MINJUSTICIA - Resolución 0289 del 26 de abril de 2012

REPUBLlCA DE COLOMBIA,

•MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO RESOLUCION No. 0289DE26 ABR2012 "Por lacual seadopta yse creael Sistema Integrado deGestión del Ministerio de Justicia ydel Derecho, secrea elequipo operativo ysedictan otras disposiciones" EL MINISTRO DEJUSTICIA Y DEL DERECHO Enejercicio desus facultades legales enespecial laque leconfiere el Decreto 2897 de 11deagosto de2011 e O NSIDERA NDO: Que mediante la Ley 872 de 2003 se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, y en su articulo 1° se define como una "herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir yevaluar el desempeño institucional, entérminos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos ydedesarrollo detales entidades". Adicionalmente en el Artículo 1° de la mencionada Ley define que "el sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en lasexpectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios desusfunciones asignadas porelordenamiento juridico vigente". Que en el Articulo 2° establece que "El sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá enfuncionamiento enfonmaobligatoria en losorganismos y

entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de lasfunciones propias de lasdemás ramas del Poder Público enelorden nacional". Que de acuerdo con el parágrafo 1o del Articulo 2°. "La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley. El incumplimiento de esta disposición será causal de mala conducta". Que en el articulo 3° define que "el Sistema se desarrollará de manera integral, intrinseca, confiable, económica, técnica y particular encada organización, yserá de obligatorio cumplimiento por parte de todos losfuncionarios de la respectiva entidad y asi garantizar en cada una de sus actuaciones la satisfacción de las necesidades de losusuarios". Que de acuerdo con el parágrafo del Artículo 3°, "este sistema es complementario a lossistemas de control interno yde desarrollo administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998". Que mediante el Decreto 4110 del 9dediciembre de2004 se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública0289 "l D~.~~¿\}\1RESOLUCION NÚMERO . DE L "Por------- -------la cual se adopta y se crea el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho, se crea el equipo operativo y se dictan otras disposiciones"

NTCGP1000:2004, la cual se actualiza en 2009 identificándola con la abreviatura NTCGP1000:2009, que integra el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno. (~ • Que de acuerdo con la Resolución 0274 del 26 de diciembre de 2011 se crea el Comité de Coordinación de los sistemas de Control Interno y de Gestión de la Calidad del Ministerio de Justicia y del Derecho. Que de acuerdo con el literal b del Articulo 3° de la Ley 87 de 1993, se define que "corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización". Que de acuerdo con el articulo 6°, de la Ley 87 de 1993, "el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos". Que de acuerdo con el Decreto 1599 de 2005, se adopta el Modelo Estándar de Control interno para el estado Colombiano. Que de acuerdo con el articulo 2° del decreto 1599 de 2005, se determina que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno "será responsabilidad de

la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, asi como de los demás funcionarios de la respectiva entidad". Que en el articulo 4° del Decreto 1599 de 2005 se define que las entidades obligadas deberán adoptar el Modelo Estándar de Control Interno. Que de acuerdo con la normatividad existente, es necesario adoptar y crear el Sistema Integrado de Gestión como una herramienta que permita mejorar los servicios y procesos del Ministerio de Justicia y del Derecho y de igual manera determinar los equipos de trabajo y responsabilidades en la implementación y mantenimiento del mismo.

RESUELVE

CAPITULO I ADOPCiÓN YCREACiÓN DELSISTEMA INTEGRADO DEGESTIÓN ARTICULO 1.- Crear y adoptar el Sistema Integrado de Gestión (SIG) en el Ministerio de Justicia y del Derecho, conformado por los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC) mediante la norma NTCGP 1000:2009 y Modelo Estándar de Control Interno (MECI1000:2005). PARAGRAFO 1.- En caso que el MJD requiera implementar otro (s) sistema (s) de gestión, estos serán parte del Sistema Integrado de Gestión y se conservará la misma estructura para su implementación y mantenimiento. ARTíCULO 2.- Con el fin de garantizar la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión, se crea la estructura funcional de la siguiente manera:

1. Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de laRESOlUCION NÚMERO 0289 DE 26ABR2012 "Por------la cual se adopta y se crea el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de

Justicia y del Derecho, se crea el equipo operativo y se dictan otras disposiciones" Calidad, conformado mediante la Resolución 0274 del 26 de diciembre de 2011.

2. Representante de la Dirección, designado mediante Resolución 0265 del 11 de abril de 2012.

3. Viceministros, Secretaria General, Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina, quienes serán responsables de los Procesos y procedimientos del SIG.

4. Equipo Operativo, conformado por los Líderes de Calidad del Sistema Integrado de Gestión, del cual se describen sus funciones en el capitulo 2 de la presente resolución.

5. Todos los funcionarios y contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho, quienes cumplirán con las disposiciones emitidas desde el SIG, incluyendo los procesos y procedimientos aprobados por los responsables de los procesos.

ARTíCULO 3.- Adoptar como documentos de obligatorio cumplimiento por parte de las dependencias respectivas, los procesos, procedimientos y en general todos los documentos que regulan las actividades del Ministerio de Justicia y del Derecho, incluidos dentro de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad que conforman el SIG.

CAPITULO 11

CREACiÓN Y CONFORMACiÓN DEL EQUIPO OPERATIVO DELSISTEMA INTEGRADO DEGESTiÓN Y DESIGNACiÓN DEL líDER DECALIDAD ARTíCULO 4.- Conformar el equipo operativo del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho, encargado de promover el proceso de planeación, implementación y mantenimiento del SIG, orientado hacia la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficiencia y servicio a la ciudadanía

por parte de todos los servidores públicos de la entidad. ARTíCULO 5.- El Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión estará conformado por los Líderes de Calidad de cada una de las Dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, de la siguiente manera: • Representante de la Dirección para el SIG o su delegado. • Un representante del viceministerio de Promoción de la Justicia. • Un representante de la Dirección de Métodos alternativos de Solución de Conflictos. • Un representante de la Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional. • Un representante de la Dirección de Desarrollo del Derecho y del Ordenamiento Jurídico. • Un representante del viceministerio de Politica Criminal y Justicia Restaurativa. • Un representante de la Dirección de Justicia Transicional. • Un representante de la Dirección de Politica Criminal y Penitenciaría. • Un representante de la Dirección de Politica contra las Drogas y Actividades Relacionadas. • Un representante de la Oficina de Asuntos Internacionales. • Un representante de la Oficina de Información en Justicia. • Un representante de la Oficina de Control Interno. • Un representante de la Oficina Asesora Jurídica. • Un representante de la Secretaría General. PARÁGRAFO 1.- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como Representante de la Dirección para el SIG, o su delegado, coordinará el Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión SIG.RESOLUCIONNÚMERO 0289DE 26ABR20íL upor la cual se adopta y se crea el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de

Justicia ydel Derecho, se crea el equipo operativo yse dictan otras disposiciones" PARÁGRAFO 2.- Los Líderes de Calidad deben ser nombrados y/o ratificados, mediante comunicado enviado por los Directivos de la Entidad al Representante de la Dirección parael Sistema Integrado deGestión. ARTICULO 6.- PERFIL DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DEGESTiÓN (Líderes de Calidad) Enlaselección deberán tenerse encuenta, caracteristicas personales yprofesionales, entre lasque seencuentran: a) Capacidad organizativa y ejecutiva b) Capacidad comunicativa oralyescrita c) Capacidad para incentivar lamovilización deterceros d) Facilidad para relacionarse e) Creatividad f) Amplio conocimiento de las funciones y actividades que desempeña el área representada yenlosprocesos enloscuales participa. ARTíCULO 7.- REGLAS BÁSICAS DETRABAJO Los integrantes del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión deben contar con ladisposición yeltiempo requerido para aportar al logro de unefectivo trabajo en equipo, para lo cual cada responsable de proceso debe propiciar los espacios y tiempos para eldesarrollo de lasreuniones.

CAPITULO 111

RESPONSABILIDADES DELOS SERVIDORES DEL MINISTERIO DEJUSTICIA Y

DEL DERECHO PARA LA IMPLEMENTACiÓN YSOSTENIBILlDAD DEL SISTEMA

INTEGRADO DEGESTiÓN ARTíCULO 8.- RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCiÓN. Son responsabilidades del representante delaDirección.

a) Recomendar pautas para ladeterminación. adaptación e implementación del SIG, enconcordancia con lanormatividad vigente. b) Dirigir, coordinar y orientar la planeación, desarrollo e implementación del SIG de laentidad. c) Fomentar ladifusión de lapolitica y losobjetivos decalidad. d) Dirigir y coordinar las actividades del equipo operativo para el desarrollo e implementación del SIG. e) Coordinar através de lasdependencias de laentidad la realización de actividades relacionadas conelSIG. f) Asesorar a las dependencias de la entidad en el establecimiento e implementación, de losprocesos necesarios parael SIG. g) Hacer seguimiento alasactividades planeadas para laimplementación del SIG. h) Coordinar laelaboración deinformes sobre elestado dedesempeño del SIG. i) Informar al Comité de coordinación sobre la planificación y avances de la Implementación del SIG. j) Asesorar alas Dependencias en lageneración deacciones de mejora producto de lagestión del SIG." . • RESOLUCION NÚMERO 0289 DE 26 ABRZ012 "Por la cual se adopta y se crea el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho, se crea el equipo operativo y se dictan otras disposiciones" ARTíCULO 9,- FUNCIONES DE lOS RESPONSABLES DE PROCESOS Corresponde a los Viceministros, Directores, Secretaria General, Jefes de Oficina: a) Seleccionar al Líder de Calidad de la Dependencia y concederle los tiempos requeridos para el desarrollo de las funciones del Equipo Operativo. ' b) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la

planificación, operación y control del proceso bajo su responsabilidad sean eficaces y eficientes. c) Documentar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validar su aplicación y pertinencia constantemente. d) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. e) Mantener actualizados los documentos, incluidos los registros, requeridos por los procesos para el cumplimiento de sus funciones, asegurando el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de los procesos establecidos en el SIG. f) Formular y mantener actualizado el nomograma de los procesos. g) Identificar los productos no conformes y aplicar el tratamiento respectivo. h) Dar cumplimiento al procedimientos obligatorios de control de documentos y de control de registros i) Garantizar el conocimiento por parte de todos los servidores a su cargo de los procesos, subprocesos, procedimientos, instructívos, normas, requisitos del cliente y demás documentos relacionados con el SIG, j) Realizar la gestión sobre los riesgos identificados en los procesos bajo su responsabilidad y establecer los controles necesarios para garantizar que no se afecte la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de los procesos. k) Establecer mecanismos de medición, evaluación y verificación, que permitan valorar de forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos bajo su responsabilidad y el nivel de ejecución de los planes y programas, 1) Realizar el seguimiento, la medición y el análisis del proceso. m) Implementar las acciones de mejoramiento necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua, n) Implementar mecanismos para la identificación de los requisitos de sus clientes

internos y externos y hacer seguimiento a s,usatisfacción. " 1 o) Participar en las auditorias 'deic'alidád 'progra'rríadi¡¡¡'por:"el,Ministerio de Justicia y del Derecho en las fechas establecidas ¡para tal ,fin, adicionalmente otorgar los permisos necesarios a los auditores de calidad que el MJD haya capacitado para garantizar el desarrollo de las mismas.

ARTíCULO 10.- RESPONSABILIDADES DE lOS LíDERES DE CALIDAD.

Entre las responsabilidades de los lideres de Calidad: a) Participar activamente en la planeación para la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. b) Apoyar a los responsables de proceso en la planeación de los procesos a su cargo. c) Elaborar y documentar los procesos, procedimientos y demás documentos requeridos para la estandarización de los procesos de su área. d) Ser multiplicadores de las capacitaciones y directrices dadas a través de las reuniones del Equipo Operativo. e) Apoyar al Responsable de Proceso en la formulación y actualización del nomograma de los procesos. f) Apoyar al responsable de proceso en la identificación de los productos no conformes y en la aplicación del tratamiento respectivo. g) Gestionar al interior de su área el cumplimiento de los procedimientos obligatorios de control de documentos y de control de registros.0289 26 ~BR2012RESOlUCION NÚMERO DE "Por------- -------la cual se adopta y se crea el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho, se crea el equipo operativo y se dictan otras disposiciones"

h) Apoyar al responsable de proceso en el seguimiento y tratamiento a los riesgos identificados. i) Apoyar al responsable de proceso en la identificación de los requisitos de sus clientes internos y externos y hacer seguimiento a su satisfacción. j) Apoyar a los responsables de proceso en el seguimiento y medición de los procesos bajo su responsabilidad. k) Apoyar a los responsables de proceso en la preparación de las auditorías de calidad. 1) Apoyar a los responsables de proceso en lageneración de acciones de mejora. m) Coordinar los temas del sistema Integrado de Gestión al interior de las Dependencias, particularmente las que en su estructura estén conformadas por varios grupos de trabajo. •

ARTíCULO 11.-

CONTRATISTAS.

PARTICIPACiÓN DE TODOS lOS SERVIDORES Y Todos los Servidores y Contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho participarán en las actividades programadas para la implementación y sostenibilídad del SIG, acatarán y cumplirán las directrices emitidas por los procesos y procedimientos y cuando se requiera, propondrán acciones de mejora. ARTíCULO 13.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación.

COMUNíQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D. C. a los, 26ABR2012 \A""'~ \\tIo.J\,n\IN\M. \M.~ . JUAÑ\CARLb~ -dG\JERRA PORTOCARRERO Mínistro de Justicia y del Derecho

Elaboró: Revisó:

Aprobó: Mauricio Ordóñez Gutiérrez

Ángela Patricia CaJ: ?ez~tv10rales

LizbethTriana Cas~ María Jimena Acosta IIlera