MINJUSTICIA - Resolucion 0753 del 29 de septiembre del 2017

REPUBLlCA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO RESOLUCION NUMERoO 753DE 29SEP2017

Porla cual se conforma el Comité de Políticas Financieras y Contables y el Comité Técnico Contable del Ministerio de Justicia y del Derecho EL MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO Enejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confirieren en el numeral 15delArticulo 60 del Decreto 1427de 2017 y CONSIDERANDO: Que el mandato constitucional del Contador General de la Nación, plasmado en el articulo 354, de llevar la Contabilidad General de la Nación, consolidarla con sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, al igual que uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, y elaborar el Balance General de la Nación, no podía el Constituyente concederla sin dotar a la naciente figura de rango constitucional, de las herramientasjuridicas necesarias paratan altas responsabilidades. Que mediante la Resolución 354 de 2007 la Contadurla General de la Nación adoptó el Régimen de Contabilidad Pública de tipo general y especifico, conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública, asícomo el ámbito de aplicación. Que en cumplimiento de las funciones constitucionales y legales asignadas al Contador General y a la Contaduria General de la Nación de "uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el Balance General y determinar las normas contables que

deben regir en el país, conforme a la ley" consagrada en el artículo 354. Qué mediante la Resolución 533 del 8 de octubre de 2015 expedida por esa entidad se ha previsto incorporar, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a las entidades gobierno y se dictan otras disposiciones. Que la preparación y presentación de la información contable de las entidades que conforman el sector público, es regulada por la Contaduria General de la Nación. Esta información puede clasificarse en financiera y no financiera y, a su vez, la información financiera puede ser de propósito general o de propósitoespecial. Que el Régimen de Contabilidad Pública (RCP) es el medio de Normalización y Regulación contable pública en Colombia. Que la normalización contable es la identificación de criterios homogéneos, transversales y comparables para la preparación, presentación y conservación de la información contable de un sector, industria, región o pais. En este caso, para el planteamiento de los criterios y prácticas contables que deben aplicar las entidades del sector público y los agentes que controlen o administren recursos públicos, para efectos de toma de decisiones, control y rendición de cuentas. ~ L-..-- -------l!n .~(7RESOLUCION _O_7~5--=3,---__ DE 29SEP2011 Hoja No. 2 Continuaciónde la Resolución"Por la cual se conforma el Comité de Pollticas Financieras y Contables y el Comité Técnico Contable del Ministerio de Justicia y del Derecho".

Quelaregulacióneselactodeautoridadporelcualseexigelaaplicaciónyobservanciade un criterio dado o un conjunto de criterios o prácticas de acción, en aras de conseguir o salvaguardarelbienestargeneralyelinteréspúblico. Que a nivel internacional existen dos conjuntos de estándares internacionales de contabilidadque son de aceptación generalizada, asaber: a) Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) emitidos por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB por sus siglas en inglés) y b) Las Normas Internacionales de ContabilidaddelSectorPúblico(NICSP)emitidasporelConsejodeNormasInternacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSASB por sus siglas en inglés), de la Federación InternacionaldeContadores(IFACporsussiglaseninglés). Queental sentido, y en particularparalasentidades degobierno, grupo al cualpertenece el Ministerio de Justicia y del Derecho, la Contaduria General de la Nación emitió la Resolución N" 533 del 8de octubre de 2015, através de lacual se incorpora como parte del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos aplicables a las entidades de gobierno. Que las normas, incorporadas al Régimen de Contabilidad Pública (RCP), mediante laResoluciónNo.533de2015,contienen loscriteriostécnicosque deben observarsepara

elreconocimiento,medición,revelacióny presentacióndeloshechoseconómicosporparte delasentidadesdelgobierno. Que la Contaduria General de la Naciónexpidió el instructivo N" 002 del 8 de octubre de 2015, documento que reúne las instrucciones para la transición al Marco Normativo para entidadesdegobierno. Deigualmanera,el Instructivoreferidomanifiestaensunumeral 1, que "... la entidad tomará comopunto de partida los saldos registrados a 31de diciembre de 2016 para los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden, después de realizar las clasificaciones que, de acuerdo con anterior Marco normativo, debían realizar las entidades desde las cuentas de Resultado del Ejercicio; Patrimonio Público Incorporado; y Provisiones, Agotamiento, Depreciaciones yAmortizaciones hacia la cuenta Capital Fiscal", por lo que incluye la fecha de transición, 1 de enero de 2017. Que en razón de las solicitudes de aplazamiento del cronograma establecido en la Resolución533de2015,laCGNrealizóunaencuestaalasentidadesdegobiernoyapartir delosresultadosdelamismaseidentificarondificultadesparalaimplementacióndelmarco normativo aplicable a estas entidades, relacionadas, principalmente, con los siguientes aspectos: 1) reconocimiento y medición de propiedades, planta y equipo, bienes de uso público,cuentasporcobrar,intangibleseinventarios;2)sistemasde información,en razón aque losaplicativos contables noestán preparadosparasoportar loscambios normativos;

3)recursoshumanos,enelsentidodequelasentidadesnocuentanconpersonalsuficiente y capacitado para dar aplicación a la nueva normatividad; 4) depuración contable, por cuanto existen cuentas contables con saldos pendientes de depuración, la cual demanda tiempo considerable; y 5) recursos económicos insuficientes, al no contar con el presupuestosuficienteparaadelantarelprocesointegralmente. Que porlo anterior laCGN expidió la ResoluciónNo693 del 6dediciembre de2016,que modificóelcronogramadeaplicacióndelmarconormativodelasiguientemanera: Periodo de Preparación Obligatoria: Eselcomprendido entre lafecha de publicación de la Resolución No693 del 6 de diciembre de 2016 y el 31 de diciembre de 2017. Eneste periodo, las entidades formularán y ejecutarán, bajo el liderazgo de la alta dirección, los I~ p~~RESOLUCION O_7_5_3 0E 29SEP2017 Hoja No. 3 Continuación de la Resolución "Por la cual se conforma el Comité de Políticas Financieras y Contables y elComité Técnico Contable del Ministerio de Justicia y del Derecho". planes de acción relacionados con la preparación para la implementación obligatoria del Marco normativo, teniendo en cuenta los plazos y requisitos que establezca la CGN. Dentro del plan de acción deberá considerarse que al 1'de enero de 2018, las entidades determinarán los saldos iniciales de los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden, de

acuerdo con los criterios del nuevo marco normativo, y los cargará en los sistemas de información, para dar inicio al primer periodo de aplicación.

Primer periodo de aplicación: Es el comprendido entre el1' de enero y el31 de diciembre de 2018. Durante este periodo la contabilidad se llevará bajo el nuevo marco normativo para todos los efectos, a 31 de diciembre de 2018, las entidades presentarán los primeros estados financieros con sus respectivas notas bajo el nuevo marco normativo, así:

a. Estado de situación financiera a31 de diciembre de 2018 b. Estado de resultados del l' de enero al 31 de diciembre de 2018 c. Estado de cambios en el patrimonio del l' de enero al 31 de diciembre del 2018 d. Estado de flujo de efectivo del1' de enero al 31 de diciembre de 2018 Teniendo en cuenta que, dentro del nuevo marco regulatorio, la entidad es autónoma en la elaboración de politicas financieras y contables, manuales de procedimientos, guias y demás observancia que deben ser plasmadas y aprobadas, por un Comité de Alta Gerencia, conformado por la alta dirección, que tenga poder de decisión, que permita al Ministerio de Justicia y del Derecho, contar con las herramientas necesarias en el trasegar de las Normas Internacionales de contabilidad para el Sector Publico-NICSP, sin que sea objeto de sanciones por parte de los organismos de control. Que es función de la administración constituir los comités que sean necesarios, designar sus integrantes y establecer sus funciones e impartir las instrucciones aque haya lugar.

Que es función de la entidad desarrollar politicas y procedimientos para el buen funcionamiento de la entidad. En mérito de loexpuesto,

RESUELVE

Capitulo 1 Comité de Politicas Financieras y Contables del Ministerio de Justicia y del Derecho Articulo 1. Creación del Comité de Políticas Financieras y Contables del Ministerio de Justicia y del Derecho. Créase el Comité de Políticas Financieras y Contables, el cual será el responsable de la aprobación, eliminación, revisión, adición o modificación del Manual de Políticas Contables del Ministerio de Justicia y del Derecho, asi como los manuales de procedimientos y de políticas contables de las distintas áreas, generadoras de información financiera y contable, que tienen impacto en la información financiera de la entidad. Artículo 2. Integrantes del Comité de Politicas Financieras y Contables del Ministerio de Justicia y del Derecho. El Comité de Políticas Contables estará integrado por los siguientes funcionarios: Secretario General, quién lo presidirá. Director Juridico. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. lIL-----------------------------P-á~~RESOLUCION) i 53 DE 29SEP2017----------- Hoja No. 4 Continuaciónde la Resolución"Por la cual se conforma el Comité de Pollticas Financieras y Contables y el Comité Técnico Contable del Ministerio de Justicia y del Derecho". d) CoordinadorGrupodeGestiónAdministrativa,FinancierayContable. e) CoordinadorGrupodeGestiónHumana.

f) ContadordelaEntidad. Parágrafo primero. El Jefe de Control Interno participará de forma permanente en las sesionesdelComitéconvoz,perosinvoto. Parágrafo segundo. A las reuniones del Comité de Políticas Financieras y Contables podránasistircomoinvitados,aquellosfuncionarios,contratistasoparticularesqueacriterio delosmiembrosdelComitéserequieranparatratarlostemasdelarespectivasesión. Parágrafo tercero. La participaciónde los miembrosdel Comité se enmarcará dentro del ejercicio de lasfunciones correspondientes a sus cargos y será delegable, únicamente en casodefuerzamayorocasofortuito,debidamentejustificado porescrito.

Parágrafo cuarto: La asistencia a la reunión por parte de los integrantes del Comité es indelegableyobligatoria.Cuandounodesusmiembrosnopudieraasistirporuneventode fuerza'mayor,deberáinformardetalcausaalPresidentedelComité.

Artículo 3.Funciones del Comité de Políticas Financieras y Contables. Sonfunciones del

Comitélassiguientes: ,11PPá~' j) a) Aprobar, eliminar, revisar, adicionar o modificar el Manual de Políticas Financieras y Contablesdelaentidad. b) Aprobar, eliminar, revisar, adicionar o modificar los manuales de procedimientos y de políticascontablesdel MinisteriodeJusticiaydel Derecho,delasáreasgeneradorasde información:Grupo deGestiónAdministrativa,FinancierayContable, DirecciónJuridica,

GrupodeGestiónHumanaydemásáreasdelMinisterio,segúncorresponda,previovisto buenodelComitéTécnicoContable. e) Solicitar a los responsables de las áreas generadoras de la información financiera y contable,informesperiódicossobreelestadoactualdelarespectivadependencia. d) Velar porque las áreas generadoras de la informaciónfinanciera y contable acaten y cumplanlasdirectricesimpartidasporlosorganismosdecontrol,segúncorresponda. e) Velar porquelasáreasgeneradorasdelainformaciónfinancieraycontable,cumplanlos requerimientosque les realicen,a través de la Coordinacióndel Grupo Administrativo, FinancieroyContabledelaentidad. f) Aprobar las modificacioneso actualizacionesde los manuales de procedimientosy de políticascontablesdelaentidad,sinperjuiciodelascompetenciasdelaOficinaAsesora dePlaneaciónsobreelparticular. g) Ordenar al Comité Técnico Contable adelantar el seguimiento de las decisiones aprobadasporelComitédePolíticasFinancierasyContables. h) Revisar,analizary recomendarladepuración devalores contables sobre loscuales se desconozcasuorigenoprocedencia,conbaseenlosinformespertinentes. i) Coordinar laimplementación del procesodeconvergencia de la información contable y financiera,alasNICSP. Estudiar y evaluar la información que presenten las áreas competentes sobre las partidasobjetodedepuraciónparalatransición al marco normativocontable del sector público. k) Adoptar las directrices, políticas y estrategias que garanticen la presentación de

información contable confiable, razonable, oportuna, relevante y comprensible, según propuestadelComitéTécnicoContable. 1) Las demás funciones necesarias para garantizar la transición a la aplicación de las NICSP, en cumplimiento de la normatividad vigente, asi como elfuncionamiento de la entidadconformealosmarcosregulatoriosvigentes.de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, quien lo

RESOLUCIONO_7_5_3~.., DE29SEP2017

Hoja No. 5 Continuaciónde la Resolución"Por la cual se conforma el Comité de Pollticas Financieras y Contables y el Comité Técnico Contable del Ministerio de Justicia y del Derecho". Artículo 4. Reuniones. El Comité de Políticas Financieras y Contables se reunirá en sesiones ordinarias como minimo una vez cada trimestre y extraordinarias cuando se estimenecesario,previacitacióndelPresidente. Articulo 5.Quórum. ParadeliberarelComitérequierelaasistenciadeporlomenoscuatro (4)de sus miembrosy lasdecisiones seadoptarán pormayoría absoluta demiembros,es decir,porlomenosconelvotodecuatro(4)desusmiembros. Articulo 6. Actas. De cada reunión se levantará un acta debidamente firmada por el PresidenteyelSecretarioTécnico. Artículo 7. Presidente. Fungirá como Presidente del Comité de Políticas Contables el SecretarioGeneralosudelegado,quientendrálassiguientesfunciones: a) PresidireldesarrollodelasreunionesdelComité.

b) Apoyar a la Secretaria Técnica del Comité en la coordinación de las actividades necesariasparaeldesarrollodelassesiones. c) SometeraaprobacióndelComitélasactasdecadasesión. d) Suscribir,junto con el Secretario Técnico, los actos (actas y resoluciones) generados enlassesionesdelComité. e) Instalar,dirigiryclausurarlassesionespresenciales. Articulo 8. Secretario Técnico. El profesional que ejerza como Contador de la Entidad fungirácomoSecretarioTécnicodelComitéytendrálassiguientesfunciones: a) Elaborar la convocatoria a los integrantes e invitados a las reuniones ordinarias o extraordinariasdelcomité,previainstruccióndelPresidente. b) Preparareltemariodelasreuniones. c) PresentaralComitélosinformesrelacionadosconlosprocesosadelantadosenmateria de elaboración de manualesde procedimientosy de políticascontables,depuración de saldosydemásatinentesasusfunciones. d) Elaborar las actas de las reuniones, cuyo original reposará en la Coordinación Administrativa, Financiera y Contable y actos del Comité que servirán para dejar constanciadelasdecisionesadoptadasyasuvezvelarporsucuidadoyconservación. e) Suscribir,juntoconelPresidente,lasactasdelasreunionesdelComité. f) LasdemásqueasigneelComitéoelPresidentedelmismo. Capitulo 2 Comité Técnico Contable Artículo 9. Creación del Comité Técnico Contable. Créase el Comité Técnico Contable,

el cual será el responsable de la adopción, actualización, seguimiento y demás acciones necesariasparaelcumplimientodelaspolíticascontablesqueemitaelComitédequetrata elarticulo 1deestaResolución,asicomoservircomoinstanciaasesoradelmismoydelas áreasgeneradorasdeinformaciónsobrelamateria. Artículo 10. Integrantes del Comité Técnico Contable. El Comité Técnico Contable estaráintegradoporlossiguientesfuncionarios: a) Coordinador del Grupo presidirá. b) ContadordelaEntidad IO I.<L----------------Pá~~RESOLUCION o753 DE 29SEP2017 Hoja No. 6 Continuación de la Resolución "Por la cual se conforma el Comité de Políticas Financieras y Contables y el Comité Técnico Contable del Ministerio de Justicia y del Derecho". c) Contador - Profesional dei GGAFC designado por Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable. d) Contador - Profesional del GGAFC designado por Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable. e) Contador - Técnico del GGAFC designado por Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera yContable. Parágrafo primero. A las reuniones del Comité Técnico Contable podrán asistir como invitados, aquellos funcionarios, contratistas o particulares que a criterio de los miembros del Comité se requieran para tratar los temas de la respectiva sesión. Artículo 11. Funciones del Comité Técnico Contable. Son funciones del Comité Técnico

Contable, las siguientes: a) Asesorar a los responsables de las áreas generadoras de la información financiera y contable. b) Asesorar a las áreas generadoras de la información, en la elaboración de sus manuales de procedimientos yde politicas contables. c) Recomendar al Comité de Politicas Financieras yContables las acciones a implementar aefectos de depurar la información contable, cuando ésta sea necesaria. d) Asesorar a las áreas generadoras de información financiera y contable en la elaboración de los manuales de procedimientos y de politicas contables, respectivos, y emitir visto bueno, previo a la aprobación de los mismos por parte del Comité de Politicas Financieras yContables. e) Identificar y proponer al Comité de Politicas Financieras y Contables los controles que se deban implementar por las áreas generadoras de la información financiera y contable, para mejorar lacalidad de la información contable. f) Sugerir al Comité de Politicas Financieras y Contables las acciones administrativas a seguir para evitar que la información contable revele situaciones tales como: »Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones para la entidad. »Derechos u obligaciones que, no obstante, su existencia no es posible realizarlos mediante lajurisdicción coactiva. »Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada que impida hacer efectivo el cobro de la misma, según sea el caso. » Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de

los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago. »Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate. » Sugerir al Comité de Politicas Financieras y Contables los procedimientos y las acciones a implementar y a desarrollar para destinar los bienes que sean susceptibles a dar de baja definiendo su destinación final, la cual puede ser donación, destrucción, comercialización, desmantelamiento o cualquier otra que el comité determine conveniente. g) Proponer yrecomendar al Comité de Politicas Financieras yContables las directrices, la adopción de politicas y estrategias que garanticen la presentación de información contable confiable, razonable, oportuna, relevante ycomprensible. h) Asesorar técnicamente al Comité de Politicas Financieras y Contables. i) Velar por el cumplimiento de lo aprobado en las actas por el Comité de Politicas Financieras y Contables. j) Adelantar las acciones o gestión que corresponda para cumplir las instrucciones impartidas por el Comité de Politicas Financieras yContables. J,.,.k)Realizar el seguimiento y control de cumplimiento de las recomendaciones 0,11..1 p;¡:;pvrRESOLUCION o":153 DE ----~------ 29SEP2017 Hoja No. 7 Continuación de la Resolución "Por la cual se conforma el Comité de Políticas Financieras y Contables y el Comité Técnico Contable del Ministerio de Justicia y del Derecho".

instrucciones impartidas por el Comité de Políticas Financieras y Contables, por parte de cada una de las áreas responsables, según corresponda. 1) Presentar los informes requeridos por el Comité de Politicas Financieras y Contables, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones. m) Las demás que corresponda de acuerdo con su naturaleza. Articulo 12. Reuniones. El Comité se reunirá en sesiones ordinarias como mínimo una vez cada trimestre y extraordinarias cuando se estime necesario, previa citación de quien preside. Artículo 13. Quórum. Para deliberar el Comité requiere la asistencia de por lo menos cuatro (4) de sus miembros y las decisiones se adoptarán por lo menos con el voto favorable de tres (3) de los asistentes. Articulo 14. Actas. De cada reunión se levantará un acta debidamente firmada por el Presidente yel Secretario. Artículo 15: Presidente. Fungirá como Presidente del Comité Técnico Contable el Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, quien tendrá las siguientes funciones: . a) Presidir el desarrollo de las reuniones del Comité. b) Apoyar a la Secretaria del Comité en la coordinación de las actividades necesarias para el desarrollo de las sesiones. c) Instalar, dirigir y clausurar las sesiones presenciales. d) y demás propias de su calidad. Articulo 16. Secretario. El Contador de la entidad, designado para ejercer las funciones de Secretario del Comité, tendrá las siguientes funciones: a) Elaborar la convocatoria a los integrantes e invitados a las reuniones ordinarias o

extraordinarias del comité, previa instrucción del Presidente. b) Preparar el temario de las reuniones. c) Presentar al Comité los informes relacionados con las actividades y las funciones a cargo del Comité. d) Elaborar las actas de las reuniones, cuyo original reposará en la Coordinación Financiera y servirá para dejar constancia de las decisiones adoptadas por el mismo. e) Conservar el archivo de los actos del Comité y velar por el cuidado y la conservación de los mismos. f) Las demás que asigne el Comité oel Presidente del mismo. Capitulo 3 Disposicíones Finales Articulo 17. Manuales de procedimientos y de políticas contables. Entiéndase por Manuales de procedimientos y de políticas contables, aquellos documentos elaborados por las áreas generadoras de información que tienen impacto financiero y contable: Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, Dirección Jurídica, Grupo de Gestión Humana y demás áreas del Ministerio, según corresponda los cuales se constituyen en una herramienta que facilita la consistencia en la preparación y presentación de la información financiera ycontable, correspondiente a cada área.

Pá~RESOLUCION _0_7_'_5~3~ DE

29SEP2017 Hoja No. 8 Continuación de la Resolución "Por la cual se conforma el Comité de Políticas Financieras y Contables y el Comité Técnico Contable del Ministerio de Justicia y del Derecho". Artículo 18, Vigencia, La presente Resolución rige a partir de lafecha de su publicación.

PUBLlQUESE, COMUNIQUESE y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a los de 29SEP2017

ENR QU G BO ERO

\\ JLuis Villarruel - Contratista GGAFC Urial Ramírez - Contador ~ (1.. NormaMaritzaRuizHuertas, Coorainadora G~C" Martha Catalina Rodríguez C. - Coordinadora Osear Julián Valencia - Dirección Jurídica (,IV ~ Álvaro Gómez Trujillo - Secretario General

Elaboró: Revisó: Aprobó: pág. 8