MINJUSTICIA - Resolucion 0560 del 1 de agosto del 2017

REPÚBLICA DE COLOMBIA .,,i I ~', ~ -/

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO RESOLUCION NÚMEROO 56ODE O1AGO2017 "Por la cual se adopta la Política de Gestión de Documentos, el Plan Institucional de Archivos - PINARY el Programa de Gestión de DocumentalPGDpara el Ministerio de Justicia y del Derecho." EL MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y reglamentarias, en particular las conferidas por el articulo 6 del Decreto 2897 del 11 de agosto de 2011,y CONSIDERANDO: Que el articulo 209 de la Constitución Política, estableció que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Que el articulo 4 de la Ley 1444 de 2011 creó el Ministerio de Justicia y del Derecho, cuyos objetivos y funciones son los escindidos del Ministerio del Interior y de Justicia de acuerdo con el articulo 10 de la misma Ley. Que la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Que el artículo 4 de la Ley 594 de 2000 establece como fines de los archivos, disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia. Que el artículo 12 de la mencionada Ley, establece que la administración pública es responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. Que el parágrafo del artículo 14 del Decreto 2578 de 2012, estipula: "En las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivos serán ~ cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el DecretoRESOLUCiÓN NÚMERO 560 o1AGO2017 Página 2 de 4 Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta la Polltica de Gestión de Documentos, el Plan Institucional de Archivos - PINARY el Programa de Gestión de Documenta/- PGDpara el Ministerio de Justicia y del Derecho. " número 2482 de 2012". Que la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, establece en su articulo 15 que dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Dispone además que dicho Programa

deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado y deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia. Que en el artículo 16 de la misma normativa se dispuso que, en su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos y que los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación. Que el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015 establece que: "Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes: a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c) Metodologia general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnologia, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la

información. " Que el artículo 2.8.2.2.2 del Decreto 1080 de 2015, determina que: " El resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental (...)." Que el artículo 2.8.2.5.8 del mencionado Decreto, señala que: J,La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de losRESOLUCiÓN NÚMER00560 o1AGO2017Página 3 de 4 Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta la Polltica de Gestión de Documentos, el Plan Institucional de Archivos - PINARY el Programa de Gestión de DocumentalPGDpara el Ministerio de Justicia y del Derecho. " siguientes instrumentos archivísticos: a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) b) La Tabla de Retención Documental (TRD) c) El Programa de Gestión Documental (PGD) d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) e) El Inventario Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. g)Losbancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas

de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. " Que el artículo 2.8.2.5.10 establece que todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, y el articulo 2.8.2.5.11 define que el mismo debe ser aprobado por Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional. A su vez, el articulo 2.8.2.5.12. , decreta que dicho Programa debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo la Entidad. Que mediante la Resolución No. 0339 del 23 de Mayo de 2013 el Ministerio creó y reglamentó el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Justicia y del Derecho. Que en sesión NO.1-2017 del 28 de Abril de 2017, el Comité institucional de Desarrollo Administrativo aprobó los instrumentos archivísticos en mención. Que dichos documentos materializan las normas aplicables en materia de gestión documental y determinan su concreción en el Ministerio de Justicia y del Derecho. Que a la fecha se han agotado las diferentes etapas previstas en el Decreto 1080 de 2015, para la construcción de los diferentes instrumentos archivísticos. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1°. Política de Gestión de Documentos. Adoptar la Política de Gestión

¡;eDocumentos del Ministerio de Justicia y del Derecho.RESOLUCiÓN NÚMER0056Q o2017Página 4 de 4 Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta la Polltica de Gestión de Documentos, el Plan Institucional de Archivos - PINARY el Programa de Gestión de Documenta/- PGDpara el Ministerio de Justicia y del Derecho. " Parágrafo: El documento "Política de Gestión de Documentos" del Ministerio de Jl,lsticia y del Derecho es parte integrante de la presente Resolución como Anexo 1. Artículo 2°. Plan Institucional de Archivos. Adoptar el Plan Institucional de Archivos - PINARdel Ministerio de Justicia y del Derecho.

Parágrafo: El documento "Plan Institucional de Archivos -PINAR" del Ministerio de Justicia y del Derecho es parte integrante de la presente Resolución como

Anexo 2. Artículo 3°. Aprobación de Instrumentos Archivístícos. Adoptar el Programa de Gestión Documental del Ministerio - PGDdel Ministerio de Justicia y del Derecho.

Parágrafo: El documento "Programa de Gestión Documental del Ministerio - PGD" del Ministerio de Justicia y del Derecho es parte integrante de la presente Resolución como Anexo 3.

Artículo 4°. Modificación. Los documentos que aqui se establecen podrán ser modificados y actualizados, de conformidad con las previsiones legales en la materia. Artículo 5°. Publicación. Ordenar la publicación de los instrumentos archivisticos adoptados a través de los mecanismos previstos en la Ley 1712 de 2014 y el

Decreto 1080 de 2015. Artículo 6°. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de su expedición yderoga las disposiciones que lesean contrarias. COMUNíQUESE, PUBLíQUESE y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D. e.,a los El Ministro de Justicia y del Derecho, Enri ue

Proyectó: Esteban Carvajal OrdOñ~ !1mRevisó: Germán Alexander Safdaña Pardo.

Aprobó: Alvaro Gómez TrujilloSecretario neral

Ósear Julián Valencia LoaizaJefe Oficina Asesora Jurídica o1AGO2017 Bot ro