lo correspondiente a legalizaciones que nocausen erogación. f) Tramitar ante el Grupo de Gestión Administrativa, financiera y Contable, el registro presupuestal o de caja menor.de las comisiones o autorizaciones de viaje alexterior del pais que requieran recursos del presupuesto del Ministerio de Justicia ydel Derecho. g) Las demás que sean procedentes y necesarias para el trámite efectivo y el control de las órdenes de comisiones yautorizaciones de viaje. Parágrafo. En ningún caso el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable tramitará la expedición de pasajes aéreos sin que exista el acto administrativo previo que confiere lacomisión oautorización de viaje.

Artículo 11. Restricciones. Sin excepción, no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario o contratista, hasta tanto no se haya legalizado en el término establecido, el gasto anterior de una orden de comisión oautorización de viaje, ante el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera yContable. Artículo 12. Registro Presupuestal y Pago. El Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, una vez firmado el acto administrativo por el ordenador del gasto y debidamente numerado con minimo tres (03) dias de antelación al inicio de la misma, procederá a efectuar el registro presup'Jestal y dar trámite del pago anticipo del cien por ciento (100%) del valor total de los viáticos, desplazamiento ygastos de viaje ordenados al inicio de lacomisión por caja menor, y cuando se trate de cadena presupuestal el pago se realizará al momento de la legalización. Parágrafo. El pago del valor por concepto de viáticos, gastos de desplazamiento y/o tl.gastos de viaje ordenados, será efectuado por transferencia electrónica para losMINISTERIO DEJUSTICIA YDEL DERECHO

RESOLUCiÓN NÚMERO,7"O 2 11 HOJANo.

24MAR2017 funcionarios a través de las cuentas de nómina y para los contratistas, se consignará en lacuenta que suministren para elefecto ydel cual sean titulares. Artículo 13. Gastos para tíquetes aéreos. La entidad contará con un contrato para garantizar el suministro de tiquetes aéreos con cubrimiento nacional e internacional.

Cuando se requiera elsuministro de tiquetes aéreos se debe indicar la necesidad en el formato del acto administrativo que autoriza la orden de comisión o autorización de viaje yanexar el itinerario en elformato establecido. La Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable solicitará a la agencia de viajes los pasajes necesarios en clase económica a la tarifa más favorable del mercado queofrezca la agencia para el desplazamiento al lugar de lacomisión. La Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable se encargará de comunicar el itinerario respectivo mediante correo electrónico a cada funcionario y/o contratista, la cual no será susceptible de cambios de horarios por parte de losfuncionarios y/o contratistas. En caso de cambio de reservas aéreas, estas deben ser modificadas únicamente por la Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, y sólo se autorizará para Ministro, Viceministros y Secretario General, ya que los cambios de última hora generan sobrecostos en elvalor de lostiquetes aéreos. Igual tratamiento tendrán los integrantes del esquema de seguridad asignados al despacho del señor Ministro yViceministros. Parágrafo. Los tiquetes aéreos de primera clase y ejecutiva sólo serán autorizados de acuerdo con lasdirectrices vigentes del gobierno nacional. Artículo 14. Cancelacíón de la Orden de Comísíón o Autorización de Viaje. Cuando' por consideración justificada del jefe inmediato de la dependencia se determine no realizar la orden de comisión o la autorización de viaje conferida,

deberá darse aviso inmediato mediante correo electrónico al Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable para viajes nacionales, al Grupo de Gestión Humana para viaje internacionales, y en ambos casos al responsable de la administración de lacaja menor para no realizar latransferencia. Parágrafo 1.Si el pago ya se realizó, elfuncionario o contratista deberá adelantar el trámite del reintegro a la cuenta bancaria que se le informe para tal fin por el funcionario de tesorería o de caja menor, para luego proceder a la anulación del registro. Deberá consignar el valor objeto de manera inmediata y allegar el comprobante original de la consignación dentro de los dos (2) siguientes al Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable o al responsable del manejo de la ,\J''' caja menor según corresponda. y ¥n ~ ~ jyL- ~ ....JMINISTERIO DEJUSTICIA Y DEL DERECHO RESOLUCiÓN NÚMERO;? 0211 HOJANo. 2i¡ MAR20171................................................................................................................... Parágrafo 2. El Ministerio solo asumirá las penalidades o multas que surjan como consecuencia de la cancelación, modificación del lugar o cambio de las fechas de una orden de comisión oautorización de viaje, cuando estas se generen por razones de fuerza mayor ocasos fortuitos debidamente justificados ysoportados .. Artículo 15. Prohibicíón. Está prohibido tramitar o legalizar gastos que afecten el presupuesto de viáticos, gastos de desplazamiento y gastos de viaje, cuando no se

cumplan con los requisitos legales establecidos o cuandose.configuren como hechos cumplidos. Artículo 16. Autorízación de gastos de desplazamíento y gastos de víaje para contratistas. Sólo se autorizarán, reconocerán y pagarán gastos de desplazamiento y gastos de viaje a los contratistas que prestan sus servicios al Ministerio de Justicia ydel Derecho cuando asi se haya previsto en elcontrato. Artículo 17. Procedímíento. Con base en la programación de órdenes de comisiones y autorizaciones de viaje al interior del país aprobadas por la Secretaría General, la dependencia con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles al inicio de la comisión o autorización de desplazamiento tramitará las correspondientes aprobaciones ante el despacho del Ministro, despacho de los Viceministros, o Secretario General, según corresponda utilizando los formatos dispuestos para tal fin. Para el caso de las comisiones al exterior del país, la solicitud se deberá radicar quince (15) días calendario antes al ínicio de la comisión y se aplicará la guía vigente para tal fin. Cuando se realice un desplazamiento de más de un día tanto al interíor como exterior del país, la dependencia solicitante, deberá adjuntar una agenda indicando las actividades a realizar cada día, suscrita por el Jefe de la dependencia o supervisor del contrato, yelfuncionario ocontratista, según el caso. Los formatos de comisiones y autorizaciones de viaje al interior del país, una vez aprobados por la Secretaría General, y debidamente numerados y fechados el

Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, coordinará la entrega del tiquete aéreo, si a ello hubiere lugar, y posteriormente el registro presupuestal o de caja menor según corresponda. Para el caso de las comisiones al exterior del pais, el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, una vez cuente con el acto administrativo debidamente firmado, numerado yfechado procederá a la entrega del tiquete aéreo yal registro presupuestal ode caja menor según corresponda. Parágrafo 1. En caso que los funcionarios y/o contratistas se despiacen sin la ): ti suscripción del acto administrativo que contiene laorden de comisión o autorizaci~ ~ ~JJtMINISTERIO DEJUSTICIA Y DEL DERECHO HOJA No.RESOLUCiÓN NÚMERO'~O 2 11 ....................................................................................2..4...MAR..2017.!.. de viaje, estos asumirán el pago de los gastos que se generen, sin perjuicio de las acciones disciplinarias aque haya lugar. Parágrafo 2. En el caso de desplazamiento al interior del pais del personal de seguridad del Ministro y Viceministros, se requerirá que los formatos de orden de comisión cuenten con elvisto bueno del Jefe del Esquema de Seguridad. Artículo 18. Tratamiento ante ausencia de jefes inmediatos. Para los trámites internos en ausencia de losjefes inmediatos, laorden de comisión oautorización de viaje se tramitará con laorden expresa del superior jerárquic